游戲公司采購管理辦法

游戲公司采購管理辦法總則目的為規(guī)范游戲公司（以下簡稱“公司”）的采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門的所有采購活動(dòng)，包括但不限于硬件設(shè)備采購、軟件授權(quán)采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。采購原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，追求采購性價(jià)比的最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠信原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，遵守商業(yè)道德，誠實(shí)守信，履行合同義務(wù)。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會(huì)，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人等組成。采購管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和決策公司重大采購事項(xiàng)，包括采購預(yù)算、采購策略、供應(yīng)商選擇等。采購部門采購部門是公司采購活動(dòng)的執(zhí)行部門，主要職責(zé)包括：1.制定和執(zhí)行采購計(jì)劃，根據(jù)公司需求和預(yù)算，確定采購項(xiàng)目和采購時(shí)間。2.尋找和評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，與合格供應(yīng)商簽訂采購合同。3.組織采購招標(biāo)、談判等活動(dòng)，確保采購過程的公開、公平、公正。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購過程中的問題，確保貨物和服務(wù)按時(shí)交付。5.負(fù)責(zé)采購合同的管理，包括合同的簽訂、履行、變更和終止等。6.定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高采購管理水平。需求部門需求部門是采購需求的提出者，主要職責(zé)包括：1.根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地提出采購需求，并明確采購項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)估和驗(yàn)收工作，對(duì)采購貨物和服務(wù)的質(zhì)量和性能進(jìn)行確認(rèn)。3.配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判等工作，提供相關(guān)的技術(shù)支持和建議。財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的管理和監(jiān)督，主要職責(zé)包括：1.審核采購預(yù)算和采購申請(qǐng)，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行審查，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.按照合同約定及時(shí)支付采購款項(xiàng)，做好采購資金的核算和統(tǒng)計(jì)工作。4.對(duì)采購成本進(jìn)行分析和控制，提出降低采購成本的建議。采購流程采購需求申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.對(duì)于重大采購項(xiàng)目，需求部門還應(yīng)提供詳細(xì)的采購需求分析報(bào)告和技術(shù)方案，供采購管理委員會(huì)審議。采購預(yù)算審核1.采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行初步評(píng)估，確定采購預(yù)算，并將采購預(yù)算提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核，提出審核意見。對(duì)于超出預(yù)算的采購項(xiàng)目，需經(jīng)采購管理委員會(huì)審批同意后，方可進(jìn)行采購。供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購詢價(jià)函。2.供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)和相關(guān)資料。采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和資料進(jìn)行評(píng)估，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。3.對(duì)于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織招標(biāo)活動(dòng)，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)活動(dòng)應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定進(jìn)行，確保招標(biāo)過程的公開、公平、公正。采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。采購訂單執(zhí)行與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同的約定，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物和服務(wù)。采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解貨物和服務(wù)的生產(chǎn)、運(yùn)輸情況，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。3.對(duì)于重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)安排專人到供應(yīng)商處進(jìn)行監(jiān)造和檢驗(yàn)，確保貨物和服務(wù)符合合同要求。驗(yàn)收與付款1.貨物和服務(wù)交付后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面，以及服務(wù)的質(zhì)量和效果等。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購部門根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購合同的約定，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付采購款項(xiàng)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制。對(duì)于信譽(yù)不佳、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨不及時(shí)的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作。2.在簽訂采購合同前，應(yīng)要求供應(yīng)商提供一定的擔(dān)保措施，如履約保證金、銀行保函等，以降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險(xiǎn)。價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場價(jià)格波動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整采購策略。在簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)盡量采用固定價(jià)格條款，避免因價(jià)格波動(dòng)導(dǎo)致采購成本增加。2.對(duì)于長期采購項(xiàng)目，可以與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議，根據(jù)市場價(jià)格變化情況對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.需求部門應(yīng)在采購需求中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，采購部門應(yīng)在采購合同中對(duì)質(zhì)量條款進(jìn)行詳細(xì)約定。2.在貨物和服務(wù)交付前，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗(yàn)，確保貨物和服務(wù)符合合同要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的貨物和服務(wù)，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或整改，并追究其違約責(zé)任。合同風(fēng)險(xiǎn)1.采購合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。在簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，避免出現(xiàn)漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。2.采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購合同的管理，建立合同檔案，及時(shí)跟蹤合同的履行情況。對(duì)于合同變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理。采購監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購資金是否合理使用等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理和監(jiān)督，防止采購人員濫用職權(quán)、謀取私利等行為的發(fā)生。外部監(jiān)督公司應(yīng)接受國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢