項(xiàng)目范圍規(guī)劃分析和管理工具(ppt 63頁(yè)).ppt

1、Project Scoping and Management Tools,Pg 2,模組目的,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams,討論專(zhuān)案適切範(fàn)圍的重要性 介紹腦力激盪與資料整合之工具,Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 3,專(zhuān)案範(fàn)圍定義欠佳的後果,太廣泛: 包含太多專(zhuān)案，導(dǎo)致失焦 花費(fèi)時(shí)間太長(zhǎng) 專(zhuān)案小組需要太多規(guī)範(fàn) 其他? 太狹隘: 專(zhuān)案報(bào)酬不大，不值得去做 無(wú)法解決多數(shù)已確認(rèn)的問(wèn)題 其他?,Pg 4,從坐而言到起而行,範(fàn)圍

2、訂定應(yīng)自組織內(nèi)的目標(biāo)開(kāi)始 誰(shuí)應(yīng)該擁有資源？誰(shuí)應(yīng)該被分配到資源？ 組織當(dāng)中支持哪些事項(xiàng)? 接著, 確認(rèn)與目標(biāo)有關(guān)的產(chǎn)出資訊 Widget, 原料, 服務(wù), 資訊 下一步, 確認(rèn)這些產(chǎn)出資訊的所屬流程 最後, 找出與此流程相關(guān)的議題,Pg 5,定義範(fàn)圍工具: Tree Diagrams,樹(shù)狀圖Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 6,樹(shù)形圖Tree Diagrams,樹(shù)狀圖是一個(gè)多變化的、以具體圖

3、形將想法組織起來(lái)的圖形工具 主要議題由樹(shù)的主幹表達(dá) 相關(guān)的因子，影響，或結(jié)果由樹(shù)枝結(jié)構(gòu)表達(dá) 它可以用來(lái)確認(rèn)與組合所有與達(dá)成目標(biāo)有關(guān)的事件、流程、或障礙 它以漸進(jìn)的方式由大項(xiàng)開(kāi)展或分層至細(xì)節(jié),Pg 7,樹(shù)形圖: 建構(gòu)步驟,確認(rèn)想要達(dá)成的主要目的 建立由專(zhuān)家組成的團(tuán)隊(duì) 確定每一個(gè)人均認(rèn)同此目標(biāo) 確認(rèn)為達(dá)成目標(biāo)可能相關(guān)的主要因素 工作, 產(chǎn)出, 部門(mén), 功能 對(duì)每一個(gè)“支幹”持續(xù)地分類(lèi)至細(xì)部因素，直到特定的流程與產(chǎn)品能夠被確認(rèn)出來(lái)、並能由專(zhuān)案小組善加管理,Pg 8,樹(shù)形圖: 舉例說(shuō)明,主要目的:,降低成本,原料,行銷(xiāo),行政,製造,運(yùn)送,財(cái)務(wù),人事,印刷,工廠 B,工廠 C,工廠 A,What oth

4、er features might be used for branches?,Pg 9,釋例: 約翰的高爾夫球賽,約翰的 CTQ: Earn $5MM/yr Possible Ys Y = 廣告代言收入? Y = 教學(xué)收入? Y = 服裝資助收入? Y = 拍電視廣告收入? Y = 巡迴賽獎(jiǎng)金收入? Y = 約翰的高爾夫總桿數(shù)? Y = 約翰的競(jìng)爭(zhēng)者總桿數(shù)? 哪項(xiàng)因素對(duì)約翰的CTQ影響最大? 哪些因素可以透過(guò)專(zhuān)案達(dá)到最大幅度的控制? 哪些是我們可以著力的? 我們?nèi)绾螞Q定?,Pg 10,CTQ 展開(kāi)釋例,列出子項(xiàng)目 (Ys) 我們?nèi)绾魏饬?Y Y值的基準(zhǔn)線(xiàn) Y值的benchmark 分析機(jī)會(huì)

5、集中方向 (下一 層),巡迴賽獎(jiǎng)金,$,$250K$0$0,廣告代言收入,教練,$1.5M$3 - 40M$200K,X,X,SomeGoodNone,幫助有限最佳可能 無(wú)幫助,服飾贊助,器材,電視廣告,Pg 11,服飾贊助,$,$0$0$0,器材,拍電視廣告,$5 -7M$1 - 2M$0.5M,X,X,GoodSomeNone,最佳可能幫助有限無(wú)幫助,形象,贏取四大賽,明星球員認(rèn)同,CTQ 展開(kāi)釋例,列出子項(xiàng)目 (Ys) 我們?nèi)绾魏饬?Y Y值的基準(zhǔn)線(xiàn) Y值的benchmark 分析機(jī)會(huì) 集中方向 (下一 層),Pg 12,形象,好從未贏過(guò)(Best=3rd)5%,贏取四大賽,明星球員認(rèn)同

6、,Classy1 - 3 min Household name,次佳最佳可能 (Side work),降低約翰的桿數(shù),讓其他人的桿數(shù)增加,公眾認(rèn)知 贏得次數(shù) 得票數(shù),有幫助非作不可 贏球的結(jié)果,贏球原因,持續(xù)開(kāi)展此步驟直到大黑帶專(zhuān)案的適當(dāng)範(fàn)圍所需的Y或主要量化指標(biāo)產(chǎn)生出來(lái),列出子項(xiàng)目 (Ys) 我們?nèi)绾魏饬?Y Y值的基準(zhǔn)線(xiàn) Y值的benchmark 分析機(jī)會(huì) 集中方向 (下一 層),CTQ 展開(kāi)釋例,Pg 13,約翰高球獎(jiǎng)金的展開(kāi)圖彙總 (樹(shù)形圖),CTQ = Earn $5MM/yr,贏得巡迴賽次數(shù),廣告代言,教練,服飾贊助,器材贊助,拍電視廣告,形象,贏得四大賽,明星球員認(rèn)可,降低約翰的

7、桿數(shù),提高其他人桿數(shù),Pg 14,樹(shù)狀圖釋例 製造成本,Pg 15,樹(shù)形圖釋例- 行銷(xiāo)刊物成本,Pg 16,樹(shù)形圖/ CTQ 展開(kāi)練習(xí),在一個(gè)邏輯化的組織中，自先前的練習(xí)中挑選一個(gè)專(zhuān)案的想法 運(yùn)用樹(shù)形圖將business level 的量化指標(biāo)逐步向下開(kāi)展至幾個(gè)可能的專(zhuān)案量化指標(biāo)(Ys). 你將需要去挑選一個(gè)邏輯化的子項(xiàng)目藉以建立樹(shù)狀結(jié)構(gòu)的低層 (舉例來(lái)說(shuō).工廠, 處所, 生產(chǎn)線(xiàn), 地理位置, 產(chǎn)品, 辦公室, 客戶(hù)別區(qū)塊等等) 用海報(bào)紙畫(huà)出你的樹(shù)狀圖、並準(zhǔn)備與其他學(xué)員分享 根據(jù)此樹(shù)狀圖你還需要何種型態(tài)的資料以便完成專(zhuān)案選擇的工作?,Pg 17,Tree Diagrams Affinity D

8、iagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,定義範(fàn)圍工具: 關(guān)聯(lián)圖Affinity Diagram,Affinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool,Pg 18,關(guān)聯(lián)圖Affinity Diagrams,Affinity Diagram 是一種對(duì)問(wèn)題不受限地產(chǎn)生想法的工具. 這些集合的想法會(huì)被寫(xiě)在卡片或自粘貼紙上，然後被排列成一直線(xiàn)，並且加以組織以呈現(xiàn)出相互相影響或互相排斥的關(guān)係，即所謂

9、它們之間的 “關(guān)聯(lián)”,Affinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool,Pg 19,關(guān)聯(lián)圖的優(yōu)點(diǎn),對(duì)大型或複雜的交易性問(wèn)題予以結(jié)構(gòu)化 解析複雜議題成為至易於了解的子分類(lèi)中 提供人們針對(duì)問(wèn)題的本質(zhì)表達(dá)意見(jiàn)的機(jī)會(huì) 對(duì)議題或情況取得共識(shí) 在對(duì)問(wèn)題的本質(zhì)產(chǎn)生歧見(jiàn)的群體之間改進(jìn)工作的關(guān)係,Pg 20,陳述必須解決的問(wèn)題 以問(wèn)句形式提出問(wèn)題的概念、將他們寫(xiě)在卡片或自粘紙條上 將卡片或自黏紙條依據(jù)相關(guān)屬性歸類(lèi) 為每一類(lèi)取一標(biāo)題,建構(gòu)關(guān)聯(lián)圖,This tool is used to clarify the problem, not genera

10、te solutions,Pg 21,有關(guān)問(wèn)題的概念,至少需要經(jīng)過(guò)五個(gè)人核準(zhǔn) 最少需要五個(gè)工作天 承辦旅行社未經(jīng)過(guò)核準(zhǔn) 搭配航空公司未經(jīng)過(guò)核準(zhǔn),上半年共有$300,000的差旅預(yù)算超支 對(duì)於臨時(shí)出差未給予彈性 要求需以極低成本住宿，十分不便,不論員工或公司雙方都對(duì)出差核準(zhǔn)程序不甚滿(mǎn)意,我為什麼一定要搭聯(lián)合航空的班機(jī)？ 從未獲得座艙昇級(jí)優(yōu)待 公司政策規(guī)定租車(chē)需租小型車(chē)未必能租到最好的 公司內(nèi)負(fù)責(zé)差旅人員僅在正常上班時(shí)提供服務(wù),Pg 22,關(guān)聯(lián)群組釋例,政策,員工,顧客,成本,上半年共有$300,000的差旅預(yù)算超支,對(duì)於臨時(shí)出差未給予彈性,要求需以極低成本住宿，十分不便,公司內(nèi)負(fù)責(zé)差旅人員僅在正

11、常上班時(shí)提供服務(wù),?,不論員工或公司雙方都對(duì)出差核準(zhǔn)程序不甚滿(mǎn)意,Pg 23,關(guān)聯(lián)圖練習(xí),選取下列任一問(wèn)題陳述，據(jù)此畫(huà)成一個(gè)關(guān)聯(lián)圖藉以澄清問(wèn)題所在,在競(jìng)爭(zhēng)者提出相似產(chǎn)品或服務(wù)後我們的新產(chǎn)品才上市,員工第一年離職率過(guò)高,or,Pg 24,定義範(fàn)圍工具: SIPOC Diagrams,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 25,對(duì)流程的定義,一系列的步驟或活動(dòng)、當(dāng)中使用一種或一種以上的投入(INP

12、UT)並將這些投入轉(zhuǎn)變成產(chǎn)出(OUTPUT) ，而此產(chǎn)出對(duì)客戶(hù)而言是有價(jià)值的,顧客,投入,產(chǎn)出,流程是 .,Pg 26,流程圖的層級(jí),SIPOC,細(xì)部流程圖,收入,銷(xiāo)售預(yù)測(cè),生產(chǎn)計(jì)劃,雙方同意 交貨日期,下訂單,收到客戶(hù)的需求單,檢視產(chǎn)品是否有庫(kù)存,找出可供改進(jìn)的選擇方案,雙方同意交貨日期,替顧客規(guī)劃,S,(ext.) Customers (int.) Planners,C,企業(yè)流程 (“策略面的”),企業(yè)流程,Pg 27,SIPOC: 總體流程 概論,以單一簡(jiǎn)明的圖表顯示跨功能的一系列活動(dòng) 提出一種可適用各種大小流程的架構(gòu) 幫助建立一種宏觀的角度與看法，依據(jù)此看法可逐步加上細(xì)部想法,Pg 2

13、8,SIPOC model 連接了什麼?,係指人員或團(tuán)體提供了重要的資訊, 原始資料或其他資源,所提供的項(xiàng)目,轉(zhuǎn)換投入的一系列活動(dòng),流程的最終產(chǎn)物,收到產(chǎn)出的人員, 團(tuán)體, 或流程,Pg 29,SIPOC:建構(gòu)指南,從流程圖開(kāi)始 將4 -10 個(gè)連續(xù)性high level的流程予以圖形化 確認(rèn)流程的產(chǎn)出 確認(rèn)接收產(chǎn)出的客戶(hù) 確認(rèn)流程所需的投入 確認(rèn)投入的供給者,Pg 30,流程描述: 建構(gòu)指南,將流程圖形化 決定流程的起點(diǎn)與終點(diǎn) 以總體觀點(diǎn), 將每一重要活動(dòng)畫(huà)在簡(jiǎn)單的方塊之中 將此模式限定在 4-10 個(gè)方塊中,Pg 31,年度預(yù)算釋例: 流程描述,哪些主要活動(dòng)是包含在預(yù)算流程的?,Pg 32

14、,產(chǎn)出與客戶(hù): 建構(gòu)指南,產(chǎn)出與客戶(hù) 決定那些主要的: Widgets, 原料, 服務(wù), 資訊, 是由流程所提供出來(lái)的 決定誰(shuí)將會(huì)收到產(chǎn)出,Pg 33,年度預(yù)算釋例: 產(chǎn)出與客戶(hù),哪些是主要的產(chǎn)出? Widgets 原料 服務(wù) 資訊 誰(shuí)接收產(chǎn)出?,Pg 34,供應(yīng)者與投入: 建構(gòu)指南,供應(yīng)者與投入 決定分析將從哪裡開(kāi)始 決定何者提供流程所需的主要原料, 資訊, 或產(chǎn)品 決定這其中何者對(duì)流程而言是絕對(duì)不可或缺的 決定這其中何者實(shí)際上是在轉(zhuǎn)換過(guò)程中被消耗掉的 決定誰(shuí)提供了這些投入,Pg 35,供應(yīng)者與投入釋例: 年度預(yù)算,哪些主要widgets, 原料, 服務(wù), 或資訊是提供給此流程的? 對(duì)流程本

15、身而言哪些部分是絕對(duì)不可或缺的? 其中哪些實(shí)際上是在轉(zhuǎn)換過(guò)程中被消耗掉的？ 誰(shuí)負(fù)責(zé)提供投入？,Pg 36,SIPOC的格式,Suppliers,Inputs,Process,Customers,Requirements,步驟 1:,Outputs,步驟2:,步驟3:,步驟4:,See Below,步驟5:,Pg 37,定義範(fàn)圍工具: 魚(yú)骨圖Fishbone Diagrams,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Di

16、agrams,Pg 38,魚(yú)骨圖: 一種系統(tǒng)性地確認(rèn)所有潛在可能對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生影響的原因(結(jié)果)之方法. 建構(gòu)魚(yú)骨圖的方法: 陳述問(wèn)題，將問(wèn)題置於右側(cè)的盒子中. 畫(huà)一條主要水平線(xiàn)將箭頭指向問(wèn)題盒. 畫(huà)出主要原因類(lèi)別或次要原因類(lèi)別在線(xiàn)的上方及下方，將他們連接至主要水平線(xiàn) 在每一個(gè)主要類(lèi)別中，以腦力激盪方式想出所有引起該問(wèn)題的細(xì)部原因. 進(jìn)一步修正: 在每一個(gè)細(xì)部原因中列出所有可能的 inputs. *6 ms - man, machine, method, measurement, materials, mother nature (environment),魚(yú)骨圖,A detailed proce

17、ss map is the primary input to the fishbone.,Pg 39,由費(fèi)用會(huì)計(jì)處理為例解釋高階圖形 對(duì)組織而言的重要議題是逐步慢慢地改正部門(mén)別費(fèi)用報(bào)表,費(fèi)用出帳文件傳至財(cái)務(wù)部門(mén),財(cái)務(wù)人員將此費(fèi)用鍵入系統(tǒng),財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)送部門(mén)別費(fèi)用報(bào)表,部門(mén)主管要求更改 報(bào)表,部門(mén)主管覆核報(bào)表,從關(guān)鍵目的開(kāi)始,Pg 40,魚(yú)骨圖,Fishboneexample.mtw,打開(kāi) Minitab. 選擇STAT Quality Tools Cause-and-Effect,Pg 41,Minitab的魚(yú)骨圖,在Minitab工作表中鍵入六列的表頭 在適當(dāng)?shù)谋眍^下鍵入原因,Pg 42,改進(jìn)

18、費(fèi)用過(guò)帳處理會(huì)計(jì),從費(fèi)用處理高階流程發(fā)展一個(gè)簡(jiǎn)單的魚(yú)骨圖,Pg 43,練習(xí),選定一個(gè)流程 建構(gòu)一個(gè)魚(yú)骨圖 自VA step中highlight 一個(gè)產(chǎn)出 ID quality attribute and nonconformance 熟記 6 Ms 顯示出Minitab 下的圖形 以小組進(jìn)行 準(zhǔn)備在課堂上簡(jiǎn)報(bào),Pg 44,定義範(fàn)圍工具: Force Field Analysis,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix

19、Diagrams,Pg 45,發(fā)現(xiàn)障礙與促動(dòng)因子,Force Field Analysis (FFA)是一種引用被稱(chēng)作為Free-Body Diagramming機(jī)械工程技術(shù) 的方法 FFA被用來(lái)確認(rèn)all the forces surrounding and acting on a body 主要目的在於確認(rèn)產(chǎn)生一種平衡狀態(tài)的力量 畫(huà)出一個(gè)圖形或表格以進(jìn)一步分析或表達(dá) 在FFA之下, “平衡狀態(tài)” 可能是: 需求的目標(biāo) 維持現(xiàn)狀,Pg 46,建構(gòu) FFA的步驟,決定目標(biāo) 組成專(zhuān)家團(tuán)隊(duì) 用你最擅長(zhǎng)的腦力激盪方式去確認(rèn): 障礙: 哪些事物在過(guò)程中阻止我們達(dá)到目的 促動(dòng)因子: 哪些事物是在過(guò)程中協(xié)

20、助我們達(dá)到目的 做出一個(gè) force-field diagram或是表格列出所有的障礙與促動(dòng)因子,Pg 47,範(fàn)例,目標(biāo): 降低新產(chǎn)品之引進(jìn)時(shí)間,Enablers,Barriers,Pg 48,定義範(fàn)圍工具: 柏拉圖分析,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 49,何謂柏拉圖原則?,所謂 柏拉圖 表示母體中的可歸納因素對(duì)事件的影響程度為： 80%的事件僅歸結(jié)於20%的原因類(lèi)別. 母體的可歸納因

21、素: 部門(mén)別 班別 不良類(lèi)別 設(shè)施種類(lèi) 生產(chǎn)線(xiàn),Pg 50,舉例說(shuō)明: 追蹤文件 由六個(gè)部門(mén)處理流程 發(fā)生瑕疵退回的情形在所有部門(mén)都會(huì)發(fā)生 根據(jù) 柏拉圖 獲得的結(jié)論: 部門(mén)別並不會(huì)影響處理流程之品質(zhì) 開(kāi)單收款的錯(cuò)誤 以八種不同的錯(cuò)誤類(lèi)型來(lái)覆核 依歷史經(jīng)驗(yàn), 75% 的開(kāi)單錯(cuò)誤歸結(jié)於2 種原因 根據(jù) 柏拉圖 獲得的結(jié)論: 此結(jié)果證實(shí)了錯(cuò)誤的分類(lèi),何謂柏拉圖原則?,Pg 51,何謂柏拉圖分析?,柏拉圖分析 依原因?qū)蛹?jí)紀(jì)錄資料、數(shù)目或成本 自降冪方式將類(lèi)別排序 用條狀圖描述結(jié)果,Pg 52,範(fàn)例: 應(yīng)付帳款,組織的目標(biāo)是在15之內(nèi)付清所有的應(yīng)付帳款 延遲付款會(huì)給予一連續(xù)編號(hào) 資料將會(huì)進(jìn)一步蒐集作深入

22、分析,Pg 53,用Using Minitab執(zhí)行柏拉圖分析: Stat Quality Tools Pareto Chart,Perform Pareto Analysis for all factors,Pareto.mtw,範(fàn)例: 應(yīng)付帳款,Pg 54,Pareto.mtw,用Minitab執(zhí)行柏拉圖分析:,範(fàn)例: 應(yīng)付帳款,Pg 55,應(yīng)用:,Pg 56,階梯式柏拉圖分析,Frequency,Pareto A,Pareto B,Pareto C,Product Line,Location,Operator,Pg 57,練習(xí),分析此家餐廳的抱怨: Pizarros Pizza in a Cup Restaurant 哪些特性是重要的? 應(yīng)該如何排序活動(dòng)?,Pg 58,定義範(fàn)圍工具: Matrix Diagram,Tree Diagrams Affinity Di