華為電子發(fā)票管理辦法

華為電子發(fā)票管理辦法總則目的為了規(guī)范華為公司電子發(fā)票的管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和稅收政策，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于華為公司及其下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及的電子發(fā)票的開具、取得、使用、保管等管理事項(xiàng)。定義本辦法所稱電子發(fā)票，是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具、接收和存儲的電子收付款憑證。管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和稅收政策，確保電子發(fā)票的開具、取得和使用合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：電子發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)或篡改。3.完整性原則：電子發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、金額、稅率等。4.安全性原則：采取有效的技術(shù)手段和管理措施，保障電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露和濫用。電子發(fā)票的開具開具主體華為公司各部門、分支機(jī)構(gòu)在發(fā)生銷售商品、提供服務(wù)等經(jīng)營活動，需要開具發(fā)票時，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定，通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具電子發(fā)票。開具流程1.業(yè)務(wù)部門在完成銷售或服務(wù)后，應(yīng)及時向財(cái)務(wù)部門提供準(zhǔn)確的開票信息，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.財(cái)務(wù)部門收到開票信息后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。審核通過后，登錄電子發(fā)票服務(wù)平臺，按照平臺操作指引填寫發(fā)票內(nèi)容，包括項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等。3.系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票代碼和發(fā)票號碼，并將發(fā)票信息上傳至稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)證。4.驗(yàn)證通過后，電子發(fā)票服務(wù)平臺將電子發(fā)票發(fā)送至購買方預(yù)留的電子郵箱或手機(jī)號碼，同時生成電子發(fā)票版式文件（PDF或OFD格式）供購買方下載和打印。開具要求1.電子發(fā)票的開具應(yīng)與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)相符，不得虛開、代開或開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.電子發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得涂改、挖補(bǔ)。如開具錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行沖紅處理。3.電子發(fā)票的稅率和征收率應(yīng)按照國家稅收政策的規(guī)定執(zhí)行，不得擅自調(diào)整。4.電子發(fā)票的開具時間應(yīng)與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)發(fā)生時間一致，不得提前或滯后開具。電子發(fā)票的取得取得方式華為公司在購買商品、接受服務(wù)等經(jīng)營活動中，應(yīng)積極取得電子發(fā)票。取得電子發(fā)票的方式主要包括：1.銷售方通過電子發(fā)票服務(wù)平臺將電子發(fā)票發(fā)送至公司預(yù)留的電子郵箱或手機(jī)號碼。2.公司員工在消費(fèi)后，通過銷售方提供的電子發(fā)票獲取渠道（如掃碼、鏈接等）自行下載電子發(fā)票。審核要求1.公司員工取得電子發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票信息提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及與實(shí)際業(yè)務(wù)的相關(guān)性。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的發(fā)票查驗(yàn)平臺對電子發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)，確保發(fā)票的真實(shí)性和有效性。查驗(yàn)無誤后，方可進(jìn)行報(bào)銷或入賬處理。3.對于不符合規(guī)定的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)拒絕報(bào)銷，并要求員工重新取得合規(guī)的發(fā)票。報(bào)銷和入賬1.員工報(bào)銷電子發(fā)票時，應(yīng)將電子發(fā)票版式文件（PDF或OFD格式）打印出來，并在發(fā)票上簽字確認(rèn)，同時附上相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證（如合同、訂單、驗(yàn)收單等）。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照公司的報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷處理，并將電子發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證作為會計(jì)憑證附件進(jìn)行歸檔保存。3.公司應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)會計(jì)制度的規(guī)定，對取得的電子發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。電子發(fā)票的使用使用范圍電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，可用于公司的報(bào)銷、入賬、抵扣稅款等財(cái)務(wù)活動。報(bào)銷規(guī)定1.公司員工在報(bào)銷電子發(fā)票時，應(yīng)遵守公司的報(bào)銷制度和流程，確保報(bào)銷事項(xiàng)真實(shí)、合理、合規(guī)。2.電子發(fā)票的報(bào)銷期限應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行，逾期未報(bào)銷的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕處理。3.對于重復(fù)報(bào)銷的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)予以拒絕，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。抵扣稅款1.符合國家稅收政策規(guī)定的電子發(fā)票，可作為進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣的憑證。公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額的認(rèn)證和抵扣。2.員工在取得可抵扣的電子發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票信息提交給財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行認(rèn)證和抵扣處理。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣情況進(jìn)行檢查和清理，確保抵扣的合法性和準(zhǔn)確性。電子發(fā)票的保管保管責(zé)任公司財(cái)務(wù)部門是電子發(fā)票保管的責(zé)任部門，應(yīng)建立健全電子發(fā)票保管制度，確保電子發(fā)票的安全和完整。保管方式1.電子發(fā)票應(yīng)以電子檔案的形式進(jìn)行存儲和管理，公司應(yīng)建立專門的電子發(fā)票檔案庫，采用安全可靠的存儲設(shè)備和技術(shù)手段，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全。2.電子發(fā)票的存儲期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于10年。3.對于需要長期保存的電子發(fā)票，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。查閱和調(diào)閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或調(diào)閱電子發(fā)票時，應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱或調(diào)閱。2.外部單位或個人因司法調(diào)查、審計(jì)等原因需要查閱或調(diào)閱公司電子發(fā)票時，應(yīng)提供相關(guān)的法律文書和證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱或調(diào)閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對電子發(fā)票的管理情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查電子發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。外部檢查公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部監(jiān)管部門的檢查和監(jiān)督，如實(shí)提供電子發(fā)票的相關(guān)資料和信息。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門提出的整改要求，應(yīng)及時進(jìn)行整改。責(zé)任追究對于違反本辦法規(guī)定的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較