科技外包管理暫行辦法

科技外包管理暫行辦法一、引言在當今科技飛速發(fā)展的時代，企業(yè)為了更高效地利用資源、降低成本并提升核心競爭力，常常會選擇將部分科技相關(guān)業(yè)務進行外包。然而，科技外包過程中存在諸多風險與挑戰(zhàn)，如服務質(zhì)量參差不齊、信息安全隱患、合作溝通不暢等。為了規(guī)范公司的科技外包活動，確保外包業(yè)務順利開展，保障公司利益，特制定本《科技外包管理暫行辦法》。希望大家認真學習并貫徹執(zhí)行，共同維護公司科技外包業(yè)務的穩(wěn)定與發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及科技領(lǐng)域的外包項目，包括但不限于軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、技術(shù)支持、數(shù)據(jù)處理等外包業(yè)務。無論是長期合作的外包商，還是臨時性的外包項目，均需遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。三、外包商選擇與評估（一）外包商選擇原則1.資質(zhì)與能力匹配：我們鼓勵選擇具備與外包項目要求相匹配的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)能力和行業(yè)經(jīng)驗的外包商。例如，對于軟件開發(fā)外包項目，外包商應擁有成熟的開發(fā)團隊，具備相關(guān)軟件技術(shù)棧的開發(fā)經(jīng)驗，且有成功案例可供參考。2.信譽良好：希望大家優(yōu)先考慮信譽良好的外包商?？梢酝ㄟ^查詢商業(yè)信用報告、向其他合作企業(yè)了解口碑等方式，評估外包商在行業(yè)內(nèi)的信譽度，確保其無不良經(jīng)營記錄、無重大違約行為等。3.成本合理：在保證服務質(zhì)量的前提下，選擇成本合理的外包商。我們要綜合考慮外包商的報價與所提供服務的性價比，避免單純追求低價而忽視服務質(zhì)量，也不能盲目選擇高價外包商，造成資源浪費。（二）外包商評估流程1.初步篩選：由需求部門根據(jù)項目需求，收集潛在外包商的信息，包括公司簡介、業(yè)務范圍、過往項目經(jīng)驗等，形成潛在外包商名單。2.詳細評估：組織跨部門評估小組，成員包括技術(shù)專家、法務人員、財務人員等。評估小組從技術(shù)能力、財務狀況、法律合規(guī)、信息安全管理等方面對外包商進行詳細評估。例如，技術(shù)專家評估外包商的技術(shù)方案可行性和先進性；法務人員審查外包商的法律合規(guī)情況，如是否存在知識產(chǎn)權(quán)糾紛等；財務人員分析外包商的財務穩(wěn)定性，評估其持續(xù)經(jīng)營能力。3.現(xiàn)場考察（如有需要）：對于重大外包項目，可安排到外包商實地考察。了解外包商的辦公環(huán)境、團隊規(guī)模與結(jié)構(gòu)、項目管理流程等實際情況，獲取更直觀的評估信息。4.綜合評審：評估小組根據(jù)各項評估結(jié)果進行綜合評審，形成評估報告，推薦合適的外包商，并給出合作建議。四、外包合同管理（一）合同起草1.合同起草工作由法務部門牽頭，需求部門和相關(guān)技術(shù)部門配合。合同內(nèi)容應明確雙方的權(quán)利和義務，包括服務范圍、服務標準、項目進度、費用支付、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責任等關(guān)鍵條款。2.在服務范圍條款中，要詳細描述外包商應提供的具體服務內(nèi)容，避免模糊不清的表述。例如，對于系統(tǒng)維護外包項目，應明確維護的系統(tǒng)模塊、維護工作的具體內(nèi)容（如故障排除、性能優(yōu)化等）。3.服務標準條款需制定可量化、可考核的標準。比如，軟件開發(fā)項目的代碼質(zhì)量標準、軟件性能指標等，以便在項目執(zhí)行過程中對外包商的服務質(zhì)量進行監(jiān)督和評估。（二）合同審核與簽訂1.合同起草完成后，依次提交給相關(guān)部門進行審核。需求部門重點審核合同內(nèi)容是否符合項目需求；技術(shù)部門審查技術(shù)條款的可行性和合理性；財務部門審核費用條款及支付方式是否合理；法務部門對合同的法律合規(guī)性進行全面審查，確保合同不存在法律風險。2.各部門審核通過后，由公司授權(quán)代表與外包商簽訂合同。簽訂合同前，務必確保雙方對合同條款達成一致，避免后續(xù)因合同理解分歧產(chǎn)生糾紛。（三）合同變更與終止1.若在合同履行過程中需要變更合同內(nèi)容，由需求部門提出變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容及對項目的影響。經(jīng)相關(guān)部門評估、協(xié)商一致后，簽訂合同變更協(xié)議。2.當出現(xiàn)合同約定的終止情形，如外包商嚴重違約、項目提前完成等，按照合同約定的程序辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，雙方應按照約定進行項目清算、資料交接等工作。五、項目執(zhí)行與監(jiān)控（一）項目啟動1.合同簽訂后，由需求部門組織召開項目啟動會，外包商項目團隊、公司相關(guān)部門人員參加。啟動會上明確項目目標、項目團隊成員及職責、項目計劃與進度安排等內(nèi)容。2.建立項目溝通機制，確定溝通方式（如定期會議、即時通訊工具等）、溝通頻率（如每周一次項目例會）及溝通內(nèi)容，確保項目信息及時、準確傳遞。（二）項目進度監(jiān)控1.外包商應按照項目計劃定期向公司提交項目進度報告，內(nèi)容包括已完成的工作、當前項目進度與計劃進度的偏差、存在的問題及解決方案等。2.公司項目負責人定期對項目進度進行檢查，對比實際進度與計劃進度。若發(fā)現(xiàn)進度偏差，及時與外包商溝通，分析原因，共同制定糾正措施，確保項目按時完成。（三）項目質(zhì)量監(jiān)控1.依據(jù)合同約定的服務標準，公司質(zhì)量控制人員對外包項目進行質(zhì)量監(jiān)控?？刹捎枚ㄆ跈z查、抽檢、測試等方式，對外包商交付的工作成果進行質(zhì)量評估。2.對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時反饋給外包商，要求其限期整改。整改完成后，進行復查，確保質(zhì)量問題得到有效解決。若外包商多次出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，按照合同約定追究其違約責任。（四）風險管理1.識別外包項目可能面臨的風險，如技術(shù)風險、信息安全風險、人員變動風險等。針對不同風險制定相應的風險應對措施，如建立技術(shù)備份方案應對技術(shù)風險，加強信息安全管理措施防范信息安全風險。2.定期對風險進行評估和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)新出現(xiàn)的風險，并調(diào)整風險應對策略，確保外包項目風險處于可控狀態(tài)。六、信息安全管理（一）信息分類與分級1.公司對涉及外包項目的信息進行分類，如分為商業(yè)機密信息、技術(shù)信息、客戶信息等，并根據(jù)信息的重要性和敏感性進行分級，如分為絕密、機密、秘密等不同級別。2.明確不同類別、不同級別信息的保護要求和訪問權(quán)限，確保信息得到合理保護。（二）信息安全措施1.要求外包商建立完善的信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)措施和管理措施，保障公司信息安全。例如，在外包商的系統(tǒng)中設(shè)置訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止信息泄露。2.與外包商簽訂保密協(xié)議，明確雙方在信息保密方面的權(quán)利和義務。要求外包商對接觸到的公司信息嚴格保密，不得向第三方披露。同時，加強對公司內(nèi)部人員的信息安全培訓，提高員工的信息安全意識。3.定期對外包商的信息安全管理情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時要求外包商整改，確保公司信息安全。七、費用管理（一）費用預算與審批1.需求部門在提出外包項目需求時，應同時編制費用預算。費用預算要詳細、合理，包括外包服務費用、可能發(fā)生的額外費用（如差旅費、培訓費用等）。2.費用預算提交給財務部門審核，審核通過后按照公司審批流程報相關(guān)領(lǐng)導審批。經(jīng)審批后的費用預算作為項目費用控制的依據(jù)。（二）費用支付1.根據(jù)合同約定的費用支付方式和時間節(jié)點，由需求部門提交費用支付申請，附上相關(guān)的驗收報告、發(fā)票等資料。2.財務部門對費用支付申請進行審核，確認無誤后按照公司財務流程辦理支付手續(xù)。在支付過程中，要嚴格遵守財務制度，確保費用支付合規(guī)、準確。（三）費用結(jié)算與審計1.項目結(jié)束后，需求部門與外包商進行費用結(jié)算。結(jié)算時要核對實際發(fā)生的費用與預算費用的差異，分析差異原因。2.財務部門定期對科技外包項目的費用進行審計，檢查費用支出的合理性、合規(guī)性，防范財務風險。八、知識產(chǎn)權(quán)管理（一）知識產(chǎn)權(quán)歸屬約定1.在合同中明確約定外包項目產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸屬。一般情況下，對于利用公司資源、按照公司要求開發(fā)的成果，知識產(chǎn)權(quán)應歸公司所有。但對于外包商提供的通用技術(shù)、自有知識產(chǎn)權(quán)等，可根據(jù)實際情況協(xié)商確定知識產(chǎn)權(quán)歸屬。2.若涉及到知識產(chǎn)權(quán)的許可使用，應在合同中明確許可使用的范圍、期限、方式等條款，確保公司合法使用相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)。（二）知識產(chǎn)權(quán)保護1.要求外包商遵守知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，不得侵犯第三方知識產(chǎn)權(quán)。同時，公司自身也要加強對項目中涉及的知識產(chǎn)權(quán)的保護，如及時申請專利、商標、著作權(quán)等。2.在項目執(zhí)行過程中，對可能涉及知識產(chǎn)權(quán)的資料、成果等進行妥善管理，防止知識產(chǎn)權(quán)泄露或被不當使用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立科技外包項目監(jiān)督機制，由公司內(nèi)部審計部門或?qū)ｉT的監(jiān)督小組對外包項目的執(zhí)行情況進行定期或不定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括外包商的服務質(zhì)量、項目進度、信息安全管理、費用使用等方面。2.鼓勵公司員工對科技外包項目中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的員工給予適當獎勵，保護舉報人權(quán)益。（二）考核評價1.制定外包商考核評價指標體系，從服務質(zhì)量、項目進度、成本控制、信息安全、合作態(tài)度等方面對外包商進行全面考核評價。考核評價可以采用定量與定性相結(jié)合的方式，確?？己私Y(jié)果客觀、公正。2.定期對外包商進行考核評價，考核