秘書(shū)實(shí)務(wù)培訓(xùn)教材

秘書(shū)實(shí)務(wù)電子教案課程說(shuō)明：一、課程性質(zhì)：“秘書(shū)實(shí)務(wù)”是我院大二學(xué)生院選課程，主要培養(yǎng)有社會(huì)主義覺(jué)悟的，德智體美全面發(fā)展的，了解秘書(shū)基本知識(shí)，具有辦公室工作能力，適于從事社會(huì)各類(lèi)機(jī)關(guān)、公司、企事業(yè)單位等社會(huì)組織的人才二、主要內(nèi)容：第一章 秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第二章 秘書(shū)的接待工作第三章 秘書(shū)的溝通與協(xié)調(diào)工作第四章 會(huì)議組織與服務(wù)第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作第七章 文書(shū)處理與檔案管理三、教學(xué)目標(biāo)：本課程主要是使學(xué)生從感性的工作實(shí)踐到理性的工作事理對(duì)秘書(shū)工作有一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，配合一定的訓(xùn)練，使學(xué)生的認(rèn)識(shí)有較大提高。本課程以秘書(shū)實(shí)務(wù)為主，對(duì)秘書(shū)學(xué)原理部分遵照“必須”、“夠用”、“精當(dāng)”、“扎實(shí)”的原則有所取舍。四、考核方法：平時(shí)表現(xiàn)與期末考試相結(jié)合。五、成績(jī)說(shuō)明（說(shuō)明成績(jī)的構(gòu)成、比例等）1、課堂紀(jì)律：10%2、作業(yè)：10%3、實(shí)訓(xùn)(含課堂討論和實(shí)作)：20%4、期末考試：60%課題：秘書(shū)實(shí)務(wù)概述教學(xué)目標(biāo)：1.了解秘書(shū)實(shí)務(wù)的內(nèi)容2.了解秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)與特點(diǎn)3.熟悉秘書(shū)應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德4.掌握秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法教學(xué)重點(diǎn)：掌握秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法教學(xué)難點(diǎn)：了解秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)與特點(diǎn)課時(shí)安排：2個(gè)課時(shí)課 型：理論課+實(shí)踐課教學(xué)方法：講授法、討論法授課過(guò)程： 學(xué)習(xí)秘書(shū)實(shí)務(wù)的目的是什么？（一）直接目的是：熟悉秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握秘書(shū)工作的內(nèi)容、規(guī)范、程序和操作方法，提高從事秘書(shū)工作的實(shí)際能力。（二）根本目的是：增加知識(shí)總量，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)及秘書(shū)職業(yè)的實(shí)際需要。一、何謂秘書(shū)實(shí)務(wù)？其學(xué)科對(duì)象是什么？秘書(shū)實(shí)務(wù)是秘書(shū)或秘書(shū)機(jī)構(gòu)所實(shí)際從事的業(yè)務(wù)活動(dòng)。秘書(shū)實(shí)務(wù)的對(duì)象是秘書(shū)業(yè)務(wù)活動(dòng)，就是秘書(shū)或秘書(shū)機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的實(shí)施所采取的專(zhuān)業(yè)輔助行為。二、秘書(shū)實(shí)務(wù)的研究范圍和主要內(nèi)容是什么？（一）秘書(shū)實(shí)務(wù)的研究范圍包括：1、秘書(shū)業(yè)務(wù)工作的一般理論2、秘書(shū)業(yè)務(wù)工作的具體內(nèi)容3、秘書(shū)業(yè)務(wù)工作的工作規(guī)范4、秘書(shū)業(yè)務(wù)工作的運(yùn)作程序5、秘書(shū)業(yè)務(wù)工作的具體方法。（二）秘書(shū)實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容有： 文字工作、文書(shū)工作、信息工作、調(diào)研工作、會(huì)議工作、建議(提案)工作、信訪工作、接待工作、談判工作、隨從工作、通訊工作、檔案工作、保密工作以及其他事務(wù)性工作。三、秘書(shū)實(shí)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)是什么？（一）秘書(shū)實(shí)務(wù)的性質(zhì)是專(zhuān)業(yè)性，它是秘書(shū)實(shí)務(wù)的本質(zhì)屬性。它表現(xiàn)在秘書(shū)職業(yè)的專(zhuān)門(mén)化、秘書(shū)業(yè)務(wù)的常規(guī)化、秘書(shū)職能的具體化三個(gè)方面。（二）秘書(shū)實(shí)務(wù)的特點(diǎn)是：實(shí)用性、規(guī)范性、程序性和可操作性等。四、秘書(shū)實(shí)務(wù)與秘書(shū)學(xué)概論、文書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作等學(xué)科有何關(guān)系？秘書(shū)學(xué)概論與秘書(shū)實(shí)務(wù)之間是綱與目、總與分、虛與實(shí)的關(guān)系，也是統(tǒng)領(lǐng)與被統(tǒng)領(lǐng)的關(guān)系。秘書(shū)實(shí)務(wù)與文書(shū)學(xué)、秘書(shū)實(shí)務(wù)與應(yīng)用寫(xiě)作之間都具有交叉關(guān)系。第二課時(shí)五、秘書(shū)應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德（一）能力要求 秘書(shū)的能力要求秘書(shū)工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書(shū)活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書(shū)人員具有多種能力。主要是： 1寫(xiě)作能力 2，口頭表達(dá)能力 3聽(tīng)知能力 秘書(shū)要善于耐心傾聽(tīng)和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人的冗長(zhǎng)、反復(fù) 的發(fā)言中拎出要領(lǐng)，或是從眾口交加、激烈爭(zhēng)論中抓住重點(diǎn)，并且能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡(jiǎn)明的語(yǔ)言加以復(fù)述。聽(tīng)知能力還意味著秘書(shū)應(yīng)努力掌握方言、外語(yǔ)和民族語(yǔ)言。我國(guó)疆土遼闊、民族眾多，現(xiàn)在實(shí)行開(kāi)放政策，橫向聯(lián)系和國(guó)際交流日益增多，秘書(shū)多懂一種方言、多懂一種民族語(yǔ)言或外語(yǔ)，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。 4閱讀概括能力 5社交活動(dòng)能力 現(xiàn)代社會(huì)中的秘書(shū)已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫(xiě)作，而是經(jīng)常要參加各種社會(huì)活動(dòng)，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進(jìn)行協(xié)調(diào)，參加各種會(huì)議、會(huì)談或宴會(huì)，甚至有參加外事活動(dòng)的機(jī)會(huì)。秘書(shū)人員必須具有一定的社會(huì)活動(dòng)能力，懂得各種場(chǎng)合的牢L儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。 6協(xié)調(diào)能力 秘書(shū)要善于發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門(mén)與部門(mén)之間、機(jī)關(guān)與基層之間工作上的矛盾或不平衡；要善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不 一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解或不和，并及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)。 7觀察分析能力 秘書(shū)在工作中要時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補(bǔ)闕工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而且要善于分析問(wèn)題、提出解決問(wèn)題的辦法供領(lǐng)導(dǎo)擇用、實(shí)施。觀察分析能力是秘書(shū)工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)的前提條件。 8應(yīng)變能力 秘書(shū)的大部分工作都有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，也常會(huì)出現(xiàn)意想不到的情況。秘書(shū)人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問(wèn)題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。 9使用先進(jìn)辦公器械的能力 諸如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書(shū)人員都應(yīng)學(xué)會(huì)使用。盡管部門(mén)內(nèi)可能有專(zhuān)門(mén)的操作人員，但秘書(shū)人員如具有使用能力，可以備工作上的不時(shí)之需。 10預(yù)測(cè)能力 預(yù)測(cè)是在大量事實(shí)和信息的基礎(chǔ)上，對(duì)可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學(xué)的預(yù)計(jì)。有經(jīng)驗(yàn)并富有創(chuàng)造精神的秘書(shū)人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測(cè)能力，這有助于進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)和預(yù)防工作差錯(cuò)，也有助于秘書(shū)人員獲得晉升為管理者、決策者的機(jī)會(huì)。 11、記憶力 準(zhǔn)確記憶事物的能力。如果連續(xù)忘記相同的事物，那么不僅會(huì)降低工作的效率，而且還可能會(huì)令上司感到困惑。因此，為了促使上司對(duì)自己更加信任，應(yīng)努力做到一次性地記牢上司說(shuō)過(guò)的話。此外，還有一個(gè)重要的問(wèn)題，就是必須做筆記。 12、執(zhí)行力 以適當(dāng)?shù)姆绞窖杆偬幚順I(yè)務(wù)的能力。雖然在進(jìn)行工作時(shí)擅自作出決定可能會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，但是沒(méi)有上司的指示就不行動(dòng)問(wèn)題更大。秘書(shū)應(yīng)具備在必要的時(shí)候判斷狀況并迅速作出處理的能力。 （二）秘書(shū)的職業(yè)道德規(guī)范 文明禮貌、愛(ài)崗敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信、辦事公道、勤勞節(jié)儉、遵紀(jì)守法、 團(tuán)結(jié)互助、開(kāi)拓創(chuàng)新。 六、秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的規(guī)律和方法（一）秘書(shū)實(shí)務(wù)的規(guī)律的內(nèi)容1、不同行業(yè)的秘書(shū)工作有各自的特殊規(guī)律2、不同工作范疇有各自的特殊規(guī)律3、經(jīng)常性工作規(guī)范化、程序化的規(guī)律4、領(lǐng)導(dǎo)授意與秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的規(guī)律（二）秘書(shū)實(shí)務(wù)的工作方法1、抓主要矛盾的方法2、妥善處理各種工作的方法3、從群眾中來(lái)到群眾中去的方法七、問(wèn)題討論 （一）秘書(shū)應(yīng)具有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？ （二）秘書(shū)應(yīng)具有哪些能力？(三)秘書(shū)應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？ (四)女性秘書(shū)怎樣才能保護(hù)自己？作業(yè)： 無(wú)小結(jié)：1、了解秘書(shū)實(shí)務(wù)的內(nèi)容；熟悉秘書(shū)應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德；掌握秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法。2、通過(guò)本章學(xué)習(xí)，主要讓學(xué)生掌握秘書(shū)實(shí)務(wù)的相關(guān)知識(shí)，為后面章節(jié)的學(xué)習(xí)打下理論基礎(chǔ)。授課時(shí)間：第3周 課題：秘書(shū)的接待工作教學(xué)目標(biāo)：1做好接待的準(zhǔn)備工作2熟悉接待工作的基本程序3了解接待規(guī)格的確定教學(xué)重點(diǎn)：如何結(jié)合禮儀等相關(guān)知識(shí)，熟悉接待工作的具體環(huán)節(jié)和操作方法。教學(xué)難點(diǎn)：秘書(shū)人員如何結(jié)合禮儀和接待的相關(guān)知識(shí)完成情景模擬。課時(shí)安排：2個(gè)課時(shí)課 型：理論課+實(shí)踐課教學(xué)方法：講授法、討論法授課過(guò)程： 第一課時(shí)第節(jié) 接待的準(zhǔn)備工作秘書(shū)要做好接待工作，前期的準(zhǔn)備工作是非常重要的，它是做好接待工作的前提條件。秘書(shū)應(yīng)該從接待工作的環(huán)境、物質(zhì)與心理三個(gè)方面進(jìn)行準(zhǔn)備。一、做好接待工作的環(huán)境準(zhǔn)備公司的前臺(tái)、會(huì)客室、辦公室是展示公司形象的窗口，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)使這些地方保持清潔、明亮、整齊、美觀，讓來(lái)訪者一進(jìn)門(mén)就能感到這里工作規(guī)范有序。同時(shí)，辦公室內(nèi)部工作人員之間也應(yīng)熱情大方地互相配合，給來(lái)訪者留下良好的印象。辦公室、會(huì)客室的環(huán)境一般可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。1硬環(huán)境硬環(huán)境包括辦公室、會(huì)客室的空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。（1）綠化環(huán)境。辦公室、會(huì)客室內(nèi)的綠化是相當(dāng)重要的，應(yīng)適當(dāng)?shù)財(cái)[放一些花卉或綠色植物；室外周?chē)h(huán)境應(yīng)力求做到草坪、花木相映生輝，綠意盎然，富有生氣與活力。（2）空氣環(huán)境?？諝猸h(huán)境包括空氣的溫度、濕度、流通與味道四個(gè)因素，它的好壞對(duì)人的行為和心理有著很大的影響。因此，應(yīng)在室內(nèi)安裝通風(fēng)設(shè)備和空調(diào)，做好空氣的調(diào)節(jié)，并且經(jīng)常打開(kāi)門(mén)窗透氣，保持空氣清新。同時(shí)，也可適當(dāng)灑些氣味淡雅大方的空氣清新劑。（3）光線環(huán)境。室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰?，以自然光源為主，人造光源為輔。切勿使光線過(guò)強(qiáng)，以免刺激眼睛。但光線也不應(yīng)過(guò)弱，太暗會(huì)引起人的視覺(jué)疲勞或心情壓抑。（4）聲音環(huán)境。室內(nèi)要保持肅靜、安寧，這樣才能使客人心情舒暢。同時(shí)也能使秘書(shū)人員集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。反之，辦公室聲音嘈雜，會(huì)使人心煩意亂。（5）辦公室布置。辦公桌、文件柜、復(fù)印機(jī)等大件物品要擺放合理，書(shū)報(bào)、文件、文具等物品要?dú)w類(lèi)擺放整齊；墻上可掛日歷、公司徽標(biāo)等，也可掛上市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)圖和宣傳照片等。2軟環(huán)境軟環(huán)境是指辦公室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養(yǎng)等在接待過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的人文環(huán)境。主要有兩個(gè)方面：（1）組織文化環(huán)境。是組織存在和發(fā)展的靈魂，同時(shí)也是接待過(guò)程中最能感動(dòng)客人、能夠給客人留下深刻印象的東西。如，科學(xué)合理的規(guī)章制度、緊張有序的工作秩序、和諧融洽的人際關(guān)系等。辦公室里良好的工作氛圍，能讓客人感受到這個(gè)團(tuán)隊(duì)是有凝聚力的團(tuán)隊(duì)，從而對(duì)單位留下良好的印象。（2）接待禮儀環(huán)境。包括接待人員接待的態(tài)度、禮儀素養(yǎng)、接待過(guò)程的安排等。二、做好接待工作的物質(zhì)準(zhǔn)備接待工作所需物品分為必備用品和輔助用品兩種。1必備用品的準(zhǔn)備必備用品即所有的接待工作都需要的用品，主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：（1）辦公設(shè)備。會(huì)談時(shí)所用的桌椅、沙發(fā)、茶幾。要求桌椅等要擺放整齊，桌面清潔，沒(méi)有水漬、污漬。（2）茶水與茶具。飲水機(jī)、茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。一般客人可以用一次性紙杯，重要客人要用正規(guī)茶具。（3）文具用品。如會(huì)見(jiàn)客人時(shí)需要記錄用的筆和紙等。（4）書(shū)報(bào)架。為了使來(lái)訪者排解等待的時(shí)間，還應(yīng)放置書(shū)報(bào)架，擺放一些書(shū)報(bào)雜志、單位介紹等材料。2輔助用品的準(zhǔn)備輔助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有：（1）接待用車(chē)。如迎送客人用的大小轎車(chē)。（2）接待標(biāo)志。如接待現(xiàn)場(chǎng)的歡迎標(biāo)語(yǔ)和指示牌，接待人員的統(tǒng)一服裝和證件等。（3）接待設(shè)備。如會(huì)見(jiàn)大型代表團(tuán)使用的擴(kuò)音器，部分會(huì)談時(shí)需要的電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、攝像機(jī)等。（4）接待禮品。部分接待工作需要贈(zèng)送禮品，尤其是一些涉外的接待工作。三、做好接待工作的心理準(zhǔn)備秘書(shū)應(yīng)具備良好的待客心理，其核心就是要求秘書(shū)事事處處有強(qiáng)烈的“角色意識(shí)”、“服務(wù)意識(shí)”，體現(xiàn)出一個(gè)“誠(chéng)”字，即秘書(shū)人員應(yīng)站在對(duì)方的立場(chǎng)上，將心比心，以誠(chéng)相待。具體表現(xiàn)在待人接物上應(yīng)該熱情開(kāi)朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方，這樣有助于贏得對(duì)方的好感，縮短彼此的心理距離無(wú)論來(lái)訪的客人是預(yù)約的還是未預(yù)約的，是易于溝通的還是脾氣急躁的，都要讓對(duì)方感到自己是受到歡迎、得到重視的。當(dāng)客人很多或難于應(yīng)對(duì)的時(shí)候，仍要有禮有序地處理，更不能因客人發(fā)火或急躁而有失禮節(jié)，要沉著冷靜，態(tài)度友善，耐心解釋。第二節(jié) 接待工作的基本程序迎客、待客、送客是接待工作中的三個(gè)基本環(huán)節(jié)，秘書(shū)人員應(yīng)遵循熱情周到、禮儀大方、勤儉節(jié)約、安全保密的原則，接待每一位來(lái)訪者，做到親切迎客、熱情待客、禮貌送客。根據(jù)客人是否預(yù)約可將客人分為預(yù)約來(lái)訪者與未預(yù)約來(lái)訪者，對(duì)二者的接待方法大同小異。一、接待預(yù)約來(lái)訪者的工作程序 （一）親切迎客1以良好的公司形象迎候采訪者。見(jiàn)到客人的第一時(shí)間，應(yīng)該馬上同時(shí)做出如下的動(dòng)作與表情：站起來(lái)、注視對(duì)方、微笑。最初的迎客語(yǔ)言可以是：“您好”、“您好，歡迎光臨!”、“您好，我能為您做些什么?”等親切的話語(yǔ)。當(dāng)來(lái)訪者走近時(shí)，以站立姿態(tài)面帶微笑主動(dòng)問(wèn)候。不同的公司有不同的接待來(lái)訪者的方法。在大公司里，所有來(lái)訪者都去服務(wù)臺(tái)或接待室，那里有專(zhuān)門(mén)的接待員負(fù)責(zé)初步接待，并通知秘書(shū)來(lái)了客人（在辦公室的秘書(shū)最好在每天早上給接待員一份當(dāng)天來(lái)訪者的名單）。秘書(shū)在向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，按領(lǐng)導(dǎo)的指示將客人帶至領(lǐng)導(dǎo)辦公室或會(huì)客室。 如果是小公司，秘書(shū)的辦公桌在辦公室門(mén)口，或在比較顯眼的位置，來(lái)訪者進(jìn)采后，秘書(shū)要主動(dòng)打招呼。秘書(shū)不要首先主動(dòng)伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，秘書(shū)則必須與其握手。2了解來(lái)訪者約定見(jiàn)面的部門(mén)或人員。一般而言，秘書(shū)人員在向客人問(wèn)候后，客人會(huì)主動(dòng)告訴秘書(shū)他所約的被訪者是誰(shuí)，有什么事情。3通知被訪者。接待人員通常要有份公司內(nèi)部電話簿，努力記住單位內(nèi)有關(guān)人員的姓名以及他們所在的部門(mén)、科室。這樣就可以方便使用內(nèi)部電話與員工保持聯(lián)系，同時(shí)電話簿應(yīng)隨時(shí)根據(jù)號(hào)碼的變化而更新。如果客人如約來(lái)訪，但領(lǐng)導(dǎo)卻沒(méi)有按約定的時(shí)間返回公司時(shí)，秘書(shū)要代領(lǐng)導(dǎo)向客人誠(chéng)懇地致歉，請(qǐng)其稍等，奉上茶水。馬上與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，如果等待的時(shí)間較長(zhǎng)，秘書(shū)要告訴來(lái)訪者大概要等多少時(shí)間，讓其做出決定：是繼續(xù)等還是改日再來(lái)。如果需要更改會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，以便配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表，等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后，再?zèng)Q定預(yù)約時(shí)間。留下客人的聯(lián)系方式，及時(shí)與客人聯(lián)系確定見(jiàn)面時(shí)間。4被訪者不能馬上接待。如果來(lái)訪者比約定的時(shí)間來(lái)的早得多，或被訪者正好在忙，沒(méi)有時(shí)間馬上接待，應(yīng)請(qǐng)來(lái)訪者入座，款待飲料，遞送書(shū)報(bào)資料以排遣時(shí)間。客人等待期間，秘書(shū)要及時(shí)為其續(xù)水，讓客人知道，秘書(shū)一直在關(guān)注他的事。待離約定時(shí)間5至10分鐘，再通知被訪者。5按照單位要求給來(lái)訪者發(fā)放賓客卡，并提醒來(lái)訪者離開(kāi)時(shí)返還賓客卡。（二）熱情待客1引導(dǎo)正確引導(dǎo)來(lái)訪者至他們要去的部門(mén)或者按單位要求安排工作人員陪同前往，引導(dǎo)人員用手示意方向，自己走在客人右前方二三步并以側(cè)轉(zhuǎn)130度向著客人的角度走著，再配合客人走路的速度向前引導(dǎo)。在走道上，中間的位置是上位。秘書(shū)在為來(lái)訪者引路時(shí)，必須注意自己的姿勢(shì)，眼、口、肩、手都要有一致性，手指并攏，拇指彎向掌邊，掌心朝上，以腰部以上的高度指示著方向來(lái)引路。如需乘電梯時(shí)，若有電梯工，則請(qǐng)客人先進(jìn)先下；無(wú)電梯工時(shí)，則秘書(shū)先進(jìn)后下，并按住電梯“開(kāi)門(mén)”鍵，以免客人被門(mén)夾住。 “細(xì)微處見(jiàn)真誠(chéng)”，你的客人往往從你接待他的細(xì)節(jié)中對(duì)你評(píng)定印象分。如果在某個(gè)細(xì)節(jié)，你做得欠妥當(dāng)，可能會(huì)讓客人感到受冷落。但如果在某個(gè)細(xì)節(jié)，你表現(xiàn)極佳，客人會(huì)認(rèn)為公司對(duì)其很照顧與尊重。所以，秘書(shū)在引導(dǎo)客人時(shí)，需要特別注意：文件收拾、與客交談、開(kāi)門(mén)禮儀、衣物掛放、引座禮儀等細(xì)節(jié)。（1）文件收拾。引導(dǎo)前，接待人員應(yīng)將辦公桌上的文件收拾好，重要的還須鎖起，以防他人翻閱泄密。（2）提示。引導(dǎo)來(lái)賓前去會(huì)晤上司，應(yīng)提示：“李經(jīng)理正在會(huì)議室恭候各位?！被颉拔覀儸F(xiàn)在前去李經(jīng)理的辦公室”，以便讓對(duì)方思想上有所準(zhǔn)備。（3）同行。與來(lái)賓同行時(shí)，通常走在來(lái)賓的右前方，配合來(lái)賓的步伐，保持適當(dāng)?shù)木嚯x（1米左右），并不時(shí)左側(cè)回身調(diào)整步伐，應(yīng)答提問(wèn)，招呼來(lái)客。（4）與客交談。引導(dǎo)途中，接待人員可視客人熟識(shí)程度與客人進(jìn)行寒暄、交談，以示友好。（5）示意走向。在走道上，遇交叉或轉(zhuǎn)彎，要伸出右手向來(lái)賓示意走向，并說(shuō)：“這邊請(qǐng)?！保?）乘電梯。乘電梯前，須向客人說(shuō)明：“在樓。”進(jìn)出電梯都應(yīng)禮讓來(lái)賓先通行，并主動(dòng)操作按鍵，注意電梯門(mén)開(kāi)合的時(shí)間，別讓客人被夾到。 （7）開(kāi)門(mén)禮儀。來(lái)到會(huì)客室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室等會(huì)客場(chǎng)所前，接待人員應(yīng)該停住腳步，轉(zhuǎn)身面向來(lái)賓，說(shuō)聲“就是這里”，并開(kāi)門(mén)引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)屋。如果是拉門(mén)（朝外開(kāi)的門(mén)），接待人員應(yīng)站在走廊里按住門(mén)，等客人進(jìn)入后再進(jìn)入，如果是推門(mén)（朝內(nèi)開(kāi)的門(mén)），接待人員應(yīng)先入內(nèi)，把住門(mén)邊，請(qǐng)客人入內(nèi)。（8）衣物掛放。進(jìn)入室內(nèi)后，客人如有外套、帽子、雨傘等物，征得客人同意后，接待人員可取過(guò)掛放于衣帽架或明顯處，向客人說(shuō)明：“先生，您的外套掛在這里?！保?）引座禮儀。進(jìn)屋后，根據(jù)客人的身份，將其引至合適的座位，或由領(lǐng)導(dǎo)安排座位。如領(lǐng)導(dǎo)未到，接待人員可對(duì)客人說(shuō)：“請(qǐng)坐，經(jīng)理馬上到，請(qǐng)稍候?！币话銇?lái)說(shuō)，室內(nèi)離門(mén)口遠(yuǎn)的座位是上座。2招待引導(dǎo)人員將客人引導(dǎo)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室或會(huì)客室后，如需要介紹，秘書(shū)應(yīng)注意遵循“讓尊者先了解對(duì)方的原則”進(jìn)行介紹。待客人坐下后與上司還在寒暄時(shí)，秘書(shū)可先征求客人的意愿，奉上茶水或飲料。退出后，將門(mén)輕輕關(guān)上。上司在會(huì)客時(shí)，有事需要通知上司，應(yīng)該用紙條，不要直接趴在上司的耳邊竊竊私語(yǔ)。以茶待客的禮儀。茶是風(fēng)靡世界的三大無(wú)酒精飲料之一，在我國(guó)被譽(yù)為“國(guó)飲”，自古以來(lái)就有“文人七件寶琴棋書(shū)畫(huà)詩(shī)酒茶”和“茶通六藝”之說(shuō)。以茶待客，以茶會(huì)友，是至高的禮儀。秘書(shū)在接待中給客人送茶時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：（1）待客人坐下后與上司還在寒暄時(shí)應(yīng)立即上茶，不要等寒暄過(guò)后進(jìn)入正題再送茶，這樣就可能會(huì)打擾主客雙方的談話。上茶時(shí)，應(yīng)將托盤(pán)放置在桌子或茶幾上，雙手端出托盤(pán)上的茶杯放到客人面前。（2）可用袋泡茶，也可用上好的茶葉。我國(guó)較有名的茶葉有：綠茶（西湖龍井、洞庭碧螺春、黃山毛峰、廬山云霧、六安瓜片、信陽(yáng)毛尖等）、紅茶（祁門(mén)紅茶等）、烏龍茶（武夷巖茶、安溪鐵觀音等）、花茶（茉莉花茶、玫瑰花茶等）。招待客人，一般冬季用紅茶，夏季用綠茶，春秋季用花茶為宜。（3）一般客人可用次性紙杯，重要的客人應(yīng)用帶蓋有把兒的瓷茶杯。茶具必須無(wú)破損，無(wú)污垢，并要洗干凈，擦亮，消毒。（4）泡茶時(shí)，茶水不宜過(guò)濃，也不宜太滿，一般以七成為宜，民間自古有“茶七酒八”的禮儀要求。（5）要注意客人杯中的茶水殘留量，如已喝去一半，就要添加開(kāi)水，隨喝隨添，使茶水濃度基本保持前后一致，如果過(guò)淡，應(yīng)換上新茶葉。如客人是外賓，或是在炎炎夏日，可征求來(lái)客的意愿送上合適的飲料。（三）禮貌送客 “出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。如客人提出告辭，秘書(shū)應(yīng)等客人起身后再站起來(lái)相送。切忌沒(méi)等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書(shū)仍端坐辦公桌前，一邊說(shuō)“再見(jiàn)”，一邊手中還忙著自己的事，甚至顧不上看客人一眼，更是不禮貌的行為。（1）和上司一起送客時(shí)，要比上司稍后一步。但在需要開(kāi)門(mén)或按電梯時(shí)，秘書(shū)要緊走幾步去開(kāi)門(mén)或按電梯按鈕。（2）如果客人先伸出手，秘書(shū)可邊與之握手邊說(shuō)“請(qǐng)走好”、“再見(jiàn)”、“歡迎下次再來(lái)”等。即使再忙，也不能忽略這個(gè)細(xì)節(jié)。（3）主動(dòng)為客人取衣帽等物，并掃視一下桌面，看是否有東西被遺忘，為客人開(kāi)門(mén)。如果客人有重物，秘書(shū)應(yīng)幫客人提，但客人的公文包和隨身的小包不要搶著代拿。（4）如是重要的客人，秘書(shū)應(yīng)將客人送到大門(mén)口或轎車(chē)旁，不要急于返回，應(yīng)揮手致意，等客人離開(kāi)視線后，再返回。需要時(shí)可協(xié)助來(lái)訪者預(yù)定出租車(chē)。二、接待未預(yù)約來(lái)訪者的工作程序接待未預(yù)約來(lái)訪者的基本工作程序如下：1面帶微笑主動(dòng)問(wèn)候來(lái)訪者。2當(dāng)了解到對(duì)方與被訪者沒(méi)有預(yù)約時(shí)，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務(wù)。3聯(lián)系有關(guān)部門(mén)或人員，看是否被訪者或其他人員，能接見(jiàn)來(lái)訪者。4如果被訪者當(dāng)天可以接見(jiàn)，按照接待預(yù)約客人的工作程序進(jìn)行。5如果當(dāng)天確實(shí)不能找到適當(dāng)?shù)娜伺c來(lái)訪者見(jiàn)面，要立即向來(lái)訪者說(shuō)明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費(fèi)雙方時(shí)間，使自己更被動(dòng)；主動(dòng)請(qǐng)來(lái)訪者留言，并向其保證盡快將留言或預(yù)約遞交給被訪人。6如被訪者雖有時(shí)間，但不想接見(jiàn)采訪者。秘書(shū)可視情況而定，是直接告訴來(lái)訪者不能接見(jiàn)的原因，還是以被訪者沒(méi)有時(shí)間接見(jiàn)或不在公司等為借口，告訴客人被訪者不能接見(jiàn)，以免客人不悅。對(duì)于以下這些來(lái)訪者，秘書(shū)應(yīng)該謹(jǐn)慎對(duì)待：（1）固執(zhí)任性的來(lái)訪者。有些來(lái)訪者不聽(tīng)任何解釋?zhuān)鷶囆U纏非見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)不可，甚至出言不遜，秘書(shū)也應(yīng)該毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋?zhuān)⒔ㄗh對(duì)方留言或?qū)懶沤o領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)看到會(huì)做相應(yīng)的處理。（2）進(jìn)行威脅的來(lái)訪者。如果來(lái)訪者對(duì)秘書(shū)進(jìn)行威脅，你可以悄悄地告訴領(lǐng)導(dǎo)，或單位保安部門(mén)，千萬(wàn)不要與蠻橫無(wú)理、可能帶來(lái)危險(xiǎn)的來(lái)訪者直接沖突。（3）情緒激動(dòng)的來(lái)訪者。有時(shí)候來(lái)訪者由于各種原因情緒激動(dòng)。秘書(shū)一定要保持冷靜，語(yǔ)氣平緩地與對(duì)方交談，切勿與對(duì)方發(fā)生沖突。第二課時(shí)第三節(jié) 接待規(guī)格與接待計(jì)劃 一、接待規(guī)格的種類(lèi)及確定（一）接待規(guī)格的種類(lèi)接待規(guī)格是以陪同領(lǐng)導(dǎo)的角度而言的。接待規(guī)格決定了其他的人員、日程安排及經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，包括誰(shuí)到機(jī)場(chǎng)、車(chē)站迎接、送別，誰(shuí)全程陪同，宴請(qǐng)的規(guī)格、地點(diǎn)，住宿的賓館等級(jí)、房間標(biāo)準(zhǔn)等等，這些都受到接待規(guī)格的制約。接待規(guī)格過(guò)高，影響領(lǐng)導(dǎo)的正常工作；接待規(guī)格過(guò)低，影響與交往對(duì)象的關(guān)系，所以確定接待規(guī)格時(shí)應(yīng)慎重全面地考慮。接待規(guī)格的最終決定權(quán)在上司那里，秘書(shū)僅提供參考意見(jiàn)。當(dāng)接待規(guī)格定下來(lái)以后，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)把我方主要陪同人員的姓名、身份以及日程安排及行程告知對(duì)方，征求對(duì)方意見(jiàn)，得到對(duì)方認(rèn)可。接待規(guī)格有三種：高規(guī)格接待、對(duì)等接待、低規(guī)格接待。1高規(guī)格接待 主方主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位、級(jí)別高的接待，就是高規(guī)格接待。如公司副總經(jīng)理接待上級(jí)單位派來(lái)了解情況的工作人員或接待一位重要客戶的部門(mén)經(jīng)理。高規(guī)格接待表明對(duì)被接待一方的重視和友好。2對(duì)等規(guī)格接待主方的主要陪同人員與主要來(lái)賓的職位、級(jí)別相當(dāng)?shù)慕哟?，就是?duì)等規(guī)格接待。這是最常用的接待規(guī)格。3低規(guī)格接待主方的主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位、級(jí)別低的接待，就是低規(guī)格接待。這種接待規(guī)格常用于基層單位，比如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到下屬企業(yè)視察，下屬企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)的職位也不會(huì)高于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，這就屬于低規(guī)格接待。（二）接待規(guī)格的確定在一般的公務(wù)活動(dòng)中，采用最多的是對(duì)等規(guī)格接待。有時(shí)為了某些需要，可以根據(jù)具體情況調(diào)整接待規(guī)格。這就要求秘書(shū)首先要了解客人的身份，向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或建議由誰(shuí)來(lái)出面接待最合適。影響到接待規(guī)格的因素主要有以下幾點(diǎn)：1來(lái)訪者的身份。一般來(lái)講，主方接待人員的身份應(yīng)當(dāng)同來(lái)訪人身份相當(dāng)，或高于對(duì)方。如果無(wú)法做到對(duì)等規(guī)格接待，應(yīng)該提前告知對(duì)方，并致以歉意，詢問(wèn)是否同意安排其他職位稍低人員接待2雙方的關(guān)系和利益。雙方的關(guān)系和訪問(wèn)事項(xiàng)所涉及的利益，是決定由誰(shuí)出面會(huì)見(jiàn)的重要依據(jù)。雙方關(guān)系密切且事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí)，可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人出面會(huì)見(jiàn)，即高規(guī)格接待。反之，也可以低規(guī)格接待對(duì)方。3對(duì)方的會(huì)見(jiàn)要求。有時(shí)對(duì)方主動(dòng)提出會(huì)見(jiàn)某某領(lǐng)導(dǎo)人的要求，如無(wú)特別原因，應(yīng)盡量滿足對(duì)方的要求。如果不能滿足對(duì)方的求見(jiàn)要求，應(yīng)當(dāng)做好解釋工作。4一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格，如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替，遇到這類(lèi)情況，必須向客人解釋清楚，并道歉。5對(duì)以前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。二、制定接待計(jì)劃接待來(lái)訪者，特別是接待重要賓客或來(lái)訪團(tuán)的第一項(xiàng)工作，就是擬定一個(gè)接待方案，也就是通常所說(shuō)的接待工作計(jì)劃。接待工作計(jì)劃一要有針對(duì)性，即針對(duì)來(lái)訪人員的具體目的和任務(wù)；二要切實(shí)可行，即應(yīng)符合當(dāng)時(shí)個(gè)體的主客觀條件。三、具體準(zhǔn)備接待工作 要擬訂好接待計(jì)劃，秘書(shū)除了要了解前面提到的接待工作主要任務(wù)、接待工作計(jì)劃等五項(xiàng)主要內(nèi)容外，還應(yīng)當(dāng)熟悉一般接待工作的具體事項(xiàng)，并將其細(xì)化，這樣才能使制定出來(lái)的接待計(jì)劃有較強(qiáng)的可操作性。（一）具體接待事項(xiàng)準(zhǔn)備內(nèi)容1了解來(lái)賓基本情況。來(lái)賓的基本情況包括：所在國(guó)籍、具體單位、此行目的、來(lái)訪天數(shù)、一行人數(shù)、到達(dá)的日期和地點(diǎn)，以及每個(gè)成員的姓名、性別、年齡、職務(wù)、級(jí)別、民族、宗教信仰、風(fēng)俗習(xí)慣、健康狀況等。2擬訂接待初步意見(jiàn)。將客方基本情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)客方意圖和己方實(shí)際情況擬寫(xiě)接待計(jì)劃及日程安排的初步意見(jiàn)，一并報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。如是涉外接待，應(yīng)會(huì)同外事部門(mén)共同擬訂接待計(jì)劃，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)審批。3確定陪同人員名單。根據(jù)來(lái)賓的工作任務(wù)，事先擬訂出各個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的陪同人員名單，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即通知有關(guān)人員不要外出，并做好各方面的準(zhǔn)備工作。要堅(jiān)持陪同人員“少而精”的原則，盡量降低接待成本，并盡可能不影響本單位日常工作的正常進(jìn)行。4確定活動(dòng)日程表。來(lái)賓到達(dá)前，秘書(shū)就應(yīng)該將擬定好的接待日程安排表交領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，與對(duì)方相關(guān)人員確認(rèn)，雙方商討定稿。定稿后交相關(guān)單位相關(guān)部門(mén)及人員做相應(yīng)的準(zhǔn)備。來(lái)賓到達(dá)后，如有必要也可將日程安排印發(fā)給所有來(lái)賓，讓每個(gè)人都做到心中有數(shù)，從而積極配合，提高整個(gè)接待工作的效率。5安排好接站及返程票的預(yù)訂、預(yù)購(gòu)。根據(jù)來(lái)賓身份及抵離日期、地點(diǎn)、安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員到車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭迎送。迎客時(shí)應(yīng)提前15分鐘到達(dá)?？墒孪葴?zhǔn)備好“接站牌”或手提擴(kuò)音喇叭等。預(yù)訂、預(yù)購(gòu)返程車(chē)票、機(jī)票、船票時(shí)，應(yīng)事先征詢來(lái)賓意見(jiàn)。6安排好來(lái)賓住宿。根據(jù)來(lái)賓身份和具體要求，協(xié)助具體接待部門(mén)安排好住宿，可在賓館、酒店預(yù)訂標(biāo)房或套間。要特別注意做好來(lái)賓住地防災(zāi)、防盜和安全保障。7安排領(lǐng)導(dǎo)拜訪來(lái)賓。選擇合適的時(shí)機(jī)，按照大體對(duì)等的禮儀原則，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)到來(lái)賓下榻的賓館、飯店去看望客人，作禮節(jié)性的拜訪。要事先安排好陪同人員，認(rèn)真聽(tīng)取來(lái)賓對(duì)接待工作的意見(jiàn)和建議，回來(lái)后認(rèn)真落實(shí)。注意拜訪時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，控制在2045分鐘，不宜過(guò)多占用來(lái)賓的休息時(shí)間，時(shí)間也不宜過(guò)短，以免產(chǎn)生“走形式”之嫌，讓人感覺(jué)缺乏誠(chéng)意。8安排好餐飲及宴請(qǐng)。根據(jù)單位規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)及來(lái)賓的飲食習(xí)慣，安排好來(lái)賓的飲食。要特別注意不同民族、宗教的飲食禁忌，并確保食品衛(wèi)生和飲食安全。安排宴請(qǐng)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和工作需要，可以在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候安排宴請(qǐng)。涉外接待一般都應(yīng)安排宴請(qǐng)。要根據(jù)主賓的身份，安排主方有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出面宴請(qǐng)。應(yīng)事先確定宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)并依據(jù)主賓飲食習(xí)慣選擇宴請(qǐng)形式，可以是中餐，也可以是西餐。最好事先征求客方意見(jiàn)。在宴請(qǐng)的時(shí)間安排上要注意避開(kāi)不同民族、不同國(guó)家、不同宗教的忌日。9安排好工作用車(chē)。根據(jù)實(shí)際工作需要和來(lái)賓需要，安排好整個(gè)接待期間的工作用車(chē)。每次外出要認(rèn)真檢查車(chē)況、路況，確保交通安全。若是強(qiáng)外賓，還要通知公安部門(mén)做好外事安全保衛(wèi)工作。10安排好會(huì)談、參觀等事宜。根據(jù)來(lái)賓的工作任務(wù)安排好會(huì)見(jiàn)會(huì)談、參觀考察等事宜。要充分做好準(zhǔn)備工作并提供現(xiàn)場(chǎng)全程服務(wù)。比如做好會(huì)談室布置、座次安排、茶水、紙筆、產(chǎn)品、樣品、陳列、講解、現(xiàn)場(chǎng)操作表演、有關(guān)情況的書(shū)面材料等各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。11安排觀光旅游。根據(jù)來(lái)賓意愿和實(shí)際情況，安排到風(fēng)景區(qū)和名勝古跡的游覽活動(dòng)，注意交通安全，避免意外傷害事件的發(fā)生。12安排好文化娛樂(lè)及體育活動(dòng)。在條件許可的情況下，為來(lái)賓安排一些文化娛樂(lè)活動(dòng)，如電影、地方戲、歌舞劇、舞會(huì)、卡拉0K、書(shū)畫(huà)活動(dòng)之類(lèi)。注意活動(dòng)內(nèi)容既要豐富多彩、有吸引力，又要健康向上、有利于陶冶情操?？梢愿鶕?jù)來(lái)賓的生活習(xí)慣和要求，適當(dāng)安排一些體育活動(dòng)。要事先通知有關(guān)體育場(chǎng)（館）做好場(chǎng)地、器材等準(zhǔn)備，并安排陪同人員。要注意避免運(yùn)動(dòng)量過(guò)大的體育項(xiàng)目，保護(hù)來(lái)賓的身體健康，并做好安全防范工作，避免意外傷害。一般可選擇保齡球、室內(nèi)游泳、臺(tái)球、乒乓球、高爾夫球等活動(dòng)項(xiàng)目。13安排新聞報(bào)道工作。如果來(lái)賓有重要身份或活動(dòng)具有重要意義，特別是重要的外事活動(dòng)，應(yīng)該通知有關(guān)新聞媒體派人進(jìn)行采訪、報(bào)道、負(fù)責(zé)介紹情況、安排采訪對(duì)象談話等，并受領(lǐng)導(dǎo)委托對(duì)稿件進(jìn)行審核、把關(guān)。如是外事活動(dòng)，新聞稿件還必須經(jīng)外事部門(mén)審查。14互贈(zèng)紀(jì)念品或合影留念。根據(jù)工作需要可以與來(lái)賓互贈(zèng)禮品或紀(jì)念品，也可合影留念。應(yīng)根據(jù)來(lái)賓的風(fēng)俗習(xí)慣選擇禮品或紀(jì)念品，特別要注意避開(kāi)不同民族、不同國(guó)家、不同宗教的禁忌。 15及時(shí)做好接待經(jīng)費(fèi)結(jié)算。在客人臨走前，應(yīng)按規(guī)定做好接待經(jīng)費(fèi)的結(jié)算。做到賬目清楚、手續(xù)齊備，以免使日后處理產(chǎn)生矛盾。16安排好送行事宜。來(lái)賓離去時(shí)，應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員為客人送行。可以提前去客人下榻的賓館、飯店送行，也可以去車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭為客人送行。若是外賓，有時(shí)還要舉行餞行宴會(huì)。也有賓客出面舉行答謝、告別宴會(huì)的。不論是哪種宴會(huì)，主人都應(yīng)提供良好服務(wù)。要注意的是，送客與迎客同等重要，應(yīng)善始善終，切忌虎頭蛇尾，這樣才能給客人留下良好印象和美好回憶，為今后進(jìn)一步合作打下良好基礎(chǔ)。（二）制作接待工作籌備表接待工作籌備表是在接待日程表的基礎(chǔ)上，結(jié)合接待工作的要求，將每項(xiàng)工作細(xì)化，并落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人。一般而言，比較重要賓客的接待及團(tuán)體接待，都需要制作接待籌備表。接待籌備表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，要在負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)主持下至少召開(kāi)一次協(xié)調(diào)會(huì)，明確分工與責(zé)任。協(xié)調(diào)秘書(shū)，起著全程跟蹤與協(xié)調(diào)的作用。秘書(shū)對(duì)每次跟蹤的結(jié)果都要做好記錄，表格設(shè)計(jì)可用A4版面橫向排列，這樣各項(xiàng)內(nèi)容可以填列得更加詳細(xì)。作業(yè)：1、P36訓(xùn)練二，根據(jù)要求制作一份日程安排表。思考題：秘書(shū)日常接待工作的注意事項(xiàng)小結(jié)：通過(guò)學(xué)習(xí)，讓“準(zhǔn)秘書(shū)們”掌握在日常接待工作當(dāng)中的相關(guān)理論和技能知識(shí)。授課時(shí)間：第4周 課題：秘書(shū)的溝通與協(xié)調(diào)工作教學(xué)目標(biāo)：理解溝通與協(xié)調(diào)的概念和內(nèi)容，熟悉溝通與協(xié)調(diào)的基本步驟和方法，掌握溝通與協(xié)調(diào)的原則和技巧秘書(shū)實(shí)務(wù)概述。教學(xué)重點(diǎn)：溝通與協(xié)調(diào)的基本步驟與方法；溝通與協(xié)調(diào)的原則和技巧；教學(xué)難點(diǎn)：溝通與協(xié)調(diào)的方法與技巧；課時(shí)安排：2個(gè)課時(shí)課 型：理論課+實(shí)踐課教學(xué)方法：講授法、討論法第一課時(shí)一、溝通的概念和種類(lèi) （一）溝通的概念：信息傳遞和交流的過(guò)程。（二）溝通的種類(lèi)1、依據(jù)所溝通的對(duì)象不同劃分：人與人之間的溝通；人與組織之間的溝通；人與自我之間的溝通；人與機(jī)器之間的溝通。秘書(shū)在工作中所涉及的主要是前兩種溝通。2、根據(jù)溝通手段的不同劃分：書(shū)面語(yǔ)言的溝通：文稿、傳真、電子郵件等。口頭語(yǔ)言的溝通：會(huì)議、討論、電話等。態(tài)勢(shì)語(yǔ)言的溝通：表情、肢體等。3、按溝通的形式可分為正式溝通非正式溝通（三）秘書(shū)工作都是從有效溝通開(kāi)始的。1、非權(quán)力支配性：秘書(shū)不能超越授權(quán)范圍去承諾、指揮工作，應(yīng)明確自己的工作定位和職責(zé)要求。2、非職責(zé)限定性：秘書(shū)對(duì)協(xié)調(diào)溝通的范圍沒(méi)有明確的限制性，因而秘書(shū)應(yīng)具有應(yīng)變能力和對(duì)事件的熟悉了解最為重要。3、認(rèn)同疏導(dǎo)性：秘書(shū)應(yīng)利用自身的能力與影響使需協(xié)調(diào)的各方面能服從疏通，配合協(xié)調(diào)，達(dá)到結(jié)果上的認(rèn)同。二、思考題1.秘書(shū)為何要重視溝通技能？2.說(shuō)明秘書(shū)溝通的方法和技巧。3.案例分析 某局長(zhǎng)正忙于工作，一位以愛(ài)上訪告狀聞名的退休職工李某來(lái)訪，林秘書(shū)先熱情招呼，然后說(shuō)去看看局長(zhǎng)在不在。局長(zhǎng)正忙，說(shuō)了一句：告訴他我不在，又低頭忙他的去了。林秘書(shū)出來(lái)說(shuō)：局長(zhǎng)不在辦公室，您先回去，有什么事情我可以代為轉(zhuǎn)告。既然如此，李某就走了。約一小時(shí)后，局長(zhǎng)外出，遇到了正在走廊來(lái)回走動(dòng)的李某，李某說(shuō)：剛才林秘書(shū)說(shuō)您不在啊！哪里哪里，我一直在啊！局長(zhǎng)毫不遲疑地回答。事后，李某逢人便說(shuō)林秘書(shū)欺上瞞下，品質(zhì)差。面對(duì)這種情況，林秘書(shū)該如何處理？第二課時(shí)三、協(xié)調(diào)概述（一）協(xié)調(diào)工作的要求1、把握全局的綜合素質(zhì)2、承擔(dān)責(zé)任的勇氣3、要有良好的工作作風(fēng)4、要有較強(qiáng)的判斷能力5、要有健康的心理、良好的性格、和諧的人際關(guān)系（二）協(xié)調(diào)工作的步驟1、找準(zhǔn)問(wèn)題（找矛盾）2、擬定方案（出對(duì)策）3、反復(fù)磋商（跑穿鞋底、磨破嘴皮） 解決矛盾4、督促落實(shí)5、檢查反饋四、協(xié)調(diào)工作的方法（一）個(gè)別協(xié)調(diào)（二）信息協(xié)調(diào)（三）會(huì)議協(xié)調(diào)（四）計(jì)劃協(xié)調(diào)（五）文件協(xié)調(diào)五、協(xié)調(diào)工作的操作技巧（一）協(xié)調(diào)工作的六字口訣1、“明”協(xié)調(diào)與“暗”協(xié)調(diào)2、“冷”協(xié)調(diào)與“熱”協(xié)調(diào)3、“硬”協(xié)調(diào)與“軟”協(xié)調(diào)六、協(xié)調(diào)工作的操作技巧（二）協(xié)調(diào)工作中的語(yǔ)言技巧1、說(shuō)服的語(yǔ)言技巧（1）以情動(dòng)人（2）巧妙的運(yùn)用數(shù)字（3）重復(fù)強(qiáng)化（4）采用比喻（5）用名人的話來(lái)支持你的言論2、批評(píng)的語(yǔ)言藝術(shù)（1）委婉語(yǔ)言（2）幽默語(yǔ)言（3）注意批評(píng)場(chǎng)合（4）批評(píng)語(yǔ)言適度3、激勵(lì)語(yǔ)言藝術(shù)（1）情真意切（2）通俗語(yǔ)言（3）揚(yáng)長(zhǎng)論短（三）協(xié)調(diào)活動(dòng)中的換位思考（四）捕捉有利的協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)（五）協(xié)調(diào)過(guò)程中的情緒控制七、技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過(guò)訓(xùn)練，使學(xué)生能熟練地運(yùn)用各種方法協(xié)調(diào)。怎樣與不愿與你共事的人合作 “五一”國(guó)際勞動(dòng)節(jié)快到了，安裝公司辦公室主任交給參加工作不久的秘書(shū)小陳出黑板報(bào)的任務(wù)。但是由于小陳既不會(huì)畫(huà)畫(huà)也不會(huì)寫(xiě)美術(shù)字，為此從另一辦公室選調(diào)了一位美術(shù)功底較好的小楊負(fù)責(zé)版面排版工作，小陳專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)組稿、改稿工作。小楊是美術(shù)科班出身，畫(huà)畫(huà)寫(xiě)美術(shù)字駕輕就熟，在小陳面前有點(diǎn)驕傲，根本不把她放在眼里。眼看著“五一”勞動(dòng)節(jié)快到了，小陳的組稿和改稿工作基本上完成了，可是小楊還慢悠悠地未見(jiàn)動(dòng)靜，弄得小陳不是如何是好。作業(yè)：無(wú)小結(jié)：學(xué)會(huì)合理地處理自己的人際關(guān)系；了解造成溝通障礙的原因；掌握不同關(guān)系協(xié)調(diào)的程序與方法。授課時(shí)間：第5周 課題：會(huì)議組織與服務(wù)教學(xué)目標(biāo)：1.了解會(huì)議的含義、作用和基本要素2.理解做好會(huì)后工作的意義和作用3.掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段管理工作的內(nèi)容和方法。教學(xué)重點(diǎn)：掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段管理工作的內(nèi)容和方法教學(xué)難點(diǎn)：掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段管理工作的內(nèi)容和方法課時(shí)安排：2個(gè)課時(shí)課 型：理論課+實(shí)踐課教學(xué)方法：講授法、討論法第一課時(shí)導(dǎo)語(yǔ)：據(jù)權(quán)威統(tǒng)計(jì)，在我國(guó)，一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一年 80%的時(shí)間在開(kāi)會(huì)，（約有40%的參加上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，40%參加本部門(mén)會(huì)議，我國(guó)每天召開(kāi)的會(huì)議在240萬(wàn)個(gè)，全國(guó)的每年的會(huì)議經(jīng)費(fèi)達(dá)到35億元！一、會(huì)議概述（一）會(huì)議的涵義 會(huì)議是指三人以上的有關(guān)人員，在指定的時(shí)間和地點(diǎn)，有組織地就某個(gè)或某些議題進(jìn)行面對(duì)面的協(xié)商或討論的活動(dòng)。（二）會(huì)議的要素與會(huì)者：參加會(huì)議的人員，包括與會(huì)議直接有關(guān)的人員和雖與無(wú)直接關(guān)系，但卻有利于會(huì)議進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。主持人：會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者。議題：會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。會(huì)議名稱(chēng)：會(huì)議時(shí)間 ：會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；會(huì)期；每次會(huì)議的時(shí)間限度會(huì)議地點(diǎn) ： 會(huì)議的類(lèi)型 根據(jù)會(huì)議的目的：說(shuō)明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問(wèn)題會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議和創(chuàng)意會(huì)議等 ；根據(jù)會(huì)議的形式：會(huì)議可分為圓桌會(huì)議、小組討論、議會(huì)型會(huì)議、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電視電話會(huì)議等；按照與會(huì)人數(shù)、規(guī)模：大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議；按照會(huì)議召開(kāi)的規(guī)模或日期：定期工作例會(huì)和臨時(shí)性辦公會(huì)議；按與會(huì)人員的成分：黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、中層管理人員會(huì)議、員工大會(huì)、記者招待會(huì)等 會(huì)議的基本要求會(huì)議的目標(biāo)、議題、程序以及決議的通過(guò)等都應(yīng)遵循國(guó)家的法律法規(guī)，有嚴(yán)格的、明確的規(guī)定和程序，以保證會(huì)議的有效性和科學(xué)性。合理確定會(huì)議目標(biāo)和與會(huì)人員。會(huì)議目標(biāo)的確定，既要與組織的總體目標(biāo)方向一致，又要具有實(shí)際的可行性和可操作性，避免目標(biāo)過(guò)高或過(guò)低。與會(huì)人員應(yīng)選擇在職務(wù)、專(zhuān)長(zhǎng)等方面與目標(biāo)有關(guān)的人員參加，以保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。應(yīng)在減少會(huì)議數(shù)量，縮小會(huì)議規(guī)模，簡(jiǎn)化會(huì)議程序，縮短會(huì)議時(shí)間，控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，降低會(huì)議成本等方面下工夫，務(wù)求實(shí)效。二、會(huì)前準(zhǔn)備（一）會(huì)議計(jì)劃的制訂（二）會(huì)議成本的預(yù)算（三）文書(shū)資料的準(zhǔn)備（四）會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議地點(diǎn)必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及交通上的方便，便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)；會(huì)場(chǎng)內(nèi)外必須保持安靜，有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施，以及室溫調(diào)空裝置；會(huì)場(chǎng)空間必須適宜，平均每個(gè)與會(huì)者擁有兩平方米為宜；外出留宿開(kāi)會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費(fèi)用開(kāi)支，考慮衣食起居舒適等。組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的會(huì)議室和辦公室是最常用、最自然的會(huì)議場(chǎng)所。（五）會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)的布置要配合會(huì)議的目的、性質(zhì)、參加人數(shù)、會(huì)場(chǎng)大小、形狀等因素加以設(shè)定，并在會(huì)議之前提前幾小時(shí)進(jìn)行布置。小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置研討會(huì)、座談會(huì) 會(huì)場(chǎng)布置（六）議程程序的擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)在聯(lián)系和主次，排列先后次序，這便稱(chēng)為議程，印成文書(shū)后，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。會(huì)議程序：把每一次會(huì)議禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目有序地排列，使之程式化，這便是程序，制成文書(shū)后，就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。日程表與作息時(shí)間表：日程表，即是將會(huì)議的內(nèi)容分解安排在會(huì)期的各單元（如分上午、下午、晚上）或時(shí)數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)并制成表格。作息時(shí)間表，是將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。超過(guò)一天的會(huì)議，需要制訂。（七）會(huì)議通知的發(fā)送會(huì)議通知的發(fā)送本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話和書(shū)面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書(shū)面通知。邀請(qǐng)性會(huì)議可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。一般應(yīng)提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。會(huì)議通知的送達(dá)可采用郵寄、傳真、專(zhuān)人送達(dá)、電子郵件等方式。對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象，在書(shū)面通知或請(qǐng)柬發(fā)送之后，還應(yīng)及時(shí)通過(guò)電話進(jìn)行征詢和確定。（八）會(huì)議計(jì)劃的制定（九）會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議所需的用品和設(shè)施，必須根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容毫無(wú)遺漏地在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)。會(huì)議常用物品和設(shè)施包括：桌、椅、黑板、熒屏、電子白板、話筒、擴(kuò)音器、錄音機(jī)、錄像機(jī)、放映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備以及粉筆、彩色筆、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤(pán)、指示棒、姓名牌、茶具等文具和其他用品。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試（如擴(kuò)音器的音量大?。Ｒ悦馀R時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。第二課時(shí)三、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)（一）會(huì)議信息的收集與編發(fā)1、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)報(bào)到與簽到2、會(huì)議材料的發(fā)放發(fā)放材料較多的會(huì)議，文秘人員可事先集中將材料放在材料袋內(nèi)，待與會(huì)者報(bào)到時(shí)領(lǐng)取；發(fā)放材料較少的會(huì)議，文秘人員可在會(huì)議正式開(kāi)始前發(fā)送至與會(huì)者的席位上。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫(xiě)明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。3、會(huì)場(chǎng)服務(wù)4、會(huì)議信息的收集會(huì)議記錄是會(huì)議信息收集的主要方式，一般會(huì)議都應(yīng)記錄，重要的會(huì)議還可由兩名文秘人員同時(shí)記錄。會(huì)議記錄包括兩部分內(nèi)容：第一部分是會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議名稱(chēng)、地點(diǎn)、出席者、主持人等。第二部分是會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成決議等。錄音、攝影和錄像 是會(huì)議信息收集的輔助方式。會(huì)議信息的核實(shí)與匯總文秘人員會(huì)后應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行核實(shí)。兩位人員同時(shí)記錄的，要對(duì)同并合成一份較完整的會(huì)議記錄。有錄音的，應(yīng)將錄音與文字記錄核對(duì)、補(bǔ)充或修改。會(huì)場(chǎng)上未聽(tīng)清的內(nèi)容，尤其是重要的人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)、引文等，必須找發(fā)言人核實(shí)無(wú)誤。信息匯總一般采取匯合多種會(huì)議記錄；聽(tīng)取、記錄各小組的口頭匯報(bào)；收閱發(fā)言人的發(fā)言稿或書(shū)面發(fā)言稿等方式進(jìn)行。會(huì)議信息的編發(fā)信息的編寫(xiě)：文字材料可采取歸納法，摘要法等進(jìn)行編寫(xiě)，對(duì)相片、錄音和錄像進(jìn)行選擇和剪輯。發(fā)送或歸檔：經(jīng)編選、印制的材料，有利于會(huì)議進(jìn)展的，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員。暫時(shí)不用、但日后有參考價(jià)值的材料，則應(yīng)歸檔，以備會(huì)后查考之用。 編發(fā)的形式：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 。 四、會(huì)后工作（一）會(huì)后事務(wù)處理（會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、會(huì)議決算）（二）會(huì)議文件（印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議議定事項(xiàng)通知、匯編會(huì)議文件和歸檔）（三）會(huì)議總結(jié)（四）會(huì)議傳達(dá)（五）會(huì)議催辦（發(fā)文、電話、人員）五、案例分析 略作業(yè)：P113訓(xùn)練三小結(jié)：掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段管理工作的內(nèi)容和方法。授課時(shí)間：第6周 課題：秘書(shū)的日常事務(wù)工作教學(xué)目標(biāo)：1了解秘書(shū)日常事務(wù)工作的內(nèi)容2學(xué)會(huì)合理地布置自己的工作環(huán)境3替領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)較為合理的日程安排4正確地接打電話及處理郵件5做好印信與保密工作教學(xué)重點(diǎn)：理解辦公室日常事務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容及操作要求，能夠按要求進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的操作。教學(xué)難點(diǎn)：理解辦公室日常事務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容及操作要求，能夠按要求進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的操作。課時(shí)安排：2個(gè)課時(shí)課 型：理論課+實(shí)踐課教學(xué)方法：講授法、討論法第一課時(shí)秘書(shū)的日常事務(wù)工作，看起來(lái)簡(jiǎn)單平凡，實(shí)際并非如此，它直接關(guān)系到企業(yè)的工作效益和組織形象，也直接影響到秘書(shū)自己。第一節(jié) 辦公室環(huán)境的管理一、合理布置辦公室（一）布置辦公室的要求1、布置辦公室的基本要求2、辦公室布置的三大原則（1）有利于溝通。（2）便于監(jiān)督。（3）協(xié)調(diào)、舒適。3、辦公室布置的具體要求（二）布置辦公室的工作程序（1）對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析。（2）列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。（3）根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅。（4）繪制辦公室座位布置圖。（5）對(duì)設(shè)備的安放提出建議。二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境（一）安全檢查的內(nèi)容（1）學(xué)法懂法，樹(shù)立安全意識(shí)。（2）上崗前學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)章制度。（3）主動(dòng)識(shí)別安全隱患。（4）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告。（5）發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)告。（二）健康、安全辦公環(huán)境的基本要求（1）辦公區(qū)建筑必須堅(jiān)固安全。（2）光線應(yīng)充足。（3）溫度要適應(yīng)。（4）布局應(yīng)注意通風(fēng)。（5）辦公室空間及作為空間要適當(dāng)。（6）辦公室噪音要低。（7）辦公家具要滿足工作需要并符合健康標(biāo)準(zhǔn)。（8）辦公區(qū)要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施。（三）工作程序（1）確定安全檢查周期、定期檢查。（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告。（3）發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決。第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程 秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程安排中的作用不同，是由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)單位的性質(zhì)和級(jí)別、領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和個(gè)性特點(diǎn)、秘書(shū)的能力和資歷、領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的關(guān)系等多種因素決定的。但不管什么樣的領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)至少應(yīng)起兩方面的作用：第一，將已經(jīng)確定的日程安排制成一目了然的活動(dòng)日程表；第二，根據(jù)日程表對(duì)已經(jīng)確定的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供全面的服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)得以順利進(jìn)行。 一、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的意義 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程做出周到合理的安排，有非常重要的意義。1有利于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地利用時(shí)間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率2有利于秘書(shū)部門(mén)主動(dòng)做好各項(xiàng)輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)除了文書(shū)保管、檔案管理等常規(guī)業(yè)務(wù)性工作外，秘書(shū)部門(mén)大多數(shù)工作都是直接為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理服務(wù)的，秘書(shū)工作必須緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作開(kāi)展。3有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)互相配合，協(xié)調(diào)行動(dòng)，提高整個(gè)單位的工作效率領(lǐng)導(dǎo)處于整個(gè)單位的