各科室業(yè)務(wù)章管理辦法

各科室業(yè)務(wù)章管理辦法一、前言在我們的公司運營中，各科室業(yè)務(wù)章發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。業(yè)務(wù)章代表著科室在各項業(yè)務(wù)往來中的正式確認與授權(quán)，它的規(guī)范使用和妥善管理直接關(guān)系到公司業(yè)務(wù)的順利開展、權(quán)益的保障以及形象的維護。為了確保各科室業(yè)務(wù)章的管理工作有章可循，符合相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，同時又能適應(yīng)公司日常運營的實際需求，我們制定了本管理辦法。希望大家認真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行，共同守護好公司業(yè)務(wù)章使用的安全與規(guī)范。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有科室的業(yè)務(wù)章管理。這里所指的業(yè)務(wù)章包括但不限于科室在處理日常業(yè)務(wù)、合同簽訂、文件往來、業(yè)務(wù)報表等過程中使用的各類印章。無論是實體印章還是電子印章，均遵循本管理辦法執(zhí)行。三、業(yè)務(wù)章的定義與分類1.定義：業(yè)務(wù)章是科室用于履行自身業(yè)務(wù)職能，在相關(guān)業(yè)務(wù)文件、憑證等上加蓋，以表明科室對該業(yè)務(wù)的認可、負責(zé)及具有相應(yīng)效力的印章。2.分類常規(guī)業(yè)務(wù)章：主要用于科室日常業(yè)務(wù)往來，如一般性的業(yè)務(wù)溝通函件、內(nèi)部業(yè)務(wù)報表等的蓋章。合同專用章：專門用于科室涉及業(yè)務(wù)合同簽訂時使用，以確保合同的法律效力和科室權(quán)益。特定業(yè)務(wù)章：針對某些特殊業(yè)務(wù)或項目設(shè)立的印章，如招標專用章、資質(zhì)證明專用章等，僅在特定業(yè)務(wù)場景下使用。四、業(yè)務(wù)章的刻制1.申請流程科室因工作需要刻制業(yè)務(wù)章時，需填寫《業(yè)務(wù)章刻制申請表》。在申請表中，要詳細說明刻制印章的原因、印章的類型（如常規(guī)業(yè)務(wù)章、合同專用章等）、預(yù)計使用范圍等信息?？剖邑撠?zé)人需對申請表進行認真審核并簽字確認，確保申請內(nèi)容真實、合理且符合科室業(yè)務(wù)需求。將簽批后的申請表提交至公司行政部門。行政部門會對申請進行進一步審查，主要審核該印章刻制是否符合公司整體業(yè)務(wù)規(guī)劃和管理要求。若存在疑問，行政部門會與申請科室進行溝通核實。2.刻制要求經(jīng)審核通過后，由公司行政部門統(tǒng)一安排到具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。我們鼓勵選擇信譽良好、質(zhì)量可靠的刻制單位，以保證印章的質(zhì)量和防偽性能。印章的樣式、規(guī)格應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準的規(guī)定。例如，印章的尺寸、字體、圖案等都要按照標準執(zhí)行，確保印章的規(guī)范性和嚴肅性。對于有特殊要求的印章，如特定業(yè)務(wù)章，其設(shè)計和樣式需經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門的審核同意，既要滿足業(yè)務(wù)需求，又要保證合法合規(guī)。3.登記備案印章刻制完成后，公司行政部門要及時做好登記備案工作。登記內(nèi)容包括印章的名稱、類型、刻制單位、啟用時間、保管人等詳細信息，建立專門的印章管理臺賬。希望大家清楚，這一步驟非常重要，它是我們對印章全生命周期管理的基礎(chǔ)，有助于日后對印章的查詢、追溯和監(jiān)管。五、業(yè)務(wù)章的保管1.保管人員的確定每枚業(yè)務(wù)章都要明確一名專門的保管人員。保管人員應(yīng)選擇責(zé)任心強、熟悉業(yè)務(wù)流程且在科室工作時間較長、穩(wěn)定性較高的員工擔(dān)任。建議優(yōu)先考慮科室的骨干成員或長期負責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的人員，以確保印章保管的安全性和穩(wěn)定性。保管人員確定后，需在公司行政部門進行備案。若因工作變動等原因需要更換保管人員，科室應(yīng)及時向行政部門提交《業(yè)務(wù)章保管人員變更申請表》，說明變更原因和新保管人員的相關(guān)信息，經(jīng)行政部門審核同意后，方可進行交接。2.保管設(shè)施與場所保管人員要為業(yè)務(wù)章提供安全、可靠的保管設(shè)施和場所。一般應(yīng)將業(yè)務(wù)章存放在帶鎖的保險柜或文件柜中，鑰匙由保管人員本人妥善保管，嚴禁隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。我們希望大家重視保管場所的安全性，這是防止印章被盜用或丟失的重要措施。對于重要的業(yè)務(wù)章，如合同專用章，建議配備專門的保險柜，并設(shè)置獨立的保管區(qū)域，增強保管環(huán)境的保密性。保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等基本條件，避免印章因自然因素損壞，影響正常使用。同時，要定期對保管設(shè)施和場所進行檢查和維護，確保印章始終處于良好的保管狀態(tài)。3.保管人員職責(zé)保管人員要嚴格遵守印章管理規(guī)定，切實履行印章保管職責(zé)。日常工作中，要確保印章隨時處于可控狀態(tài)，不得擅自將印章帶出保管場所。因特殊情況確需帶出的，必須按照印章使用審批流程辦理相關(guān)手續(xù)，并由專人陪同，確保印章的安全。對每一次印章的使用情況，保管人員都要認真、詳細地進行記錄，包括使用時間、使用人、使用事由、文件名稱及編號等信息，形成《業(yè)務(wù)章使用登記表》。希望保管人員能以高度的責(zé)任感對待記錄工作，這不僅是對印章使用過程的有效跟蹤，也是日后可能出現(xiàn)問題時的重要追溯依據(jù)。保管人員要定期對印章進行檢查，查看印章是否完好無損、印模是否清晰。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時向科室負責(zé)人和行政部門報告，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。六、業(yè)務(wù)章的使用1.使用原則授權(quán)原則：業(yè)務(wù)章的使用必須經(jīng)過合法的授權(quán)。只有在得到明確的授權(quán)后，相關(guān)人員才能使用業(yè)務(wù)章。授權(quán)方式可以是書面授權(quán)文件、審批流程中的明確批示等。我們鼓勵各科室建立清晰、規(guī)范的授權(quán)體系，確保每一次印章使用都有明確的權(quán)力來源。合規(guī)原則：印章的使用要嚴格符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的各項規(guī)章制度。任何違反規(guī)定的使用行為都將受到嚴肅處理。在涉及重大業(yè)務(wù)或法律風(fēng)險較高的事項時，建議提前咨詢公司法務(wù)部門的意見，確保印章使用的合法性和合規(guī)性。審慎原則：業(yè)務(wù)章的使用關(guān)系到科室和公司的權(quán)益，使用人員要秉持審慎的態(tài)度，認真核對用印文件的內(nèi)容、對象及相關(guān)手續(xù)是否齊全、完備。對于內(nèi)容不清晰、手續(xù)不完善或存在疑問的文件，絕不能輕易蓋章。希望大家在使用印章時，能以高度的責(zé)任心把好關(guān)，避免因疏忽給公司帶來不必要的損失。2.使用審批流程一般性業(yè)務(wù)：對于常規(guī)的一般性業(yè)務(wù)，如一般性的業(yè)務(wù)通知、普通業(yè)務(wù)報表等用印，使用人需填寫《業(yè)務(wù)章使用申請表》，說明用印事由、文件名稱及份數(shù)等信息，經(jīng)科室負責(zé)人審核同意后，即可到保管人員處用印?？剖邑撠?zé)人在審核時，要對用印事項的合理性和必要性進行把關(guān)，確保用印符合科室業(yè)務(wù)實際。重要業(yè)務(wù)及合同：涉及重要業(yè)務(wù)事項，如重大業(yè)務(wù)合作協(xié)議、關(guān)鍵項目文件等用印，使用人除填寫《業(yè)務(wù)章使用申請表》外，還需附上相關(guān)文件的詳細內(nèi)容及背景說明。申請表需依次經(jīng)科室負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，如有必要，還需經(jīng)過法務(wù)部門的審核。在審核過程中，各審核環(huán)節(jié)要認真負責(zé)，對文件的法律風(fēng)險、業(yè)務(wù)可行性等進行全面評估，確保公司權(quán)益得到有效保障。審核通過后，使用人方可到保管人員處用印。緊急情況：如遇緊急情況需要立即使用業(yè)務(wù)章，使用人應(yīng)先通過電話或其他即時通訊方式向相關(guān)審批人員報告用印事由，經(jīng)口頭同意后可先行用印。但事后必須在規(guī)定時間內(nèi)（一般為24小時內(nèi)）補辦完整的審批手續(xù)，將《業(yè)務(wù)章使用申請表》及相關(guān)文件補齊并提交至各審核環(huán)節(jié)。希望大家在緊急情況下也能盡量遵循規(guī)定流程，及時補辦手續(xù)，保證印章使用的規(guī)范性。3.用印規(guī)范用印位置：使用業(yè)務(wù)章時，應(yīng)在文件規(guī)定的蓋章位置加蓋印章，確保印章清晰、完整，印章的名稱與用印單位名稱一致。一般情況下，合同類文件應(yīng)在落款處加蓋印章，同時騎縫章也應(yīng)加蓋清晰，以防止合同內(nèi)容被篡改。對于其他文件，如函件、報表等，要按照行業(yè)慣例或公司規(guī)定的位置蓋章，保證文件的規(guī)范性和嚴肅性。用印數(shù)量：嚴格按照審批的文件份數(shù)用印，不得擅自多蓋。如需增加用印份數(shù)，必須重新履行審批手續(xù)。保管人員在蓋章時要仔細核對文件份數(shù)，對于超出審批數(shù)量的用印要求，要堅決予以拒絕。印模留存：對于重要文件的用印，希望保管人員能留存印模。印模留存方式可以是掃描電子版或紙質(zhì)復(fù)印件，留存的印模要與用印文件一一對應(yīng)，并進行妥善保管，以備日后查閱。這有助于在需要時對文件的真實性和印章使用情況進行核實。七、業(yè)務(wù)章的停用與銷毀1.停用條件當(dāng)科室的業(yè)務(wù)發(fā)生調(diào)整，相關(guān)業(yè)務(wù)章不再使用時，如科室職能變更、業(yè)務(wù)范圍縮減等，應(yīng)及時對業(yè)務(wù)章進行停用處理。例如，某科室原負責(zé)的一項特定業(yè)務(wù)因市場變化取消，該科室專門用于此項業(yè)務(wù)的特定業(yè)務(wù)章就應(yīng)停用。業(yè)務(wù)章?lián)p壞且無法修復(fù)，或因磨損嚴重影響印章質(zhì)量和效力時，也需停用。保管人員在日常檢查中若發(fā)現(xiàn)印章存在此類情況，應(yīng)及時報告并辦理停用手續(xù)。公司制度調(diào)整，規(guī)定某些印章不再適用時，也要按要求進行停用。如公司統(tǒng)一規(guī)范印章管理，對部分業(yè)務(wù)章的使用范圍和類型進行重新界定，不符合新規(guī)定的印章需停用。2.停用流程科室發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)章符合停用條件時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章停用申請表》，詳細說明停用原因、印章名稱、類型等信息，并提交至公司行政部門。行政部門收到申請表后，會進行核實和審批。如情況屬實，將批準停用，并在印章管理臺賬中注明停用日期等相關(guān)信息。批準停用時，保管人員要立即將停用的業(yè)務(wù)章交回行政部門。行政部門應(yīng)對收回的印章進行妥善保管，貼上停用標識，防止誤用于業(yè)務(wù)活動。3.銷毀流程對于停用的業(yè)務(wù)章，如無保留價值，公司將進行銷毀處理。首先由行政部門提出銷毀申請，說明銷毀印章的名稱、數(shù)量、原因等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行銷毀。銷毀工作應(yīng)選擇安全、可靠的方式進行，如切割、粉碎或采用專業(yè)的印章銷毀設(shè)備等。對于電子印章，要按照信息安全相關(guān)規(guī)定進行數(shù)據(jù)刪除和系統(tǒng)注銷等操作。希望在銷毀過程中，相關(guān)人員能嚴格遵守規(guī)定，確保印章徹底銷毀，避免印章流出造成潛在風(fēng)險。銷毀業(yè)務(wù)章時，需由行政部門會同審計部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門共同進行監(jiān)督，確保銷毀過程的合規(guī)性和真實性。銷毀完成后，監(jiān)督人員要在《業(yè)務(wù)章銷毀記錄表》上簽字確認，記錄內(nèi)容包括印章名稱、銷毀方式、銷毀時間、監(jiān)督人員等信息，并存檔備案。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政部門將定期對各科室業(yè)務(wù)章的管理和使用情況進行檢查。檢查周期一般為每季度一次，特殊情況下可根據(jù)公司實際情況進行調(diào)整。檢查內(nèi)容包括印章的保管設(shè)施是否安全可靠、使用審批流程是否規(guī)范、使用記錄是否完整準確等。在檢查過程中，行政部門工作人員將仔細查閱《業(yè)務(wù)章使用登記表》、《業(yè)務(wù)章保管人員變更申請表》等相關(guān)記錄文件，實地查看印章的保管場所和設(shè)施，同時抽取部分用印文件進行核對，檢查用印是否符合規(guī)定。希望各科室能積極配合行政部門的定期檢查工作，共同維護印章管理的規(guī)范有序。2.不定期抽查除定期檢查外，公司審計部門或其他上級監(jiān)督部門將不定期對各科室業(yè)務(wù)章管理情況進行抽查。抽查方式和時間不提前通知，旨在更真實地了解各科室印章管理的實際情況。抽查內(nèi)容與定期檢查類似，但可能更側(cè)重于對關(guān)鍵業(yè)務(wù)章的使用合規(guī)性以及高風(fēng)險業(yè)務(wù)用印情況的檢查。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門將及時向相關(guān)科室提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。希望大家能始終保持對印章管理工作的高度重視，無論是否在檢查期間，都嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。3.違規(guī)處理若在檢查或抽查過程中發(fā)現(xiàn)有違反業(yè)務(wù)章管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行嚴肅處理。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如使用記錄填寫不完整、保管場所未達到規(guī)定要求等，將對責(zé)任人進行批評教育，并要求限期整改。對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，如未經(jīng)授權(quán)擅自使用業(yè)務(wù)章、偽造印章使用記錄、故意損壞或丟失業(yè)務(wù)章等，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度給予責(zé)任人警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)的紀律處分。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人還需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，公司將依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。希望大家能深刻認識到違規(guī)使用印章的嚴重后果，自覺遵守印章管理規(guī)定。九、附則1.解釋權(quán)：本管理辦法的解釋權(quán)歸公司行政部門所有。在執(zhí)行過程中，如遇有本辦法