竣工文件資料管理辦法

竣工文件資料管理辦法一、前言竣工文件資料是工程項目建設(shè)全過程的重要記錄，它不僅反映了項目的建設(shè)成果，更是后續(xù)項目維護、改造以及質(zhì)量追溯的重要依據(jù)。在我們公司長期的項目運作過程中，深刻認識到竣工文件資料管理的重要性。為了確?？⒐の募Y料的完整性、準確性和規(guī)范性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際運營情況，特制定本管理辦法。希望大家能夠認真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行，共同做好竣工文件資料的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目的竣工文件資料管理，包括但不限于新建、改建、擴建等各類工程項目。無論是大型的基礎(chǔ)設(shè)施項目，還是小型的內(nèi)部改造項目，其竣工文件資料的管理均應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。三、管理職責(zé)（一）項目負責(zé)人1.全面負責(zé)本項目竣工文件資料的管理工作，確?？⒐の募Y料管理工作與項目建設(shè)同步進行。從項目啟動之初，就要有意識地規(guī)劃和安排竣工文件資料的收集、整理等工作，避免出現(xiàn)后期集中補資料的情況。2.組織協(xié)調(diào)項目團隊各成員按照本辦法的要求，及時完成各自工作范圍內(nèi)竣工文件資料的收集、整理和提交工作。定期檢查資料的收集進度，對出現(xiàn)的問題及時進行協(xié)調(diào)解決。3.對提交的竣工文件資料進行初步審核，確保資料的完整性和準確性。審核內(nèi)容包括資料是否齊全、數(shù)據(jù)是否準確、簽字蓋章是否完備等。只有經(jīng)過初步審核合格的資料，才能提交給公司檔案管理部門。（二）各專業(yè)技術(shù)人員1.負責(zé)收集、整理本專業(yè)范圍內(nèi)與項目建設(shè)相關(guān)的各類文件資料。這些資料包括但不限于施工圖紙、設(shè)計變更通知、技術(shù)交底記錄、施工日志、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。要確保所收集的資料真實、準確地反映本專業(yè)的施工過程和成果。2.按照規(guī)定的格式和要求對資料進行整理，做到字跡清晰、圖表規(guī)范、簽字蓋章手續(xù)完備。在整理過程中，要注意資料的分類和編號，便于后續(xù)的查找和使用。3.及時將整理好的竣工文件資料提交給項目負責(zé)人進行審核。如果在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，要積極配合項目負責(zé)人進行修改和完善。（三）檔案管理部門1.負責(zé)制定竣工文件資料的歸檔標準和規(guī)范，為項目團隊提供明確的指導(dǎo)。這些標準和規(guī)范要符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，同時也要結(jié)合公司的實際情況，具有可操作性。2.對項目提交的竣工文件資料進行最終審核和驗收。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準確性、規(guī)范性以及是否符合歸檔要求等。對于不符合要求的資料，要及時反饋給項目負責(zé)人，要求其進行整改。3.負責(zé)竣工文件資料的歸檔、保管和利用工作。建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。同時，要為公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位提供檔案查閱和利用服務(wù)，提高檔案的使用價值。四、竣工文件資料的收集（一）收集范圍1.前期文件項目建議書、可行性研究報告及其批復(fù)文件。這些文件是項目立項的重要依據(jù)，記錄了項目的前期策劃和決策過程。項目選址意見書、用地規(guī)劃許可證、工程規(guī)劃許可證等相關(guān)證件。它們明確了項目的建設(shè)地點、用地范圍和建設(shè)規(guī)模等重要信息。環(huán)境影響評價報告、安全評價報告及其批復(fù)文件。體現(xiàn)了項目在環(huán)境保護和安全生產(chǎn)方面的要求和措施。項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。記錄了項目的招標過程和中標結(jié)果，是合同簽訂的重要基礎(chǔ)。2.施工文件施工圖紙，包括總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、給排水圖、電氣圖等全套施工圖紙。施工圖紙是施工的依據(jù)，要確保其版本的有效性和完整性。設(shè)計變更通知，記錄了施工過程中對原設(shè)計進行修改的內(nèi)容和原因。設(shè)計變更通知必須有設(shè)計單位、建設(shè)單位和監(jiān)理單位的簽字蓋章。技術(shù)交底記錄，是施工技術(shù)人員向施工班組進行施工技術(shù)交底的書面記錄，內(nèi)容包括施工工藝、質(zhì)量標準、安全注意事項等。施工日志，由施工單位的施工管理人員每日記錄施工現(xiàn)場的施工情況，包括施工進度、人員設(shè)備情況、質(zhì)量安全問題等。材料檢驗報告，對用于項目建設(shè)的各種原材料、構(gòu)配件和設(shè)備進行檢驗的報告，證明其質(zhì)量符合相關(guān)標準和設(shè)計要求。隱蔽工程驗收記錄，在隱蔽工程隱蔽前，由建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位共同對隱蔽工程進行驗收的記錄，是保證工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄，按照相關(guān)質(zhì)量驗收標準，對各分項分部工程進行質(zhì)量檢驗評定的記錄，反映了工程的質(zhì)量狀況。3.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則，明確了監(jiān)理工作的目標、范圍、內(nèi)容、方法和措施等，是監(jiān)理工作的指導(dǎo)性文件。監(jiān)理日志，由監(jiān)理人員每日記錄監(jiān)理工作情況，包括施工現(xiàn)場的質(zhì)量、進度、安全等方面的問題及處理情況。監(jiān)理月報，以月度為單位，對監(jiān)理工作進行總結(jié)和匯報，內(nèi)容包括工程進度、質(zhì)量、投資控制情況，以及存在的問題和解決措施等。工程質(zhì)量評估報告，在工程竣工后，由監(jiān)理單位對工程質(zhì)量進行全面評估的報告，是工程竣工驗收的重要依據(jù)之一。4.竣工驗收文件竣工驗收申請報告，由施工單位向建設(shè)單位提交的申請竣工驗收的報告，表明工程已按設(shè)計要求完成施工任務(wù)，具備竣工驗收條件?？⒐を炇請蟾?，由建設(shè)單位組織相關(guān)單位對工程進行竣工驗收后形成的報告，總結(jié)了工程建設(shè)的全過程，評價了工程質(zhì)量和使用功能等情況。工程質(zhì)量保修書，由施工單位與建設(shè)單位簽訂的，約定工程質(zhì)量保修范圍、保修期限和保修責(zé)任等內(nèi)容的文件。（二）收集要求1.及時性：竣工文件資料的收集工作要與項目建設(shè)同步進行。各部門和人員在工作過程中產(chǎn)生的文件資料，要及時進行收集，不得拖延。例如，施工日志要每日記錄并保存，材料檢驗報告在檢驗完成后要立即收集歸檔。這樣可以保證資料的真實性和完整性，避免因時間過長而導(dǎo)致資料丟失或遺忘。2.完整性：收集的竣工文件資料要全面，涵蓋項目建設(shè)的各個階段和各個方面。不能遺漏重要的文件資料，如設(shè)計變更通知如果遺漏，可能會影響到后期的工程結(jié)算和質(zhì)量追溯。各部門和人員要按照收集范圍的要求，認真梳理本部門和本專業(yè)的文件資料，確保無遺漏。3.準確性：收集的文件資料內(nèi)容要真實、準確，數(shù)據(jù)要可靠。例如，材料檢驗報告中的數(shù)據(jù)必須是真實檢測所得，施工日志中的記錄要如實反映施工現(xiàn)場的實際情況。對于虛假的文件資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要嚴肅處理。五、竣工文件資料的整理（一）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的有機聯(lián)系。例如，施工圖紙要按照專業(yè)和圖號順序進行整理，設(shè)計變更通知要與相應(yīng)的施工圖紙和工程部位相對應(yīng)，這樣便于查找和使用。2.便于保管和利用。整理后的文件資料要分類清晰、編號規(guī)范，便于檔案管理人員進行保管和公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位進行查閱利用。（二）整理方法1.分類按照文件資料的來源和性質(zhì)，可分為前期文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工驗收文件四大類。在每一大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。例如，施工文件可進一步分為施工圖紙、技術(shù)文件、質(zhì)量文件等小類。按照項目的組成部分或?qū)I(yè)進行分類。如工程項目可分為建筑工程、安裝工程等，每個工程又可按照不同的專業(yè)進行細分，如建筑工程可分為土建、裝飾等專業(yè)。這樣分類便于從不同角度對文件資料進行管理和查找。2.編號為每份文件資料編制唯一的編號。編號要簡潔明了，具有一定的規(guī)律性，便于識別和記憶。例如，可以采用“項目名稱資料類別順序號”的方式進行編號，如“XX小區(qū)建設(shè)項目施工文件001”。在文件資料的顯著位置標注編號，如在文件首頁的右上角或圖紙的標題欄附近。同時，要建立編號索引表，記錄編號與文件資料內(nèi)容的對應(yīng)關(guān)系，方便查詢。3.組卷將具有密切聯(lián)系的文件資料組合成卷。卷內(nèi)文件資料要按照一定的順序排列，一般可按照文件資料的形成時間先后順序或重要程度進行排列。例如，施工日志可按照日期順序排列，質(zhì)量檢驗評定記錄可按照分項分部工程的順序排列。每卷文件資料要編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括文件資料的序號、編號、題名、日期、頁號等信息。卷內(nèi)目錄要放在卷首，便于查閱卷內(nèi)文件資料。填寫卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件資料的總頁數(shù)、缺損情況、立卷人、立卷日期等信息。卷內(nèi)備考表放在卷尾。（三）整理要求1.文件資料要進行必要的篩選和剔除，去除重復(fù)、無用的文件資料，只保留有價值的文件資料。例如，對于同一材料的多份相同檢驗報告，只保留一份即可。2.對文件資料進行必要的修補和復(fù)制。對于破損、褪色的文件資料，要進行修補或復(fù)制，確保其內(nèi)容清晰可辨。復(fù)制件要注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.文件資料的整理要使用統(tǒng)一的格式和標準。如紙張大小、字體字號、裝訂方式等要統(tǒng)一，這樣可以使竣工文件資料更加規(guī)范、美觀。六、竣工文件資料的審核與驗收（一）審核流程1.項目負責(zé)人對各專業(yè)技術(shù)人員提交的竣工文件資料進行初步審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準確性和規(guī)范性等方面。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時反饋給相關(guān)人員進行修改和完善。2.檔案管理部門對項目負責(zé)人提交的竣工文件資料進行最終審核。檔案管理部門要按照歸檔標準和規(guī)范，對資料進行全面細致的審核。審核通過的資料，方可進行驗收和歸檔；審核不通過的資料，要明確指出問題所在，要求項目負責(zé)人限期整改。（二）驗收標準1.完整性：竣工文件資料的收集范圍要符合本辦法的規(guī)定，各類文件資料齊全，無遺漏。例如，前期文件中的項目建議書、可行性研究報告及其批復(fù)文件等必須完整無缺。2.準確性：文件資料的內(nèi)容要真實、準確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章手續(xù)完備。如材料檢驗報告中的數(shù)據(jù)要與實際檢測情況相符，各項驗收記錄要有相關(guān)人員的簽字蓋章。3.規(guī)范性：文件資料的整理要符合本辦法規(guī)定的整理方法和要求，分類清晰、編號規(guī)范、組卷合理。卷內(nèi)目錄、備考表等填寫要準確、完整。（三）驗收程序1.項目負責(zé)人在認為竣工文件資料符合驗收條件后，向檔案管理部門提交驗收申請，并附上竣工文件資料清單。2.檔案管理部門收到驗收申請后，組織相關(guān)人員組成驗收小組，對竣工文件資料進行驗收。驗收小組可采用查閱資料、現(xiàn)場核對等方式進行驗收。3.驗收小組根據(jù)驗收標準對竣工文件資料進行評價，形成驗收意見。如果驗收合格，檔案管理部門辦理驗收手續(xù)，接收竣工文件資料進行歸檔；如果驗收不合格，驗收小組要明確指出存在的問題，要求項目負責(zé)人進行整改，整改完成后重新申請驗收。七、竣工文件資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.竣工文件資料驗收合格后，檔案管理部門要及時進行歸檔。歸檔時要按照分類和編號的順序進行排列，便于保管和查找。2.歸檔的文件資料要進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。電子檔案與紙質(zhì)檔案要保持一致，同時要采取必要的安全措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄露。3.歸檔的文件資料要編制檔案檢索工具，如目錄索引、分類索引等，方便公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位查閱利用。（二）保管期限1.根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，確定竣工文件資料的保管期限。一般情況下，重要的前期文件、竣工驗收文件等保管期限為長期（一般為50年以上）；施工文件、監(jiān)理文件等保管期限為中期（一般為1050年）；一些輔助性的文件資料保管期限為短期（一般為10年以下）。2.保管期限從工程竣工驗收合格之日起計算。在保管期限屆滿前，檔案管理部門要對文件資料進行鑒定，對于仍有保存價值的文件資料，可適當(dāng)延長保管期限；對于確無保存價值的文件資料，要按照規(guī)定的程序進行銷毀。（三）保管措施1.檔案管理部門要設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、防潮防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案庫房的環(huán)境符合檔案保管要求。2.建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，提高檔案管理水平。檔案管理人員要定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.對檔案進行備份，防止因自然災(zāi)害、人為失誤等原因?qū)е聶n案丟失或損壞。備份檔案要存放在不同的地點，確保其安全性。八、竣工文件資料的利用（一）利用原則1.為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、項目維護和改造等工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮竣工文件資料的價值。在保證檔案安全的前提下，要積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱和利用服務(wù)。2.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，保護檔案的機密性和完整性。對于涉及公司商業(yè)秘密和項目機密的文件資料，要按照規(guī)定的程序進行查閱和利用，防止泄密。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱竣工文件資料時，要填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可到檔案庫房查閱。查閱時要遵守檔案庫房的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案。2.復(fù)制：如需復(fù)制竣工文件資料，要在查閱申請表中注明復(fù)制的內(nèi)容和數(shù)量，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案要注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并按照檔案管理的要求進行管理。3.借閱：一般情況下，竣工文件資料不對外借閱。如因特殊情況確需借閱，要填寫借閱申請表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過一周，如需延長借閱期限，要辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人要妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，歸還時要保證檔案的完整性。（三）利用登記檔案管理部門要建立檔案利用登記制度，對每一次檔案的查閱、復(fù)制和借閱情況進行登記。登記內(nèi)容包括利用人姓名、部門、利用目的、利用內(nèi)容、利用時間等信息。通過登記，可以掌握檔案的利用情況，便于對檔案進行管理和保護。九、監(jiān)督與考核1.公司建立竣工文件資料管理監(jiān)督機制