IT成本管理的實(shí)施過(guò)程

1、IT 成本治理的實(shí)施過(guò)程成本治理在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中一般分三個(gè)環(huán)節(jié)，一是打算時(shí)期， 要緊是為實(shí)施IT 會(huì)計(jì)做預(yù)備，制定IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)及核算體系打算，并對(duì)實(shí)施 IT 會(huì)計(jì)進(jìn)行可行性研究。這一時(shí)期一般耗時(shí)36 個(gè)月，IT 組織的規(guī)模越大，組織結(jié)構(gòu)越復(fù)雜，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的獲得越容易，所耗時(shí)刻越短。二是 IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施時(shí)期。這一時(shí)期要緊是預(yù)備數(shù)據(jù)；選擇、安裝、測(cè)試軟件；調(diào)試系統(tǒng)、監(jiān)測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行等工作。一般耗時(shí) 6 個(gè)月或更多時(shí)刻， 這要緊決定于實(shí)施所需的數(shù)據(jù)及工具，假如信息容易取得、實(shí)施工具先進(jìn)、適當(dāng)，則需要時(shí)刻就會(huì)短。三是 IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行使用時(shí)期。這一時(shí)期要緊是核算提供 IT 服務(wù)的成本及相應(yīng)的收

2、費(fèi)，檢查這些數(shù)據(jù)的正確性，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行差異分析，修正IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)。打算時(shí)期團(tuán)隊(duì)組建及組織關(guān)系在打算時(shí)期要首先組建好 IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)團(tuán)隊(duì)。整個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由以下人員組成： 組織的信息系統(tǒng)總經(jīng)理 財(cái)務(wù)部門(mén)高級(jí)經(jīng)理 IT 服務(wù)的收費(fèi)客戶 IT 服務(wù)治理人員IT 財(cái)務(wù)治理部門(mén)，是IT 服務(wù)治理層不可缺少的組成部分，是一個(gè)常設(shè)部門(mén)，負(fù)責(zé)建設(shè)、運(yùn)行及維護(hù) IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)（包括預(yù)算、會(huì)計(jì)核算、收費(fèi)） ，與 IT 服務(wù)的其他流程的治理層有同等的地位。 IT 財(cái)務(wù)經(jīng)理直接向 IT 服務(wù)治理層匯報(bào)。假如組織規(guī)模較小時(shí)，不單設(shè) IT 財(cái)務(wù)部門(mén)， IT 成本治理工作一般由組織的財(cái)務(wù)部門(mén)與 IT 服務(wù)部門(mén)共同負(fù)擔(dān)。不

3、管如何樣， IT 會(huì)計(jì)核算工作由 IT 部門(mén)負(fù)責(zé)，因?yàn)檫@是保證 IT 部門(mén)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的工具。可行性研究可行性也確實(shí)是對(duì)項(xiàng)目的“必要性”、“可能性” 和“合理性”等問(wèn)題進(jìn)行分析論證。對(duì)IT 服務(wù)實(shí)行成本治理是否必要、有無(wú)實(shí)現(xiàn)的可能性， 實(shí)行成本治理是否符合成本與效益原則，是打算時(shí)期應(yīng)該回答的問(wèn)題?？尚行匝芯康囊o工作包括： 確定實(shí)行成本治理所需的人、財(cái)、物等資源； 界定與組織其他部門(mén)的財(cái)務(wù)界限； 定量分析實(shí)行IT 成本治理的成本與效益，評(píng)價(jià)其合理性； 提出收費(fèi)政策建議方案； 提出初步的實(shí)施打算，打算應(yīng)該包括：成本分析、IT 會(huì)計(jì)核算收費(fèi)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、實(shí)施與實(shí)施后評(píng)價(jià)； 評(píng)價(jià)實(shí)行 IT 會(huì)計(jì)的工具（

4、包括各種賬冊(cè)、計(jì)算、存儲(chǔ)設(shè)備）； 風(fēng)險(xiǎn)分析，對(duì)可能阻礙成功實(shí)行IT 會(huì)計(jì)的因素進(jìn)行分析，找出敏感因素，加以操縱防范。實(shí)施成本治理的實(shí)施能夠在一個(gè)會(huì)計(jì)年度的任意時(shí)刻進(jìn)行。 然而這不意味著建立 IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)使用的成本數(shù)據(jù)也能夠是任意時(shí)段的，一般均要求用一年的成本數(shù)據(jù)來(lái)估算每個(gè)成本單位的成本價(jià)值。當(dāng)無(wú)法得到一年的數(shù)據(jù)時(shí)，一般我們要通過(guò)預(yù)測(cè)補(bǔ)全數(shù)據(jù)，但要注意對(duì)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)， 通過(guò)檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)才能夠利用， 否則風(fēng)險(xiǎn)會(huì)比較大。這一時(shí)期的要緊工作有：系統(tǒng)實(shí)施預(yù)備工作：這些工作要緊包括： 文件預(yù)備工作， 要緊有 IT 會(huì)計(jì)制度文件預(yù)備、 編制用戶手冊(cè)、工作記錄手冊(cè)及 IT 財(cái)務(wù)治理人職員作指南等。本文轉(zhuǎn)自

5、項(xiàng)目治理者聯(lián)盟 職員培訓(xùn)工作： 對(duì) IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)的每位職員都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。對(duì)原 IT 人員要加強(qiáng)會(huì)計(jì)知識(shí)技能的培訓(xùn)，理解會(huì)計(jì)原理及本質(zhì)；關(guān)于原財(cái)務(wù)人員則要加強(qiáng) IT 知識(shí)技能的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)使所有 IT 財(cái)務(wù)治理人員都能理解會(huì)計(jì)原理以及IT 服務(wù)治理各流程的差不多原則。 建立成本中心或利潤(rùn)中心：依照設(shè)立責(zé)任中心的政策需要，設(shè)立相應(yīng)的責(zé)任中心形式。假如著重考核IT 服務(wù)部門(mén)的成本和費(fèi)用支出， IT 服務(wù)部門(mén)不形成收入或者不考核其收入的情況下，能夠設(shè)立成本中心。假如IT 服務(wù)部門(mén)被看作一個(gè)單獨(dú)的組織單位來(lái)衡量其一定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)利潤(rùn)，則能夠?qū)T 服務(wù)部門(mén)設(shè)立為利潤(rùn)中心。3 / 7 建立數(shù)據(jù)

6、搜集機(jī)制：實(shí)施時(shí)期需要的信息包括：工作量、服務(wù)種類(lèi)、客戶、成本、資源存量等， 要建立起這些數(shù)據(jù)的采集點(diǎn)。工作量及服務(wù)種類(lèi)數(shù)據(jù)能夠從容量治理數(shù)據(jù)庫(kù)取得， 成本、資源存量數(shù)據(jù)能夠從會(huì)計(jì)及配置治理部門(mén)獲得。 選擇、安裝、調(diào)試軟件：選擇通過(guò)可行性研究證明是可行的軟件，購(gòu)買(mǎi)安裝，以各種可能的數(shù)據(jù)和操作條件對(duì)程序進(jìn)行試驗(yàn)，找出問(wèn)題加以修改，使之完全符合設(shè)計(jì)要求。 試運(yùn)行：在正式運(yùn)營(yíng)前要先試運(yùn)行 IT 會(huì)計(jì)系統(tǒng)，如此，一方面能夠在服務(wù)收費(fèi)之前提醒 IT 資源使用大戶， 調(diào)整其 IT 資源用量及態(tài)度；另一方面成本核算及收費(fèi)系統(tǒng)設(shè)計(jì)可能存在一些缺陷，通過(guò)試運(yùn)行發(fā)覺(jué)以后，進(jìn)行糾正，保證 IT 科技核算及收費(fèi)系統(tǒng)公

7、平、可信。同時(shí)能夠積存一定的經(jīng)驗(yàn)。正式運(yùn)營(yíng)正式運(yùn)營(yíng)時(shí)期的工作要緊是搜集系統(tǒng)每天產(chǎn)生的成本及收費(fèi)數(shù)據(jù)，發(fā)覺(jué)差異，分析調(diào)查差異，處理差異。發(fā)覺(jué)差異IT 會(huì)計(jì)人員將每月、每年的實(shí)際數(shù)據(jù)與相應(yīng)的預(yù)算、打算數(shù)據(jù)相比較，確定其差額，發(fā)覺(jué)例外情況。這些比較數(shù)據(jù)包括成本、收益、工作量、服務(wù)水平等。分析調(diào)查差異差異分析是指確定差異的數(shù)額，將其分解為不同的差異項(xiàng)目，并在此基礎(chǔ)上調(diào)查發(fā)生差異的具體緣故并提出分析報(bào)告。 只有通過(guò)調(diào)查研究，找到緣故，分清責(zé)任，才能采取糾正行動(dòng)，收到降低成本的實(shí)效。發(fā)生差異的緣故專(zhuān)門(mén)多，能夠分為三類(lèi)： 執(zhí)行人的緣故，包括過(guò)錯(cuò)、沒(méi)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)水平低、責(zé)任心差、不協(xié)作等； 目標(biāo)不合理，包括原來(lái)

8、制定的目標(biāo)過(guò)高或過(guò)低，或情況變化使目標(biāo)不再適用等； 實(shí)際成本核算有問(wèn)題，包括數(shù)據(jù)記錄、加工和匯總有錯(cuò)誤，有意的造假等。只有通過(guò)調(diào)查研究， 才能找到具體緣故， 并針對(duì)緣故采取糾正行動(dòng)。處理差異針對(duì)不同的差異處理方法不同。 成本差異處理：當(dāng)實(shí)際成本高于預(yù)算成本時(shí)，一般情況下， IT 部門(mén)會(huì)將高出的成本轉(zhuǎn)移到客戶身上，特不是成本的差異是由于向客戶提供的專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)造成的。但這種差異是 IT 會(huì)計(jì)人員的治理重點(diǎn)， 不能因此而無(wú)限制地提高成本轉(zhuǎn)移到客戶身上， 因?yàn)榭蛻粲锌赡芤虼诉x擇其他供應(yīng)商。 收益差異處理：收益下降是不利差異，IT 會(huì)計(jì)人員分析其緣故，假如是工作量預(yù)算太高造成的可適當(dāng)調(diào)整工作量，假如是由5

9、 / 7于服務(wù)成本過(guò)高造成的收益降低， IT 會(huì)計(jì)人員要努力尋求降低成本，提高效益的途徑。 假如是服務(wù)定價(jià)太低， 則能夠調(diào)整定價(jià)。 服務(wù)水平差異處理： 一般由服務(wù)水平治理部門(mén)處理差異問(wèn)題。 工作量差異處理：工作量的變化會(huì)帶來(lái)兩個(gè)問(wèn)題：一是誰(shuí)為增加的工作量付費(fèi)？二是如何付費(fèi)？假如由于偶然緣故， 客戶的服務(wù)工作量增加了， IT 會(huì)計(jì)人員要考慮 IT 部門(mén)的工作能力是否能夠滿足，假如能夠，與客戶商談收費(fèi)，但也要考慮到其他客戶是否同意，因?yàn)槟骋豢蛻舻姆?wù)工作量的增加可能損害到其他客戶的服務(wù)。因此一般也由服務(wù)水平治理部門(mén)介入。操縱和報(bào)告為保證 IT 服務(wù)會(huì)計(jì)核算的有效性，財(cái)務(wù)治理人員要監(jiān)測(cè)、操縱 IT

10、會(huì)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行，對(duì)每天的會(huì)計(jì)核算、收費(fèi)情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)治理，并向 IT 服務(wù)治理部門(mén)提交治理報(bào)告。治理報(bào)告治理報(bào)告一般每月或每季向 IT 服務(wù)治理部門(mén)或高級(jí) IT 治理委員會(huì)提交，內(nèi)容要緊包括 IT 服務(wù)成本與收入總結(jié)以及資產(chǎn)負(fù)債表等。治理報(bào)告的格式治理報(bào)告沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，但一般都以下兩類(lèi)：1. 向客戶提供的IT 服務(wù)治理報(bào)告。這類(lèi)報(bào)告一般內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，要緊包括： 在會(huì)計(jì)年度內(nèi)客戶發(fā)生在IT 方面的費(fèi)用； 成本支付與預(yù)期可能是否相符？ 目前的收費(fèi)政策及IT 會(huì)計(jì)核算方法； IT 部門(mén)如何服務(wù)增加投資； 實(shí)際與預(yù)算之間的任何差異， 引起這些差異的緣故以及 IT 部門(mén)采取的相應(yīng)措施。2. 向 IT 服務(wù)治理層提交的報(bào)告包括： IT 服務(wù)的總成本與收益；項(xiàng)目治理者聯(lián)盟文章，深