某集團任務執(zhí)行和督辦工作指南

物美集團任務執(zhí)行和督辦工作指南一、 目的主要是為了在物美集團建立高效的執(zhí)行文化，真正落實做實做細的經(jīng)營理念。督辦的對象集團主要針對集團的行政，也即集團七個部門總監(jiān)和四個業(yè)態(tài)總經(jīng)理，集團總裁的督辦和監(jiān)督由集團董事長負責。其余管理人員的執(zhí)行督辦由各行政首長負責。二、 流程圖這個流程圖描述的是比較簡單的任務執(zhí)行和督辦程序，消耗的成本不大，效果明顯，但數(shù)量分析能力不足，實時監(jiān)控能力欠缺，仍不可避免可能有人濫竽充數(shù)。隨著物美管理技術更新，管理工具升級，管理體系完善和責權一致水平的提高，可以在這個管理體系上進行升級，提高精耕細作水平。這套管理體系能否有效，首先取決于各級行政首長的重視和鼎力支持，然后是訓練有素，勤懇敬業(yè)的督辦人員（至少需要兩名）。任務形成：公司戰(zhàn)略、年度計劃、年度預算、目標責任書、授權文件、項目任務書會議決議：PDCA循環(huán)上級工作指令：指令單例行工作：年度計劃分解任務單：目標、驗收標準、預算、完成時間、執(zhí)行人、監(jiān)督人、考核人、獎懲辦法任務分解成步驟：目標分解、目標可行性評價、執(zhí)行程序、監(jiān)控要點、階段評價等等。任務準備：組織準備、資源準備、技術準備、時間準備、應急計劃、放棄條件執(zhí)行過程：工作日志、周PDCA報告、月PDCA報告、任務完成總結報告、年度工作報告、述職報告督辦：任務清單、會議紀要、會議決議、工作指令、PDCA報告、工作日志、督辦報告反饋：任務執(zhí)行情況和改進建議人力資源部門：績效考核任務執(zhí)行和督辦流程圖三、 相關各方職責1.集團總裁：a. 擬定各種會議議題、議程、議案，引導公司業(yè)務執(zhí)行年度工作方針，（包括長期目標和短期目標的權衡；各目標的排序；重點工作和工作次序），用逐月逼近的方法完成年度工作計劃和實現(xiàn)年度工作目標;b. 審定會議紀要，用以鞭策、協(xié)調、指揮、控制各部門，使之按計劃按時、保質、保量完成任務，并實現(xiàn)部門協(xié)同；c. 逐一批復各部門和各單位的周、月、年PDCA報告，以及時掌握運營情況，找出工作中問題，決定下一循環(huán)的任務或下一階段工作重點、行動方向和步驟，并及時向下屬單位發(fā)出工作指令；d. 定期巡查下屬部門，深入與各級員工座談或一對一懇談，發(fā)現(xiàn)問題，監(jiān)督完成任務；e. 安排、組織、準備、主持各種會議，控制會議進程，形成各種決議，組織實施決議，監(jiān)督和稽查決議執(zhí)行進度、效果和質量。2.行政首長（執(zhí)行人）：a. 全面預算管理的落實（實現(xiàn)每月報上月預算執(zhí)行情況報表和分析、本月預算申請表、資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、成本核算表、財務分析報告和成本分析報告。）；b. 循環(huán)全面推廣（實現(xiàn)每周提交周報告。行政首長對本單位工作進度、工作質量、運營成本、經(jīng)營業(yè)績實現(xiàn)實時監(jiān)控。）；c. 成本計劃的審定制度化（做到月匯總成本報表提交和執(zhí)行情況分析。）；d. 儲備基金，定額庫存資金計劃的審定制度化（做到月庫存匯總表提交和庫存分析報告。并不定期抽查庫存和監(jiān)督盤點。）；e. 不定期對本單位各項業(yè)務計劃的進度進行審核，核實其工作報告的真實性。（包括不定期對各項收入，支出的憑證和帳表進行審核；審核各項攤提，折舊；審核應收應付，預收預付帳項的處理；審核存貨估價方法；審核各項費用分配方法；財產(chǎn)購置和處置的申請和審核；有關采購定價與銷售等的審核；是否越權采購，越權定價，越權購置固定資產(chǎn)，越權處置資產(chǎn)。抽查合同的事前審查，咨詢，登記和執(zhí)行的追蹤管理。應收帳戶的監(jiān)控和月報分析。）3.督辦人：a. 打印、分發(fā)工作指令和辦公會議議題并取得回執(zhí)；b. 參加集團辦公會議并作會議記錄；c. 收集會議發(fā)言稿和其他資料并存檔；d. 草擬會議紀要，待集團總裁修改后打印并分發(fā)；e. 分發(fā)會議決議和與執(zhí)行人共同形成任務單，取得回執(zhí)；f. 追索行政首長的年、月、周工作計劃，及時轉報集團總裁，并把批復意見及時回報給行政首長。g. 每天一次與任務執(zhí)行人聯(lián)系，了解工作進展和存在問題，并每天為每一個任務執(zhí)行人記工作日志，緊急情況立即向集團總裁報告；h. 每周向集團總裁提交每一個執(zhí)行人的任務督辦報告，并同時向任務執(zhí)行人和制度管理部總監(jiān)轉送；i. 每月向集團總裁和人力資源部提交任務執(zhí)行情況和改進建議，并同時向任務執(zhí)行人和制度管理部總監(jiān)轉送。4.考核人：按物美集團現(xiàn)行程序進行績效考核。 四、 程序和方法1例行工作：年度計劃分解（1）。集團總裁下發(fā)公司戰(zhàn)略、年度計劃、年度預算、目標責任書、授權文件、項目任務書。（2）。執(zhí)行人（行政首長）根據(jù)上述文件，擬訂年度計劃分解方案（包括年度預算、月度工作計劃、月度預算、周工作計劃、周預算）。（3）。督辦人索取執(zhí)行人的年度計劃分解方案，并報集團總裁批準。（4）。根據(jù)集團總裁批復意見，督辦人與執(zhí)行人共同形成任務單（包括年度任務單、月度任務單、周任務單），并分發(fā)相關人員（集團總裁、人力資源部總監(jiān)、制度管理部總監(jiān)、計劃財務部總監(jiān)等等。）督辦人、考核人、執(zhí)行人人手一份。任務單包括目標、驗收標準、預算、完成時間、執(zhí)行人、監(jiān)督人、考核人、獎懲辦法等等。（5）。執(zhí)行人把任務分解成步驟，包括目標的時間和崗位分解、目標可行性評價、執(zhí)行程序、監(jiān)控要點、階段評價等等。（6）。執(zhí)行人進行任務準備，包括組織準備、資源準備、技術準備、時間準備、應急計劃、放棄條件。（7）。執(zhí)行人對任務執(zhí)行過程進行制度性報告（由督辦人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA報告、月PDCA報告、任務完成總結報告、年度工作報告、述職報告等等。（8）。督辦人每日實行人盯人至少一次對執(zhí)行人進行任務進度追問，并對任務督辦情況進行匯報，包括督辦工作日志、督辦報告（周、月、年）。（9）。督辦人對任務進展和存在問題進行向集團總裁、執(zhí)行人、考核人進行反饋，包括任務執(zhí)行情況和改進建議（10）。人力資源部門按物美績效考核辦法進行績效考核2上級工作指令（1）。集團總裁負責牽頭制定公司戰(zhàn)略、年度計劃、年度預算、目標責任書、授權文件、項目任務書。（2）。集團總裁根據(jù)上述文件、集團運營情況、調查資料、自己對公司發(fā)展方向的把握，向有關執(zhí)行人（行政首長）下達工作指令，指令包括：a. 目標（市場占有率，銷售收入，毛利，來客數(shù)，客單價，費用，同比，達成率等等定量描述。）；b. 任務執(zhí)行要點；c. 任務準備要點；d. 任務展開展開要點；e. 人員部署；f. 行動步驟；g. 放棄任務的前提條件；h. 時間表；i. 預算表。（3）。督辦人根據(jù)工作指令，制定詳細督辦計劃，報集團總裁批復。（4）。根據(jù)集團總裁批復意見，督辦人與執(zhí)行人共同形成任務單（包括年度任務單、月度任務單、周任務單），并分發(fā)相關人員（集團總裁、人力資源部總監(jiān)、制度管理部總監(jiān)、計劃財務部總監(jiān)等等。）督辦人、考核人、執(zhí)行人人手一份。任務單包括目標、驗收標準、預算、完成時間、執(zhí)行人、監(jiān)督人、考核人、獎懲辦法等等。（5）。執(zhí)行人把任務分解成步驟，包括目標的時間和崗位分解、目標可行性評價、執(zhí)行程序、監(jiān)控要點、階段評價等等。（6）。執(zhí)行人進行任務準備，包括組織準備、資源準備、技術準備、時間準備、應急計劃、放棄條件。（7）。執(zhí)行人對任務執(zhí)行過程進行制度性報告（由督辦人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA報告、月PDCA報告、任務完成總結報告、年度工作報告、述職報告等等。（8）。督辦人每日實行人盯人至少一次對執(zhí)行人進行任務進度追問，并對任務督辦情況進行匯報，包括督辦工作日志、督辦報告（周、月、年）。（9）。督辦人對任務進展和存在問題進行向集團總裁、執(zhí)行人、考核人進行反饋，包括任務執(zhí)行情況和改進建議（10）。人力資源部門按物美績效考核辦法進行績效考核3會議決議：PDCA循環(huán)（1）。集團總裁負責牽頭制定公司戰(zhàn)略、年度計劃、年度預算、目標責任書、授權文件、項目任務書。（2）。集團總裁根據(jù)各部門和各單位的周、月、年PDCA報告，巡查下屬部門及與各級員工座談或一對一懇談所發(fā)現(xiàn)的問題，決定下一循環(huán)的任務或下一階段工作重點、行動方向和步驟，并及時擬定各種會議議題、議程、議案，引導公司業(yè)務執(zhí)行年度工作方針，（包括長期目標和短期目標的權衡；各目標的排序；重點工作和工作次序）。（3）。督辦人根據(jù)集團總裁擬定的各種會議議題、議程、議案，分發(fā)各會議參加人，要求做好會議準備，并進行人盯人檢查。（4）。根據(jù)會議決議，督辦人與執(zhí)行人共同形成任務單（包括年度任務單、月度任務單、周任務單），并分發(fā)相關人員（集團總裁、人力資源部總監(jiān)、制度管理部總監(jiān)、計劃財務部總監(jiān)等等。）督辦人、考核人、執(zhí)行人人手一份。任務單包括目標、驗收標準、預算、完成時間、執(zhí)行人、監(jiān)督人、考核人、獎懲辦法等等。（5）。執(zhí)行人把任務分解成步驟，包括目標的時間和崗位分解、目標可行性評價、執(zhí)行程序、監(jiān)控要點、階段評價等等。（6）。執(zhí)行人進行任務準備，包括組織準備、資源準備、技術準備、時間準備、應急計劃、放棄條件。（7）。執(zhí)行人對任務執(zhí)行過程進行制度性報告（由督辦人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA報告、月PDCA報告、任務完成總結報告、年度工作報告、述職報告等等。（8）。督辦人每日實行人盯人至少一次對執(zhí)行人進行任務進度追問，并對任務督辦情況進行匯報，包括督辦工作日志、督辦報告（周、月、年）。（9）。督辦人對任務進展和存在問題進行向集團總裁、執(zhí)行人、考核人進行反饋，包括任務執(zhí)行情況和改進建議（10）。人力資源部門按物美績效考核辦法進行績效考核五、 主要表單1工作計劃格式2工作指令格式3PDCA循環(huán)格式4會議準備清單格式5會議紀要格式6任務單格式7立項報告格式8可行性評估報告格式9工作日志格式10督辦報告格式1工作計劃格式物美集團工作計劃說明：計劃是把把設想或企圖具體化，變成可以操作的工作過程或工作程序，并根據(jù)這些可操作的過程分解任務到部門、崗位，同時分解到年、月、周，并根據(jù)這些任務特點選擇任命合適的人才、并把這些人才組織成一支相互協(xié)同的隊伍、并為完成任務而工作。確定目標（干什么）： 目標的數(shù)量化：目標的階段化：目標的約束條件：計劃完成的標志：HOW DO:如何干主要執(zhí)行方法設計：工作的流程設計：工作步驟和次序分解：工作突破口的選擇（入手處）：各部門協(xié)同的要求和具體任務完成的時間控制：各部門的分工和資源分配：各部門的展開要點和注意事項：任務清單和PERT圖：WHY:為什么能這么干上述方案的可行性評價：*財務評價NPV；IR；投資回收期；*風險評價：各種風險產(chǎn)生的可能，表現(xiàn)形式，前提條件，產(chǎn)生風險的關鍵部位（人、部門、崗位或硬件清單），風險出現(xiàn)的先行指標或預兆；各種風險出現(xiàn)的強度預估，破壞程度估計；風險防范和應急手段準備；承受風險的能力（ 風險概率風險收益風險損失）*資源匹配的評價，（具有的人、財、物、網(wǎng)、信息資源是否滿足方案要求，若不能，如何彌補。）*市場支撐能力評價（包括市場容量，市場的時空分布，市場的增長潛力，市場的競爭狀況，市場的進出障礙和代價，主要競爭對手的實力和企圖等等。）*競爭優(yōu)勢評價（包括凝聚力，對時機把握能力，對競爭對手的了解的程度，領導的智慧、誠信、品德、勇氣、嚴謹，組織體系的效率和嚴密精干，人才培訓的效率和水準，指揮體系的效率、簡明扼要、專業(yè)水準和糾錯的能力、及時反應能力，規(guī)章制度的健全、科學、嚴謹、簡明、實用、完全執(zhí)行率，操作規(guī)程和控制流程的科學、有效、完整、執(zhí)行情況和執(zhí)行水平，戰(zhàn)略和戰(zhàn)術水平。WHEN:時間表和準備時間表工作進度表時間限制準備時間和程度：組織準備：*人員的招、試、訓、聘；*組織設計；*授權；*責任明確；*獎懲考核制度；*業(yè)績評價標準業(yè)務準備：*項目研究程度（種子階段、成熟階段、市場化階段）；*市場開發(fā)程度（網(wǎng)絡建設、銷售策略、定價、廣告、競爭對手）物質準備：*硬件準備（地、房、設備、技術、水、電、汽、運輸）；*軟件準備（程序、流程、經(jīng)驗、專利、IT、控制手段）財務準備：*現(xiàn)金；*授信；*儲備的融資能力；*理財技術；*投資技術（評估、決策、執(zhí)行、控制）關系準備：黨、政、經(jīng)、銀、稅、警、媒體等等技術準備：*PERT圖；*進度控制表；*日程表市場準備：*前期調研；*市場宣傳；*合作伙伴（供應商）；*儲運安排；*行銷通道；*結算體系；*結算辦法；*結算銀行；*應收管理；*回扣折扣政策；*付款獎勵政策等等 信息準備：WHO:擇人善任人員配置：詳細分工：編制：職位：WHICH:選擇備選方案：應急方案WHERE：地點商圈調查：競爭對手調查：區(qū)域供應商調查：HOW MUCH：預算人力資源預算：財務資源預算：技術資源預算：時間的投入和產(chǎn)出預算信息資源預算：計劃時間：考核人：督辦人：批準人：執(zhí)行人：獎懲等級考核評分驗收評分備注 本報告一式五份，集團總裁、執(zhí)行人、考核人、制度管理部總監(jiān)和督辦人各一份。如欄目填不下，可另加紙張附后。2工作指令格式物美集團工作指令（戰(zhàn)略、盈利、應急、例常）指令類型指令編號指令執(zhí)行人授權上級指令執(zhí)行人（優(yōu)先、緊急、例常、可延）指令等級指令發(fā)布人協(xié)辦人職責指令協(xié)辦人指令開始日期指令發(fā)布日期（市場占有率，銷售收入，毛利，來客數(shù)，客單價，費用，同比，達成率等等）量描述。）目標指令實際完成日期指令計劃完成日期（質量、成本、進度控制、關鍵點控制）執(zhí)行要點（目標分解、目標可行性評價、執(zhí)行程序、監(jiān)控要點、階段評價）展開要點（工作日志、周PDCA報告、月PDCA報告、年度工作報告、述職報告）執(zhí)行報告（組織準備、資源準備、技術準備、時間準備、應急計劃、放棄條件）準備要點任務完成報告任務驗收報告監(jiān)督人簽名執(zhí)行人簽名驗收入簽名集團總裁簽名考核人簽名任務完成率復命狀態(tài)驗收日期驗收評分獎懲等級考核評分備注本報告一式五份，集團總裁、執(zhí)行人、考核人、制度管理部總監(jiān)和督辦人各一份。如欄目填不下，可另加紙張附后。3PDCA循環(huán)格式物美集團PDCA循環(huán)報告格式編號：報告時間審核人督辦人報告人（例如目標、步驟、預算、人員分工、時間安排、控制要點、工作次序、問題預估和解決辦法等等）P：下一循環(huán)計劃（例如收入、毛利、客單價、來客數(shù)、費用、同比、達成率等；項目進度；計劃完成進度等等）D：本循環(huán)已完成工作（例如為何沒能完成任務？如何才能完成任務？誰該為未完成任務負責？問題產(chǎn)生的深刻原因？等等）C：問題分析（例如各部門協(xié)同要求，預算調整，任務調整，時間調整等等，但要有充分的書面證據(jù)）A：調整和建議報告的真實性驗證結論和存在問題揭示，以及解決建議稽核意見：獎懲建議考核意見：備注考核時間：稽核時間：執(zhí)行人簽名：考核人簽名：稽核人簽名：本報告一式五份，集團總裁、執(zhí)行人、考核人、制度管理部總監(jiān)和督辦人各一份。如欄目填不下，可另加紙張附后。4會議準備清單格式物美集團會議準備清單編號;日期：檢查有關議題的通報、立項報告、可行性評估報告等會議議題是否完成或不定是否完成或不定會議目標是否完成或不定確定議題的先后次序，通知相關人員做好發(fā)言準備會議議程是否完成或不定準備好會議上要通過的決議會議決議草案是否完成或不定收集各種意見，做好對策可能的反對意見是否完成或不定是否完成或不定對反對人員先做好溝通突然的激烈反對，要預置溝通辦法溝通辦法可能的反對人員是否完成或不定事先分析其合理性可能的反對證據(jù)是否完成或不定預先準備說服方法和證據(jù)是否完成或不定是否完成或不定預先準備任務單可能形成的任務會議參加和列席人員是否完成或不定預先準備工作計劃任務執(zhí)行的安排計劃是否完成或不定其他預備資料清單會前溝通人：審核人：會議議題準備人：資料準備人：5會議紀要格式物美集團會議紀要會議時間：會議地點：會議名稱：參加會議人員缺席人員及缺席理由記錄編號：會議記錄人：會議主持人：（會議各議題相關發(fā)言人準備情況；觀點摘要）會議議題（會議進程描述；議題的先后次序；支持和反對的主要論據(jù)和觀點；通報經(jīng)營情況的要點等等）會議議程（支持決議的意見綜述；反對意見綜述；可能的風險和防范機制；退出機制和放棄任務的條件等等）形成決議（未達成決議的原因；反對意見綜述；如何才可以達成決議等等）未達成決議（任務描述；目標；驗收標準；考核標準；預算；執(zhí)行人；督辦人；考核人；時間表；工作步驟；控制點等等）形成的任務紀要下發(fā)名單：紀要審核人：紀要起草人：6任務單格式物美集團任務單（戰(zhàn)略、盈利、應急、例常）任務類型任務編號（年度計劃、例常工作、總裁指令、會議決議、其他）任務依據(jù)任務名稱（優(yōu)先、緊急、例常、可延）任務等級任務發(fā)布人任務執(zhí)行人授權上級任務執(zhí)行人任務開始日期任務安排日期協(xié)辦人職責任務協(xié)辦人任務實際完成日期任務計劃完成日期（目標、驗收標準、預算）任務描述（目標分解、目標可行性評價、執(zhí)行程序、監(jiān)控要點、階段評價）任務步驟（質量、成本、進度控制、關鍵點控制）任務要求（組織準備、資源準備、技術準備、時間準備、應急計劃、放棄條件）任務準備（工作日志、周PDCA報告、月PDCA報告、年度工作報告、述職報告）執(zhí)行報告任務驗收報告任務完成報告任務完成率復命狀態(tài)驗收日期集團總裁簽名考核人簽名驗收入簽名監(jiān)督人簽名執(zhí)行人簽名備注獎懲等級考核評分驗收評分本報告一式五份，集團總裁、執(zhí)行人、考核人、制度管理部總監(jiān)和督辦人各一份。如欄目填不下，可另加紙張附后。7立項報告格式物美集團立項報告編號：日期：調查報告調查方法調查表格調查清單調查工具調查程序調查對象需求調查市場競爭調查商圈調查建議方案a. 任務或項目描述；b. 目標設定；c. 必要性；d. 預算；e. 利益預期；f. 人員配置；g. 時間表；h. 物美有的特殊條件和優(yōu)勢；i. 執(zhí)行要點和步驟；j. 表格及說明編制人：審核人：調查人：8可行性評估報告格式物美集團可行性評估報告編號：人力資源是否滿足需求：必要條件財務資源是否滿足需求：硬件資源是否滿足需求：軟件資源是否滿足需求：是否有足夠的時間來等待盈利：充分條件競爭態(tài)勢是否滿足需求：合作者是否滿足需求：戰(zhàn)略布局是否滿足需求：相對優(yōu)勢人才是否有優(yōu)勢：資金是否有優(yōu)勢：IT技術是否有優(yōu)勢：管理技術是否有優(yōu)勢：渠道是否有優(yōu)勢：商譽、品牌是否有優(yōu)勢：關系是否有優(yōu)勢：政策是否有優(yōu)勢：文化是否有優(yōu)勢：財務收益評估模擬資產(chǎn)負債表預期現(xiàn)金流量表預期損益表凈現(xiàn)值NPV內部收益率IR投資回收期評估時間：督辦人：評估專家名單評估報告審核人：評估召集人：本報告一式五