集中采購計(jì)劃管理辦法

集中采購計(jì)劃管理辦法?一、總則（一）目的為規(guī)范公司集中采購計(jì)劃管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的所有集中采購計(jì)劃管理活動(dòng)。（三）定義集中采購計(jì)劃是指公司根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，對(duì)一定時(shí)期內(nèi)需要采購的各類物資、服務(wù)等進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和安排的文件。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：集中采購計(jì)劃由公司統(tǒng)一管理，確保采購計(jì)劃的科學(xué)性、合理性和協(xié)調(diào)性。2.需求導(dǎo)向原則：以公司實(shí)際需求為導(dǎo)向，準(zhǔn)確把握采購需求，避免盲目采購。3.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理安排采購計(jì)劃，降低采購成本，提高采購效益。4.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購計(jì)劃的合法性和合規(guī)性。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）采購管理委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)：-審議和批準(zhǔn)公司集中采購計(jì)劃的總體目標(biāo)和策略。-協(xié)調(diào)解決集中采購計(jì)劃管理過程中的重大問題。-監(jiān)督集中采購計(jì)劃的執(zhí)行情況。（二）采購部門1.職責(zé)：-負(fù)責(zé)組織編制公司集中采購計(jì)劃。-對(duì)各部門提交的采購需求進(jìn)行審核、匯總和平衡。-與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。-定期對(duì)集中采購計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向采購管理委員會(huì)報(bào)告。（三）需求部門1.職責(zé)：-準(zhǔn)確、及時(shí)地提出本部門的采購需求，并按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求提交給采購部門。-參與采購計(jì)劃的制定和評(píng)審，提供相關(guān)的技術(shù)參數(shù)和使用要求。-配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購合同執(zhí)行過程中的驗(yàn)收等工作。（四）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)：-對(duì)集中采購計(jì)劃的資金預(yù)算進(jìn)行審核和控制。-及時(shí)安排采購資金，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。-對(duì)采購費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。三、集中采購計(jì)劃的編制（一）編制依據(jù)1.公司的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和目標(biāo)。2.各部門提交的采購需求。3.市場(chǎng)供求狀況和價(jià)格走勢(shì)。4.公司的庫存情況和儲(chǔ)備定額。（二）編制流程1.需求提報(bào)各需求部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交給采購部門。2.需求審核采購部門收到各部門提交的采購需求后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、準(zhǔn)確性等。對(duì)于不符合要求的采購需求，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.匯總平衡采購部門對(duì)審核通過的采購需求進(jìn)行匯總和分類，并根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存情況，進(jìn)行綜合平衡。對(duì)于存在重復(fù)、沖突或不合理的采購需求，采購部門應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)商調(diào)整，確保采購計(jì)劃的科學(xué)性和合理性。4.編制草案采購部門根據(jù)匯總平衡后的采購需求，結(jié)合市場(chǎng)供求狀況和價(jià)格走勢(shì)，編制集中采購計(jì)劃草案。采購計(jì)劃草案應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。5.評(píng)審與批準(zhǔn)采購部門將集中采購計(jì)劃草案提交給采購管理委員會(huì)進(jìn)行評(píng)審。采購管理委員會(huì)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購計(jì)劃草案進(jìn)行全面、深入的討論和分析，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)評(píng)審意見對(duì)采購計(jì)劃草案進(jìn)行修改完善后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）編制要求1.準(zhǔn)確性：采購計(jì)劃應(yīng)準(zhǔn)確反映公司的實(shí)際需求，避免出現(xiàn)漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)等情況。2.完整性：采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的各個(gè)方面，如名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間、采購方式等，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.前瞻性：采購計(jì)劃應(yīng)具有一定的前瞻性，充分考慮市場(chǎng)供求狀況和價(jià)格走勢(shì)的變化，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，降低采購成本。4.靈活性：采購計(jì)劃應(yīng)具有一定的靈活性，能夠根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營情況的變化及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。四、集中采購計(jì)劃的執(zhí)行（一）采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務(wù)的性質(zhì)、金額、市場(chǎng)供求狀況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。具體采購方式的選擇應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和國家法律法規(guī)的要求執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫：采購部門應(yīng)建立完善的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力、售后服務(wù)等進(jìn)行記錄和評(píng)估。2.供應(yīng)商評(píng)估：在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平等。評(píng)估方式可以采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品檢驗(yàn)等。3.確定供應(yīng)商：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇符合要求的供應(yīng)商。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)等方式確定供應(yīng)商，確保采購活動(dòng)的公平、公正、公開。（三）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交給公司法律部門和相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、條款的完整性和準(zhǔn)確性等。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（四）合同執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應(yīng)按照采購合同的要求，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。對(duì)于不能按時(shí)交貨的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其采取措施解決問題。2.需求部門應(yīng)在物資或服務(wù)到貨后，按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等。對(duì)于不符合要求的物資或服務(wù)，應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或處理。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購款項(xiàng)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)采購費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控，確保采購資金的合理使用。五、集中采購計(jì)劃的調(diào)整（一）調(diào)整條件在集中采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)以下情況之一，可對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整：1.公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃發(fā)生重大變化，導(dǎo)致采購需求發(fā)生變化。2.市場(chǎng)供求狀況和價(jià)格走勢(shì)發(fā)生重大變化，需要調(diào)整采購時(shí)間或采購方式。3.供應(yīng)商出現(xiàn)重大問題，無法按照合同要求履行義務(wù)。4.其他不可預(yù)見的因素導(dǎo)致采購計(jì)劃無法正常執(zhí)行。（二）調(diào)整流程1.提出申請(qǐng)：需求部門或采購部門如需要調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和調(diào)整后的采購計(jì)劃。2.審核批準(zhǔn)：《采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給采購部門。采購部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，如涉及重大調(diào)整，應(yīng)提交給采購管理委員會(huì)進(jìn)行審議。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行調(diào)整。3.實(shí)施調(diào)整：采購部門根據(jù)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，并通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。六、集中采購計(jì)劃的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督內(nèi)容1.采購計(jì)劃的編制是否符合規(guī)定的流程和要求。2.采購計(jì)劃的執(zhí)行是否嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行，有無擅自變更采購內(nèi)容、采購方式等情況。3.采購合同的簽訂和執(zhí)行是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。4.采購資金的使用是否合理、合規(guī)。（二）監(jiān)督方式1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)集中采購計(jì)劃的管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.專項(xiàng)檢查：采購管理委員會(huì)可根據(jù)工作需要，組織相關(guān)人員對(duì)集中采購計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查。3.日常監(jiān)督：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）考核指標(biāo)1.采購計(jì)劃完成率：考核采購計(jì)劃的實(shí)際完成情況與計(jì)劃目標(biāo)的符合程度。2.采購成本節(jié)約率：考核采購活動(dòng)在降低成本方面的成效。3.采購質(zhì)量合格率：考核采購物資或服務(wù)的質(zhì)量情況。4.供應(yīng)商滿意度：考核供應(yīng)商