廣告物料合同管理辦法

廣告物料合同管理辦法總則目的為了加強公司廣告物料合同的管理，規(guī)范廣告物料采購、制作、發(fā)布等相關合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構在廣告物料采購、制作、發(fā)布等業(yè)務活動中所簽訂的各類合同。廣告物料包括但不限于海報、宣傳單頁、展架、橫幅、燈箱、模型等用于廣告宣傳的各類物品。管理原則1.合法性原則：廣告物料合同的簽訂、履行等活動必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.效益性原則：在確保廣告物料質量和效果的前提下，合理控制成本，提高公司的經濟效益。3.風險防范原則：對廣告物料合同的簽訂、履行過程進行全面的風險評估和防范，降低合同風險。4.全過程管理原則：對廣告物料合同從立項、談判、簽訂、履行到終止的全過程進行管理，確保合同的順利執(zhí)行。合同管理部門及職責合同管理部門公司設立合同管理部門，負責公司廣告物料合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理部門可以是法務部門或專門設立的合同管理崗位。職責1.制度建設：制定和完善公司廣告物料合同管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行。2.合同審核：對廣告物料合同的條款進行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。3.合同備案：建立合同檔案，對廣告物料合同進行備案管理，便于查詢和統(tǒng)計。4.監(jiān)督檢查：對廣告物料合同的履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.糾紛處理：協(xié)助公司相關部門處理廣告物料合同糾紛，維護公司的合法權益。其他部門職責1.業(yè)務部門：負責廣告物料合同的發(fā)起、談判和履行工作，提供合同簽訂所需的相關資料，對合同的履行情況進行跟蹤和反饋。2.財務部門：負責廣告物料合同的資金支付和財務管理，審核合同中的付款條款，確保資金的安全和合理使用。3.審計部門：對廣告物料合同的簽訂、履行情況進行審計監(jiān)督，檢查合同的合規(guī)性和效益性。合同簽訂流程立項1.業(yè)務部門根據(jù)公司的廣告宣傳計劃和實際需求，提出廣告物料采購、制作或發(fā)布的立項申請。2.立項申請應包括項目名稱、項目內容、預算金額、時間要求等相關信息，并經部門負責人審核簽字后報公司領導審批。供應商選擇1.業(yè)務部門根據(jù)立項申請的要求，通過招標、詢價、競爭性談判等方式選擇合適的供應商。2.對供應商的資質、信譽、業(yè)績等進行調查和評估，確保供應商具備履行合同的能力和條件。3.選擇供應商時，應遵循公平、公正、公開的原則，避免不正當競爭行為。合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)與供應商達成的意向，起草廣告物料合同。合同應包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；廣告物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準等；合同金額及付款方式、付款時間；交貨時間、地點及交貨方式；驗收標準和驗收方式；違約責任和爭議解決方式；合同的生效時間和有效期等。2.合同起草完成后，業(yè)務部門應組織相關人員對合同進行內部審核，確保合同條款符合公司的利益和要求。合同審核1.業(yè)務部門將內部審核通過的合同草案提交給合同管理部門進行審核。2.合同管理部門對合同草案的合法性、完整性、有效性進行審核，重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在潛在的風險和漏洞。3.合同管理部門在審核過程中，可根據(jù)需要征求財務部門、審計部門等相關部門的意見。4.合同管理部門審核通過后，將合同草案提交給公司領導審批。合同簽訂1.公司領導審批通過后，業(yè)務部門與供應商簽訂正式的廣告物料合同。2.合同簽訂時，應確保合同雙方的簽字、蓋章等手續(xù)齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送交合同管理部門備案。合同履行管理合同執(zhí)行1.業(yè)務部門負責按照合同約定的條款組織廣告物料的采購、制作或發(fā)布工作，確保合同的順利執(zhí)行。2.業(yè)務部門應定期向合同管理部門和公司領導匯報合同的履行情況，及時反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題。質量驗收1.廣告物料制作完成或發(fā)布后，業(yè)務部門應按照合同約定的驗收標準和方式進行質量驗收。2.驗收合格后，業(yè)務部門應出具驗收報告，并經相關人員簽字確認。3.如驗收不合格，業(yè)務部門應及時要求供應商進行整改，直至驗收合格為止。付款管理1.財務部門根據(jù)合同約定的付款條款和業(yè)務部門提供的驗收報告等相關資料，辦理廣告物料合同的付款手續(xù)。2.付款時，財務部門應嚴格審核付款金額、付款時間等是否符合合同約定，確保資金的安全和合理使用。變更與解除1.如因客觀原因需要變更或解除廣告物料合同，業(yè)務部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂變更或解除合同的協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應按照合同簽訂的流程進行審核和審批，并報合同管理部門備案。3.因變更或解除合同給公司造成損失的，應按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定追究供應商的責任。合同風險管理風險識別1.合同管理部門應定期對廣告物料合同進行風險評估，識別合同簽訂、履行過程中可能存在的風險。2.常見的合同風險包括供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。風險防范1.針對識別出的合同風險，合同管理部門應制定相應的風險防范措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險防范措施包括加強供應商管理、完善合同條款、建立風險預警機制等。風險應對1.如合同履行過程中出現(xiàn)風險事件，業(yè)務部門和合同管理部門應及時采取應對措施，減少風險損失。2.應對措施包括與供應商協(xié)商解決、追究供應商的違約責任、通過法律途徑維護公司的合法權益等。合同檔案管理檔案建立1.合同管理部門負責建立廣告物料合同檔案，對合同的相關資料進行分類整理和歸檔。2.合同檔案應包括合同文本、立項申請、供應商資質文件、驗收報告、付款憑證等相關資料。檔案保管1.合同檔案應妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案的保管期限按照公司的檔案管理制度執(zhí)行。檔案查詢與利用1.公司內部人員因工作需要查詢合同檔案時，應按照檔案管理制度的規(guī)定辦理查詢手續(xù)。2.合同檔案的查詢和利用應嚴格遵守保密制度，不得泄露合同的相關信息。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.合同管理部門應定期對廣告物料合同的簽訂、履行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同簽訂流程是否規(guī)范、合同條款是否履行、合同風險是否得到有效控制等。2.審計部門應不定期對廣告物料合同進行審計監(jiān)督，檢查合同的合規(guī)性和效益性?？己嗽u價1.公司將廣告物料合同管理工作納入部門和個人的績效考核體