外企綜合采購管理辦法

外企綜合采購管理辦法總則目的為加強外企在綜合采購方面的管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本外企及其下屬各部門、分支機構(gòu)的所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購。采購原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理的采購方式和策略，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，維護(hù)企業(yè)和供應(yīng)商的合法權(quán)益。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購商品和服務(wù)的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需求。5.效率原則：優(yōu)化采購流程，提高采購工作效率，確保采購物資和服務(wù)及時供應(yīng)，不影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動。采購管理機構(gòu)及職責(zé)采購管理委員會1.組成：由企業(yè)高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成，主任由企業(yè)總經(jīng)理擔(dān)任。2.職責(zé)制定和修訂企業(yè)采購管理的重大政策和制度。審定年度采購計劃和預(yù)算。審批重大采購項目和采購合同。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題和糾紛。采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時、準(zhǔn)確地采購所需物資和服務(wù)。尋找、評估和選擇合格的供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。組織采購招標(biāo)、談判等活動，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫和付款等工作。分析采購成本和市場價格走勢，提出降低采購成本的建議和措施。其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和付款申請，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購資金的使用效益，防范采購風(fēng)險。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，在每年[具體時間]前編制下一年度的采購需求計劃，報采購部門匯總。2.采購部門根據(jù)需求部門的采購需求計劃，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況等因素，編制年度采購計劃和季度采購計劃，報采購管理委員會審定。3.采購計劃應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。采購計劃的調(diào)整1.如因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時提出申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)采購部門審核后，報采購管理委員會審批。2.采購計劃調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并按照調(diào)整后的計劃組織采購活動。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等方面的信息。3.對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等方面的情況。4.組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審，根據(jù)評審結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商的評估1.采購部門應(yīng)定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作和獎勵，對不合格供應(yīng)商予以淘汰。3.供應(yīng)商評估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中，作為后續(xù)合作的參考依據(jù)。供應(yīng)商的合作與管理1.采購部門應(yīng)與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價格、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和合作需求，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.對供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求供應(yīng)商整改，情節(jié)嚴(yán)重的可終止合作。采購方式招標(biāo)采購1.適用范圍：對于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。2.招標(biāo)采購流程編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過企業(yè)官網(wǎng)、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請合格供應(yīng)商參與投標(biāo)。接收投標(biāo)文件：在規(guī)定的時間內(nèi)接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，并進(jìn)行密封保存。開標(biāo)、評標(biāo)：組織開標(biāo)會議，當(dāng)眾開啟投標(biāo)文件，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。簽訂合同：與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。競爭性談判采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判采購方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。2.競爭性談判采購流程成立談判小組：談判小組由采購部門、需求部門、技術(shù)專家等組成。制定談判文件：談判文件應(yīng)明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名單中邀請不少于三家供應(yīng)商參與談判。進(jìn)行談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行一對一的談判，就采購價格、技術(shù)規(guī)格、交貨期等內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商。確定成交供應(yīng)商：根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購流程采購部門提出單一來源采購申請，說明采購原因和采購內(nèi)容，報采購管理委員會審批。采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格、交貨期等內(nèi)容，并簽訂采購合同。詢價采購1.適用范圍：對于采購金額較小、技術(shù)要求簡單、市場價格比較透明的采購項目，可以采用詢價采購方式。2.詢價采購流程采購部門向不少于三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，詢價單應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容。供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)報價，采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析。根據(jù)報價情況，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同管理采購合同的簽訂1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同草案，合同草案應(yīng)包括合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式、采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同草案應(yīng)經(jīng)采購部門、需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和企業(yè)利益。3.審核通過后，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同的履行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付采購物資和服務(wù)，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗收。3.驗收合格后，采購部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。采購合同的變更與解除1.如因不可抗力、市場變化等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議或解除協(xié)議。2.變更或解除采購合同應(yīng)經(jīng)采購管理委員會審批，并按照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定辦理手續(xù)。采購驗收與付款管理采購驗收1.采購物資和服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。2.驗收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法，對采購物資和服務(wù)進(jìn)行檢驗和測試，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應(yīng)及時記錄，并要求供應(yīng)商整改。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)出具驗收報告，作為付款的依據(jù)之一。采購付款1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款，確保采購資金的安全和合理使用。采購風(fēng)險管理采購風(fēng)險的識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的采購風(fēng)險，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等。2.對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行分類和分析，確定風(fēng)險的等級和影響程度。采購風(fēng)險的應(yīng)對1.針對不同類型的采購風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.建立采購風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理采購風(fēng)險事件，降低采購風(fēng)險對企業(yè)的影響。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購流程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保采購活動的