會(huì)議記錄及紀(jì)要管理制度

會(huì)議記錄及紀(jì)要管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范會(huì)議記錄及紀(jì)要的管理工作，確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確、完整、及時(shí)傳遞和有效留存，為工作決策和執(zhí)行提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門(mén)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等。（三）職責(zé)分工會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)確定會(huì)議記錄人員，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等信息，并督促記錄人員按時(shí)完成會(huì)議記錄及紀(jì)要的撰寫(xiě)。會(huì)議記錄人員：負(fù)責(zé)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，并按規(guī)定流程提交審核。審核人員：包括會(huì)議主持人、部門(mén)負(fù)責(zé)人等，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記錄及紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理人員：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及紀(jì)要的存檔、保管和查閱服務(wù)，確保檔案的安全和完整。二、會(huì)議記錄管理（一）記錄要求會(huì)議記錄應(yīng)包含會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、列席人員、記錄人員、會(huì)議主題、會(huì)議議程、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人、會(huì)議結(jié)束時(shí)間等要素。記錄內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映會(huì)議的討論情況和決策過(guò)程，不得遺漏重要信息，不得隨意篡改或歪曲會(huì)議內(nèi)容。對(duì)于會(huì)議中的重要發(fā)言、爭(zhēng)議焦點(diǎn)、決策結(jié)果等，應(yīng)詳細(xì)記錄；對(duì)于一般性討論內(nèi)容，可適當(dāng)精簡(jiǎn)，但需保留核心意思。記錄字跡應(yīng)清晰工整，若采用電子文檔記錄，應(yīng)使用規(guī)范的字體和格式，便于閱讀和存檔。（二）記錄流程會(huì)議開(kāi)始前，記錄人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，做好記錄準(zhǔn)備工作，熟悉會(huì)議議程和參會(huì)人員。會(huì)議進(jìn)行中，記錄人員應(yīng)集中精力，快速、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容，對(duì)不明確的地方，可在會(huì)議間隙向主持人或發(fā)言人員確認(rèn)。會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，核對(duì)參會(huì)人員名單、決議事項(xiàng)等內(nèi)容，確保無(wú)誤。三、會(huì)議紀(jì)要管理（一）紀(jì)要撰寫(xiě)要求會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以會(huì)議記錄為依據(jù)，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行提煉、概括和整理，突出會(huì)議的核心內(nèi)容和決策事項(xiàng)。紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言簡(jiǎn)練，避免使用口語(yǔ)化、隨意性的表述。對(duì)于決議事項(xiàng)和待辦事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、完成時(shí)限和具體要求，便于后續(xù)跟蹤和落實(shí)。紀(jì)要格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，包括標(biāo)題、編號(hào)、會(huì)議基本信息、正文（分點(diǎn)闡述會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等）、落款（包括發(fā)文部門(mén)、日期、蓋章位置等）。（二）紀(jì)要審核與簽發(fā)會(huì)議記錄人員整理完成會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)首先提交會(huì)議主持人審核。會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核決議事項(xiàng)的準(zhǔn)確性和完整性。經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和重要程度，分別提交部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。審核過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)紀(jì)要內(nèi)容存在錯(cuò)誤或遺漏，審核人員應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)，記錄人員應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋公司或部門(mén)公章（如需）。（三）紀(jì)要分發(fā)與傳遞會(huì)議紀(jì)要經(jīng)簽發(fā)后，記錄人員應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)將其分發(fā)至參會(huì)人員、相關(guān)部門(mén)及責(zé)任人。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件或電子文檔，對(duì)于重要的會(huì)議紀(jì)要，建議采用紙質(zhì)文件與電子文檔相結(jié)合的方式分發(fā)。確保接收人員及時(shí)收到會(huì)議紀(jì)要，并做好分發(fā)記錄，包括分發(fā)時(shí)間、接收人員、份數(shù)等。四、存檔管理（一）存檔要求會(huì)議記錄及紀(jì)要（包括紙質(zhì)版和電子版）均應(yīng)進(jìn)行存檔，存檔材料應(yīng)完整、清晰，無(wú)破損、涂改。紙質(zhì)版會(huì)議記錄及紀(jì)要應(yīng)按會(huì)議類(lèi)型、會(huì)議時(shí)間順序進(jìn)行整理裝訂，編制檔案目錄，便于查閱。電子版會(huì)議記錄及紀(jì)要應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或服務(wù)器中，進(jìn)行分類(lèi)管理，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存檔期限應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要程度和相關(guān)規(guī)定確定，一般會(huì)議記錄及紀(jì)要的存檔期限為3-5年，重要會(huì)議（如股東大會(huì)、董事會(huì)等）的記錄及紀(jì)要應(yīng)永久存檔。（二）保管要求檔案管理人員應(yīng)妥善保管會(huì)議記錄及紀(jì)要，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等措施，確保檔案的安全。定期對(duì)存檔材料進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如對(duì)破損的紙質(zhì)文件進(jìn)行修復(fù)，對(duì)電子版文件進(jìn)行殺毒和備份等。五、查閱與借閱管理（一）查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議記錄及紀(jì)要時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)印記錄。外部單位或人員查閱會(huì)議記錄及紀(jì)要時(shí)，需持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱，且不得復(fù)印或摘抄涉密內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定一般情況下，會(huì)議記錄及紀(jì)要不得外借。因特殊工作需要必須借閱的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)7天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、勾畫(huà)、損毀，歸還時(shí)應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，方可辦理歸還手續(xù)。六、保密管理會(huì)議記錄及紀(jì)要中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、重要決策等涉密內(nèi)容的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密級(jí)別和保密期限。記錄人員、審核人員、檔案管理人員及查閱、借閱人員均應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露涉密內(nèi)容。如發(fā)生泄密事件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。七、監(jiān)督與考核公司辦公室或相關(guān)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)會(huì)議記錄及紀(jì)要的管理工作進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于嚴(yán)格遵守本制度，在會(huì)議記錄及紀(jì)要管理工作中表現(xiàn)突出的人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度規(guī)定，造成會(huì)議記錄及紀(jì)