常見公文寫作知識.ppt

1、第十章公文寫作知識 （二）,行政機關公文的分類：,命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議記要。,我們主要應用的公文,通知、請示、函、報告、總結。,總結不是行政機關公文的文種，但它是法定公文的一種。并且我們經常應用。,一、通 知,（一）通知的含義和特點 1.通知的含義 通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 2.通知的特點 （1）使用范圍的廣泛性。通知適用范圍的廣泛性主要表現在用途廣泛。大到全國性的重大活動安排，批轉文件，發(fā)布規(guī)章制度，下達指示，小到機關單位內部處理

2、日常事務，告知一般事項，都可以使用通知。,（2）具有曉諭功能。通知的主要功能首先在于告知，告訴受文對象有關事項；其次是提出要求，讓受文對象在知曉通知內容后，按發(fā)文者的意圖去辦。 （3）時效性較強。所謂時效性，包含著兩層意思：一是時間期限，要求辦理的事情，必須在限定的時間內完成。即使是提出原則性規(guī)定的通知，也有其貫徹執(zhí)行的時間限要求，受文者不能拖著不辦。二是效力長短不一，有的通知因安排公務活動的具體事項而發(fā)，如開會通知，會期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用來部署某方面工作的，在這方面工作結束以前，無論時間長短，它都是有效力的。,（二）通知的分類 1.批示式通知 這類通知根據用途的不同，又

3、可以分為批轉式通知、轉發(fā)式通知和發(fā)布式通知三種。 （1）批轉式通知，用于批轉下級機關的公文。如國務院于2008年6月15日發(fā)出的國務院批轉發(fā)展改革委 電監(jiān)會關于加強電力系統(tǒng)抗災能力建設若干意見的通知等。 （2）轉發(fā)式通知，用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文。如遼寧省人民政府辦公廳2008年12月10日發(fā)出的遼寧省人民政府辦公廳轉發(fā)省物價局關于運用價格杠桿為經濟結構調整、下崗職工再就業(yè)和啟動市場服務措施的通知等。 （3）發(fā)布式通知，用于發(fā)布規(guī)范性文件。如盤錦市人民政府辦公室關于印發(fā)的通知等。,2.指示性通知 對某一事項作出具體規(guī)定或對處理某一問題作出具體指示的通知。它一般都是上級機關對下級機關

4、或所屬單位下達指示時使用的。這類通知的政策性和指導性較強，如國務院2008年8月12日發(fā)出的國務院關于做好免除城市義務教育階段學生學雜費工作的通知，要求下級機關認真貫徹執(zhí)行。 3.事務性通知 用于安排一般具體事務的通知。如調整機構、啟用印章、變更作息時間、安排節(jié)假日值班等。如關于2010年下半年節(jié)假日時間安排的通知。,4.會議通知 各機關單位用以發(fā)出召開會議的通知。如鐵嶺市保密辦的關于召開保密工作協作組會議的通知。 5.任免通知 上級機關任免下級機關的領導人員，或上級機關的有關任免事項需要下級機關知曉時所發(fā)出的通知。如鐵嶺市人民政府發(fā)出的鐵嶺市人民政府關于曾科等同志職務任免的通知等。,三、通知

5、的寫法 通知一般由標題、主送機關、正文和落款四部分組成。因各種類型的通知寫法不盡一致，現分述如下： 1.批示性通知 （1）標題。批示性通知包括批轉式、轉發(fā)式、發(fā)布式通知三種。批示性通知的標題要求有完整的三項內容，即發(fā)文機關、事由和文種構成。在具體擬制批示性通知標題時應注意以下幾個方面的問題。 批示性通知中的批轉式、轉發(fā)式通知的標題，應標明被批轉、轉發(fā)公文的制發(fā)機關。如國務院辦公廳轉發(fā)財政部關于控制行政經費問題報告的通知，即國務院辦公廳在轉發(fā)文件時將該文的制發(fā)機關“財政部”填加到標題中來。,關于批示式通知標題中介詞“關于”的使用。比較常見的處理辦法是：只留一個介詞“關于”。在“批轉”、“轉發(fā)”的

6、原文件標題中有“關于”的，在標題的“批轉”與“轉發(fā)”前邊，應省略“關于”，如國務院批轉農業(yè)部關于穩(wěn)定和完善土地承包關系意見的通知；原標題中沒有“關于”的，則要在標題中加上“關于”，如國務院辦公廳關于轉發(fā)國務院住房制度改革領導小組國家安居工程實施方案的通知。一般情況下，印發(fā)的文件標題很少有“關于”，所以“印發(fā)”前一般都加“關于”，如國務院辦公廳關于印發(fā)國家開發(fā)銀行機構編制方案的通知。 若被批轉或被轉發(fā)的公文是聯合行文，原發(fā)文機關較多時，批轉式、轉發(fā)式通知標題中可只保留原主發(fā)機關名稱，后加“等部門”三字將原發(fā)文機關概括為一個綜合概念。如某“意見”是國家發(fā)展改革委、公安部、商務部共同制發(fā)的，國務院批

7、轉時可將原發(fā)文機關概括為“國家發(fā)展改革委等部門”。,對層層轉發(fā)即轉發(fā)層次較多的公文，轉發(fā)式通知標題擬制可采用“直轉”的方法處理。即在轉發(fā)式通知標題中，省略間接轉發(fā)機關和原發(fā)文機關名稱，只保留直接上級機關名稱，在直接上級機關名稱后加上“所轉發(fā)的”四字。如完全照轉，可能出現縣人民政府關于轉發(fā)市人民政府關于轉發(fā)省人民政府關于轉發(fā)國務院辦公廳關于轉發(fā)關于（事由）的通知的通知的通知的通知，這樣的標題。采用“直轉”的方法處理，標題可簡化為縣人民政府關于轉發(fā)市人民政府所轉發(fā)的國務院辦公廳關于（事由）的通知。 標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。,（2）正文。批示性通知中批轉式、轉發(fā)式與發(fā)布

8、式通知正文的寫法略有不同。 批轉式和轉發(fā)式通知的正文一般是二分式結構，由批轉或轉發(fā)對象、批示意見部分和被批轉公文部分組成。批轉式通知正文的開頭部分一般要先表明發(fā)文機關態(tài)度（經機關同意或批準），然后點明被批轉的公文發(fā)文機關和公文名稱，再作出決定（現轉發(fā)）；提出批示意見，通常是對被批轉公文的基本精神作進一步的強調或必要的被充說明，以突出被批轉公文的重點或核心內容，引起批轉范圍的重視，更好地貫徹執(zhí)行。轉發(fā)式通知的正文，一般是先表明經機關同意，再表明被轉發(fā)公文的發(fā)文機關、公文名稱，然后根據不同情況提出“認真貫徹執(zhí)行”或“按照執(zhí)行”的要求；必要時，可在此基礎上進一步強調被轉發(fā)公文的重要性，提出更具體的執(zhí)

9、行要求。 發(fā)布式通知的正文，一般寫三層意思，開頭說明發(fā)布的根據或目的，中間寫明發(fā)布對象，最后提出執(zhí)行要求；這三層意思，文面形式上往往是簡單的一兩句話或一段。,2.指示性通知 （）標題。指示性通知的標題，必須具備發(fā)文機關、事由、文種三項。如國務院關于進一步加強成品油管理的通知等。 （）正文。正文一般包括緣由、事項要求兩個部分內容。這類通知重在指導具體工作。正文開頭的部分要求有說服力，以提高認識和增強貫徹執(zhí)行的自覺性。一般來說，關系重大的問題、事項、工作或者應引起高度重視的問題，緣由部分要寫詳細些。通常，有必要講清某項工作或某一方面存在的問題時，則應說明糾正、解決問題的必要；如所指導或布置的是連續(xù)

10、性（或回顧性）工作，則應回顧歷史，肯定成績，指出尚存在的問題，說明這項工作的重要性；有必要闡述形勢時，應明確開展這項活動或進行某一工作的必要性。緣由部分的最后是承啟語，如“現就有關事項通知如下”，引出下文“事項”部分。,指示性通知正文的核心部分，是緊接緣由部分之后的“通知事項”，即布置的具體工作、作出的具體指示及提出的具體要求。一般情況下，這部分包括工作指導思想、工作任務、工作原則、方法步驟、應該注意的問題等幾個方面的內容，要求分條列項表述清楚、明確。 3.事務性通知、會議通知 （）標題。事務性通知和會議通知的標題應是完整、規(guī)范形式。,（）正文。事務性通知的正文，一般包括發(fā)文緣由、通知事項、執(zhí)

11、行要求三部分內容，因其重在周知，實際撰寫時可省略發(fā)文緣由或執(zhí)行要求，甚至可以只寫明“通知事項”。這類通知雖然不一定要提供發(fā)文的目的、意義或根據，也不強調執(zhí)行，但需要周知的事項一定要寫得具體、明白。一般來說，通知開展某項具體活動或進行某項具體工作，正文應具備一般通知的結構形式。只需周知某些情況或事項時，正文往往只寫明“通知事項”。會議通知也是屬于具體事務的通知，但正文一般要求寫明會議主題（包括召開會議的機關、會議名稱、會議主要內容）、會議基本安排（包括會議的時間、地點、參加會議人員、主要日程安排，及報到時間、地點等）、有關要求（包括會前報名、食宿安排、材料的準備、會場要求，有關交通事項、聯系人、

12、聯系電話等）。,4.任免通知 （）標題。任免通知的標題，應寫明發(fā)文機關和被任免人員的姓名，同時任免多人職務時，標題中一般只寫排列在第一位人員的姓名，后加“等同志”概括。如局關于等同志職務任免的通知。 （）正文。任免通知正文分兩部分，一是任免根據，二是任免決定。行文時要注意，任免決定包括了任職、免職和既免又任等幾種情況。要區(qū)別情況，寫清被任、免職務人員的姓名和職務。任免的原因，一般不需要展開說明或發(fā)表議論，以體現通知的權威性。,四、通知寫作的注意事項 （）準確使用文種 特別要注意批轉性通知與批復的區(qū)別。批轉性通知和批復都是針對下級來文所作的指示性下行文，但是他們卻有不同之處。批轉性通知是與批轉的

13、原文作為一個復合式文件一并發(fā)布，而批復只需在文中表述所批復的請示收悉，不用將請示附在批復文件之后。 （）通知事項必須明確具體 通知事項是通知的主體，一定要根據通知的性質、類別來寫。如批轉性通知要寫清“批轉”，轉發(fā)性通知要寫清“轉發(fā)”；公布性通知要寫清“印發(fā)”，相互不能混用。批轉、轉發(fā)、公布事項必須準確無誤。會議通知、事項通知，事項必須周全、具體、準確，否則將影響“通知”的執(zhí)行效力。 （）實事求是，切實可行 要求辦理和執(zhí)行的通知，其通知的事項應當是下級經過努力可以完成的。另外，通知的時間要和執(zhí)行的時間銜接好，通知應當及時發(fā)送，切忌“馬后炮”。,結語： 特此通知。 以上通知請認貫徹執(zhí)行。 本通知從

14、下發(fā)之日起開始執(zhí)行。 注意： 要一事一通知 目的、事項表達一定要簡練、明確,二、請示,（一）請示的含義和特點 1.請示的含義 請示適用于向上級機關請求指示和批準。屬上行文，只用于下級向上級請示工作。請示應當遵循的原則：凡屬機關、部門職權范圍內的，并且有既定方針、政策可依循的，本機關、本部門可以解決的問題或事項，應自行處理，不必請示；本機關、本部門無權、無力、無法解決或處理的，幾必須請示。實際工作中，請示的適用范圍大致有4種情況：一是因職權范圍所限不能解決的問題或上級明確規(guī)定經請示批準才能辦理的事項；二是因特殊情況不能執(zhí)行上級的統(tǒng)一規(guī)定和安排，需要作變通處理的；三是因方針政策的規(guī)定或依據不明確，

15、本機關、本單位沒有把握處理的新情況、新問題；四是本機關、本單位無力解決或難以解決而又亟需解決的問題和事項。,2.請示的特點 （1）請示必須是下級向上級行文。其他如平行機關、不相隸屬機關之間的行文都不能用請示。 （2）請示必須是自己職權范圍內無法解決或無法處理的事項，行文機關既不要請示與自己職權無關的事，也不要請示本應自己處理并有條件、有可能處理的事；前者超越職權范圍，會給工作帶來混亂，后者則屬于把矛盾上交。 （3）請示要求上級必須明確表態(tài)或者批復。請示是有針對性的上行文，上級機關對下級機關呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的答復。 請示一般以批復的形式或上級領導批示的方式將處理意見或

16、結果答復原請示機關。不需上級機關“批復”的，辦公部門應將領導同志的處理意見轉送請示機關。,（二）請示的分類 請示大體有三種：請求指示、請求解決、請求批準。 1.請求指示 此類請示為就某一問題或事項請求上級機關指示該怎么辦或詢問政策、精神。多是下級機關、部門執(zhí)行政策時有不明白之處或遇到困難、問題需要變通處理，卻又不清楚政策界限、不知該怎么處理或執(zhí)行，請求上級給予明確的指示意見。如：關于商業(yè)企業(yè)增值稅有關問題的請示。,2.請求解決 下級機關遇到自身人力、財力、物力無法解決的困難或問題時，請求上級機關給予幫助解決的。如：關于西豐縣計量測試所改造維修辦公樓所需資金的請示 3.請求批準 本機關、本部門關

17、于某一問題或事項已有處理意見，但因職權所限必須請求上級機關批準、同意。這類請示，主要是呈請上級認定或批準，與前兩類請示有明顯區(qū)別。如： 關于購買車輛的請示（鐵市質監(jiān)201037號）。,（三）請示的寫法 請示一般由標題、主送機關、正文、落款四部分組成。 1.標題。請示的標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。 首先，標題應做到一題一事，指事具體?！耙晃囊皇隆笔钦埵拘形牡囊?guī)則，因此，標題中應該避免以“和”、“及”連及兩事或多事的錯誤；同時，標題應指事具體，即要明確請示的具體內容，不能籠統(tǒng)含糊。 其次，請示的標題應用詞準確、表意完整。一份請示到底是請求指示、請求解決還請求批準，標題中應該反映出來，讓上級

18、機關一看標題就能明了請示內容。,最后，請示標題應該避免出現“雙請”情況，即在一個標題中出現兩次“請”字，如關于請求（申請）解決擴建教學樓經費的請示，前邊的“請求”應該去掉，寫成關于解決擴建教學樓經費的請示請示文種本身包含了請求、申請等含義。 2.主送機關。原則上一份請示的主送機關只能是一個，這是由文種的性質和用途決定的。如果主送機關有兩個或多個，由于沒有明確的牽頭部門，就容易貽誤工作?；蛏霞墮C關互相推諉不及時答復甚至不復，或因上級機關各有答復，出現分歧而無法執(zhí)行。因此應杜絕請示的多頭主送現象。對主送機關以外的有關上級機關可用“抄送”處理。,3.正文。主要包括請示緣由、請示事項和結語等項內容。

19、（1）請示緣由。即正文的開頭部分，需要明確“為什么請示”的問題。一般需要簡要陳述情況，寫明請示的原因和理由。正文的緣由部分，是上級機關作出答復的重要根據，因此，這部分在寫法中要求情況真實、理由充分；同時，緣由部分也是提出請示事項的依據和立足點，如情況不真實，理由不充分，所請示事項就難以立得住，也由此降低了解決問題的可能性。尤其是請求解決的請示，緣由部分要盡量寫得詳盡些。緣由部分寫完，一般用“現就有關問題請示如下”過渡。,（2）請示事項。請示事項是正文的主體和核心部門。每個請示只能是一個事項，而且要寫得具體、明確。這部分主要寫請示的具體內容。請求指示的，事項部分要明確提出問題和要求。請求解決的，

20、正文主體部分則應明確提出需要上級支持、幫助或解決的具體事項，同時還應充分考慮到解決的必要性和可能性，解決的要求應提得合理、適度。請求批準的，主體部分應提供本機關、部門的具體意見、措施、方案，要避免以決斷的口吻行文，對本機關的意見、措施、方案等均應表述為“擬”怎么辦，而不能表述為“決定”怎么辦。,（3）請示結語。常另起占行。慣用的請示用語有“請予審批”、“請予批準”、“當否，請批復”等。但不能使用“以上請示如無不妥，請批轉執(zhí)行”或“當否，請批轉”之類的呈轉性用語。 4、落款。請示的落款為請示單位名稱和成文日期，請示單位名稱一般為加蓋請示單位公章。成文日期為漢字的年、月、日。請示還應該在附注處標明

21、聯系人和聯系電話，以便于上級機關與請示機關及時溝通。,（四）請示寫作的注意事項 1.要嚴格遵守行文規(guī)則。請示公文具有固定的行文規(guī)則，必須嚴格遵守。這些規(guī)則主要包括：一文一事、只能主送一個機關、不得越級請示、不得將請示直接主送領導同志個人等。 2.嚴格遵循請示內容真實、理由充分的原則。內容真實，就是不能為了讓上級領導批準而虛構情況或片面地講情況、提問題；理由充分，就是請示的原因必須講清楚，這是上級機關能否批復的依據。 3.請示的語氣要平實、懇切，用詞準確，以事實引起上級機關的重視。,三、函,（一）函的含義和特點 1.函的含義。 函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批

22、事項。 函作為公文中的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機關之間行文，還可以在不相隸屬機關之間行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題外，還用于向有關主管部門請求批準事項和主管部門答復審批事項。 沒有版頭、標題和發(fā)文字號的函，屬便函，不列為正式公文。,2.函的特點。 （1）用途的多屬性。如詢問或向有關主管部門請求批準，這一點與請示相似；主管部門答復有關部門請求的審批事項，與批復相似。用作答復有關部門請求的批準功能，具有指揮作用；但就與有關部門商洽工作或對某一問題的回答這一點來說，又沒有指揮功能。 （2）內容的單一性

23、。函的主體內容具有單一性的特點，一份函只宜寫一個事項。 （3）寫作使用多種語氣。由于行文方向不一，功能各異，因而函沒有統(tǒng)一的語氣：商洽工作用商量語氣，請求對方回答問題用詢問語氣，答復對方問題用肯定或否定語氣，需要主管部門批準用請求語氣。,（二）函的分類 正因為函具有多屬性的特點，所以它成為公文中最輕便、快捷的一個文種。實際工作中這一文種的使用頻率特別高，常見的主要有以下幾種類型： 1.商洽函。用于平行或不相隸屬機關之間商量和接洽工作，如商調工作人員、聯系參觀學習、商請?zhí)峁椭椭г?。這是實際工作中最常用的一類函。 2.詢問函。用于平行或不相隸屬機關之間詢問事宜或征求意見。 3.告知函。用于主

24、動告知對方某一情況或事項。這是不一定需要對方答復的一類函，目的只在于讓對方知悉情況及了解發(fā)文機關的意圖和要求。這類函的作用及功能與通知相同。 4.請批函。用于向有關業(yè)務主管部門請求批準。這類函的作用、功能與請示相近，區(qū)別在于：“函”是請示“有關主管部門”，“請示”是請示“上級機關”。請批函不具備請求指示的功能。 5.復函。用于回復對方的詢問函、請批函和商洽函，即對對方詢問的事項、請求批準事項及商洽事項作出答復。,三、函的寫法 函一般由標題、主送機關、正文、落款等四部分組成。 1.標題。分為去函（詢問函、商洽函、告知函、請批函）和復函兩種標題。去函的標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成，如遼寧省人

25、民政府關于與國家安全生產監(jiān)督管理總局共建遼寧工程技術大學的函。復函的標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成，標題最后的文種為“復函”。 2.主送機關。即受文單位，寫明全稱或者是標準簡稱，后面加冒號。,3.正文。這是函的主體部分。主要包括緣由、事項和結語三項內容。 （1）緣由。概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關問題函復如下：”或“現就有關問題提出如下建議”等過渡語轉入下文。 （2）事項。函的事項部分內容單一，一函一事。無論是相互商洽工作、詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還

26、要注意答復事項的針對性和明確性。有的公函，事項涉及的內容比較多，也可以分條列明。 （3）結語。一般根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“請予函告”、“特此函復”等。有的函可以不用結束語。 4.落款。 一般包括署名和成文時間兩個項目內容。署名寫上機關單位的名稱，一般使用機關全稱或標準簡稱，并加蓋公章；成文時間用漢字寫明年、月、日。,四、函的寫作注意事項 1.函的寫作應注意與相關文種的區(qū)別，特別是要區(qū)分開與請示的區(qū)別。實際工作中，請批函與請示相互錯用的現象比較嚴重。一些部門或單位總以為請求批準時使用“函”顯得隨便，發(fā)文單位覺得不足以表示謙恭，會影響問題的解決；而受文單位似乎也

27、嫌對方沒有敬意，小看了受文機關。這樣，本該以請批函行文的，去有意用成了請示。另外，錯用函與請示，也是分辨不清到底該用什么文種的原因。因此，有必要明確，必須按行文規(guī)則，根據各自的用途和功能，正確使用請批函與請示。 2.函的寫作。還要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。特別是平行機關之間的行文，一定要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維，謹小慎微。至于復函，要注意行文的針對性和答復的明確性。 3.函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。不少單位在處理函件時，誤以為它的時效性不強，于是就緩辦，有的甚至不辦，這樣勢必會給工作造成損失。所以，函雖然不像“命令”、“通知”等文種那樣

28、具有權威性，但它是公務活動中不可或缺的文種，我們應該像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務活動的正常進行。,四、報 告,（一）報告的含義和特點 1.報告的含義 報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問。 在日常公務活動中，經常有把報告和請示弄混的情況。行文時報告、請示不分，由于報告和請求同屬上行文，結構形態(tài)相似，而有關人員對“報告”、“請示”的概念、特點、性質、適用范圍等基本知識不夠清楚，所以該用“請示”的用了“報告”。鑒于這種情況，有必要在這里將“報告”和“請示”作一比較。,“報告”和“請示”是為數不多的上行文文種，是下級機關向上級機關呈報的公文。但是，兩個文種在以下幾

29、個方面卻有不同： （1）行文目的不同 “報告”的目的在于匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回答上級機關詢問，以便上級機關了解本單位情況，能夠有針對性地予以指導；而“請示“的目的，是為解決某一問題，請求上級機關作出指示或予以批準。所以，報告是陳述性公文，請示則是呈批性公文。 （2）行文時間不同 “報告”是在工作結束后或工作正在進行中行文；而“請示”則必須要在事前行文，不能先斬后奏。 （3）答復的形式不同 “報告”不要求上級機關回復。而“請示”則要求上級機關及時批示或批復。,2.報告的特點 （1）應用范圍的廣泛性 報告屬于上行公文，應用相當廣泛。它可以用于定期或不定期地向上級機關匯報工作，反映本

30、地區(qū)、本單位貫徹執(zhí)行各項方針、政策、指示的情況，反映實際工作中遇到的問題，為上級機關制定方針、政策、或者作決策、發(fā)指示提供依；還可以用于答復上級機關的詢問，使上級機關在全面掌握情況的基礎上，準確、有效地指導工作。 （2）行文的單向性。 報告是下級機關向上級機關行文，旨在為上級機關提供情況，屬于單向行文，不需要受文機關答復或審批。,（3）表達的陳述性 報告是用于匯報工作、反映情況的，上級機關能否比較全面了解下級機關的情況，并綜合各下屬單位的情況對全局工作作出決策，在很大程度上取決于下級機關能否適時地匯報工作，真實、全面、具體地陳述本部門、本單位貫徹執(zhí)行各項方針、政策的情況。譬如某一階段做了哪些工

31、作，每項工作是怎樣開展的，取得了哪些成績，存在什么問題等。即使是提出建議，或者在答復上級的詢問時會有一些議論文字，也是在大量陳述情況的基礎上所作的適當分析，其基本表達手段仍是敘述和說明。,（二）報告的分類 1.工作報告 用于向上級機關匯報本機關工作進展情況、工作成績、工作經驗、存在的問題以及下一步工作安排和設想等。具體又包括綜合性的、專項性的工作報告兩種。綜合性工作報告是同時匯報幾方面工作的報告，內容綜合、全面，總結性的特點比較明顯，且多為定期匯報，如季度工作報告、年度工作報告等。專項性工作報告是匯報某一項工作的，內容單一、特定，問題集中，不定期，多是在此項工作進行中或結束時向上級機關匯報。,

32、2.情況報告 用于向上級機關反映社會上或本機關工作中出現和存在的有代表性、傾向性的有關情況。情況報告重在“反映情況”，不局限于具體工作，不局限于本機關情況，這是它與工作報告的區(qū)別。情況報告所反映的一般是重大情況、特殊情況或者新動向，旨在引起上級機關的注意，以便上級機關及時采取措施，指導工作。這類報告應對情況作出分析，必要時應有針對性地提出意見或建議，但報告所提出的建議和意見，必須是原則性的。,3.回復報告 用于答復上級機關的詢問。即根據上級機關的詢問和要求所作的答復。從內容看，回復報告或匯報工作，或報告情況，也屬于工作報告或情況報告。我們在這里單列“回復報告”一類，是考慮到它具有被動行文的特點

33、，是上級機關先有詢問或要求。 4.遞送報告 用于向上級機關遞送文件、物件的報告，是報告中最簡單的一類。,(三)報告的寫法 報告一般由標題、主送機關、正文和落款四部分組成。 1.標題和主送機關 報告的標題應是完整規(guī)范形式的，即由發(fā)文機關、事由、文種構成。報告的主送機關與請示的主送機關一樣，只能是一個，需同時報送其他上級機關時可采用抄送方式。 2.正文 報告正文多由報告緣由、報告內容、報告結語組成。 （1）報告緣由，是正文的開頭部分。通常是說明報告的目的、原因，概括報告的基本內容或基本情況，一般都比較簡短。緣由部分的結尾是慣用過渡語，工作報告和情況報告常以“現將有關情況報告如下”引出下文，回復報告

34、的過渡慣用語則應針對上級的詢問或要求。,（2）報告內容，是各類報告正文的主體部分。我們重點介紹一下工作報告、情況報告的寫法。 工作報告的正文主體，一般包括四個層次的內容，其結構順序為：基本情況概述主要工作及其成績、經驗及做法存在的問題今后的工作安排意見或打算。實際寫作過程中，第一個層次即主要工作情況的概括敘述，也有上移到“報告緣由”部分的。工作成績比較突出時，第二層次應寫得詳細、具體一些；工作中存在的困難或問題比較突出，尤其是失誤比較嚴重時，則應詳寫第三層次，并對產生問題的原因作出分析。有些工作報告的正文是以所做的幾項或幾個方面的工作為線索分條列項表述的，這時應注意每一條項中一般也應包括基本情

35、況、成績及具體做法等；至于存在的問題和今后的打算兩個層次，則大都在條項表述完成以后總起來寫，不分散在每一條項中。工作報告，其內容的側重點應是所做的主要工作、今后的打算。成績、經驗和存在的問題則視實際情況而定，有成績和經驗，應很好地總結；有問題、困難或失誤，應毫不隱瞞地提出來。,(四)報告寫作的注意事項 （1）材料要真實。向上級機關匯報工作應該本著實事求是的態(tài)度，如實匯報。無論是成績還是失誤，都應該全面、真實地反映，不能報喜不報報憂，也不能夸大和虛構。上報的公文應該在調查研究，全面掌握本單位情況的基礎上撰寫。 （2）除綜合性的報告外，都要遵守一文一事的原則。一份報告應只報告一項或一個方面工作的進

36、行情況，尤其是專項報告更應做到專文專用。 （3）嚴格使用文種，尤其應當注意不要與請示混用。報告事項不得夾帶請求事項，否則會因“報告”不需批示或批復，而影響請示事項的處理和解決。,五、總 結,（一）總結的含義。 總結是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體等通過對過去一階段工作的回顧和分析評價，判明得失利弊，提高理性認識，用以指導今后工作的一種常用公文。 （二）總結的分類。 按內容分，可分為綜合性總結和專題性總結。按時限分，可分為全過程和階段性總結。按功用分，可分為匯報工作總結和推廣經驗的總結。按范圍分，可分為單位總結和個人總結。,（三）總結的寫法。 總結通常有標題、正文、落款三部分內容。 標題，標題即總結名稱。常見標題有三種：一是由單位名稱、時限、總結事由和文種構成，如省林業(yè)廳2008年林業(yè)工作總結。二是由總結主要內容或主要觀點概括而成。此