小學公章使用管理辦法

小學公章使用管理辦法一、引言親愛的老師們、行政工作人員們，大家好！公章對于咱們小學來說，就如同學校的“身份證”，每一次蓋章，都代表著學校的意志和責任。在過去二十年的工作中，我見證了學校的許多重要事務(wù)都離不開公章的使用。從與其他學校的合作協(xié)議，到學生們的重要證明文件，公章的使用貫穿在學校運營的方方面面。為了確保公章使用規(guī)范、安全、高效，更好地服務(wù)于學校的各項工作，特制定本管理辦法。希望大家認真閱讀，共同遵守，讓我們一起守護好學校這一重要的“信物”。二、公章概述（一）公章定義咱們學校的公章，是指刻有學校法定名稱的印章，它是學校行使權(quán)力、履行職責的象征。包括學校的行政公章，像“[小學具體名稱]”章，還有一些特定用途的專用章，比如財務(wù)專用章、合同專用章等，這些章都具有法律效力，代表學校對外行使相應(yīng)的權(quán)力。（二）公章種類及用途1.行政公章這是咱們學校最常用的公章，用于學校對外的重要文件、報告、公函，比如向上級教育部門提交的工作總結(jié)、與其他單位的往來函件等；對內(nèi)用于發(fā)布重要通知、規(guī)章制度等。它代表著學校整體的意志和形象。2.財務(wù)專用章專門用于學校財務(wù)往來的各種票據(jù)、報表等。像開具的發(fā)票、財務(wù)報表上都需要加蓋此章，確保學校財務(wù)活動的合法性和規(guī)范性。3.合同專用章當學校簽訂各類合同、協(xié)議時，就會用到合同專用章。無論是與供應(yīng)商簽訂采購合同，還是與合作機構(gòu)簽訂教學合作協(xié)議，都得蓋上它，保障學校在合同中的權(quán)益。4.學籍管理專用章主要用于學生的學籍證明、轉(zhuǎn)學證明、畢業(yè)證等學籍相關(guān)文件。這些文件關(guān)系到學生的學業(yè)進程和未來發(fā)展，所以蓋章一定要嚴謹。5.其他專用章根據(jù)學校實際工作需要，可能還會有一些特定用途的專用章，比如科研項目專用章等，它們各自在對應(yīng)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)發(fā)揮作用。三、使用背景在學校日常運營中，公章使用頻繁且重要。過去，由于沒有一套完善、統(tǒng)一的管理辦法，出現(xiàn)過一些問題。比如，曾有老師因緊急需要，在未履行完整手續(xù)的情況下使用了公章，導(dǎo)致后續(xù)文件追溯時出現(xiàn)困難；還有個別情況，由于對公章使用范圍界定不清，造成了一些不必要的麻煩。隨著學校規(guī)模的擴大，各項事務(wù)日益繁雜，為了避免類似情況再次發(fā)生，保障學校工作的正常開展，規(guī)范公章使用管理迫在眉睫。同時，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)的管理標準，我們也有責任建立健全公章管理制度。四、管理原則（一）合法性原則咱們所有公章的使用，都必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和教育部門的相關(guān)規(guī)定。不能有任何違反法律的蓋章行為，確保每一次蓋章都在法律框架內(nèi)進行。這不僅是對學校負責，也是對每一位師生負責。（二）嚴肅性原則公章代表學校的權(quán)威，使用時要嚴肅認真。絕不能隨意蓋章，每一次蓋章都要經(jīng)過慎重考慮，確保文件內(nèi)容真實、準確、合法。（三）規(guī)范性原則從申請、審批到蓋章、登記，每一個環(huán)節(jié)都要有規(guī)范的流程。大家按照規(guī)定的程序操作，這樣才能保證公章使用有條不紊，有據(jù)可查。（四）安全性原則公章的保管和使用安全至關(guān)重要。要采取必要的安全措施，防止公章被盜用、濫用，確保學校的利益不受損害。五、管理職責分工（一）學校辦公室學校辦公室是公章管理的主要責任部門。負責公章的日常保管，就像守護重要寶貝一樣，要確保公章存放安全。同時，承擔公章使用的審核工作，對每一份申請蓋章的文件進行仔細審查，看看是否符合規(guī)定。還要做好使用登記，詳細記錄每一次公章的使用情況，方便日后查詢。我們鼓勵辦公室的同事們，在審核過程中，多與申請部門溝通，確保信息準確無誤。（二）各部門各部門在需要使用公章時，要按照規(guī)定流程提交申請。要對申請蓋章文件的內(nèi)容負責，保證其真實性、合法性和必要性。希望大家在提交申請前，認真核對文件內(nèi)容，避免因內(nèi)容有誤而造成不必要的麻煩。同時，積極配合辦公室的審核工作，提供相關(guān)的資料和說明。（三）學校領(lǐng)導(dǎo)對于一些重要文件、重大事項的公章使用，學校領(lǐng)導(dǎo)要進行審批。領(lǐng)導(dǎo)們憑借豐富的經(jīng)驗和對學校整體工作的把握，做出審慎的決策。領(lǐng)導(dǎo)審批時，會綜合考慮各方面因素，確保蓋章行為符合學校的長遠利益。六、公章的刻制與啟用（一）刻制1.因?qū)W校工作需要刻制新公章時，由相關(guān)部門提出申請，詳細說明刻制公章的原因、名稱、用途等信息，提交給學校辦公室。2.學校辦公室審核通過后，報學校領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照國家規(guī)定的程序，到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制。整個過程要嚴格遵守規(guī)定，不能私自找不正規(guī)的地方刻章哦。3.刻制完成后，新公章要在學校辦公室進行備案登記，記錄好公章的詳細信息，包括刻章時間、規(guī)格、材質(zhì)等。（二）啟用1.新公章啟用前，學校辦公室要發(fā)布正式的啟用通知，告知全體教職工新公章的名稱、用途、啟用時間等信息。2.同時，要將新公章的印模留存，分別在學校檔案室、財務(wù)室等相關(guān)部門備案，方便日后核對。七、公章的保管（一）存放要求1.公章要存放在專門的保險柜或文件柜中，并且要放在辦公室的安全位置，避免無關(guān)人員接觸。保險柜或文件柜要配備牢固的鎖具，鑰匙由專人保管。2.存放公章的場所要保持干燥、通風，防止公章因受潮、生銹等原因損壞。（二）保管人員1.每枚公章都要指定專人負責保管。保管人員要政治素質(zhì)高、責任心強，并且要對公章管理工作有足夠的重視。2.保管人員要嚴格遵守公章保管規(guī)定，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人。如果因特殊情況需要臨時交接，要辦理正式的交接手續(xù)，明確交接時間、交接人等信息。3.希望保管人員定期對公章進行檢查，查看公章是否完好無損，如有異常情況要及時報告。八、公章的使用流程（一）申請1.各部門需要使用公章時，要填寫《公章使用申請表》。申請表上要詳細寫明申請部門、申請人、申請日期、文件名稱、文件內(nèi)容摘要、使用公章種類、預(yù)計使用次數(shù)等信息。2.如果是合同類文件，還需要附上合同文本；如果是證明類文件，要提供相關(guān)證明材料的原件或復(fù)印件。盡量把所需材料準備齊全，這樣能加快審批流程哦。（二）部門負責人審核申請部門負責人要對申請蓋章的文件進行認真審核。主要審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實際，是否與學校的政策、規(guī)定相符，蓋章的必要性等。審核通過后，在申請表上簽署意見并簽字。（三）學校辦公室審核1.學校辦公室收到申請表及相關(guān)文件后，從學校整體層面進行審核。查看文件格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，是否涉及學校機密，是否符合公章使用范圍等。2.對于一些拿不準的情況，辦公室可以與相關(guān)部門溝通，或者咨詢學校法律顧問。審核通過后，辦公室負責人在申請表上簽署意見并簽字。（四）學校領(lǐng)導(dǎo)審批1.對于一般性文件，經(jīng)學校辦公室審核通過后，可直接蓋章。但對于重要文件、涉及重大事項的文件，如對外合作協(xié)議、大額資金支出合同、學校發(fā)展規(guī)劃等，需要報學校領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)導(dǎo)會綜合考慮學校的發(fā)展戰(zhàn)略、利益等因素進行審批。審批通過后，領(lǐng)導(dǎo)在申請表上簽署意見并簽字。（五）蓋章1.公章保管人員在收到經(jīng)審批通過的申請表及文件后，要再次核對申請表與文件的一致性，確認無誤后，方可蓋章。2.蓋章時要確保印章清晰、端正，位置準確。對于多頁文件，要加蓋騎縫章，防止文件被替換。3.蓋章完成后，保管人員要在申請表上填寫實際蓋章時間，并簽字確認。（六）登記1.學校辦公室要建立專門的《公章使用登記簿》，對每一次公章使用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括申請部門、申請人、申請日期、文件名稱、使用公章種類、蓋章時間、批準人等信息。2.登記簿要妥善保管，保存期限按照學校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。這樣，日后如果需要查詢公章使用情況，就能很方便地找到記錄啦。九、特殊情況處理（一）緊急情況使用公章1.在遇到緊急情況，如突發(fā)的重大項目申報、搶險救災(zāi)相關(guān)文件等，來不及履行正常審批流程時，可以先電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先使用公章。2.但事后要在24小時內(nèi)補齊申請、審批等相關(guān)手續(xù)，確保公章使用有完整的記錄。希望大家在緊急情況下使用公章后，一定要記得及時補辦手續(xù)哦。（二）外帶公章使用1.如果因工作需要，必須將公章帶出學校使用，比如到外地簽訂重要合同等，由申請部門填寫《外帶公章申請表》，詳細說明外帶原因、外帶人員、外帶時間、預(yù)計使用地點等信息。2.經(jīng)部門負責人、學校辦公室負責人、學校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可外帶。外帶人員要對公章的安全使用負責，確保公章在外帶期間不被濫用、丟失。外帶回來后，要及時將公章交回保管人員，并匯報使用情況。（三）公章?lián)p壞或丟失1.如果發(fā)現(xiàn)公章?lián)p壞，保管人員要及時報告學校辦公室。經(jīng)學校領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照刻制新公章的程序重新刻制，并將損壞的公章交回公安機關(guān)或按照規(guī)定銷毀。2.要是不幸發(fā)生公章丟失的情況，保管人員要立即向?qū)W校辦公室報告，同時向公安機關(guān)報案。學校要及時發(fā)布聲明，聲明公章作廢，避免因公章丟失被他人冒用帶來損失。然后按照規(guī)定重新刻制公章。希望大家一定要保管好公章，避免出現(xiàn)損壞或丟失的情況。十、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督機制1.學校成立公章使用監(jiān)督小組，由學校辦公室、紀檢部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組定期對公章使用情況進行檢查，查看申請、審批、登記等手續(xù)是否完備，使用是否符合規(guī)定。2.鼓勵全體教職工對公章使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。如果發(fā)現(xiàn)問題，大家可以通過學校內(nèi)部的舉報渠道向監(jiān)督小組反映。（二）責任追究1.對于違反本管理辦法，擅自使用公章、越權(quán)使用公章、未按規(guī)定流程使用公章等行為，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人