辦公室環(huán)境的布置與安排(ppt 29頁).ppt

1、1,辦公室事務,2,課程安排,辦公室環(huán)境的布置 郵件的收發(fā)與傳閱 妥善安排約會,3,辦公室環(huán)境,辦公室布置的原則 辦公室用品的選購與擺放,4,點評,根據(jù)這段有關辦公室布置的影片，點評這間辦公室布置的優(yōu)、缺點,5,辦公室布置的原則,辦公室要布置得整齊潔凈，采光良好。 走道上不要放置有礙行走的物品。 辦公桌椅柜架的排列應 采用直線對稱式。 使用同一規(guī)格的檔案柜， 高度一致，增進美觀。,6,辦公室布置的原則,將電腦、傳真機、復印機等大件辦公設備，安置在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。 辦公室的百葉窗應調(diào)整保持一個角度。室內(nèi)照明燈光應統(tǒng)一。空調(diào)溫度應保持在度之間，濕度應保持在。,（續(xù)上表）,7,

2、辦公室布置的原則,辦公室的地毯、桌面、桌椅應保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物。 辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。,（續(xù)上表）,8,辦公用品的選購與擺放,選購辦公用品的原則 辦公用品的基本配備 辦公用品的擺放原則,9,選購辦公用品的原則,一、是滿足工作要求 二、是提高工作效率 三、是節(jié)約人工費用 四、是樹立企業(yè)公眾形象,10,根據(jù)以上原則，列出辦公室需采購的辦公用品清單,小組討論：,11,郵件的收發(fā)與傳閱,郵件收進的程序和要求 郵件的發(fā)出,12,小組討論,如果錄影中那封信是給上司的，請評論這位行政人員的做法有哪些不當之處？ 討論作為行政人員，正確的收進信件

3、程序是什么？,13,收信件細節(jié),上司或同事的私人信件原封送交。 “誤拆”應立即封口、簽名、致歉 裁開或剪開封口，保持信件完整 檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏 如有必要，可以登記信封的信息,14,郵件收進的程序和要求,分類 拆封 登記 分送 閱辦,15,請每組設計一份郵件登記表,實戰(zhàn)演練：,16,郵件登記表,17,資料、郵件分送,上司親收件要立即呈送 部門信件交到負責人手中 傳閱資料請附上簽字單,18,閱辦,仔細認真，重點要圈劃 長篇要進行摘要 適當提出擬辦意見 辦畢保管備查,19,觀看錄影片段一,評論這位行政人員的做法說明了做行政工作的什么特性？,20,討論這位行政人員的工作應該如何改善？

4、,觀看錄影片段二,21,郵件的發(fā)出,內(nèi)容校核 信封、封皮查對 郵件寄發(fā),22,妥善安排上司約會,約會安排的原則 安排約會需要注意的細節(jié),23,安排約會的原則,配合上司的時間表 分辨輕重緩急 酌留彈性 處理好變更的約會,24,觀看資料片一、二,請指出這位秘書在安排上司約會時體現(xiàn)了哪些原則？,25,安排約會需要注意的細節(jié)（一）,有些時間不宜安排約會。,出差回來當天 周末或假日 臨近下班,26,下班前將第二天的約會事項填進小卡片，一張交給上司，一張交給司機，一張自己保存。,安排約會需要注意的細節(jié)（二）,27,及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r間請上司過目。 特別重要的約會在接近約會時間前，應與對方再聯(lián)絡，以確保約會的順利進行。 約會場所和招待事宜有時也要秘書負責。,安排約會需要注意的細節(jié)（三）,28,安排約會需要注意的細節(jié)（四）,按照需要，記錄會面內(nèi)容。 保留會見人聯(lián)系資料，以便萬