物資臺帳管理辦法

1、物資臺帳管理辦法目錄第一章 總則第二章 物資臺帳的管理責(zé)任第三章 臺帳的建立第四章 臺帳的操作第五章 臺帳的日常管理第六章 附則第一章 總則第一條 為改善公司物流控制狀況，優(yōu)化公司信息管理，把物資臺帳管理納入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道，制定本管理辦法。 第二條 本辦法的物資包含物資分類編碼管理辦法中的所有物資。第三條 物資臺帳（以下簡稱臺帳）是公司物資基本信息數(shù)據(jù)反映的載體，它同時具有下述特征：1、臺帳是物資分類編碼管理辦法中某一分類物資信息數(shù)據(jù)的集合，集合的最小單元是與該編碼一一對應(yīng)的具體物資；2、是該具體物資信息比較完整的反映。臺帳載有物資信息量的多少根據(jù)管理需要和公司制度決定，一般至

2、少應(yīng)包括該物資的物資編碼、固有屬性（品名、型號、規(guī)格等）、計量單位、收發(fā)存（“流水”）數(shù)量、發(fā)生時間、物資價值、物資狀態(tài)等；3、臺帳以表格的形式表現(xiàn)，一般有相對穩(wěn)定的帳頁和賬簿，可以是紙質(zhì)的，也可以是電子的。第四條 臺帳的種類：1、按物資分類范圍大小分類，如分為總帳、分類明細(xì)賬；2、按物資種類分類，如分為為原材料臺帳、設(shè)備臺帳等等；3、按職能領(lǐng)域分類，如分為倉庫物資臺帳、車間物資臺帳等等。第五條 臺帳級別：臺帳按財務(wù)成本核算的科目分為兩個級別。構(gòu)成公司流動資產(chǎn)形態(tài)的物資，主要表現(xiàn)為用于產(chǎn)品的原材料、半成品、成品、輔機(jī)以及生產(chǎn)用低值易耗品的臺帳為一級臺帳；其它臺帳為二級臺帳。第六條 臺帳的管理目

3、標(biāo)：1、齊全完備 填補(bǔ)該建立臺帳而未建立“空白”； 2、信息真實(shí)準(zhǔn)確；3、信息的時效及時；4、臺帳信息保持連續(xù)性；5、帳、物、單、卡一致統(tǒng)一，賬實(shí)相符、帳帳相符、帳證相符。第七條 臺帳帳頁的統(tǒng)一設(shè)計公司所有物資臺帳均使用公司統(tǒng)一設(shè)計的帳頁，具體由物資管理部負(fù)責(zé)，根據(jù)物資分類編碼管理辦法的分類，分別設(shè)計若干種帳頁內(nèi)容和格式，征求物資相關(guān)管理部門（車間）的意見后報財務(wù)部審定。所有的物資臺帳帳頁上必須設(shè)置表格編號欄目，居于帳頁表格的右上角。表格編號主要反映臺帳的物資分類、總帳和明細(xì)賬的區(qū)分以及臺帳種類的序號，在進(jìn)行上述設(shè)計時同時設(shè)定。第八條 本辦法適用于全公司范圍,包括所有存在物資管理責(zé)任的子公司、

4、部門、車間。 第二章 物資臺帳的管理責(zé)任第九條 物資管理部是物資臺帳的業(yè)務(wù)主管部門，除負(fù)責(zé)管理所轄倉庫物資臺帳外，還對非所直接管轄物資臺帳的建帳和運(yùn)行負(fù)有監(jiān)管責(zé)任。第十條 除物資管理部之外，凡存在物資管理職責(zé)的部門（車間）均負(fù)有物資臺帳的管理責(zé)任，具體包括下述范圍的臺帳：1、財務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)總臺帳的管理，并負(fù)責(zé)落實(shí)固定資產(chǎn)各分類臺帳的管理責(zé)任。；2、動力設(shè)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)（含動力）設(shè)備、搬運(yùn)設(shè)備臺帳的管理；3、工藝部負(fù)責(zé)工裝模（卡）具臺帳總帳管理，車間負(fù)責(zé)其分臺帳的管理；4、生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)車間物資臺帳的管理，具體按本辦法和車間物資臺帳管理辦法執(zhí)行；5、全面質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)計量檢測設(shè)備、計量器具、計量

5、裝置臺帳管理；6、總裁辦負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公耗材和土地房產(chǎn)臺帳的管理。7、公司認(rèn)為其它應(yīng)該建立的物資臺帳管理。第十一條 臺帳的管理責(zé)任：1、臺帳管理責(zé)任按工作性質(zhì)分為直接管理責(zé)任和監(jiān)督管理責(zé)任：直接管理負(fù)責(zé)臺帳建立、臺帳運(yùn)行和臺帳維護(hù)，并按有關(guān)規(guī)定形成臺帳匯總統(tǒng)計的相關(guān)物資報表；監(jiān)督管理負(fù)責(zé)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查、考核和指導(dǎo)。2、臺帳管理責(zé)任按臺帳級別實(shí)行分工：第一級臺帳由物資管理部直接管理，財務(wù)部監(jiān)督管理；第二級臺帳由直接管理責(zé)任的部門（車間）管理，物資管理部監(jiān)督管理。第十二條 上述（不限于）部門、車間對職責(zé)范圍內(nèi)管轄的倉儲和在用物資按本辦法的要求建立臺帳，專人（可兼職）操作管理，規(guī)范運(yùn)行，

6、持續(xù)運(yùn)行。部門（車間）主任負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查臺帳信息的錄入與更新、報表報送，審核信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。第十三條 總裁辦主任負(fù)責(zé)牽頭，財務(wù)部和物資管理部參與，每年進(jìn)行一次臺帳管理狀況的檢查，對受檢部門（車間）臺帳的管理狀況提出整改和指導(dǎo)意見。本項管理活動列入成本突破 指標(biāo)體系完善和信息數(shù)據(jù)庫完善工作計劃。第三章 臺帳的建立第十四條 臺帳要素的設(shè)置： 臺帳作為物資信息數(shù)據(jù)最重要的載體，其帳頁欄目應(yīng)盡可能全面反映物流過程中收付(用)存的信息，一般情況下必須含有以下欄目：1、基本欄目：序號、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、型號（產(chǎn)品編號和圖號、鋼材牌號）、計量單位、收發(fā)存數(shù)量、價格、金額、貨位（保存或使用處所）、

7、物資現(xiàn)有狀態(tài)、備注、日期等等?；緳谀繛楸貍錂谀?。2、擴(kuò)充欄目：除基本欄目外，根據(jù)物資特性和管理需要，還應(yīng)增加反映物資信息的其它重要欄目，如：物資性能、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、購置（入庫）時間、商品附隨文件以及相關(guān)憑證信息等。擴(kuò)充欄目根據(jù)管理目標(biāo)的需要選擇設(shè)置。第十五條 電子臺帳為了完善公司信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作,提高物資管理工作效率,凡具備條件的物資管理部門(車間)均應(yīng)設(shè)置電子臺帳,以提高物資信息統(tǒng)計分析和報表生成的效率及準(zhǔn)確性。具體要求如下:電子臺帳和紙質(zhì)臺帳格式基本相同,具體格式由財務(wù)部審定。電子臺帳和紙質(zhì)臺帳可同時存在并同時使用，但必須保持一致。在電子臺帳正常運(yùn)行滿一個統(tǒng)計年度時，經(jīng)財務(wù)部主

8、任認(rèn)可、物資主管副總批準(zhǔn)可以停止設(shè)置和停止使用紙質(zhì)臺帳。第四章 臺帳的操作第十六條 臺帳信息的錄入責(zé)任人：臺帳信息一般由該物資的直接管理人員錄入，對臺帳的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性負(fù)責(zé)。物資管理部倉庫物資臺帳的錄入由其部門主任進(jìn)行崗位職能分配，并將臺帳錄入人名單報總裁辦備案。第十七條 臺帳錄入工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：1、錄入工作標(biāo)準(zhǔn)及時：臺帳信息（主要是憑證單據(jù)）發(fā)生后，錄入人應(yīng)隨即逐筆登記有關(guān)臺賬、賬簿，要求在錄入要件全部具備的二天內(nèi)完成錄入； 準(zhǔn)確：臺帳信息數(shù)據(jù)必須真實(shí)反映事實(shí)；規(guī)范：臺帳的錄入必須達(dá)到專業(yè)化狀態(tài)。下述規(guī)定是判斷臺帳是否合格的基本依據(jù)：欄目不得隨意空置；不得任意涂改。如須刪除必須雙杠線改

9、寫,對于紙質(zhì)臺帳雙杠線應(yīng)用直尺劃出；對于紙質(zhì)臺帳要求填寫規(guī)范、字跡清晰工整。不得用鉛筆、油汁圓珠筆錄入臺帳；第十八條 臺帳信息的復(fù)核臺帳信息的復(fù)核對系指臺帳直接管理人員按規(guī)定的周期檢查臺帳所記載的信息與相關(guān)憑證單據(jù)、卡片和實(shí)物是否一致相符的操作。第一級臺帳的核對周期應(yīng)不大于一個月；第二級臺帳的核對周期應(yīng)不大于六個月。當(dāng)核對周期內(nèi)適逢盤點(diǎn)時，核對可和盤點(diǎn)合并進(jìn)行。物資管理部門（車間）主任負(fù)責(zé)檢查核對結(jié)果，對不相符的負(fù)責(zé)查清事實(shí)和原因后，方能更正。第十九條 臺帳信息的統(tǒng)計臺帳信息的統(tǒng)計系指按規(guī)定的統(tǒng)計周期,對臺帳中的關(guān)鍵或指定的同類數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計算，并設(shè)置對應(yīng)的表單反映出來,形成各類物資報表。具體

10、操作規(guī)定按物資管理和報表的相關(guān)制度執(zhí)行。第五章 臺帳的日常管理第二十條 紙質(zhì)臺帳必須滿足下述基本要求：帳頁裝訂整齊，賬簿冊用硬皮封面裝夾，不得破爛不堪；封面標(biāo)識標(biāo)志明晰，對多本多套賬簿冊編號清楚；賬簿設(shè)置專門柜屜保存存放。第二十一條 電子臺帳必須滿足下述要求：使用統(tǒng)一的軟件，除財務(wù)部另有要求外，電子臺帳應(yīng)運(yùn)用電子表格（Excel）設(shè)置；規(guī)定部門（車間）內(nèi)部人員上機(jī)的規(guī)則和紀(jì)律；對訪問、更改設(shè)置必要的保護(hù)、保密措施；選擇合適的備份保存格式和方法。第二十二條 在臺帳管理和操作人員發(fā)生異動時嚴(yán)格執(zhí)行臺帳交接手續(xù)（包括電子臺帳）。第二十三條 物資臺帳的長期保存期限按財務(wù)會計賬簿保持期限的規(guī)定執(zhí)行。第六章 附則第二十四條 自本辦法公布實(shí)施之日起，對違反本辦法的部門（車間）按以下規(guī)定處理：1、本辦法規(guī)定建立或公司認(rèn)為應(yīng)該建立而未建立物資臺帳的責(zé)令限期建立；2、超過上述限期仍然未建立臺帳的對部門（車間）主任通報批評，處以罰金300元，并限一個月內(nèi)建立到位。3、在按本辦法第十三條實(shí)施臺帳管理狀況檢查中，對不合格的部門（車間）主任