Access基礎與應用教程課件第3章表

1、第 3 章,表（即是數(shù)據(jù)表）是Access數(shù)據(jù)庫最基本的對象，用于存儲數(shù)據(jù)庫的所有數(shù)據(jù)。,表,第3章 表,本章主要內(nèi)容,退出,3.1 表結構設計概述 3.2 創(chuàng)建表 3.3 表之間的關系 3.4 表的基本操作 3.5 導入表、導出表與鏈接表,表（即是數(shù)據(jù)表）是Access數(shù)據(jù)庫最基本的對象，用于存儲數(shù)據(jù)庫的所有數(shù)據(jù)信息。表是與特定主題（如“學生”）有關的數(shù)據(jù)組成的集合。對每個主題使用一個單獨的表意味著用戶只需存儲該數(shù)據(jù)一次，這既可減少不必要的數(shù)據(jù)重復，又可減少數(shù)據(jù)輸入錯誤。 表由表結構和表內(nèi)容組成。表結構就是每個字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型和字段的屬性等。表內(nèi)容就是表的記錄。一般來說，先創(chuàng)建表

2、（結構），然后再輸入數(shù)據(jù)。,一個數(shù)據(jù)庫根據(jù)需要可以包含多個表。表將數(shù)據(jù)組織成列（稱為字段）和行（稱為記錄）的二維表格形式，如表3-1所示。第一行是各個字段名，從表的第二行開始的每一行數(shù)據(jù)稱為一個記錄或一個元組。,表3-1 二維表格形式的“學系”表,記錄,字段,字段,字段,字段,記錄,記錄,記錄,記錄,3.1 表結構設計概述,表結構是由構成該表的每個字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型和字段的屬性等組成，在創(chuàng)建表時要指定這些內(nèi)容，如圖3-1所示。在創(chuàng)建表結構之前，要先設計好該表的結構。,3.1.1 字段的命名規(guī)定,字段名稱是表中一列的標識，在同一個表中字段名稱不可重復。 在 Access 中，字段的命名

3、有如下規(guī)定： （1）字段名稱最長可達64個字符。 （2）字段名稱可用的字符包括字母、數(shù)字、下劃線、空格以及除句號（.）、感嘆號（!）、重音符號（）和方括號（ ）之外的所有特殊字符。字段名稱中也可以使用漢字。 （3）字段名稱不能以空格開頭。 （4）不能包含控制字符（即從 0 到 31 的 ASCII 值所對應的字符）。 注意，雖然字段名中可以包含空格，但建議盡量不要使用空格。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型,字段數(shù)據(jù)類型決定該字段所保存數(shù)據(jù)的類型。在Access中包括如下12種數(shù)據(jù)類型。 1文本 文本類型字段用于保存字符串的數(shù)據(jù)，例如：姓名、產(chǎn)品名稱等。一些只作為字符用途的數(shù)字數(shù)據(jù)也使用文本類型，例

4、如：電話號碼等。 文本類型字段的大小最大為 255 個字符?？赏ㄟ^“字段大小”屬性來設置文本類型字段最多可容納的字符數(shù)。這里的字符是指一個英文字符，或者是一個中文的漢字。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,文本類型字段的大小最大為 255 個字符?？赏ㄟ^“字段大小”屬性來設置文本類型字段最多可容納的字符數(shù)。這里的字符是指一個英文字符，或者是一個中文的漢字。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,3數(shù)字 數(shù)字字段用于保存需要進行數(shù)值計算的數(shù)據(jù)，通過“字段大小”屬性可以指定如下幾種類型的數(shù)值： （1）字節(jié) 占1個字節(jié)，保存0255之間的整數(shù)。 （2）整型占2個字節(jié)，保存 -3276832767之間的整

5、數(shù)。 （3）長整型占4個字節(jié)。 （4）單精度 占4個字節(jié)。（有效數(shù)字最多7位） （5）雙精度 占8個字節(jié)， （6）同步復制ID 占16個字節(jié)。 （7）小數(shù) 占12個字節(jié)。,對于數(shù)字類型，單擊下拉按鈕，展開數(shù)字類型列表,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,4日期/時間 字段大小為8個字節(jié)，用于保存日期或時間。例如：出生日期、發(fā)貨時間、購買日期等等。 5貨幣 字段大小為 8 個字節(jié)，用于保存科學計算中的數(shù)值或金額等數(shù)據(jù)。其精度為整數(shù)部分為 15 位，小數(shù)部分為 4 位。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,6自動編號 用于在添加記錄時自動插入的唯一順序（每次遞增 1）或隨機編號。字段大小為長整型，即存

6、儲 4 個字節(jié)；當用于“同步復制 ID”(GUID) 時，存儲 16 個字節(jié)。當向表中添加一條新記錄時，這種數(shù)據(jù)類型會自動為每條記錄存儲一個唯一的編號，故自動編號類型的字段可設置為主鍵。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,7是/否 該類型的實際上是布爾型，用于只可能是兩個值中的一個（例如“Yes / No”、“True / False”、“On / Off” ）的數(shù)據(jù)。通常來說，其取值是 True 或 False 兩個之一。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,8OLE 對象 用于將 OLE 對象（如 Microsoft Office Excel 電子表格）附加到記錄中。最多存儲 1 GB。大多

7、數(shù)情況下，應使用“附件”字段代替“OLE 對象”字段。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,9超鏈接 用于存放鏈接到本地或網(wǎng)絡上資源的地址，用作超鏈接地址。超鏈接可以是 UNC 路徑或 URL。最多存儲 64,000 個字符。 UNC（通用命名規(guī)則）是一種對文件的命名規(guī)則。它提供了獨立于機器的文件定位方式。UNC 名稱使用 serversharepath 這一語法格式，而不是指定驅動器符和路徑。 URL（統(tǒng)一資源定位符）是一種地址。它指定協(xié)議（如 HTTP 或 FTP）以及目標對象在 Internet 上的位置，例如：,超鏈接信息可以是文本或文本和數(shù)字的組合，以文本形式存儲并用作超鏈接地址。其內(nèi)

8、容可以由三部分（也可由頭二部分）組成，每兩部分之間要用#號間隔開。這三部分組成如下： （1）顯示文本這是顯示在字段中的內(nèi)容。 （2）地址指向一個文件的UNC路徑或網(wǎng)頁的URL。 （3）子地址位于文件中的地址（例如：錨）。 在該超鏈接字段中輸入具體數(shù)據(jù)時，輸入的語法格式如下： 顯示文本#地址#子地址# 例如：希望在一個超鏈接字段中顯示中山大學，并且只要用戶單擊該字段時便可轉向中山大學的網(wǎng)址：。鍵入字段中的內(nèi)容如下： 中山大學#,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,10查閱向導 用于創(chuàng)建這樣的字段，它允許用戶使用組合框選擇來自其他表（或查詢）或來自一組列表的值。在數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項，將會啟動向

9、導進行定義。需要與對應于查閱字段的主鍵大小相同的存儲空間。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類型（續(xù)）,11計算字段 用于存放根據(jù)同一表中的其他字段計算而來的結果值，字段大小為8個字節(jié)。可以使用表達式生成器創(chuàng)建計算。 表達式例子： 周學時*上課周數(shù) 12附件 將圖像、電子表格文件、Word文檔、圖表等文件附加到記錄中，類似于在郵件中添加附件。使用附件字段可將多個文件附加到一條記錄中。,3.1.3 學生管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的表結構設計實例,在Access中，在創(chuàng)建表之前，要根據(jù)表模式（即關系模式）及字段對數(shù)據(jù)類型的要求等，詳細地設計出該表的結構。學生管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的所有表的表結構設計如下： 1學系 表模式：學

10、系（學系代碼，學系名稱，辦公電話，學系簡介，學系資料） 在“學系”表中，主鍵是“學系代碼”。,表3-2 “學系”表結構,2專業(yè) 在“專業(yè)”表中，主鍵是“專業(yè)代碼”。 表3-3 “專業(yè)”表結構,3班級 在“班級”表中，主鍵是“班級號”。 表3-4 “班級”表結構,4學生 在“學生”表中，主鍵是“學號”。 表3-5 “學生”表結構,5課程 在“課程”表中，主鍵是“課程代碼”。 表3-6 “課程”表結構,總學時計算的表達式是： 周學時*上課周數(shù),6修課成績 在“修課成績”表中，主鍵是： “學年度”+“學期”+“學號”+“課程代碼”。 表3-7 “修課成績”表結構,3.2 創(chuàng)建表,在設計好表的結構之后

11、，便可以使用Access2010 提供的功能，在打開的當前數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表。通常，要先創(chuàng)建表的結構，然后再往表中輸入數(shù)據(jù)。,3.2.1 創(chuàng)建表的方法,通過以下4種方式，可以在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個新表。 （1）使用數(shù)據(jù)表視圖直接插入一個表。 （2）使用設計視圖創(chuàng)建表。 （3）使用SharePoint列表創(chuàng)建表。 （4）導入表或鏈接到表。 與Access 2003相比，Access 2010不能使用表向導創(chuàng)建新表，但是提供了利用SharePoint網(wǎng)站來創(chuàng)建表的方法。,3.2.1 創(chuàng)建表的方法（續(xù)）,在Access窗口，打開某個Access 2010數(shù)據(jù)庫。單擊功能區(qū)上的“創(chuàng)建”選項卡，可以看到在“表格

12、”組中，有三個按鈕，用于創(chuàng)建表，如圖3-3所示。,圖3-3 “創(chuàng)建”選項卡中的“表格”組,3.2.2 使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表,在數(shù)據(jù)表視圖下創(chuàng)建表，是一種方便簡單的方式，能夠迅速地構造一個較簡單的數(shù)據(jù)表。 當新建一個空數(shù)據(jù)庫時，Access 2010自動創(chuàng)建一個新表，并打開如圖3-4的數(shù)據(jù)表視圖，使用戶可以從此處開始一個數(shù)據(jù)表的設計工作。,圖3-4創(chuàng)建新表,例3-1 創(chuàng)建一個名為“學系”的表,例3-1 要求按“表3-2”所示的“學系”表結構，在“學生管理系統(tǒng)”中，使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表的方法，創(chuàng)建一個名為“學系”的表。,打開“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，在“創(chuàng)建”選項卡上的“表格”組中，單擊“表”按鈕，

13、系統(tǒng)創(chuàng)建一個默認名為“表1”的新表。如圖3-4所示。,例3-1 創(chuàng)建一個名為“學系”的表（續(xù)）,創(chuàng)建完表結構之后，可以直接在該視圖下輸入表的內(nèi)容。,圖3-6,圖3-4,單擊“單擊以添加”下拉菜單，選擇新字段的數(shù)據(jù)類型。 如圖3-6所示。,圖3-10,Go 例3-3修改表結構,3.2.3 使用設計視圖創(chuàng)建表,單擊“創(chuàng)建”選項卡上的“表格”組中的“表設計”按鈕，顯出表的設計視圖。,表的“設計視圖”分為上、下兩部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū)，下半部分是字段屬性區(qū)。 上半部分的字段輸入?yún)^(qū)包括字段選定器、字段名稱列、數(shù)據(jù)類型列和說明列。 字段輸入?yún)^(qū)的一行可用于定義一個字段。 字段選定器用于選定某個字段（行）

14、，如單擊它即可選定該字段行。 字段名稱列用來對字段命名。數(shù)據(jù)類型列用來對該字段指定數(shù)據(jù)類型。說明列用來對該字段進行必要的說明描述，僅起注釋作用，以提高可讀性。 下半部分的字段屬性區(qū)用于設置字段的屬性。,例3-2 創(chuàng)建一個名為“專業(yè)”的表,例3-2在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用設計視圖的方法，創(chuàng)建一個名為“專業(yè)”的表?！皩I(yè)”表結構如“表3-3”所示，主鍵是“專業(yè)代碼”。,3.2.4 修改表的結構,如果在已經(jīng)創(chuàng)建的表中發(fā)現(xiàn)表結構設計有不完善之處，則可打開該表的“設計視圖”窗口，對它進行適當?shù)男薷摹Ｔ谠摫淼摹霸O計視圖”窗口，可對字段名稱、字段數(shù)據(jù)類型、字段屬性及主鍵等進行修改。 但在對表結構進行

15、修改時，應注意有兩個可能會導致數(shù)據(jù)丟失的情形：一是當“字段大小”由較大的范圍改為較小的范圍時可能會導致原有數(shù)據(jù)會部分丟失；二是當“字段類型”發(fā)生改變時可能會造成原有數(shù)據(jù)的丟失。,例3-3 修改“學系” 表的結構,例3-3 在例3-1中通過使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建出來的“學系”表，并不完全符合表3-2的要求，圖3-10有一個名為“ID”的字段，并且當試圖刪除該 字段列時，系統(tǒng)提示用戶該列不能刪除。這是由于使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表時，Access 2010自動創(chuàng)建一個類型為自動編號的“ID”字段，并且默認為新表的主鍵?，F(xiàn)在要求按“表3-2”所示的“學系”表結構要求，對例3-1所創(chuàng)建的“學系”表進行修改完善，

16、刪除“ID”字段，設置主鍵為“學系代碼”。,3.2.5 字段屬性的設置,字段的屬性是描述字段的特征，用于控制數(shù)據(jù)在字段中的存儲、輸入或顯示方式等。對于不同數(shù)據(jù)類型的字段，它所擁有的字段屬性有所不同。 1字段大小 字段大小屬性用于定義文本、數(shù)字或自動編號數(shù)據(jù)類型字段的存儲空間。對于一個“文本”類型字段，其字段大小的取值范圍是0255，默認值是255。對于數(shù)字類型字段，可在其對應的字段大小屬性單元格中自帶的下拉列表中選擇某一種類型，如整型、長整型等。,字段屬性的設置（續(xù)）,2格式 格式屬性只影響數(shù)據(jù)的屏幕顯示方式和打印方式，不影響數(shù)據(jù)的存儲方式。它對不同的數(shù)據(jù)類型使用不同的設置。例如，對于“日期/

17、時間”數(shù)據(jù)類型字段，可在其對應的格式屬性單元格中自帶的下拉列表中選擇某一種格式，還可直接輸入自定義格式。,圖3-22 “日期/時間”類型字段的格式屬性下拉列表,字段屬性的設置（輸入掩碼）,3輸入掩碼 輸入掩碼用于定義數(shù)據(jù)的輸入格式。在創(chuàng)建輸入掩碼時，可以使用特殊字符來要求某些數(shù)據(jù)是必須輸入的（例如，電話號碼的區(qū)號），或某些數(shù)據(jù)是可選輸入的（例如電話分機號碼）。這些特殊字符還可用來指定輸入數(shù)據(jù)的類型，例如輸入數(shù)字或者字符。 表3-8中所示的特殊字符用來定義輸入掩碼。,字段屬性的設置（輸入掩碼 表3-8）,字段屬性的設置（輸入掩碼 - 續(xù)）,如圖3-23所示，“學號”字段輸入掩碼為：，可確保必須輸

18、入8個數(shù)字字符。 如圖3-24所示，“辦公電話”字段輸入掩碼設置為：#-#。,注意：如果在數(shù)據(jù)上定義了輸入掩碼同時又設置了格式屬性，在顯示數(shù)據(jù)時，格式屬性將優(yōu)先，而忽略輸入掩碼。,圖3-23,圖3-24,字段屬性的設置（標題）,4標題 標題屬性值用于在數(shù)據(jù)表視圖、窗體和報表中替換該字段名，但不改變表結構中的字段名。 標題屬性是一個最多包含 2,048 個字符的字符串表達式，顯示在窗體和報表上的標題超出標題欄所能顯示的部分將被截掉。,字段屬性的設置（默認值）,5默認值 使用默認值屬性可以為該字段指定一個默認值，在添加新記錄時，可以減少用戶輸入該字段數(shù)據(jù)的工作量。默認值在新建記錄時會自動輸入到字段

19、中。默認值屬性設置的最大長度是 255 個字符。 例如，在“學生”表中可以將“性別”字段的默認值設為“女”。當用戶在“學生”表中添加記錄時，既可以接受該默認值“女”，也可以輸入“男”去替換“女”。,字段屬性的設置（有效性規(guī)則）,6有效性規(guī)則 使用有效性規(guī)則屬性可以指定對輸入到記錄、字段或控件中的數(shù)據(jù)的要求。當輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則屬性的設置時，可以使用有效性文本屬性指定消息顯示給用戶。 例如，將“學生”表“高考總分”字段的“有效性規(guī)則”設置為：0。,字段屬性的設置（有效性文本）,7有效性文本 使用有效性文本屬性可以指定當輸入的數(shù)據(jù)違反了字段的有效性規(guī)則屬性設置時，向用戶顯示的消息。 例如，

20、在“學生”表中，將“高考總分”字段的“有效性文本”屬性設置為“請在高考總分字段輸入大于零的數(shù)！” 。 當用戶在“學生”表中添加或修改記錄時，若在“高考總分”字段輸入一個負數(shù)或 0 時，則彈出“請在高考總分字段輸入大于零的數(shù)！”的消息框。,字段屬性的設置（有效性文本）,字段屬性的設置（必填字段、索引）,8必需 必需屬性可以確定字段中是否必須有值。如果該屬性設為“是”，則在輸入記錄數(shù)據(jù)時，必須在該字段或綁定到該字段的任何控件中輸入數(shù)據(jù)，而且該數(shù)據(jù)不能為 Null。 9索引 使用索引屬性可以設置單一字段索引。索引可加速對索引字段的查詢，還能加速排序及分組操作。,3.2.6 設置和取消表的主鍵,設置表

21、的主鍵的方法有如下三種： 1單字段主鍵 單字段主鍵即是一個字段的值可以確定表中的唯一記錄。如“學系”表中的主鍵是“學系代碼”字段。在“學系”表的“設計視圖”中，選定“學系代碼”字段后，單擊“設計”選項卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕。 2多字段主鍵 多字段主鍵即是一個字段組（幾個字段組合）的值才可以確定表中的唯一記錄。設置多字段主鍵方法：按住 Ctrl 鍵，選定多個字段后，單擊“設計”選項卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕。,3.2.7 設置和取消表的主鍵（續(xù)）,3自動編號類型字段主鍵 在表的設計視圖中保存新創(chuàng)建的表時，如果之前沒有設置主鍵，系統(tǒng)將會詢問“是否創(chuàng)建主鍵？”，若回應“是”，則系統(tǒng)將

22、創(chuàng)建一個自動編號類型的名為“ID”字段的主鍵。使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建新表時，用戶不必回答，系統(tǒng)自動創(chuàng)建自動編號類型的名為“ID”字段的主鍵。此外，選定自動編號類型字段后，單擊“設計”選項卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕，也可設置該自動編號類型字段為主鍵。 注意：通過上述同樣方法選定字段后，單擊“設計”選項卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕，可取消已定義的主鍵。,3.3 表之間的關系,在 Access 數(shù)據(jù)庫中為每個主題都創(chuàng)建一個表后，為了能同時顯示來自多個表中的數(shù)據(jù)，需要先定義表之間的關系，然后再創(chuàng)建查詢、窗體及報表等。 在 Access 數(shù)據(jù)庫中，表之間的關系類型有三種，即一對一關系、一對多關系和

23、多對多關系。,3.3.1 表之間關系類型的確定,1確定表之間的關系類型 表之間的關系有三種類型。所建關系的類型取決于相關聯(lián)字段是如何定義的。 （1）如果兩個表僅有一個相關聯(lián)字段是主鍵，則創(chuàng)建一對多關系。例如，“學系”與“專業(yè)”兩個表都有“學系代碼”字段，但僅有“學系”表中的“學系代碼”是主鍵。 （2）如果兩個表相關聯(lián)字段都是主鍵，則創(chuàng)建一對一關系。 （3）兩個表之間的多對多關系實際上是某兩個表與第三個表的兩個一對多關系。第三個表的主鍵包含兩個字段，分別是前兩個表的主鍵。比如“學生”表與“課程”表是多對多關系。在Access 數(shù)據(jù)庫中，添加一個“修課成績”表，把“學生”表與“課程”表之間的多對多

24、關系轉化為兩個一對多關系，即“學生”表與“修課成績”表是一對多關系（關聯(lián)字段是“學號”），“課程”表與“修課成績”表也是一對多關系（關聯(lián)字段是“課程代碼”）。,3.3.1 表之間關系類型的確定（續(xù)）,2相關聯(lián)字段的類型和字段大小 （1）創(chuàng)建表之間的關系時，相關聯(lián)的字段不一定要有相同的名稱，但必須有相同的字段類型（除非主鍵字段是“自動編號”類型）。 （2）當主鍵字段是“自動編號”類型時，可以與“數(shù)字”類型并且“字段大小”屬性為“長整型”的字段關聯(lián)。 例如，“班級”表中的“班級號”是“自動編號”數(shù)據(jù)類型字段，“學生”表中的“班級號”是“數(shù)字”數(shù)據(jù)類型并且“字段大小”屬性為“長整型”的字段，則“班級

25、”表中的“班級號”字段與“學生”表中的“班級號”字段是可以關聯(lián)的。 （3）如果分別來自兩個表的兩個字段都是“數(shù)字”字段，只有“字段大小”屬性相同，這兩個字段才可以關聯(lián)。,3.3.2 建立表之間的關系,例3-5 假定“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，已經(jīng)按“表3-2”至“表3-7”所示的六個表結構，創(chuàng)建好“學系”、“專業(yè)”、“班級”、“學生”、“修課成績”和“課程”等六個表?，F(xiàn)在創(chuàng)建表之間關系。,圖3-28 選定的那些表已添加到關系的布局窗口中,3.3.2 建立表之間的關系（續(xù)）,將表中的主鍵字段（以粗體文本顯示）拖到其他表的外鍵字段，系統(tǒng)將顯示“編輯關系”對話框。在 “編輯關系” 對話框中，根據(jù)需要設置

26、關系選項。在此，選擇 “實施參照完整性”。 單擊“編輯關系”對話框中的 “創(chuàng)建” 按鈕，便創(chuàng)建好 “學系”表與“專業(yè)”表之間的一對多關系，如圖3-30所示。該圖中的關系線兩端的符號 “1” 和 “” 分別表示一對多關系的 “一” 端和 “多”端。,圖3-30 “學系”表與“專業(yè)”表之間的一對多關系,圖3-29 “編輯關系”對話框,3.3.2 建立表之間的關系（續(xù)）,結果如圖3-31所示。,圖3-31 “學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫六個表關系,3.3.3 “編輯關系”對話框中的關系選項,在“編輯關系“對話框中，有三個以復選框形式標示的關系選項，可供用戶去選擇，但必須在先選中“實施參照完整性”復選框后，其

27、它兩個復選框才可用。,3.3.3 “編輯關系”對話框中的關系選項（續(xù)）,1實施參照完整性 Access使用參照完整性來確保相關表中記錄之間關系的有效性，并且不會意外地刪除或更改相關數(shù)據(jù)。如果設置了“實施參照完整性”，則會有如下的功效： （1）不能在相關表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵中的值。 例如：班級與學生之間的關系，如果設置了“實施參照完整性”選項，“學生”表中的“班級號”字段值必須存在于“班級”表中的“班級號”字段，或為空值。 （2）如果在相關表中存在匹配的記錄，則不能從主表中刪除該記錄。 例如，在“學生”表中某一學生屬于某個“班級號”的班，就不能在“班級”表中刪除此“班級號”的記錄

28、。 （3）如果某個記錄有相關的記錄，則不能在主表中更改主鍵值。 例如：在“學生”表中某一學生屬于某個“班級號”的班，不能在“班級”表中更改這個班級號。,3.3.3 “編輯關系”對話框中的關系選項（續(xù)）,2級聯(lián)更新相關字段 在選中了“實施參照完整性”復選框后，如果選中了“級聯(lián)更新相關字段”復選項，則不管何時更改主表中記錄的主鍵，都會自動在所有相關表的相關記錄中，將與該主鍵相關的字段更新為新值。 3級聯(lián)刪除相關字段 在選中了“實施參照完整性”復選框后，如果選中了“級聯(lián)刪除相關字段”復選項，則不管何時刪除主表中記錄，都會自動刪除相關表中的相關記錄。,3.3.4 修改表之間的關系,步驟： （1）在Ac

29、cess中，打開某個數(shù)據(jù)庫。 （2）單擊“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡上的“關系”組中的“關系”按鈕，打開“關系”布局窗口。 （3）如果已建立的關系沒有全部顯示出來，可單擊“關系”組中的“所有關系”按鈕。 （4）如果要編輯其關系的表未顯示出來，可單擊“關系”組中的“顯示表”按鈕，顯出“顯示表”對話框。 （5）在“顯示表”對話框中，雙擊要添加的每個表，然后關閉“顯示表”對話框。 （6）在“關系”布局窗口，雙擊要修改關系的關系連線，顯示“編輯關系”對話框。 （7）在“編輯關系”對話框中，根據(jù)條件和需要，設置關系選項，然后單擊“確定”按鈕，便會關閉“編輯關系”對話框。 （8）關閉“關系”布局窗口，保存對“關系

30、”布局的修改。,3.3.5 刪除表之間的關系,步驟： （1）在Access中，打開某個數(shù)據(jù)庫。 （2）單擊“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡的“關系”組中的“關系”按鈕。 （3）如果已建立的關系沒有全部顯示出來，可單擊“關系”組中的“所有關系”按鈕。 （4） 在“關系”布局窗口，單擊所要刪除關系的關系連線（當選中時，關系線會變成粗黑狀），然后按 Delete 鍵。 注意，在“關系”布局窗口，如果要在“關系”布局窗口中刪除某個表，可單擊要刪除的表，然后按 Delete 鍵。 （5）關閉“關系”布局窗口，保存對“關系”布局的修改。,3.3.6 子表,當兩個表之間創(chuàng)建了一對多關系后，將“一”端表稱為主表，將“多”

31、端表稱為子表。 在“數(shù)據(jù)表視圖”下打開主表時，通過單擊折疊按鈕（+ 或 -）可將子表展開或關閉。 例如，在打開“學系”表的數(shù)據(jù)表視圖中，單擊“學系代碼”為“02”左邊的“+”號，顯出“學系代碼”為“02”的所有“專業(yè)”子表的數(shù)據(jù)表視圖。,折疊 按鈕-,折疊按鈕+,3.4 表的基本操作,在表創(chuàng)建之后，就可打開表的“數(shù)據(jù)表視圖”，對表中的記錄數(shù)據(jù)進行各種操作。,3.4.1 打開和關閉表,1打開表 打開表是指在“數(shù)據(jù)表視圖”中打開表。 在Access中打開某數(shù)據(jù)庫后，打開表的步驟如下： （1）單擊導航窗格上的數(shù)據(jù)庫對象列表中的“表”。 （2）在展開的表對象列表中雙擊要打開的表，或者右擊要打開的表，在

32、彈出的快捷菜單中，單擊“打開”命令。 表打開后是以一個新的選項卡顯出表的“數(shù)據(jù)表視圖”。以二維表格的形式顯示表中的數(shù)據(jù)。 2關閉表 單擊某表的“數(shù)據(jù)表視圖”右上角的“關閉”按鈕便可以關閉該表。,3.4.2 在表中添加記錄,在表中添加記錄非常簡單，只要打開了某一個表，便可以在該表的“數(shù)據(jù)表視圖”中直接輸入記錄數(shù)據(jù)了。 例如，在“學系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”中，把表3-1中所示的記錄數(shù)據(jù)全部輸入后，“學系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”如圖3-35所示。 由于“學系代碼”字段被設置為主鍵，因此該字段的內(nèi)容不可以重復，也不可以為Null值（空值）。 在輸入完記錄后，單擊“學系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”右上角的“關閉”按鈕

33、，則會保存該表數(shù)據(jù)，并關閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”。,3.4.3 在表中修改記錄,在表中修改記錄的操作步驟如下： （1）單擊導航窗格的數(shù)據(jù)庫對象列表中的“表”。 （2）在展開的表對象列表中雙擊要打開的表，便打開該表“數(shù)據(jù)表視圖”。 （3）在該“數(shù)據(jù)表視圖”中找到要修改的記錄進行修改。 （4）完成修改后關閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”。,3.4.4 在表中刪除記錄,在表中刪除記錄的操作步驟如下： （1）單擊導航窗格的數(shù)據(jù)庫對象列表中的“表”。 （2）在展開的表對象列表中雙擊要打開的表，便打開該表“數(shù)據(jù)表視圖”。 （3）在該“數(shù)據(jù)表視圖”中，單擊要刪除的記錄所在行的記錄選定器按鈕，選定該記錄（如圖3-36所示

34、）。注意，通過拖動鼠標選擇要刪除的多個連續(xù)記錄的選定器，可以選定要刪除的連續(xù)的多個記錄。 （4）單擊“開始”選項卡上的“記錄”組中的“刪除”按鈕，或按“Delete”鍵。 （5）在“確認刪除”對話框中單擊“是”按鈕，確認刪除操作。,記錄選定器,3.4.5 表中記錄排序,排序是根據(jù)當前數(shù)據(jù)表中的一個或多個字段的值，對整個數(shù)據(jù)表中的全部記錄進行重新排列先后順序。排序時，可以按升序（從小到大）或降序（從大到?。λ杏涗涍M行排序。排序后，排序結果可與表一起保存。,1排序規(guī)則,對于不同數(shù)據(jù)類型的字段，升序（或降序）的排序規(guī)則如下： （1）英文的文本按字符的ASCII碼順序排序，升序是按ASCII碼從小

35、到大排序，降序是按ASCII碼從大到小排序。對英文字母，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。 （2）中文的文本按拼音字母的順序排序，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。 （3）數(shù)字按數(shù)字的大小順序排序，升序按從小到大排序，降序按從大到小排序。 （4）對于日期和時間類型的字段，按日期的先后順序排序，升序按從前到后排序，降序按從后到前排序。,排序注意,注意：在“文本”字段中保存的數(shù)字將作為字符串而不是數(shù)值，對它排序是按數(shù)字字符文本的ASCII碼順序排序，不是按數(shù)值大小順序排序。因此，若要按數(shù)值順序來排序，就必須在較短的數(shù)字前面加上零，使得全部的文本字符串具有相同的長度。例如：要以升序來排序以下的文

36、本字符串 “1”、“3”、“12” 和“33”，其結果將是“1”、“12”、“3”、“33”。必須在僅有一位數(shù)的字符串前面加上零，才能正確地排序，即：“01”、“03”、“12”、“33”。,2只按一個字段進行排序,按一個字段進行排序的操作步驟如下： （1）打開要進行排序的表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2）單擊排序字段所在列的任意一個數(shù)據(jù)單元格。 （3）單擊“開始”選項卡的“排序和篩選”組中的排序按鈕 （按升序排序）或 （按降序排序），顯出排序結果。還可以直接單擊排序字段右側的下拉箭頭，打開下拉菜單，單擊“升序”或“降序”命令。 （4）關閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時，可選擇是否將排序結果與表一起保存。,

37、3按多個字段進行排序,如果要對多個字段進行復雜排序，則要使用Access的“高級篩選/排序”命令，如下例所述。 例3-5在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，將“學生”表按“性別”升序和“高考總分”降序進行排序。,指定排序,3.4.6 表中記錄篩選,篩選操作實際上是查看用戶想看的部分記錄而不是整個表中的所有記錄。為了能夠告訴系統(tǒng)想看什么，用戶需要指定一些條件，這些條件就是篩選條件。篩選條件有時是十分簡單的，例如，要查看所有男學生的記錄。有時篩選條件會較為復雜，例如，要查看年齡在18到22歲之間的男學生的記錄。為了方便各種情形的篩選操作，Access提供了不同的篩選操作命令。 所有的篩選命令都可以通過“開

38、始”選項卡的“排序和篩選”組中的“切換篩選”命令來取消篩選結果，恢復表的原來面貌。,1按選定內(nèi)容篩選,按選定內(nèi)容篩選實際上是每次給出一個“什么是什么”的篩選條件，例如：性別是男的。 例3-7在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫的“學生”表中，篩選出所有男學生的記錄。 其操作步驟如下： （1）打開“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，打開“學生”表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2）單擊“性別”字段列中任意一個性別為“男”的單元格。 （3）單擊“開始”選項卡上的“排序和篩選”組中的“選擇”命令，在彈出的下拉菜單中選擇“等于男”，結果如圖3-39所示。,2按窗體篩選,使用“按窗體篩選”可以方便地執(zhí)行較為復雜的篩選。但沒有對篩選結果專

39、門排序的功能。 在“按窗體篩選”窗口中，默認顯示了兩張選項卡，選項卡的標簽（“查找”和“或”）位于窗口的下方，其實“或”選項卡可有多張。每張選項卡中均可指定若干條件。同一張選項卡中的條件與條件之間是“And”（與）的關系。不同選項卡之間的條件是“Or”（或）的關系。 在“按窗體篩選”窗口中指定篩選條件時，如果直接在某一單元格中選擇一個值，則表示選定字段等于該值。實際上，省略了等于比較運算的運算符 =。需要指定大于或小于等比較運算時，需要直接鍵入 或 （大于）、=（大于或等于）、（不等于）、（小于）和 =（小于或等于）。 在指定“是/否”類型字段的條件時，復選框只能包括三種狀態(tài)：選中（是）、不選

40、中（否）和灰化（不作為篩選條件）。,例3-7（ 按窗體篩選 例子）,例3-7 打開“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中的“學生”表，使用“按窗體篩選”功能篩選出高考總分750分（含750）以上的男學生和是優(yōu)干的女學生的記錄。,3高級篩選,使用“高級篩選/排序”功能可以方便地執(zhí)行較為復雜的篩選并可對結果進行排序。 在“篩選”窗口中指定篩選條件時，同一“條件”行（或“或”行）中的條件與條件之間是“And”（與）的關系。不同“條件”行（即“條件”行與“或”行）之間的條件是“Or”（或）的關系。 在“篩選”窗口中指定篩選條件時，如果直接在某一單元格中輸入一個值，則表示選定字段等于該值，實際上是可以省略等于比較運算

41、的運算符“=”。需要指定大于或小于等比較運算時，需要直接鍵入 或 （大于）、=（大于或等于）、（不等于）、（小于）和 =（小于或等于）。 在指定“是/否”類型字段的條件時，需要在對應條件單元格中鍵入True 或 False。,例3-8（高級篩選例子）,例3-8在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“高級篩選/排序”功能篩選出高考總分780分（含780）以上的男學生和是優(yōu)干的女學生的記錄。并將篩選出的記錄按“性別”升序和“高考總分”降序進行排序。,3.4.7 設置表的外觀,設置表的外觀實際上是指設置以“數(shù)據(jù)表視圖”所顯示出來的（二維）表格的外觀。設置表格外觀的操作包括：調(diào)整字段的顯示次序、設置數(shù)據(jù)表格

42、式、設置字體、設置隱藏列、調(diào)整字段的顯示寬度和高度等。 設置結果可與表一起保存。,1調(diào)整字段的顯示次序,當以“數(shù)據(jù)表視圖”方法打開某表時，Access是按默認設置格式顯出數(shù)據(jù)表。顯出的數(shù)據(jù)表中的字段次序與其在表設計或查詢設計中出現(xiàn)的次序相同。 根據(jù)用戶對顯出的數(shù)據(jù)表字段次序外觀的需求，可以進行字段次序重新設置，這里對段次序重新設置僅改變顯出的數(shù)據(jù)表的字段次序外觀，并沒有改變這些字段在原來的表設計或查詢設計中的次序。 例3-9 把“學系”表中的“學系簡介”字段移至“辦公電話”字段的前邊位置。,2設置數(shù)據(jù)表格式,當以“數(shù)據(jù)表視圖”方法打開某表時，Access是按默認設置格式顯出數(shù)據(jù)表，如顯出的網(wǎng)格

43、線用銀色，背景用白色。根據(jù)用戶對顯出的數(shù)據(jù)表網(wǎng)格線外觀的需求，可以進行重新設置。設置數(shù)據(jù)表格式的步驟如下： （1） 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2） 在“開始”選項卡上“文本格式”組的右下角有一個 按鈕，如圖3-47所示，單擊該按鈕便打開“設置數(shù)據(jù)表格式”對話框，如圖3-48所示。此時，可根據(jù)對話框中的標簽提示進行相應的操作。, 如果要使單元格在顯示時有“凸起”效果，可在“單元格效果”框中，單擊“凸起”單選鈕。如果要使單元格在顯示時有“凹陷”效果，可在“單元格效果”框中，單擊“凹陷”單選鈕。 如果在“單元格效果”框中，選定了“平面”單選鈕，此時，就可以對網(wǎng)格線顯示方式、背景色、網(wǎng)格線顏色、

44、邊框和線型、方向等進行設置了。 （3）關閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時，可選擇將設置更改與表一起保存。,例3-10（設置數(shù)據(jù)表格式例子）,例3-10 要使“專業(yè)”表打開后以“凸起”單元格效果形式顯示出“數(shù)據(jù)表視圖”。 （1）打開“專業(yè)”表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2）單擊“開始”選項卡上的“文本格式”組右下角的按鈕，打開“設置數(shù)據(jù)表格式”對話框。 （3）在“設置數(shù)據(jù)表格式”對話框中的“單元格效果”框內(nèi)，單擊“凸起”單選鈕。此時“專業(yè)”表的“數(shù)據(jù)表視圖”顯示出“凸起”效果。 （4）關閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時，選擇將設置更改與表一起保存。,3設置字體,當打開某表的“數(shù)據(jù)表視圖”時，Access是按默認設置的

45、字體顯出數(shù)據(jù)表。根據(jù)用戶的需求，可以進行重新設置。設置字體的步驟如下： （1） 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2） 單擊“開始”選項卡上的“文本格式”組中的“字體”下拉按鈕，彈出字體下拉列表，可選定某種字體。單擊“字號”下拉按鈕，彈出字號下拉列表，可選定某種字號。 （3）此外，通過單擊“文本格式”組中所列出的其他的按鈕，還可對“字形”、“下劃線”、“顏色”或“網(wǎng)絡線”等進行重新選定。 （4）關閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時，可選擇將設置更改與表一起保存。,圖3-47“文本格式”組,4隱藏或顯示數(shù)據(jù)表中的列,（1）隱藏數(shù)據(jù)表中的列 例3-11 把“學系”表中的“學系簡介”列設置為隱藏列。 操作步驟如

46、下： 打開“學系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 單擊“學系簡介”字段名（即列名），選定了“學系簡介”列。 右擊選定的字段列，在彈出的快捷菜單中，單擊“隱藏字段”命令。 關閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖” 時，選擇將設置更改與表一起 保存。,4隱藏或顯示數(shù)據(jù)表中的列（續(xù)）,（2）顯示出所隱藏的一列或多列 例3-12 把“學系”表中的隱藏列取消，即把隱藏的“學系簡介”列顯示出來。 提示：右擊任意列字段名，在彈出快捷菜單中單擊“取消隱藏字段”，顯出“取消隱藏列”對話框，選中要顯示的列的名字左邊的復選框。,5凍結和取消凍結數(shù)據(jù)表中的列,對數(shù)據(jù)表中的列設置了“凍結”后，這樣無論在該表中水平左右滾動到何處，這些已被凍結的列

47、都會成為最左側的列，并且始終是可見的，方便查看同一記錄的左右對應的數(shù)據(jù)。 （1）凍結數(shù)據(jù)表中的列 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 選定要凍結的列。 右擊字段列，在彈出的快捷菜單中單擊“凍結字段”命令。 關閉該表時，可選擇將設置更改與表一起保存。 （2）取消凍結數(shù)據(jù)表中的列 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 右擊任意列字段名，在彈出的快捷菜單中單擊“取消凍結所有字段”命令。 關閉該表時，可選擇將設置更改與表一起保存。,6調(diào)整數(shù)據(jù)表的行高,根據(jù)需要，用戶可以調(diào)整數(shù)據(jù)表的行高或列寬。 （1）利用鼠標拖動調(diào)整行高 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 將指針放在數(shù)據(jù)表左側的任意兩個記錄選定器之間，此時，鼠標指針變成

48、十字形并帶有上下雙向箭頭形狀，然后按住鼠標左鍵一直拖動到所需行高。 （2）指定行高 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 右擊某行記錄選定器，彈出的快捷菜單，單擊該快捷菜單中的“行高”命令，顯出“行高”對話框。 在該“行高”“對話框”中輸入所需的行高值，然后單擊“確定”按鈕。,7調(diào)整數(shù)據(jù)表的列寬,（1）利用鼠標拖動調(diào)整列寬 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 將鼠標指針指向要調(diào)整大小的列選定器的右邊緣，此時，鼠標指針變成十字形并帶有左右雙向箭頭形狀，然后按住鼠標左鍵一直拖動到所需列寬?；蛘撸粢{(diào)整列寬以適合其中的數(shù)據(jù)，請雙擊列標題的右邊緣。 （2）指定列寬 打開某個表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 在選定了需要調(diào)整列寬的那些列后，右擊某選定列的字段名，彈出快捷菜單，單擊該快捷菜單中的“字段寬度”命令，顯出“列寬”對話框。 在該“列寬”對話框中輸入所需的列寬值，然后單擊“確定”按鈕。,3.4.8 查找表中的數(shù)據(jù),1查找操作 例3-13 在“專業(yè)”表中查找“學系代碼”