造價項目合同管理辦法

造價項目合同管理辦法一、前言在我們公司的各類項目運作中，造價項目合同管理至關重要。它不僅關系到項目成本的有效控制，更與公司的經(jīng)濟效益和長期發(fā)展緊密相連。一份管理得當?shù)脑靸r項目合同，能夠清晰界定各方權利義務，減少糾紛，保障項目順利推進。作為在這個領域摸爬滾打了二十年的“老江湖”，深知規(guī)范、科學的合同管理辦法對于公司的重要性。希望大家能認真研讀這份管理辦法，在日常工作中嚴格執(zhí)行，共同為公司的穩(wěn)健發(fā)展保駕護航。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及造價的項目合同，包括但不限于工程建設項目造價合同、造價咨詢服務合同等。無論是公司作為發(fā)包方與承包方簽訂的合同，還是作為服務提供方與委托方簽訂的合同，均應按照本辦法進行管理。三、合同管理原則1.合法性原則：所有造價項目合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準的規(guī)定。我們鼓勵大家主動學習相關法律法規(guī)知識，確保合同管理工作在合法合規(guī)的框架內進行。2.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，合理分配各方的權利和義務，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。在合同談判和簽訂過程中，希望大家秉持公正的態(tài)度，充分考慮雙方利益，達成雙贏的合作局面。3.全面性原則：合同管理應涵蓋合同從起草、簽訂、履行、變更、終止到糾紛處理的全過程，確保各個環(huán)節(jié)都得到有效管控。4.動態(tài)性原則：隨著項目的推進，可能會出現(xiàn)各種變化，合同管理應具備動態(tài)性，及時根據(jù)實際情況對合同進行調整和完善。四、合同管理職責分工1.合同管理部門負責制定和完善公司造價項目合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織合同文本的審核工作，對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審查。建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更等情況進行記錄和跟蹤。協(xié)調處理合同糾紛，參與糾紛的協(xié)商、調解、仲裁或訴訟活動。2.項目部門負責造價項目合同的前期調研和談判工作，收集與項目相關的信息，為合同簽訂提供依據(jù)。根據(jù)項目實際情況，起草合同初稿，并提交合同管理部門審核。負責合同的具體履行工作，按照合同約定組織項目實施，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向合同管理部門匯報合同履行情況，配合合同管理部門做好合同管理工作。3.財務部門參與合同中涉及財務條款的審核，對合同的價款、支付方式、結算方式等進行審查，確保公司的財務利益得到保障。按照合同約定辦理款項支付和結算工作，對合同履行過程中的財務情況進行監(jiān)督和分析。協(xié)助合同管理部門和項目部門處理與合同相關的財務糾紛。4.法務部門為合同管理提供法律咨詢服務，對合同條款的合法性、有效性進行審查，防范法律風險。參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度提出專業(yè)意見和建議。代理公司處理合同糾紛的訴訟、仲裁等法律事務。五、合同的簽訂管理1.合同談判項目部門在接到造價項目任務后，應組織相關人員對項目進行深入研究，收集與項目有關的技術、經(jīng)濟、法律等方面的資料，制定談判方案。談判人員應具備專業(yè)知識和談判技巧，熟悉項目情況和公司的利益訴求。在談判過程中，要充分聽取對方意見，積極溝通協(xié)商，爭取達成有利于公司的合同條款。談判過程應做好記錄，記錄內容包括談判時間、地點、參與人員、談判內容、達成的共識和分歧等。談判記錄應作為合同起草的重要參考依據(jù)。2.合同起草項目部門根據(jù)談判結果起草合同初稿。合同內容應包括但不限于項目名稱、項目范圍、工程造價、質量標準、工期、雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款。合同文本應使用規(guī)范的語言，表述準確清晰，避免出現(xiàn)歧義。引用的法律法規(guī)、標準規(guī)范應準確無誤。合同初稿起草完成后，項目部門應組織內部審核，對合同條款的完整性、合理性進行審查，確保合同符合公司利益和項目實際情況。3.合同審核項目部門將內部審核通過后的合同初稿提交合同管理部門。合同管理部門應組織相關部門（包括財務部門、法務部門等）進行聯(lián)合審核。財務部門重點審核合同中的財務條款，如價款、支付方式、結算方式等，確保公司的財務風險可控。法務部門重點審核合同條款的合法性、有效性，防范法律風險。其他相關部門根據(jù)各自職責對合同條款進行審核。審核過程中，各部門應提出明確的審核意見。合同管理部門對審核意見進行匯總整理，反饋給項目部門。項目部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。4.合同簽訂合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與對方簽訂合同。簽訂合同前，應再次核對合同文本，確保合同內容與審核通過的版本一致。合同簽訂應采用書面形式，一式多份，雙方各執(zhí)若干份。合同簽訂后，合同管理部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門履行合同職責。六、合同的履行管理1.合同交底合同簽訂后，項目部門應組織合同交底會議，向參與項目實施的相關人員（包括項目管理人員、技術人員、施工人員等）介紹合同的主要內容、雙方權利義務、重點條款等，使相關人員熟悉合同要求，明確工作責任。合同交底應形成書面記錄，記錄內容包括交底時間、地點、參與人員、交底內容等。交底記錄應作為項目實施過程中的重要資料存檔。2.合同履行跟蹤項目部門負責合同履行的具體跟蹤工作，按照合同約定的進度、質量、價款等要求，對項目實施情況進行定期檢查和分析。項目部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行過程中的各項信息，如工作進展、款項支付、變更情況等。每月末，項目部門應向合同管理部門提交合同履行月報，匯報合同履行情況。合同管理部門應定期對合同履行情況進行抽查，監(jiān)督項目部門的合同履行工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對合同進行變更，由提出變更的一方提出書面變更申請，說明變更的原因、內容、對合同價款和工期的影響等。項目部門收到變更申請后，應組織相關人員對變更事項進行評估，分析變更對項目的影響。如變更涉及工程造價的調整，應會同造價人員進行造價核算。變更申請經(jīng)評估通過后，項目部門應與對方協(xié)商變更事宜，達成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，項目部門應及時將變更情況通知相關部門，調整合同履行計劃和臺賬。4.合同價款支付與結算管理財務部門應按照合同約定的支付方式和時間辦理款項支付手續(xù)。在支付款項前，應審核項目部門提交的付款申請及相關證明材料，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。項目完工后，項目部門應及時組織造價結算工作。造價人員應根據(jù)合同約定、實際完成工作量、變更情況等進行結算編制，提交結算報告。結算報告經(jīng)審核通過后，財務部門與對方辦理結算手續(xù)，結清合同價款。在結算過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或爭議，應及時與對方溝通協(xié)商解決。七、合同的檔案管理1.合同檔案的收集合同管理部門負責合同檔案的收集工作。合同簽訂后，合同管理部門應及時收集合同文本、談判記錄、審核意見、變更協(xié)議、履行記錄等與合同相關的資料。項目部門和其他相關部門應積極配合合同管理部門的工作，在合同履行過程中及時將產生的相關資料提交給合同管理部門。2.合同檔案的整理與歸檔合同管理部門應按照一定的分類標準對收集到的合同資料進行整理，確保資料齊全、有序。整理后的合同資料應進行編號、裝訂，形成合同檔案卷宗。合同檔案應按照年度、項目類別等進行分類歸檔，建立檔案目錄，方便查詢和管理。檔案保管應具備適宜的環(huán)境條件，確保檔案的安全和完整。3.合同檔案的查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。查閱過程中，應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。如需借閱合同檔案，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和合同管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，按時歸還。八、合同糾紛處理1.糾紛預防在合同簽訂和履行過程中，各部門應嚴格按照本辦法的規(guī)定進行操作，加強溝通協(xié)調，及時解決出現(xiàn)的問題，盡量避免合同糾紛的發(fā)生。合同管理部門應定期組織合同管理培訓，提高員工的合同管理意識和風險防范能力，從源頭上預防合同糾紛。2.糾紛處理程序當合同糾紛發(fā)生時，項目部門應及時向合同管理部門報告。合同管理部門應組織相關部門對糾紛情況進行調查分析，了解糾紛產生的原因、雙方的爭議焦點等。首先嘗試通過協(xié)商的方式解決糾紛。由合同管理部門牽頭，組織雙方進行協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商過程應做好記錄，形成協(xié)商紀要。如果協(xié)商不成，可以根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇調解、仲裁或訴訟。如需進行調解，應選擇有資質的調解機構進行調解；如需進行仲裁或訴訟，法務部門應負責代理公司處理相關法律事務，項目部門和其他相關部門應積極配合。在糾紛處理過程中，應注意收集和保存相關證據(jù)，包括合同文本、往來函件、會議紀要、施工記錄、驗收報告等，為糾紛處理提供有力支持。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門應定期對公司的造價項目合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行的合規(guī)性、合同檔案管理等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，合同管理部門應進行復查，確保問題得到有效解決。2.考核評價公司建立合同管理考核評價機制，對各部門的合同管理工作進行考核評價?？己酥笜?/p>