定點(diǎn)準(zhǔn)入管理暫行辦法

定點(diǎn)準(zhǔn)入管理暫行辦法一、引言在當(dāng)今競爭激烈且注重規(guī)范有序發(fā)展的商業(yè)環(huán)境中，無論是大型企業(yè)集團(tuán)，還是中小型組織，對業(yè)務(wù)合作方、服務(wù)提供商等的選擇與管理都至關(guān)重要。我們深知，不合理的合作對象引入可能會(huì)給公司帶來諸如質(zhì)量問題、安全隱患、法律風(fēng)險(xiǎn)等一系列麻煩，進(jìn)而影響公司的聲譽(yù)和長期發(fā)展。因此，為了確保公司運(yùn)營的穩(wěn)健性，保障服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)的順利開展，我們制定了本《定點(diǎn)準(zhǔn)入管理暫行辦法》。希望大家認(rèn)真研讀，在日常工作中積極貫徹執(zhí)行。二、適用范圍本辦法適用于公司與外部供應(yīng)商、服務(wù)商等合作伙伴建立業(yè)務(wù)合作關(guān)系時(shí)的定點(diǎn)準(zhǔn)入管理。涵蓋公司各部門所需物資采購、服務(wù)外包等各類涉及外部合作的業(yè)務(wù)場景，包括但不限于原材料供應(yīng)商、物流服務(wù)商、信息技術(shù)服務(wù)提供商等。三、定點(diǎn)準(zhǔn)入管理目標(biāo)1.確保質(zhì)量通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮Y選流程，選擇具備穩(wěn)定產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)水平的合作伙伴，從源頭上保障公司所使用的物資、接受的服務(wù)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)營及客戶需求。2.控制成本引入合理競爭機(jī)制，在確保質(zhì)量的前提下，尋求具有成本優(yōu)勢的合作伙伴，以優(yōu)化采購成本和服務(wù)費(fèi)用，提升公司的經(jīng)濟(jì)效益。3.降低風(fēng)險(xiǎn)對合作伙伴進(jìn)行全面評估，識別并降低因合作伙伴選擇不當(dāng)帶來的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等各類潛在風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營秩序。4.促進(jìn)長期合作建立科學(xué)規(guī)范的準(zhǔn)入管理體系，有助于與優(yōu)質(zhì)合作伙伴建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展，為公司的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。四、職責(zé)分工1.需求部門負(fù)責(zé)提出合作需求，明確所需物資或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等要求，并參與對潛在合作伙伴的考察與評估，提供與業(yè)務(wù)需求相關(guān)的專業(yè)意見。2.采購部門統(tǒng)籌定點(diǎn)準(zhǔn)入管理工作，制定并完善定點(diǎn)準(zhǔn)入管理制度與流程，組織開展供應(yīng)商、服務(wù)商的信息收集、篩選、評價(jià)等工作。與潛在合作伙伴進(jìn)行商務(wù)洽談，包括價(jià)格、交貨期、付款方式等商務(wù)條款的協(xié)商，并根據(jù)評估結(jié)果確定入圍的定點(diǎn)合作伙伴名單。負(fù)責(zé)建立和維護(hù)合作伙伴檔案，跟蹤合作伙伴的合作表現(xiàn)，定期對合作伙伴進(jìn)行業(yè)績評價(jià)。3.法務(wù)部門審查與合作伙伴簽署的各類合同、協(xié)議，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。在合作過程中，為處理與合作伙伴的法律糾紛提供專業(yè)法律支持。4.財(cái)務(wù)部門參與對潛在合作伙伴的財(cái)務(wù)狀況評估，分析其財(cái)務(wù)穩(wěn)定性和償債能力。審核合作項(xiàng)目的成本預(yù)算、付款方式等財(cái)務(wù)條款，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)合規(guī)。5.質(zhì)量控制部門制定物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)與流程，對入圍合作伙伴提供的樣品或初期交付的物資、服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和評估。在合作期間，定期或不定期對合作伙伴提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保其持續(xù)符合質(zhì)量要求。五、定點(diǎn)準(zhǔn)入流程（一）需求提出1.公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃或?qū)嶋H工作需要，填寫《合作需求申請表》，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等關(guān)鍵信息，并提交至采購部門。2.采購部門對需求進(jìn)行初步審核，確認(rèn)需求的合理性與完整性。如發(fā)現(xiàn)需求不明確或存在疑問，及時(shí)與需求部門溝通核實(shí)，確保準(zhǔn)確理解業(yè)務(wù)需求。（二）信息收集1.采購部門通過多種渠道廣泛收集潛在合作伙伴信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商主動(dòng)推薦、同行介紹等。收集的信息應(yīng)涵蓋企業(yè)基本情況（如注冊地址、注冊資本、成立時(shí)間等）、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、市場口碑、聯(lián)系方式等內(nèi)容。2.建立潛在合作伙伴信息庫，對收集到的信息進(jìn)行分類整理和初步篩選，剔除明顯不符合公司基本要求（如經(jīng)營范圍不符、資質(zhì)不全等）的潛在對象，形成潛在合作伙伴名單。（三）資質(zhì)審查1.采購部門向潛在合作伙伴發(fā)送《資質(zhì)調(diào)查函》，要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（已完成三證合一的提供統(tǒng)一社會(huì)信用代碼營業(yè)執(zhí)照）、行業(yè)相關(guān)資質(zhì)證書、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書、安全生產(chǎn)許可證（如適用）等。2.采購部門會(huì)同法務(wù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門對潛在合作伙伴提供的資質(zhì)證明文件進(jìn)行嚴(yán)格審查，核實(shí)其真實(shí)性、有效性和合規(guī)性。對于需要實(shí)地考察的特殊資質(zhì)，可安排專人進(jìn)行實(shí)地核實(shí)。3.對于資質(zhì)審查合格的潛在合作伙伴，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)的評估；對于資質(zhì)審查不通過的，采購部門以書面形式告知對方原因。（四）實(shí)地考察（視情況而定）1.對于擬建立重要合作關(guān)系或?qū)緲I(yè)務(wù)運(yùn)營影響較大的潛在合作伙伴，采購部門組織需求部門、質(zhì)量控制部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成考察小組，對潛在合作伙伴進(jìn)行實(shí)地考察。2.考察內(nèi)容主要包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備與工藝、質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況、人員配備與技術(shù)水平、售后服務(wù)能力等方面?？疾煨〗M根據(jù)實(shí)地考察情況填寫《實(shí)地考察報(bào)告》，對潛在合作伙伴的綜合實(shí)力進(jìn)行客觀評價(jià)，并提出考察意見。（五）樣品評估（針對物資采購）1.對于物資采購需求，要求潛在合作伙伴提供樣品。質(zhì)量控制部門根據(jù)事先確定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對樣品進(jìn)行全面檢驗(yàn)和測試，評估樣品的質(zhì)量、性能、外觀等指標(biāo)是否符合要求。2.樣品評估通過的，可進(jìn)入商務(wù)洽談環(huán)節(jié)；樣品評估未通過的，通知潛在合作伙伴改進(jìn)或調(diào)整樣品后重新提交，若再次評估仍不通過，則取消其準(zhǔn)入資格。（六）商務(wù)洽談1.采購部門與通過資質(zhì)審查、實(shí)地考察（如進(jìn)行）和樣品評估（如適用）的潛在合作伙伴就合作的商務(wù)條款進(jìn)行洽談，主要包括產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。2.在洽談過程中，采購部門應(yīng)充分了解市場行情，運(yùn)用合理的談判技巧，爭取有利的合作條件。同時(shí)，記錄洽談過程和達(dá)成的初步意向，形成《商務(wù)洽談紀(jì)要》。（七）綜合評價(jià)1.采購部門組織需求部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員召開綜合評價(jià)會(huì)議，根據(jù)資質(zhì)審查、實(shí)地考察（如進(jìn)行）、樣品評估（如適用）、商務(wù)洽談等環(huán)節(jié)的情況，對潛在合作伙伴進(jìn)行綜合評價(jià)。2.各部門從自身專業(yè)角度出發(fā)，對潛在合作伙伴的技術(shù)能力、質(zhì)量保證、財(cái)務(wù)狀況、價(jià)格競爭力、服務(wù)水平、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面發(fā)表意見，共同確定潛在合作伙伴的綜合得分。采購部門根據(jù)綜合得分情況，提出擬入圍定點(diǎn)合作伙伴名單建議。（八）審批確定1.采購部門將擬入圍定點(diǎn)合作伙伴名單建議及相關(guān)評估資料提交至公司管理層審批。管理層依據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險(xiǎn)控制等因素進(jìn)行審議，最終確定入圍的定點(diǎn)合作伙伴名單。2.采購部門向入圍的定點(diǎn)合作伙伴發(fā)出《定點(diǎn)準(zhǔn)入通知書》，告知其已獲得公司定點(diǎn)合作資格，并明確合作的主要條款和后續(xù)工作安排。同時(shí)，與定點(diǎn)合作伙伴簽訂合作框架協(xié)議或合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。六、定點(diǎn)合作伙伴管理（一）檔案管理1.采購部門為每個(gè)定點(diǎn)合作伙伴建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容包括企業(yè)基本信息、資質(zhì)證明文件、實(shí)地考察報(bào)告、樣品評估報(bào)告、商務(wù)洽談紀(jì)要、合作合同、業(yè)績評價(jià)記錄等。2.定期對合作伙伴檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。當(dāng)合作伙伴發(fā)生重大變更（如企業(yè)名稱變更、法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更、股權(quán)結(jié)構(gòu)變更等）時(shí)，要求其及時(shí)提交相關(guān)變更資料，采購部門負(fù)責(zé)更新檔案記錄。（二）業(yè)績評價(jià)1.評價(jià)周期每季度或每半年對定點(diǎn)合作伙伴進(jìn)行一次業(yè)績評價(jià)，具體評價(jià)周期根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和合作項(xiàng)目重要性確定。2.評價(jià)指標(biāo)質(zhì)量指標(biāo)：主要考核合作伙伴提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量合格率、不良品率、質(zhì)量問題投訴次數(shù)等。質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)收集和統(tǒng)計(jì)相關(guān)質(zhì)量數(shù)據(jù)。交付指標(biāo)：包括交貨準(zhǔn)時(shí)率、交貨數(shù)量準(zhǔn)確率、訂單完成率等。需求部門或物流部門負(fù)責(zé)記錄和反饋交付情況。價(jià)格指標(biāo)：對比市場同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格，評估合作伙伴價(jià)格的合理性與穩(wěn)定性。采購部門負(fù)責(zé)市場價(jià)格調(diào)研和價(jià)格分析。服務(wù)指標(biāo)：如售后服務(wù)響應(yīng)速度、問題解決及時(shí)性、客戶滿意度等。需求部門或相關(guān)使用部門負(fù)責(zé)對服務(wù)情況進(jìn)行評價(jià)。3.評價(jià)流程每季度或每半年末，采購部門向各相關(guān)部門發(fā)送《合作伙伴業(yè)績評價(jià)表》，各部門根據(jù)評價(jià)指標(biāo)對定點(diǎn)合作伙伴進(jìn)行打分評價(jià)，并提交評價(jià)意見。采購部門匯總各部門的評價(jià)結(jié)果，計(jì)算每個(gè)定點(diǎn)合作伙伴的綜合得分。根據(jù)綜合得分將合作伙伴分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。采購部門將業(yè)績評價(jià)結(jié)果反饋給各定點(diǎn)合作伙伴，對于評價(jià)結(jié)果為優(yōu)秀的合作伙伴，我們鼓勵(lì)并優(yōu)先考慮與其開展更多合作項(xiàng)目，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施（如增加訂單份額、縮短付款周期等）；對于評價(jià)結(jié)果為良好的合作伙伴，肯定其表現(xiàn)并提出進(jìn)一步提升的建議；對于評價(jià)結(jié)果為合格的合作伙伴，與對方溝通分析存在的問題，要求其制定整改計(jì)劃并限期改進(jìn)；對于評價(jià)結(jié)果為不合格的合作伙伴，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、暫停合作或終止合作等處理措施。（三）合作關(guān)系調(diào)整1.合作項(xiàng)目調(diào)整在合作過程中，如因公司業(yè)務(wù)變化、市場環(huán)境調(diào)整等原因需要對合作項(xiàng)目的內(nèi)容、規(guī)模、期限等進(jìn)行調(diào)整，采購部門應(yīng)及時(shí)與定點(diǎn)合作伙伴進(jìn)行溝通協(xié)商，簽訂相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議，明確調(diào)整后的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。2.合作伙伴變更如發(fā)現(xiàn)定點(diǎn)合作伙伴出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交付違約、財(cái)務(wù)狀況惡化、違法違規(guī)等影響合作的重大問題，經(jīng)公司管理層研究決定，可提前終止合作關(guān)系，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。同時(shí)，啟動(dòng)新的定點(diǎn)準(zhǔn)入流程，選擇合適的替代合作伙伴。七、監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對定點(diǎn)準(zhǔn)入管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查