酒店客房管理信息系統(tǒng)需求分析報告.doc

酒店客房信息管理系統(tǒng)需求分析報告目錄一、引言二、需求問題描述1、用戶需求2、用戶功能需求3、系統(tǒng)功能需求4、系統(tǒng)非功能需求三、系統(tǒng)開發(fā)目標四、管理業(yè)務調查1、組織結構調查2、管理功能圖3、業(yè)務流程分析五、數(shù)據流程調查六、數(shù)據字典一、引言隨著市場經濟的發(fā)展，消費者消費意識的提高，酒店行業(yè)的競爭越來越激烈。為了提高辦事效率，增加、保證酒店的銷售額，樹立酒店的良好形象，運用科學的管理方法非常必要，為此開發(fā)酒店客房管理系統(tǒng)，更好的滿足各方面的需求。二、需求問題描述1、用戶需求用戶希望通過使用酒店客房管理系統(tǒng)得到所需信息，達到提高管理水平的目的，希望新系統(tǒng)具有以下功能：（1）使用計算機快速處理日常的業(yè)務及相關數(shù)據，實現(xiàn)實時查詢各種入住信息。（2）可以實時的錄入住宿單、換房單和退宿單等的情況。（3）可以實時查詢客房信息、客人賬單信息等的具體情況。（4）可以建立客戶的資料，方便日后建立良好的客戶關系。（5）數(shù)據的安全性：不同用戶有對數(shù)據查看，修改等處理不同的權限。（6）打印退宿報表、結帳報表等報表。2、用戶功能需求（1）密碼設置：每個用戶均有自己的密碼，可以防止非本系統(tǒng)人員進入本系統(tǒng)；又因每個用戶的權限不一致，故可防止用戶越權操作。（2）權限設置：設置每個用戶的權限，使各用戶在自己的操作范圍內工作，不得超出自己的操作范圍。只有系統(tǒng)管理員才能進行權限設置。（3）數(shù)據輸入：可以進行酒店各種原始數(shù)據的輸入。（4）數(shù)據查詢：要求可以分別按房間編號，房間類型等進行數(shù)據查詢。（5）數(shù)據輸出：根據需要打印退宿報表、結帳報表等報表（6）其它要求：可以修改用戶密碼，有系統(tǒng)的幫助文件。3、系統(tǒng)功能需求（1）預訂功能需求：其主要目的是提高酒店的開房率，為客人預留房間，并提供良好的預訂服務。其功能需求包括預訂查詢，可用房確認，預訂記錄建立，預訂確認，預訂記錄維護等；（2）接待功能需求：其主要目的是以最快的速度為客人開房。其功能需求包括賓客登記、可用房確認、修改賓客信息、刪除賓客信息和查詢賓客信息等；（3）結賬功能需求：其功能需求包括客人結賬、打印報表和客人掛賬等；（4）換房功能需求：其主要目的是滿足客人換房的需要。其主要功能是查詢客房，換房登記，換房確認等；（5）客房管理功能需求：其主要目的是對客房的信息化管理，提高客房管理的精度和準確度，同時減輕酒店客房中心員工的工作負擔，從而提高客房管理的效率和服務質量。其主要功能是房態(tài)維護，費用記錄和客人查詢等；4、系統(tǒng)非功能性需求（1）低成本（2）方便二次開發(fā)，適應酒店的個性化需求。（3）簡單易用，可維護性強。（4）適合酒店現(xiàn)場的使用環(huán)境和條件三、系統(tǒng)開發(fā)目標1、建立一套功能完整、高效、安全、穩(wěn)定的酒店前臺管理信息系統(tǒng)。2、系統(tǒng)能夠對員工日常操作進行快速、安全地反映。3、實現(xiàn)對顧客信息，預訂、入住、換房、退房、房態(tài)設置等信息的方便迅速錄入、查詢及管理，了解酒店日常業(yè)務的相關信息。4、界面簡潔、操作方便、簡單易學，用戶不需要有太多的專業(yè)知識。四、管理業(yè)務調查1、組織結構調查該酒店其組織架構是直線職能制，最頂層是總經理，總經理下的科室有營銷部，財務部，人力資源部，客房部，前廳部，安保部；營銷部負責對酒店的宣傳銷售、市場開拓，酒店形象樹立，酒店客戶關系發(fā)展及酒店文化建設；財務部負責酒店的資金管理、成本控制、日常的會計審核、會計出納等；人力資源部扶著酒店職員的招聘，調度，培訓，考核，管理等；客房部負責客房服務、客房衛(wèi)生及客房設備的管理；前廳部負責客人的接待、咨詢，投訴及相關前廳服務和信息傳遞；安保部負責酒店員工的安全教育、酒店的安保措施及安全管理，其組織結構圖如下：2、管理功能圖營銷部總經理財務部人力資源客房部前廳部安保部銷售部公關組成本組會計組出納組人事組培訓組樓層組后勤組大堂組總臺組禮賓組3、業(yè)務流程分析：本系統(tǒng)所涉及的主要業(yè)務是預訂管理，接待管理，換房管理，結賬管理和客房管理，各個部分的業(yè)務流程具體如下：（1）預訂管理：客戶查找是否有合適房間，若有則填寫預訂登記單，員工審核登記單，若正確無誤，則對預訂登記，產生預訂登記表。（2）接待管理：員工查找客戶是否提前預訂，若有則填寫入住登記單，員工審核登記單，若正確無誤，則對入住登記，客人入??；若沒有提前預訂，則查找是否有合適房間，若有則填寫入住登記單，員工審核登記單，若正確無誤，則對入住登記，客人入??；客人退宿，員工清點房間，若客人結賬，則員工進行接待登記，并填寫收據和打印報表給客戶。若客人打算掛賬，則填寫掛賬登記單，員工審核登記單，若正確無誤，則對掛賬登記，產生掛賬登記單。（3）換房管理：根據客戶的需要，員工查找相應類型的房間，若有則填寫調房登記單，員工審核登記單，若正確無誤，則對修改客房信息表和入住登記表。（4）結賬管理：客人到前臺對掛賬進行結賬，員工進行結賬登記，并并填寫收據和打印報表給客戶。（5）客房管理：接受員工的客房信息單，審核信息單，若正確無誤，則對客房信息登記，記錄到總帳。業(yè)務流程圖如下：系統(tǒng)流程：酒店客房管理信息系統(tǒng)顧客管理客房管理消費管理報表管理系統(tǒng)維護系統(tǒng)信息入住登記退房登記客房入住表用戶添加更改密碼數(shù)據初始化用戶查看客房信息表版權信息系統(tǒng)介紹補交押金在房客人表客房狀態(tài)客房編輯消費入賬話費入賬客人換房預定房間預訂流程：訂房管理數(shù)據源客房預訂信息表查詢有無空房客房信息表退出訂房系統(tǒng)預定房間押金顧客入住顧客信息表無有接待流程：預訂客房總賬接待客房消費電話賓客入住信息會議接待團體入住信息團體成員信息預訂單賓客表團體表客房流量表客房表接待報表登記會議登記登記/換