經(jīng)營合同審核管理辦法

經(jīng)營合同審核管理辦法一、前言在當今復雜多變的商業(yè)環(huán)境中，經(jīng)營合同作為企業(yè)開展各類業(yè)務活動的重要法律依據(jù)，其審核管理工作顯得尤為關(guān)鍵。一份經(jīng)過嚴謹審核與妥善管理的經(jīng)營合同，不僅能夠有效保障企業(yè)的合法權(quán)益，降低潛在風險，還能為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。我們希望通過制定本《經(jīng)營合同審核管理辦法》，為公司全體員工提供明確、規(guī)范且實用的操作指引，確保經(jīng)營合同從起草、審核到履行的全過程都能得到科學、有效的管理。二、適用范圍本辦法適用于公司與外部主體簽訂的各類經(jīng)營合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、合作協(xié)議等。這里需要提醒大家，無論是涉及金額較大的重要合同，還是看似不起眼的小額合同，都應嚴格按照本辦法的規(guī)定進行審核與管理，切不可因合同金額小或業(yè)務簡單而放松要求。三、職責分工1.業(yè)務部門：作為經(jīng)營合同的發(fā)起部門，業(yè)務部門負責合同的前期洽談、起草工作。在起草合同前，業(yè)務人員應充分了解業(yè)務背景、交易目的以及雙方的權(quán)利義務關(guān)系，確保合同條款能夠準確反映業(yè)務需求。希望業(yè)務部門的同事們在起草合同時，務必認真細致，對涉及業(yè)務核心的條款要反復斟酌，避免出現(xiàn)因表述不清或考慮不周而引發(fā)的潛在風險。同時，業(yè)務部門需對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行初步審查，并負責提供相關(guān)證明材料。2.法務部門：法務部門是經(jīng)營合同審核的核心部門，負責對合同的合法性、合規(guī)性以及法律風險進行全面審查。法務人員應依據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)慣例以及公司內(nèi)部規(guī)定，對合同條款進行逐一審核，重點關(guān)注合同的主體、標的、價款、履行期限、違約責任等關(guān)鍵條款，確保合同不存在法律漏洞和風險隱患。我們鼓勵法務部門的同事們積極與業(yè)務部門溝通交流，深入了解業(yè)務實質(zhì)，為合同審核工作提供更具針對性和實用性的法律意見。3.財務部門：財務部門主要負責對合同的財務條款進行審核，包括但不限于價款支付方式、發(fā)票開具要求、稅務處理等內(nèi)容。財務人員應從財務管理和風險控制的角度出發(fā)，對合同中的財務條款進行嚴格把關(guān)，確保合同的財務安排符合公司的財務政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。希望財務部門在審核過程中，能夠及時發(fā)現(xiàn)潛在的財務風險，并提出合理的改進建議。4.其他相關(guān)部門：根據(jù)合同的具體性質(zhì)和業(yè)務需求，其他相關(guān)部門如技術(shù)部門、質(zhì)量部門等可能需要參與合同審核工作。這些部門應從各自專業(yè)角度出發(fā)，對合同中涉及本部門職責范圍內(nèi)的條款進行審核，確保合同條款符合專業(yè)要求和實際操作可行性。例如，技術(shù)部門需對涉及技術(shù)服務、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等合同中的技術(shù)條款進行審核，質(zhì)量部門需對產(chǎn)品質(zhì)量標準、檢驗驗收等條款進行審核。四、合同審核流程1.提交審核：業(yè)務部門起草完成合同初稿后，應填寫《合同審核申請表》，詳細注明合同基本信息、業(yè)務背景、審核要點等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料，提交給法務部門進行審核。在提交審核前，業(yè)務部門負責人應先對合同初稿進行初步審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務實際需求和公司內(nèi)部規(guī)定。這里提醒業(yè)務部門的同事們，務必確保提交審核的合同初稿內(nèi)容完整、表述清晰，相關(guān)附件齊全，以免因材料不齊或表述不清而影響審核進度。2.法務初審：法務部門收到合同審核申請后，應在規(guī)定的時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）對合同進行初步審核。法務人員應重點審查合同的合法性、合規(guī)性以及法律風險，對合同條款進行逐一梳理，提出修改意見和建議。對于存在重大法律風險的合同，法務人員應及時與業(yè)務部門溝通，共同商討解決方案。在初審過程中，法務部門如發(fā)現(xiàn)合同涉及專業(yè)技術(shù)問題或其他特殊事項，可要求業(yè)務部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供專業(yè)支持。3.部門會審：法務初審通過后，由法務部門將合同及初審意見轉(zhuǎn)發(fā)給財務部門及其他相關(guān)部門進行會審。各會審部門應在規(guī)定的時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）完成審核，并將審核意見反饋給法務部門。財務部門主要審核合同的財務條款，其他相關(guān)部門則從各自專業(yè)角度對合同條款進行審核。希望各會審部門在審核過程中，能夠認真負責，充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，提出切實可行的審核意見。4.綜合審查：法務部門收到各會審部門的審核意見后，應進行綜合審查，對各方意見進行梳理、匯總，并與業(yè)務部門及相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)。對于各方意見不一致的條款，法務部門應組織相關(guān)部門進行討論，尋求共識。在綜合審查過程中，法務部門應充分考慮合同的合法性、合規(guī)性、商業(yè)合理性以及可操作性，確保合同條款既能滿足業(yè)務需求，又能有效控制風險。5.修改定稿：業(yè)務部門根據(jù)綜合審查意見對合同進行修改完善，形成合同定稿。修改后的合同應再次提交法務部門進行最終審核，確保修改內(nèi)容符合各方要求且不存在法律風險。經(jīng)法務部門最終審核通過后，合同方可進入簽署流程。這里提醒業(yè)務部門的同事們，在修改合同過程中，務必嚴格按照審核意見進行修改，如有疑問或不同意見，應及時與法務部門溝通。五、合同審核要點1.主體資格審查：審核合同相對方是否具有簽訂合同的主體資格，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)證件是否齊全、有效。同時，要核實合同相對方的經(jīng)營范圍是否與合同標的相符，避免超范圍經(jīng)營引發(fā)的法律風險。例如，若對方是一家建筑企業(yè)，我們需審核其是否具備相應的建筑資質(zhì)等級證書，以確保其有能力履行建筑工程相關(guān)合同。希望大家在審查主體資格時，務必仔細核對相關(guān)證件的真實性和有效性，留存復印件作為合同附件。2.合同條款審查標的條款：明確合同標的的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等具體內(nèi)容，確保標的描述準確、清晰，不存在歧義。對于涉及產(chǎn)品質(zhì)量的合同，應明確質(zhì)量標準、檢驗方法、驗收程序等內(nèi)容，以保障公司的合法權(quán)益。比如，在采購合同中，要詳細注明產(chǎn)品的質(zhì)量標準是國家標準、行業(yè)標準還是企業(yè)標準，以及如何進行檢驗驗收。價款條款：審核價款的金額、支付方式、支付時間、支付條件等內(nèi)容是否明確、合理。價款的支付方式應符合公司的財務管理制度和風險管理要求，避免出現(xiàn)大額預付款項或不合理的支付期限。同時，要關(guān)注價款是否包含稅費，以及稅費的承擔方式是否明確。例如，在銷售合同中，應明確約定買方是在收到貨物后一次性支付貨款，還是分期支付，以及每一期的支付時間和金額。履行期限條款：明確合同的履行期限，包括開始時間、結(jié)束時間以及各個階段的節(jié)點要求。履行期限應合理、可行，避免因期限過長或過短給公司帶來不利影響。同時，要約定在一方未能按時履行合同義務時的違約責任和救濟措施。比如，在服務合同中，應明確服務提供方在什么時間內(nèi)完成服務內(nèi)容，以及如果未能按時完成應承擔怎樣的違約責任。違約責任條款：設(shè)置明確、具體且具有可操作性的違約責任條款，對雙方可能出現(xiàn)的違約情形進行詳細列舉，并明確相應的違約責任承擔方式。違約責任的設(shè)定應合理適度，既要對違約方起到威懾作用，又要符合公平原則。例如，可約定違約方應按照合同總金額的一定比例支付違約金，或者賠償對方因違約而遭受的實際損失。爭議解決條款：選擇合適的爭議解決方式，一般有協(xié)商、仲裁和訴訟三種。在選擇爭議解決方式時，應綜合考慮合同的性質(zhì)、交易金額、雙方的地理位置等因素。如果選擇仲裁，要明確仲裁機構(gòu)的名稱；如果選擇訴訟，要明確管轄法院。通常情況下，我們建議優(yōu)先選擇在公司所在地的法院或仲裁機構(gòu)解決爭議，以便于公司維護自身權(quán)益。3.法律合規(guī)審查：審查合同是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定的要求。關(guān)注合同中是否存在違反法律法規(guī)強制性規(guī)定的條款，以及是否存在損害國家利益、社會公共利益或第三人合法權(quán)益的內(nèi)容。例如，合同條款不得違反《合同法》《消費者權(quán)益保護法》《環(huán)境保護法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。同時，合同內(nèi)容也應符合公司的商業(yè)政策、保密制度等內(nèi)部規(guī)定。六、合同簽署與備案1.合同簽署：合同定稿后，應由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽署。授權(quán)代理人簽署合同的，應出具法定代表人授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。在簽署合同前，簽署人應再次對合同內(nèi)容進行審核，確保合同內(nèi)容與審核通過的版本一致。希望簽署人在簽署合同時，務必認真閱讀合同條款，如有疑問應及時與法務部門溝通。同時，要注意簽署的規(guī)范性，確保簽字蓋章清晰、完整。2.合同備案：合同簽署后，業(yè)務部門應將合同原件及相關(guān)附件一式[X]份，分別提交給法務部門、財務部門及其他相關(guān)部門進行備案。備案部門應建立合同臺賬，對合同的基本信息、簽署時間、履行情況等進行詳細記錄，以便于對合同進行跟蹤管理。我們鼓勵各備案部門定期對合同臺賬進行更新和核對，確保合同信息的準確性和完整性。七、合同履行與變更1.合同履行：合同生效后，業(yè)務部門作為合同履行的主要責任部門，應按照合同約定積極履行己方義務，并督促合同相對方履行義務。在合同履行過程中，業(yè)務人員應密切關(guān)注合同履行情況，及時記錄和反饋履行過程中出現(xiàn)的問題。對于涉及合同履行的重要事項，如貨物交付、服務提供、價款支付等，應保留相關(guān)憑證，以備后續(xù)查閱和糾紛處理。希望業(yè)務部門的同事們在合同履行過程中，樹立強烈的風險意識，一旦發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同正常履行的情況，應及時與法務部門溝通，采取相應的應對措施。2.合同變更：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對合同進行變更，業(yè)務部門應及時與合同相對方進行協(xié)商，并起草《合同變更協(xié)議》。《合同變更協(xié)議》應明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等事項，并按照合同審核流程進行審核。經(jīng)審核通過后，由雙方簽署《合同變更協(xié)議》。未經(jīng)審核和簽署變更協(xié)議，任何部門和個人不得擅自變更合同內(nèi)容。這里提醒大家，合同變更可能會帶來新的風險，因此在協(xié)商變更和起草變更協(xié)議時，務必謹慎對待，充分考慮各種因素，確保變更后的合同仍然符合公司的利益和法律要求。八、合同檔案管理1.檔案收集：合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門應及時將合同原件及相關(guān)附件（包括但不限于合同審核申請表、審核意見、變更協(xié)議、履行記錄、往來函件等）收集整理，移交公司檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門應建立專門的合同檔案庫，對合同檔案進行分類存放，便于查詢和管理。希望業(yè)務部門在移交合同檔案時，確保檔案資料的完整性和準確性，不得遺漏重要文件。2.檔案保管：檔案管理部門應制定完善的合同檔案保管制度，明確檔案的保管期限、保管方式、借閱程序等內(nèi)容。合同檔案的保管期限應根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于[X]年。在保管過程中，要采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。同時，要建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進行詳細記錄，防止檔案丟失或泄露。3.檔案銷毀：對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應編制《合同檔案銷毀清單》，報經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由專人負責監(jiān)督銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀工作的合規(guī)性和可追溯性。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：公司審計部門應定期或不定期對經(jīng)營合同的審核管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同審核流程的執(zhí)行情況、合同條款的合規(guī)性、合同履行情況以及檔案管理情況等。對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。希望審計部門能夠認真履行監(jiān)督職責，通過檢查發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，不斷完善公司的合同審核管理工作。2.考核評價：公司應建立經(jīng)營合同審核管理工作考核評價機制，對業(yè)務部門、法務部門、財務部門及其他相關(guān)部門在合同審核管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。考核內(nèi)容包括合同審核的及時性、準確性、風險防控效果、檔案管理規(guī)范性等方面。考核結(jié)果應