工會小額采購管理辦法

工會小額采購管理辦法總則目的為了規(guī)范工會小額采購行為，加強工會經(jīng)費管理，提高資金使用效益，保證采購質(zhì)量，維護工會和職工的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華全國總工會關(guān)于加強基層工會經(jīng)費收支管理的通知》等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本工會實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會組織開展的單項采購預(yù)算金額在[具體金額]以下的小額采購活動。采購原則工會小額采購應(yīng)當(dāng)遵循公開透明、公平競爭、公正和誠實信用的原則，嚴格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)制度，確保采購活動合法合規(guī)、廉潔高效。采購管理機構(gòu)及職責(zé)采購管理委員會成立工會小額采購管理委員會，由工會主席擔(dān)任主任，工會委員、財務(wù)人員、職工代表等組成。采購管理委員會負責(zé)審定工會小額采購計劃、采購方式、采購預(yù)算等重大事項，監(jiān)督采購活動的全過程。采購工作小組設(shè)立采購工作小組，由工會指定專人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)人員。采購工作小組負責(zé)具體實施采購活動，包括制定采購方案、發(fā)布采購信息、組織評審、簽訂合同等。職責(zé)分工1.采購管理委員會職責(zé)審議批準工會年度小額采購計劃和預(yù)算。確定采購方式和采購流程。監(jiān)督采購工作小組的工作，對采購活動中的重大問題進行決策。審查采購合同，確保合同條款符合法律法規(guī)和工會利益。2.采購工作小組職責(zé)負責(zé)編制年度小額采購計劃和預(yù)算草案，報采購管理委員會審定。根據(jù)審定的采購計劃和預(yù)算，制定具體的采購方案。發(fā)布采購信息，組織供應(yīng)商報名和資格審查。組織評審小組對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行評審，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。整理和歸檔采購文件，建立采購檔案。采購計劃與預(yù)算管理采購計劃編制采購工作小組應(yīng)根據(jù)工會工作需要和經(jīng)費預(yù)算，在每年[具體時間]前編制下一年度的小額采購計劃，明確采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購時間等。采購計劃應(yīng)充分考慮工會工作的實際需求和經(jīng)費狀況，確保采購項目的合理性和必要性。采購計劃審批年度小額采購計劃編制完成后，應(yīng)報采購管理委員會審議批準。采購管理委員會應(yīng)根據(jù)工會工作重點和經(jīng)費預(yù)算，對采購計劃進行全面審查，提出修改意見和建議。經(jīng)采購管理委員會批準的采購計劃，作為工會年度小額采購的依據(jù)。采購預(yù)算管理采購工作小組應(yīng)根據(jù)采購計劃，合理確定每個采購項目的預(yù)算金額。采購預(yù)算應(yīng)嚴格按照工會經(jīng)費預(yù)算管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得突破經(jīng)費預(yù)算限額。在采購過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報采購管理委員會審批。采購方式及程序采購方式工會小額采購可以采用以下方式：1.詢價采購：對采購規(guī)格標(biāo)準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。采購工作小組應(yīng)向三家以上符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)報價。根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。2.競爭性談判：對技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，或者采用詢價采購方式不能滿足采購需求的，可以采用競爭性談判方式。采購工作小組應(yīng)成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商進行談判。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)根據(jù)談判情況確定成交供應(yīng)商。3.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購工作小組應(yīng)組織相關(guān)人員對采購項目進行論證，并報采購管理委員會批準。采購程序1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《工會小額采購申請表》，注明采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購時間等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后報采購工作小組。2.采購方案制定：采購工作小組收到采購申請后，應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求，制定具體的采購方案，確定采購方式、采購文件編制要求、評審標(biāo)準等。3.采購信息發(fā)布：采購工作小組應(yīng)根據(jù)采購方案，在工會內(nèi)部公告欄、工會網(wǎng)站等渠道發(fā)布采購信息，邀請符合資格條件的供應(yīng)商參與采購活動。采購信息應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、供應(yīng)商資格要求、報名時間和方式等。4.供應(yīng)商報名與資格審查：供應(yīng)商應(yīng)按照采購信息的要求，在規(guī)定的時間內(nèi)報名并提交相關(guān)資格證明文件。采購工作小組應(yīng)組織人員對供應(yīng)商的資格進行審查，確定符合資格條件的供應(yīng)商名單。5.采購文件編制與發(fā)放：采購工作小組應(yīng)根據(jù)采購方案和供應(yīng)商資格審查情況，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項目要求、報價要求、評審標(biāo)準、合同條款等內(nèi)容。采購文件編制完成后，應(yīng)及時發(fā)放給符合資格條件的供應(yīng)商。6.響應(yīng)文件接收與評審：供應(yīng)商應(yīng)按照采購文件的要求，在規(guī)定的時間內(nèi)提交響應(yīng)文件。采購工作小組應(yīng)組織評審小組對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行評審。評審小組應(yīng)由采購工作小組成員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和職工代表等組成。評審小組應(yīng)根據(jù)評審標(biāo)準對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行綜合評價，確定成交供應(yīng)商。7.成交結(jié)果公示：采購工作小組應(yīng)在評審結(jié)束后[具體時間]內(nèi)，將成交結(jié)果在工會內(nèi)部公告欄、工會網(wǎng)站等渠道進行公示，公示期為[具體天數(shù)]。公示內(nèi)容應(yīng)包括成交供應(yīng)商名稱、成交金額、采購內(nèi)容等。8.合同簽訂與履行：公示無異議后，采購工作小組應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購金額、交貨時間和地點、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，采購工作小組應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。采購合同管理合同簽訂采購工作小組應(yīng)在成交結(jié)果公示無異議后[具體時間]內(nèi)，與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂前，采購工作小組應(yīng)組織相關(guān)人員對合同條款進行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)和工會利益。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。合同履行成交供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點和質(zhì)量標(biāo)準提供貨物或服務(wù)。采購工作小組應(yīng)定期檢查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或延遲履行的，采購工作小組應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更或解除合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)報采購管理委員會審批。未經(jīng)采購管理委員會批準，不得擅自變更或解除合同。合同驗收采購項目完成后，采購工作小組應(yīng)組織相關(guān)人員對采購項目進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否符合合同約定，服務(wù)的質(zhì)量和效果是否達到預(yù)期目標(biāo)等。驗收合格后，采購工作小組應(yīng)出具驗收報告，并按照合同約定支付貨款或服務(wù)費。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督采購管理委員會應(yīng)加強對采購活動的內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查采購工作的執(zhí)行情況，確保采購活動合法合規(guī)、廉潔高效。采購工作小組應(yīng)定期向采購管理委員會匯報采購工作進展情況，接受采購管理委員會的監(jiān)督和指導(dǎo)。職工監(jiān)督工會應(yīng)鼓勵職工對采購活動進行監(jiān)督，設(shè)立舉報電話和郵箱，接受職工的舉報和投訴。對職工反映的問題，采購管理委員會應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給職工。審計監(jiān)督工會應(yīng)定期對小額采購活動進行審計，審計內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購方式選擇、采購合同簽訂與履行、采購資金使用等。審計結(jié)果應(yīng)及時反饋給采購管理委員會和采購工作小組，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改。采購檔案管理檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購申請、采購文件、響應(yīng)文件、評審報告、成交結(jié)果公示、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動有關(guān)的所有文件和資料。檔案整理與歸檔采購工作小組應(yīng)在采購活動結(jié)束后[具體時間]內(nèi)，將采購檔案進行整理和歸檔。采購檔案應(yīng)按照采購項目進行分類整理，建立目錄和索引，便于查詢和管理。檔案保管與查閱采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如需查閱采購檔案，應(yīng)經(jīng)采購管理委員會批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。責(zé)任追究供應(yīng)商責(zé)任供應(yīng)商有下列情形之一的，采購工作小組應(yīng)取消其成交資格，沒收其投標(biāo)保證金，并將其列入不良供應(yīng)商名單，禁止其在[具體期限]內(nèi)參與工會的采購活動：1.提供虛假材料謀取成交的。2.采取不正當(dāng)手段詆毀、排擠其他供應(yīng)商的。3.與其他供應(yīng)商惡意串通的。4.不按照合同約定履行義務(wù)的。5.其他違反法律法規(guī)和采購文件規(guī)定的行為。