學(xué)校物質(zhì)采購(gòu)管理辦法

學(xué)校物質(zhì)采購(gòu)管理辦法總則目的為了規(guī)范學(xué)校物資采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高資金使用效益，保證采購(gòu)質(zhì)量，維護(hù)學(xué)校利益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)政策，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位使用財(cái)政性資金、自有資金及其他資金進(jìn)行的物資采購(gòu)活動(dòng)。本辦法所稱物資，是指學(xué)校為開展教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)等工作所需的各種設(shè)備、材料、辦公用品、圖書資料、藥品、醫(yī)療器械等。采購(gòu)原則學(xué)校物資采購(gòu)應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的采購(gòu)方式和程序進(jìn)行，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和透明度。采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)學(xué)校的物資采購(gòu)工作，審議和決定采購(gòu)工作中的重大事項(xiàng)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)物資采購(gòu)的法律法規(guī)和政策，制定學(xué)校物資采購(gòu)工作的方針、政策和規(guī)章制度；2.審定學(xué)校年度物資采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算；3.研究決定重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方式和采購(gòu)方案；4.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)工作中出現(xiàn)的重大問題；5.監(jiān)督采購(gòu)工作的實(shí)施，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。采購(gòu)管理部門學(xué)校設(shè)立采購(gòu)管理部門，負(fù)責(zé)學(xué)校物資采購(gòu)的具體組織和實(shí)施工作。其主要職責(zé)包括：1.組織編制學(xué)校年度物資采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算；2.受理各部門、各單位的采購(gòu)申請(qǐng)，審核采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、合理性和可行性；3.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，選擇合適的采購(gòu)方式，并組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)；4.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、履行和管理工作；5.組織采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求；6.建立采購(gòu)檔案，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)文件、資料進(jìn)行整理、歸檔和保管；7.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)工作，處理采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題和糾紛；8.定期向采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告采購(gòu)工作的進(jìn)展情況和存在的問題。使用部門各使用部門是物資采購(gòu)的需求提出者和使用者，其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)本部門的工作需要，提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，并詳細(xì)說明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、使用時(shí)間等；2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的論證和調(diào)研工作，提供相關(guān)的技術(shù)參數(shù)和使用要求；3.協(xié)助采購(gòu)管理部門進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、談判等工作，對(duì)供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估和考察；4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收和使用管理工作，及時(shí)向采購(gòu)管理部門反饋物資的使用情況和存在的問題；5.配合采購(gòu)管理部門做好采購(gòu)合同的簽訂、履行和管理工作。采購(gòu)方式及程序采購(gòu)方式學(xué)校物資采購(gòu)可以采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等方式。具體采購(gòu)方式的選擇應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小、時(shí)間要求等因素，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.公開招標(biāo)：是指采購(gòu)人以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。公開招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：是指采購(gòu)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo)適用于采購(gòu)項(xiàng)目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占政府采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的情況。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：是指采購(gòu)人通過與符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商就采購(gòu)貨物、工程和服務(wù)事宜進(jìn)行談判，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購(gòu)方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的，采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。4.單一來源采購(gòu)：是指采購(gòu)人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的方式。單一來源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的，必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。5.詢價(jià)：是指采購(gòu)人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單讓其報(bào)價(jià)，在報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的采購(gòu)方式。詢價(jià)適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)程序1.采購(gòu)申請(qǐng)：各使用部門根據(jù)本部門的工作需要，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，并填寫《學(xué)校物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購(gòu)管理部門。2.采購(gòu)計(jì)劃編制：采購(gòu)管理部門根據(jù)各使用部門的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合學(xué)校的年度預(yù)算和實(shí)際情況，編制學(xué)校年度物資采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，報(bào)采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。3.采購(gòu)方式確定：采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，選擇合適的采購(gòu)方式，并報(bào)采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。4.采購(gòu)文件編制：采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)方式的要求，編制采購(gòu)文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。5.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)文件的要求，通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等方式，選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商的資格、信譽(yù)、技術(shù)實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估和考察。6.采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)管理部門與中標(biāo)供應(yīng)商或者成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)將合同副本送使用部門和財(cái)務(wù)部門備案。7.采購(gòu)合同履行：采購(gòu)管理部門和使用部門應(yīng)當(dāng)按照采購(gòu)合同的要求，監(jiān)督供應(yīng)商履行合同義務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供采購(gòu)物資。在合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，應(yīng)當(dāng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。8.采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收：采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)組織使用部門、相關(guān)技術(shù)人員等組成驗(yàn)收小組，按照采購(gòu)合同的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)出具《學(xué)校物資采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商限期整改或者退換貨物，直至驗(yàn)收合格為止。9.采購(gòu)資金支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同的約定和《學(xué)校物資采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，辦理采購(gòu)資金的支付手續(xù)。采購(gòu)合同管理合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，由采購(gòu)管理部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂前，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同條款進(jìn)行認(rèn)真審核，確保合同條款符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。對(duì)于技術(shù)要求較高、金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，還應(yīng)當(dāng)簽訂技術(shù)協(xié)議，明確技術(shù)參數(shù)、技術(shù)服務(wù)等內(nèi)容。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)將合同副本送使用部門和財(cái)務(wù)部門備案。合同履行1.采購(gòu)管理部門和使用部門應(yīng)當(dāng)按照采購(gòu)合同的要求，監(jiān)督供應(yīng)商履行合同義務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供采購(gòu)物資。2.在合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，應(yīng)當(dāng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。變更合同應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議，明確變更的內(nèi)容和雙方的權(quán)利義務(wù)。解除合同應(yīng)當(dāng)按照合同約定的條件和程序進(jìn)行，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)定期檢查合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出書面通知，要求其限期整改。如供應(yīng)商逾期仍未整改或者整改后仍不符合合同要求的，采購(gòu)管理部門有權(quán)解除合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。合同檔案管理采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)合同檔案，對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和管理。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括合同文本、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)文件和資料。合同檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。采購(gòu)驗(yàn)收與付款采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)組織使用部門、相關(guān)技術(shù)人員等組成驗(yàn)收小組，按照采購(gòu)合同的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀、包裝等。對(duì)于技術(shù)要求較高的采購(gòu)物資，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行性能測(cè)試和調(diào)試。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或者不符合合同要求的情況，驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)及時(shí)記錄，并要求供應(yīng)商限期整改或者退換貨物。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)出具《學(xué)校物資采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)?！秾W(xué)校物資采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》應(yīng)當(dāng)包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。4.對(duì)于大型設(shè)備、成套設(shè)備等采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行試運(yùn)行和性能考核。試運(yùn)行和性能考核合格后，方可辦理正式驗(yàn)收手續(xù)。采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同的約定和《學(xué)校物資采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，辦理采購(gòu)資金的支付手續(xù)。付款方式應(yīng)當(dāng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。2.在支付采購(gòu)資金時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證和資料，確保支付的資金符合合同約定和學(xué)校的財(cái)務(wù)管理制度。對(duì)于不符合要求的支付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。3.對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定的付款進(jìn)度和條件，及時(shí)辦理付款手續(xù)。在支付最后一筆款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求使用部門提供采購(gòu)物資的使用情況報(bào)告和質(zhì)量反饋意見。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)工作的監(jiān)督和檢查。采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)當(dāng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。審計(jì)、監(jiān)察等部門應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，確保采購(gòu)資金的安全和有效使用。外部監(jiān)督學(xué)校物資采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)接受財(cái)政、審計(jì)、監(jiān)察等部門的監(jiān)