工會自行采購管理辦法

工會自行采購管理辦法總則目的與依據(jù)為了規(guī)范工會自行采購行為，加強工會經(jīng)費管理，提高資金使用效益，保證采購質(zhì)量，維護工會和職工的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華全國總工會關(guān)于加強基層工會經(jīng)費收支管理的通知》等相關(guān)法律法規(guī)和工會財務制度，結(jié)合本工會實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會組織實施的、采購預算在規(guī)定限額以下的自行采購活動。規(guī)定限額以上的采購項目，應按照國家和地方有關(guān)政府采購的規(guī)定執(zhí)行。采購原則工會自行采購應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則，嚴格執(zhí)行采購程序，確保采購活動的透明度和合法性。同時，應注重采購的經(jīng)濟性和實用性，優(yōu)先采購節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品和服務。采購管理機構(gòu)與職責采購管理委員會本工會設立采購管理委員會，作為工會自行采購的決策和管理機構(gòu)。采購管理委員會由工會主席擔任主任，工會副主席、財務人員、職工代表等相關(guān)人員組成。其主要職責包括：1.審議和批準工會自行采購的年度計劃和預算；2.審定采購方式和采購方案；3.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題；4.審查和批準采購合同；5.對采購工作進行年度總結(jié)和評估。采購工作小組采購管理委員會下設采購工作小組，負責具體的采購實施工作。采購工作小組由工會指定的專人擔任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務人員和財務人員。其主要職責包括：1.編制采購計劃和采購文件；2.組織采購活動，包括發(fā)布采購信息、接收供應商報價、組織評審等；3.與供應商進行談判和簽訂采購合同；4.負責采購項目的驗收和付款申請；5.整理和歸檔采購文件和資料。財務部門職責財務部門負責工會自行采購的資金管理和財務監(jiān)督工作。其主要職責包括：1.審核采購預算和采購資金的使用情況；2.辦理采購資金的支付手續(xù)；3.對采購項目的財務收支進行核算和審計；4.監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，確保資金安全和合理使用。采購計劃與預算管理采購計劃編制采購工作小組應根據(jù)工會的工作需要和經(jīng)費預算，于每年年初編制年度采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。采購計劃應經(jīng)采購管理委員會審議通過后執(zhí)行。采購預算確定采購預算應根據(jù)采購計劃和市場價格情況合理確定。采購工作小組在編制采購預算時，應進行充分的市場調(diào)研，參考同類產(chǎn)品或服務的價格水平，確保預算的合理性和準確性。采購預算應報財務部門審核，經(jīng)工會主席批準后執(zhí)行。采購計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工作需要或其他原因確需調(diào)整采購計劃的，應按照以下程序進行：1.采購工作小組提出調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容；2.采購管理委員會對調(diào)整申請進行審議，必要時組織相關(guān)人員進行論證；3.經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報工會主席批準；4.采購工作小組根據(jù)批準后的調(diào)整計劃組織實施。采購方式與程序采購方式工會自行采購可根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇以下采購方式：1.詢價采購：適用于采購規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度較小的采購項目。采購工作小組應向三家以上供應商發(fā)出詢價單，要求其提供報價，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。2.競爭性談判：適用于技術(shù)復雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的采購項目，或者采購項目的市場價格波動較大的情況。采購工作小組應邀請三家以上供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。3.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目。單一來源采購應經(jīng)采購管理委員會審議通過，并報工會主席批準。4.直接采購：適用于采購金額較小、時間要求緊迫的采購項目。直接采購應在保證質(zhì)量和價格合理的前提下，由采購工作小組直接與供應商協(xié)商確定成交。采購程序1.采購申請：各部門或相關(guān)人員根據(jù)工作需要提出采購申請，填寫《工會采購申請表》，注明采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、預算金額等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后報采購工作小組。2.采購審批：采購工作小組對采購申請進行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，分別報采購管理委員會或工會主席審批。采購金額較大或采用競爭性談判、單一來源采購等方式的采購項目，應經(jīng)采購管理委員會審議通過；采購金額較小的采購項目，可由工會主席直接審批。3.采購實施：采購工作小組根據(jù)審批通過的采購申請，按照選定的采購方式組織實施采購活動。采購活動應嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定進行，確保采購過程的公平、公正、公開。4.合同簽訂：采購工作小組與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同應包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、采購價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同應經(jīng)采購管理委員會審核，報工會主席批準后生效。5.驗收付款：采購項目完成后，采購工作小組應組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，采購工作小組填寫《工會采購驗收單》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后，連同采購合同、發(fā)票等資料一并報財務部門辦理付款手續(xù)。財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。采購合同管理合同簽訂采購工作小組應在采購活動結(jié)束后，及時與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務。合同簽訂前，采購工作小組應認真審查合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定。合同履行采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購工作小組應跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。供應商應按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求提供貨物或服務。合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整等原因需要變更或解除合同的，應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應報采購管理委員會備案。合同糾紛處理如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，雙方應首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以通過仲裁或訴訟等方式解決。采購工作小組應及時向采購管理委員會報告合同糾紛的情況，并配合相關(guān)部門做好糾紛處理工作。采購驗收與監(jiān)督采購驗收采購項目完成后，采購工作小組應組織相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應包括采購工作小組成員、使用部門代表等。驗收應按照采購合同約定的質(zhì)量標準和技術(shù)要求進行，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行全面檢查。驗收合格后，驗收人員應填寫《工會采購驗收單》，并簽字確認。監(jiān)督檢查工會應建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購活動的監(jiān)督檢查。采購管理委員會應定期對采購工作進行檢查和評估，重點檢查采購程序的合法性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。財務部門應加強對采購資金的管理和監(jiān)督，確保資金安全和合理使用。同時，工會應接受職工群眾的監(jiān)督，對職工群眾反映的問題及時進行調(diào)查處理。責任追究對在采購活動中違反法律法規(guī)和本辦法規(guī)定的單位和個人，應依法追究其責任。對因工作失誤或濫用職權(quán)造成損失的，應責令其賠償損失；對構(gòu)成違紀違法的，應依法給予黨紀政紀處分或追究刑事責任。采購文件與檔案管理采購文件保存采購工作小組應妥善保存采購活動中的各類文件和資料，包括采購申請、采購計劃、采購文件、報價單、評審報告、采購合同、驗收單、發(fā)票等。采購文件應按照時間順序和項目類別進行整理歸檔，建立健全采購檔案管理制度。檔案查閱與保