《秘書素質(zhì)》課件.ppt

1、第五講：秘書素質(zhì),【教學(xué)目的】,使學(xué)生了解秘書任職標(biāo)準(zhǔn)，明確秘書任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系的。理解前者是秘書任職的條件，后者是秘書素質(zhì)的發(fā)展，是在職秘書更高層次的素質(zhì)追求。,【教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)】,本章教學(xué)重點(diǎn)是正確理解秘書任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系以及在職秘書應(yīng)有的更高層次的素質(zhì)追求,當(dāng)前秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀,當(dāng)前，我國(guó)秘書隊(duì)伍總體特征主要是： 政治覺(jué)悟較高。絕大多數(shù)秘書人員具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)。善于站在全局的高度思考和處理問(wèn)題，且大多具有一定的犧牲精神和忍辱負(fù)重的品格，具備團(tuán)結(jié)協(xié)作、務(wù)實(shí)高效的作風(fēng)；業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)。為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的特殊環(huán)境，使他們普遍能夠?qū)ψ约簣?jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，獨(dú)

2、擋一面，果斷干練，能較好地完成任務(wù)；具備一定的適應(yīng)能力，職業(yè)的特點(diǎn)使秘書人員經(jīng)得起困難與挫折的考驗(yàn)。 我們也不能不看到，秘書隊(duì)伍建設(shè)也面臨一些不容忽視的新問(wèn)題： 一是工作任務(wù)繁重，讀書學(xué)習(xí)的時(shí)間較少，秘書人員有組織有計(jì)劃的讀書學(xué)習(xí)，明顯不足。特別是系統(tǒng)地學(xué)習(xí)研究一些新知識(shí)，顯得更為薄弱； 二是受利益驅(qū)動(dòng)和價(jià)值觀扭曲的影響，秘書隊(duì)伍的傳統(tǒng)作風(fēng)面臨新的挑戰(zhàn)； 三是人員素質(zhì)不平衡。有一些文秘人員受社會(huì)消極方面的影響，理想觀念淡漠，貪圖舒適與享受，有的知識(shí)貧乏卻不思更新，得過(guò)且過(guò)，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，有的干正事不用心，干私事很上心。 這些問(wèn)題的存在，制約著秘書隊(duì)伍的健康成長(zhǎng)。,如何建設(shè)一支高素質(zhì)的文秘

3、人員隊(duì)伍,一支高素質(zhì)、高水平、高效能的文秘人員隊(duì)伍是提高辦公室整體服務(wù)功能的基礎(chǔ)和保證。作為文秘專業(yè)的我們，怎樣才能在未來(lái)勝任本職工作，怎樣才能適應(yīng)新的形勢(shì)的要求，怎樣才能完成新形勢(shì)所賦予我們的任務(wù)，怎樣提高文秘人員的整體綜合素質(zhì)，創(chuàng)一流業(yè)績(jī)，增強(qiáng)辦公室系統(tǒng)的整體服務(wù)效能，從而更加明確自己所從事職業(yè)的重要性和肩上的份量，擺正自己的位置，掌握必要的素質(zhì)和能力，提高服務(wù)的層次和質(zhì)量呢？,一、端正態(tài)度，擺正位置，有正確的服務(wù)觀點(diǎn),首先，要有平常心。貧賤不移志，富貴不淫心，寵辱不驚心。不驕不躁，不慍不火，甘于清苦操勞?！暗匆悦髦荆瑢?kù)o以致遠(yuǎn)” 其次，要有敬業(yè)心。時(shí)刻牢記肩上的責(zé)任，干一行，愛(ài)一行，鉆

4、一行，專一行，滿懷熱忱，踏踏實(shí)實(shí)，一絲不茍地工作。 第三，要有上進(jìn)心。 “學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆?！?必須向全能式的文秘人員過(guò)渡，不僅要懂得文史哲數(shù)理化，還要懂電腦、英語(yǔ)、財(cái)經(jīng)商貿(mào)、法律政策、公關(guān)禮儀等基礎(chǔ)知識(shí)，也要會(huì)操作復(fù)印打字、傳真電報(bào)、照像攝影、錄音播放等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。,力戒三種不正常的心態(tài),作為一名合格的文秘人員，還要力戒三種不正常的心態(tài)。 1、權(quán)欲。常言“不想當(dāng)元帥的士兵不是好士兵”。這句話在秘書這個(gè)行當(dāng)是不適用的。 2、利欲。正確看待物質(zhì)利益，不為名利動(dòng)心，真正做到“寧公而貧，不私而富”。 3、自卑。維護(hù)好自己純潔的心靈，向“能到竹林下，自有春水聲”的一種心境靠攏，不以物喜，

5、不以己悲，沖開(kāi)名利的羅網(wǎng)，清麗出塵，舒卷自如。,二、強(qiáng)化素質(zhì)，全面提高，有扎實(shí)的服務(wù)能力,首先強(qiáng)化人品素質(zhì)，就是要正直、正派。包括一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，敢講真話，如實(shí)反映情況，不見(jiàn)風(fēng)使舵等。 其次是政治素質(zhì)，要努力學(xué)習(xí)鄧小平理論，堅(jiān)持正確的政治方向，保持相當(dāng)?shù)恼蚊翡J性。 三是業(yè)務(wù)素質(zhì)。包括文化知識(shí)、理論水平、動(dòng)手能力、專業(yè)層次等。要有很強(qiáng)的書面表達(dá)能力，能寫出有見(jiàn)地、有內(nèi)容、有條理、有事例、有文采的高水平的公務(wù)文書。,在美國(guó)“全美秘書協(xié)會(huì)”章程提出的秘書必備的9個(gè)條件，很值得我們重視與參考。這些條件是： 1、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 2、像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3、像外交家

6、一樣有瀟灑的風(fēng)度； 4、有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)； 5、有良好的速記能力以及文字功夫； 6、熟讀各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系； 7、能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器； 8、具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)； 9、能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類。,秘書必備的條件,一、秘書任職標(biāo)準(zhǔn)（一）秘書任職標(biāo)準(zhǔn)的制定,（1）準(zhǔn)備經(jīng)理對(duì)外聯(lián)系的通信稿； （2）閱讀、簽署和寄發(fā)行政函件； （3）撰寫講話稿、備忘錄和報(bào)告，代經(jīng)理審閱； （4）撰寫供發(fā)表的文章； （5）校訂其他人員準(zhǔn)備和打印好的文稿副本； （6）查找參考資料中經(jīng)理希望得到的情報(bào)； （7）從各種資料中摘取情報(bào)供經(jīng)理參考； （8）籌辦協(xié)商會(huì)談和會(huì)議，提醒

7、經(jīng)理記住在這些場(chǎng)合他們應(yīng)盡的職責(zé)；,（9）主動(dòng)參加會(huì)議，做好服務(wù)，有時(shí)甚至要主持某些會(huì)議； （10）負(fù)責(zé)管理和培訓(xùn)一名以上的其他雇員； （11）為公司選取和推薦需要購(gòu)置的辦公設(shè)備和器材； （12）從容優(yōu)雅地接待、會(huì)見(jiàn)賓客； （13）整理和維護(hù)經(jīng)理的辦公環(huán)境和鐵序； （14）能熟練地打字和速記，會(huì)使用電腦和各種辦公設(shè)備； （15）至少能使用一門外語(yǔ)。,1、以任務(wù)定標(biāo)準(zhǔn)：“會(huì)做、能完成”,2、以知識(shí)能力定標(biāo)準(zhǔn),（1）知識(shí) 博與專兼容，“T”型人才；包括基礎(chǔ)知識(shí)、中間層次知識(shí)、專業(yè)知識(shí)等 美國(guó)賴特秘書工作手冊(cè)中說(shuō)：“一位秘書，常常被認(rèn)為是一位萬(wàn)能博士是一位心理學(xué)家、政治家、外交家、研究專家，一位飽學(xué)

8、之士作家，業(yè)務(wù)律師，機(jī)械師，上司的私人財(cái)務(wù)出納，跑街女郎與辦公桌的清理人。 現(xiàn)代秘書要?jiǎng)偃喂ぷ?，必須有膽識(shí)，有口才，秘書不必是哪門知識(shí)的專家，但應(yīng)是具備廣搏知識(shí)的“雜家”。 知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指人們所學(xué)的知識(shí)在頭腦中的有機(jī)聯(lián)結(jié)與組合，也是一個(gè)人知識(shí)層次的構(gòu)成的情況。,秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)（政治素質(zhì)略）,秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)是： 其一，秘書應(yīng)具備的基本知識(shí) 基礎(chǔ)知識(shí)是所有秘書工作人員賴以工作，學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)，是吸收其他專業(yè)知識(shí)，相關(guān)知識(shí)和發(fā)展各種能力的前提條件。 其二，專業(yè)知識(shí) 秘書工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分，也是區(qū)別其他專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的主要，分為兩個(gè)部分，它反映和決定一個(gè)秘書工作人員的素質(zhì)水平與工作能力。,專業(yè)

9、知識(shí),A、秘書工作專業(yè)知識(shí) 主要包括：秘書學(xué)、文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理學(xué)、禮儀知識(shí)、辦公室現(xiàn)代化知識(shí)。 B、秘書人員所在行業(yè)的專業(yè)知識(shí) 秘書在特定專業(yè)待業(yè)中工作，要得心應(yīng)手必須懂得這方面的知識(shí)才能當(dāng)一個(gè)同行的輔助管理者。 例：商務(wù)秘書應(yīng)具備的行業(yè)專業(yè)知識(shí)包括：行政管理學(xué)，商業(yè)企業(yè)管理學(xué)、企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷學(xué)、物價(jià)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。 C、相關(guān)知識(shí) 任何學(xué)科的知識(shí)都不是絕對(duì)孤立的，它相互交叉，相互滲透，相互影響，相互促進(jìn)。秘書應(yīng)盡可能多掌握一些既獨(dú)立于專業(yè)知識(shí)之外，又與專業(yè)知識(shí)密切關(guān)聯(lián)的知識(shí)。,建立最佳知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法與知識(shí)的更新,A、建立最佳知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法 *博與精相結(jié)構(gòu)。 *理論與實(shí)踐相結(jié)合。

10、*定向積累與靈活調(diào)節(jié)相結(jié)合。 B、秘書知識(shí)的更新 要改變陳舊的工作模，學(xué)會(huì)在科學(xué)決策過(guò)程中發(fā)揮自己的“智囊”作用，要在“謀”字上下功夫。 總之，秘書工作人員一定要努力地積累知識(shí)，使自己成為廣學(xué)博聞，專業(yè)精深的人才。,（2）智力 觀察力、注意力、記憶力、思維力、想象力 （3）能力 閱讀、傾聽(tīng)、口頭表達(dá)、協(xié)調(diào)、管理、信息處理、公關(guān)交際等能力。 （4）基本操作技能 電腦應(yīng)用、語(yǔ)言運(yùn)用、速記和筆記、財(cái)務(wù)輔助、現(xiàn)代通訊、差旅應(yīng)對(duì)、對(duì)外交往等能力。,例1991年初，以美國(guó)的代表西方國(guó)家為聯(lián)合國(guó)秘書長(zhǎng)選定了協(xié)定的條件：具有領(lǐng)導(dǎo)，籌劃和組織眾多國(guó)家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國(guó)兩種的工作語(yǔ)言，具有作為領(lǐng)導(dǎo)人

11、物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力，以下所說(shuō)的是一般秘書應(yīng)具備的能力。 1、辦事能力。秘書活動(dòng)具有強(qiáng)烈的事務(wù)性特征，辦事成為秘書一項(xiàng)基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作，因此，精敏的辦事本領(lǐng)是秘書素質(zhì)之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識(shí)面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經(jīng)驗(yàn)豐富”。這是基礎(chǔ)。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領(lǐng)會(huì)能力，分析能力，應(yīng)變能力。 2、交際能力。秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才高。人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性，人際關(guān)系是在雙向的、互惠的，積極主動(dòng)的交往中形成為發(fā)展。交往

12、方法的正確與否往往影響工作的成敗，美國(guó)成人教育家戴爾卡耐基在調(diào)查了無(wú)數(shù)明顯巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。 3、表達(dá)能力。包括口頭表達(dá)能力與書面表達(dá)能力，能說(shuō)會(huì)道是秘書的“看家本事”秘書雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常說(shuō)話。上傳下達(dá)要說(shuō)話，匯報(bào)情況要說(shuō)話，接待來(lái)訪要說(shuō)話，打電話要說(shuō)話。 4、操作能力。（1）辦公自動(dòng)化（2）駕駛技術(shù)（3）攝影技術(shù),秘書的業(yè)務(wù)能力,3、以理想要求定標(biāo)準(zhǔn),（1）政治品德 有遠(yuǎn)大的理想、堅(jiān)定的黨性原則、堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則、清正廉潔、高度責(zé)任感 （2）秘書的職業(yè)道德 秘書工作從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、

13、艱苦性等特點(diǎn)，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。 一、熱愛(ài)工作，甘于平凡 二、不辭勞苦，不計(jì)報(bào)酬 三、自尊自重，克已奉公 四、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人 五、嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺(jué),案例46（P159）分析,案例中，優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生張玲看了招聘秘書的公司的選任標(biāo)準(zhǔn)后，有何想法？為什么會(huì)有此想法？,（二）制定秘書任職標(biāo)準(zhǔn)的原則,1、以做人可靠、文化水平合用為選用秘書的基本條件 2、以各層次秘書業(yè)務(wù)的基本需要為制定秘書標(biāo)準(zhǔn)的主體 高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)秘書任務(wù)的異同（P160） 3、以對(duì)特定職能環(huán)境的適應(yīng)性考察其任職潛能,案例47（P161）分析,案例中，從張華和李誠(chéng)在三A公司應(yīng)聘復(fù)試的過(guò)程及張華落選、李誠(chéng)

14、受聘的結(jié)果，分析公司需要怎樣的秘書？,（三）秘書任職標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)踐價(jià)值,1、選任稱職秘書的尺度 2、秘書教育質(zhì)量檢驗(yàn)的基準(zhǔn)線 3、秘書職業(yè)求職者的競(jìng)崗指南 （1）更具體了解秘書職業(yè)所從事的工作內(nèi)容和職業(yè)特征，并對(duì)照自己的志趣、理想、性格和基本素質(zhì)是否與其相吻合，避免求職的盲目性。 （2）可以按自己的條件和愛(ài)好，具體決定選擇目標(biāo)，包括秘書崗位所在的行業(yè)、組織性質(zhì)、規(guī)模及秘書崗位職責(zé)，以及高、中、初級(jí)秘書層次。 （3）可有針對(duì)性地作好知識(shí)、能力、適應(yīng)特定職能環(huán)境方面的準(zhǔn)備。,案例48（P164）分析,案例中呂娜的條件較好，試分析其應(yīng)聘落選的原因,二、秘書素質(zhì)優(yōu)化,1、綜合輔助素質(zhì)不斷拓寬 （1）熟練運(yùn)

15、用參與國(guó)際交流的語(yǔ)言 （2）增強(qiáng)信息處理能力 （3）適應(yīng)不同管理模式、不同領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)方式 （4）增強(qiáng)迅速進(jìn)入新工作領(lǐng)域的能力 2、提高輔助效率的能力將不斷增強(qiáng) （1）增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感 （2）善于總結(jié)，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新 （3）廣泛吸納有益營(yíng)養(yǎng)，學(xué)習(xí)他人優(yōu)秀成果 ，提高效率 （4）了解領(lǐng)導(dǎo)工作新需要，提高工作針對(duì)性和有效性,3、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)處多元利益的能力不斷增強(qiáng) （1）廣泛深入，了解社會(huì)大眾，把握新動(dòng)向 （2）法律法規(guī)，正確理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖 （3）正確處理各種關(guān)系 （4）采用靈活有效的協(xié)調(diào)方法 4、應(yīng)用科學(xué)技術(shù)的能力大為增強(qiáng) （1）拓寬知識(shí)面 （2）加強(qiáng)向群眾學(xué)習(xí) （3）業(yè)務(wù)活動(dòng)中提高工作質(zhì)量與科技

16、素質(zhì),（一）隨物質(zhì)文明發(fā)展優(yōu)化,（二）隨精神文明發(fā)展優(yōu)化,1、公務(wù)服務(wù)素質(zhì)提升 三服務(wù)：為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為本部門領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為人民服務(wù) 2、綜合輔助素質(zhì)升華 3、職業(yè)道德素質(zhì)的完善,（三）隨政治文明發(fā)展優(yōu)化,1、先進(jìn)的政治觀念促進(jìn)秘書素質(zhì)提高 “三個(gè)代表” 2、先進(jìn)的政治行為規(guī)范促進(jìn)秘書素質(zhì)提高 人治社會(huì)與法治社會(huì)的異同？ 3、先進(jìn)的政治制度促進(jìn)秘書素質(zhì)提高,（四）優(yōu)化途徑,1、自我超越 2、改善心理素質(zhì)和思維 3、建立共同愿景（vision） 4、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí) 5、系統(tǒng)思考,案例分析,一、案例49（P167）中，從趙玲、小王身上，分析我國(guó)秘書素質(zhì)的發(fā)展?fàn)顩r。 二、案例50（P170）中，從楊光涵從秘書變?yōu)檫`法犯罪分子的過(guò)程中，分析其原因和應(yīng)該引以為戒的教訓(xùn)。 三、案例51（P173）中，從章成頂住壓力，堅(jiān)持原則的事例，分析其思想、作風(fēng)及業(yè)務(wù)素質(zhì)。像章成這樣的秘書，其領(lǐng)導(dǎo)是否賞