談談怎樣提高公文寫作水平

勤學多練厚積善悟談談怎樣提高公文寫作水平公文寫作是指公務文書的撰寫。在一個單位的文書處理工作中，文稿起草是第一個工作環(huán)節(jié)，比較收發(fā)、登記、辦理、印制來說，往往需要更多的思考，花費較多的精力和時間，尤其是一些重要文件的起草，可以說是一項非常艱苦細致的創(chuàng)造性腦力勞動。無論是擔任領導職務，還是從事文秘工作，都免不了經常寫文章。文字表達水平也就成了業(yè)務能力的主要體現。提高公文寫作水平，要從提高起草者的思維能力、經驗水平和綜合素質下手，沒有什么“秘訣”可言，非得下苦功夫不可。而公文寫作又有其基本規(guī)律可循，只有把握這些規(guī)律，多學習、多思考、多練習，當“苦行僧”，做有心人，勤學多練、厚積善悟，才會熟能生巧，達到“下筆如有神”的境界。一、勤學是提高公文寫作水平的前提“言之無文，行而不遠?！币黄娜绻麤]有思想性，肯定寸步難行。做到公文的文意深遠，起草者的理論水平、思想修養(yǎng)和知識儲備起著至關重要的作用，而綜合素質的提高只能靠勤奮學習。學習公文寫作要注意從以下幾個方面努力：一是要學習公文寫作的基本知識。公文在取材立意、布局謀篇上都有一定的要求，特別是在文種、格式等方面有嚴格的規(guī)定，這些規(guī)定和要求一般需要通過熟讀公文寫作書籍來掌握和了解。二是要學習范文。模仿是學習的重要形式，要根據自己所從事的行業(yè)，選擇中央文件、領導講話、行業(yè)文件、單位歷史文件，報刊上影響較大的、公認的一些好文章精心研讀，用心揣摩其思路及語言風格，細心體會其謀篇布局、形式特征。三是觀察體會經驗豐富同志的寫作過程。學習寫作很重要的一條經驗，就是要認真體會領導同志、有經驗同志從立意構思到謀篇布局，從著手起草、反復修改到最終定稿的整個過程，領悟每一個細節(jié)。二、多練是提高公文寫作水平的有效途徑清代唐彪曾說過這樣一段話：“諺云：讀十篇不如做一篇。蓋常做則機關熟，題雖甚難，為之亦易；不常做，則理路生，題雖甚易，為之則難”意思是說：常寫，作文的方法就熟練，即使題目很難，寫起來也覺得容易；不常寫，作文的方法就生疏，即使題目很容易，寫起來也會覺得很難。所以，有針對性地、循序漸進地進行公文寫作訓練對于提高公文寫作能力是十分必要的。我們在聽公文寫作的理論知識講座時，往往缺乏感覺，把握不住重點、要領，只有試著去寫了，對文體、思路、語言的感覺才會清晰起來，才能體會到結構、語言、形式等方面的寫作特點，慢慢地找到自己在寫作中的差距，明確學習和提高的目標。量變才能產生質變。提高公文寫作水平，離不開大量的練習，練習要從簡易的文體、文種開始。先從寫便條、信息條目、會議紀要等短小文稿開始，到新聞簡報、請示報告等中篇文稿，再到工作總結、本單位及上級領導講話，最后執(zhí)筆或組織起草大型會議報告（如黨代會、職工代表大會、周年慶典）、中長期發(fā)展規(guī)劃等需要多位作者甚至單位全體同志參與意見的公文。多練筆的同時，還應該注意進行認真修改，這對寫作水平的提高也是很有幫助的。寫文章是一個相當復雜的過程，僅僅思考一次，疏忽和錯誤是在所難免的。只有反復思考、不斷修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我們的寫作水平在修改過程中不斷得到提高。俗話說“好文章是改出來的”，這話一點都不假。三、厚積是提高公文寫作水平的基礎“巧婦難為無米之炊”。積累是公文寫作的基礎。學習靠積累，積累也是一種學習。公文寫作中的積累包括積累構思（文章結構）、公文語言、寫作信心和公文素材。構思最難積累，需要有人指點、引領，需要寫作者用心分析，需要大量的實踐鍛煉。把握公文語言是指依據不同的文種使用不同的語言，特別是講話稿，要根據不同的講話人和聽眾確定講稿的風格，寫作時間長了就會形成語感。積累寫作信心就是指在心理上從剛開始接受寫作任務時的誠惶誠恐，逐漸轉變?yōu)樘谷幻鎸?、從容不迫?！笆种杏屑Z，心里不慌?！辈牧系姆e累在公文寫作中至關重要，要努力讓自己公文素材的“糧倉”豐盈。在這里介紹一下筆者關于公文素材的“四類”積累法。第一類：政治理論、黨和國家的方針政策及法規(guī)類材料，特別是與本行業(yè)密切相關的理論和政策法規(guī)；第二類：本單位現任主要領導及領導班子的工作思路、思想風格，單位的歷史傳統(tǒng)、文化和理念，特別注意掌握領導講話類材料等；第三類：本單位主要業(yè)務方面的材料、本行業(yè)基本材料和前沿情況；第四類：行內行外、國際國內與業(yè)務有關的學習型、啟發(fā)型材料。第一類材料能幫助作者把握公文是否符合黨和國家的方針政策與法規(guī)，能解決確定公文是否有硬傷的問題；第二類材料主要用來吃透上情，決定公文的目的和用途，避免下筆千言、離題萬里；第三類材料主要用來摸清下情，決定公文是否能聯(lián)系實際，避免出現空話、外行話；第四類材料決定公文能否創(chuàng)新，對于開展以文輔政、發(fā)揮好參謀助手作用很有幫助。四、善悟是提高公文寫作水平的關鍵“內容人人看得見，涵義只有有心人得之，形式對于大多數人是一秘密?！边@是歌德對鑒賞藝術作品所講的一段話，其核心思想是：無論創(chuàng)作藝術還是欣賞藝術，都離不開“悟”。對于公文寫作來說，悟性也同樣重要。同樣的訓練、同樣的工作經歷，有些人的寫作水平只能停留在一定的層面上，有的人卻能把公文寫作升華到藝術的境界。這里面除了客觀的因素之外，最主要的差別還是體現在會不會“悟”上。悟性是每個人都具有的一種對事物的體會和認識能力，人與人悟性的差別主要體現在深淺上，公文寫作中悟性的深淺與每個人的“修煉”程度成正比。在這里引用魯迅不應該那么寫一文中的一段話，來說明文章寫作中怎樣“修煉”悟性。魯迅先生是這么寫的：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部說明著應該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。因為在學習者一方面，是必須知道了不應該那么寫，這才會明白原來應該這么寫的。這不應該那么寫，如何知道呢？惠列賽耶夫的果戈里研究第六章里，答復著這問題應該這么寫，必須從大作家們的完成了的作品去領會。那么，不應該那么寫這一面，恐怕最好是從那同一作品的未定稿本去學習了?！边@是魯迅先生對文學創(chuàng)作闡述的“不應該那么寫”的學習、領悟方法。對公文寫作來講，這也是極有益處的學習方法。我們直接看公文范文、看干干凈凈的定稿，就不如看經領導和同志們反復修改的草稿獲得的收益更大，提高得更快。用心寫作是一方面，用心體會領導和同志們精心刪改之處，體會到了“不應該那么寫”，明白了“應該這么寫”的道理，便是“修煉”公文寫作的悟性。公文寫作是一件苦差事，需要受得了清苦、耐得住寂寞。提高公文寫作能力需要一個過程，唯有艱苦付出、勤學多練、厚積善悟，才能訓練有素，達到文思似泉奔涌、文種運用自如、材料信手拈來、文字通順流暢的境界。提高公文寫作能力是一個永無止境的過程，這也許會讓一些初學者感到厭煩，甚至望而卻步，但凡事貴在堅持。在這里摘錄某領導同志對筆者公文寫作的一段批示，點出了公文寫作的三重境界，作為結語，與同行共勉：“藝無止境，文稿起草也大有學問。文字過關后，文稿取勝之道在觀點和思路，櫝要美觀，珠要璀璨。”作者單位：北京電子科技學院辦公室轉自：秘書工作2007年第9期提高公文寫作質量的四點體會一、注意積累資料，是提高公文寫作質量的“奠基石”廣泛占有資料是寫好公文的基礎，是提高公文寫作質量的前提。占有資料要日積月累。積累資料有兩種途徑：一種是從工作和生活中收集“第一手資料”；另一種是從文件和有關材料中獲取“第二手資料”。收集、獲取資料，要立足于本部門、本單位，著眼于本行業(yè)、本系統(tǒng)，關注社會有關情況，遵循適度、有用原則，廣泛采集感性與理性資料、現實與歷史資料、直接與間接資料、正面與反面資料。收集資料的方法，就是要用好“兩把刀、一支筆”。所謂兩把刀：一把是“機械剪刀”，剪貼報刊等資料；一把是“電子剪刀”，剪輯網上資料。所謂一支筆：就是采取摘錄、提要、心得式的筆記方法，摘錄文電資料，記錄會議講話等。積累資料的訣竅：一是多讀偉人傳。從偉人傳中認識偉人、領悟偉人的處事招術，從中得到啟迪，提高觀察問題、分析問題、處理問題和解決問題的能力。二是多看上級機關文件。從上級機關的文件中學習公文寫作知識，熟悉公文寫作規(guī)范，提高思維層次。三是多學本職業(yè)務知識和有關政策法規(guī)。通過持之以恒的學習，不斷豐富業(yè)務知識，提高政策法規(guī)水平，熟練掌握有關標準制度。四是注意留心身邊素材，參加集中學習、開會，日常工作交流，參與有關活動等，要注意留心聽記領導的講話、同志的發(fā)言，善于對比分析和思考歸納。只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而久之，寫作公文時就能達到運用自如、“信手拈來”的熟練程度，制作的公文質量也就可以不斷提高了。二、正確理解意圖，是提高公文寫作質量的“定位鍵”正確理解意圖，包括了解熟悉上級領導機關意圖，準確把握本級領導意圖。上級領導機關和本級領導意圖，是指上級機關和本級領導關于某項工作的指導方針、總體部署、基本要求和大致思路，是各級機關履行職能、開展工作的基本依據。起草公文要完整準確地體現領導意圖，必須注意以下三點：一是要完整準確地把握領導意圖。要做到這一點，平時就要注意學習領會上級機關的有關指示精神，熟悉有關工作部署和要求，善于站在上級、領導和全局的角度觀察問題、分析問題、思考問題。二是要創(chuàng)造性地體現領導意圖。由于上級機關的指示精神有時是指導性、原則性的，加之領導在考慮成熟某個問題前，其意見想法有時還不連貫、不集中、不清晰，因此，起草公文時要善于把握領導意圖的精神實質，進行必要的提煉、概括、完善、拓展、創(chuàng)新，做到融會貫通。三是要善于拾遺補缺?！笆斑z補缺”是指在起草公文和整理領導講話時，要完整準確地歸納整理領導意圖。尤其是整理領導的即席講話，有的沒有明確的標題，有的只是要點，這類講話往往有的是“半截子話”。這就需要整理者提煉標題，調整結構，補充內容，修正語句，規(guī)范口語，做到既不偏離領導講話的主旨，又要“商于”領導即席講話的“水平”，這才是寫作者的高招。三、重視寫好提綱，是提高公文寫作質量的“關節(jié)點”公文的構成與寫作通常包括“四大要素”、“五大步驟”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、結構、語言：“五大步驟”，即精心設計提綱-認真擬制標題-劃好層次段落-巧設過渡照應-斟酌開頭結尾。其中最重要的是“精心設計提綱”。寫提綱，就是搭建公文構成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要點的文字體現形式，是公文的間架結構和思想內容的“藍圖”。提高公文寫作質量，強調重在寫好提綱，目的是便于在寫作時按“綱”行文，一氣呵成，形成邏輯性較強的文脈。寫提綱好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌磚和裝飾就不難了。寫好提綱猶如“編筐與裝糧”，只要把“筐編好”，按順序擺放整齊，再往里面“裝大米、小麥”就很方便了。根據不同的時限和文種要求，公文寫作提綱可分為三類：（1）粗綱，只簡略標出公文的層次段落和各部分之間的大致關系。（2）細綱，除粗綱所標內容外，還要標出開頭結尾、過渡照應、層次段落的安排與處理。（3）粗細綱，就是兩者的結合，將某些部分詳細列明，有些部分只用簡略語句加以概括。公文提綱寫作方法：可采用“綱目設計法”，即首先使用序碼標識的方法，將全文分成若干部分，標出每一部分要寫的主要內容；然后采取劃分邏輯層次的方法，把各部分要敘述的具體內容用序碼標注出來。公文提綱寫作步驟：一是確定主旨，即要反映的主要問題。這一步實際就是寫主標題，是寫好提綱的關鍵。二是全面羅列素材，從素材中精心歸納提煉各層次的標題。精心提煉標題，既可大題小做，也可小題大做。無論采取哪種方式，都要注意標題必須涵蓋所要表達的內容。對標題的提煉，盡量采取“對稱”和“排比”等寫作手法，盡量使用短語，使其便于記憶。三是細分寫作層次。公文提綱越細，往往寫作質量就越高。寫作公文提綱時，盡置具體到一、二、三級標題以下各層次的內容，并對每一級標題下所要表述的內容都作相應的注明。四、把握時質關系，是提高公文寫作質量的“調節(jié)器”準確把握公文寫作時間與質量的關系，是提高公文寫作質量，充分發(fā)揮其有效性的重要環(huán)節(jié)。公文寫作尤其是機關公文寫作，有時是“上午交任務、下午要稿子”。這就要求公文作者必須注意把握時間與質量的關系。當時間比較充足時，要以公文寫作質量為主，在質量上多下功夫，多作修改，做到“該出手時才出手”。當時間比較倉促時，要以文章的完整性為主，采取趕寫“急就篇”的方法，以最快的速度寫出一份提綱挈領式的草稿，爾后如有時間再回頭充實材料、修改語句。當時間特別緊急時，可采取壓縮內容結構（如改“三段式”結構為“兩段式”結構等、巧設過渡方式緊急收尾等措施，盡量做到在規(guī)定的時限內拿出一份完整的文字材料，不能交“半篇文章”。特別是寫作時效性較強的請示和新聞性、動態(tài)性簡報等，更要注意公文寫作的時效性，避免錯失解決問題、反映情況的良機和新聞變“舊聞”的現象。公文的行文規(guī)則行文規(guī)則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍來確定的。機關之間的工作關系是由各自的組織系統(tǒng)或專業(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責、權利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型：第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或專業(yè)系統(tǒng)的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。根據公文授受機關的工作關系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中，上行文是指下級機關向上級機關發(fā)送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級發(fā)送的公文，如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。行文的基本規(guī)則正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規(guī)則：一、按機關隸屬關系和職責范圍行文的規(guī)則這條規(guī)則要明確兩點：一是按機關隸屬關系行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答復。除了這一層關系外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務部門上下垂直的條條關系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業(yè)務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關系，但在業(yè)務上的確存在指導與被指導的關系，也就形成了直接的上下行文關系。二是按機關的職責范圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責范圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果干涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務的性質。二、授權行文的規(guī)則這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個部門的業(yè)務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關系和職責范圍又不具備布置工作提出要求的行文權限時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意并授權后，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標注“經同意”的字樣。三、聯(lián)合行文的規(guī)則這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關的業(yè)務，經過會商一致后可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規(guī)則不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災等突發(fā)事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閱件處理，不予辦理或答復。五、不越權行文的規(guī)則第一條規(guī)則中已明確要求按機關職責范圍行文，如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協(xié)商，或雖經協(xié)商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發(fā)現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發(fā)生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權行文的方式解決。六、“請示”不直接報送領導者個人的規(guī)則“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。七、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規(guī)則。這條規(guī)則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答復的事項，主送機關有責任研究并作出答復。相關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或批準之后，通知下級機關。八、“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用?！皥蟾妗笔窍蛏霞墮C關匯報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想匯報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。九、公文由文秘機構統(tǒng)一處理的規(guī)則為了使公文按正常的渠道運轉，按規(guī)范的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文秘機構統(tǒng)一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦：“發(fā)”由文秘機構統(tǒng)一核稿，分送領導簽批，然后再回到文秘機構登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經過復核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進或發(fā)出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規(guī)范辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。行文規(guī)則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。經批準的報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應視為正式公文依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機關可印制少量文本，供存檔備查。公文的基本處理程序1.公文辦理程序：公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員，應以高度負責的精神，努力提高公文處理工作的效率和質量。公文處理必須做到準確、及時、安全。公文處理的各個環(huán)節(jié)，應力求當日事當日畢。一般應在十五天內辦理完畢，并答復報文單位。因問題復雜，十五天內難以辦結的，應向報文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時限要求的文件，必須在時限內辦完。具體有以下幾個環(huán)節(jié)：簽收、登記：首先應建立嚴格的收文簽收、登記制度，加強對公文運轉的管理，保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處（室）負責簽收、拆封，并按規(guī)定編號、登記。送領導同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外，一律由專門收文科室拆封，按其內容和性質，分別處理。對需納入收文辦理的，應編號、登記，按規(guī)定程序處理。收文登記一般應登記以下內容：收文日期、收文編號、來文單位、來文標題、密級、份數、承辦單位或分送范圍。分辦、擬辦：凡需辦理的公文，由文書處理部門根據文件內容和緊急程序，及時提出注批、注辦意見，呈送機關領導人批示或交有關職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢；一般公文應在文到之日起三日內交到承辦部門或送至有關領導人。除特殊情況外，領導同志不受理和審批未經文書處理部門登記、注批的公文。催辦：各級國家行政機關文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的公文， 無論是交職能部門辦理的還是呈送領導人批示的，都應及時催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對部門拖不辦經多次催辦無回音的，可以上門催辦；對上門催辦也解決不了的，可經分管領導批準后督辦部門辦理。辦結；公文承辦人員對已處理的文件，要定期進行清理檢查，根據有關規(guī)定和情況，確定是否辦畢結案。確定文件辦結應力求準確，不應把正在辦理的文件劃入辦結文件一類，也不宜把已結案的文件長時間放在正在辦理類文件中。已辦結的文件，在正式立卷前，由承辦人按一定方法暫存一段時間。承辦人員應對暫存文件作適當整理，要注意文件形成的先后次序和有機聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。暫存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則，一般可采用分類依號排列法，也可由承辦處（室）自行確定符號這一原則的其他方法。立卷、歸檔：公文辦結后，應按中華人民共和國檔案法及有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主，根據公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存復制件。作為正式文件使用的公文復制件，應加蓋復制機關的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應按有關規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。公文的基本處理程序（二）公文發(fā)文程序：發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。 擬稿。擬稿一般應本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進行。重要文件應由領導同志親自動手起草、或親自主持研究，明確提出擬文的主要觀點、意見和辦法，組織專人擬稿。草擬文稿應按照國家機關公文處理辦法和四川省國家行政機關公文處理實施細則的有關要求辦理。行文關系、公文種類和公文格式要準確、規(guī)范，要按公文的內容、性質，恰當地確定密級和緊急程度。公文用語應力求準確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應注意以下事項：擬稿應使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿，應清稿謄正。符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應與有關部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短，涉及緊急或秘密事項的文件應準確標定緊急程度或密級。人名、地名、數字、引文應準確無誤。時間應寫具體年月日。除成文時間、部分結構層次序數和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其他數字用阿拉伯數字書寫。公文一律使用法定計量單位。引用公文要先引標題，后引發(fā)文字號。公文使用規(guī)范簡化字，不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經簡化了的繁體字。使用簡稱應先使用全稱，并注明簡稱。草擬全文，須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。公文稿紙亦應符合要求，不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在“辨析篇”中就“如何把好公文文稿的審核關”中作專題介紹，這里不再敘述。簽發(fā)。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應嚴格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負責人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿 ，一般應由主辦部門與有關單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調中不能取得一致意見，應將分歧意見如實匯報，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領導同志審定。校對。文件打印后需由專職校對人員進行校對。一般需經三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應簽字，落實責任，保證校對質量。經校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付印。校對符號嚴格按國家標準標注。印刷。一般文件，應按規(guī)定時間及時印出；急件應在要求的時間內印出，不得延誤。文件的分發(fā)。正式文件應由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。公文病例分析標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，筆者近來在整理檔案中發(fā)現有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。本人就具體病例加以分析。一、語句不合語法規(guī)范例1. 部、部、部、部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。例2. 高校關于進一步搞活校產辦集體企業(yè)有關政策的試行辦法。例3. 高校關于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。例4. 省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例5. 高校關于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產生歧義，其原因是在發(fā)文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業(yè)有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業(yè)”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發(fā)展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。例4的標題有多項錯誤：1.動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”?！叭舾蓡栴}”需另外用一個動詞與搭配，3.在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3.“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。二、請示、函、報告三者混淆例6. 關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例7. 關于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。例8. 關于元旦文藝聯(lián)歡會所需經費的請示報告。病例分析：例6的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。例7的標題內容是某高校請求某市批準“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。國家行政機關公文處理辦法中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用”函“”。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。例8的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。辦法中規(guī)定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。公文寫作的字詞規(guī)范字的書寫要規(guī)范。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范。詞，不要生造詞頭，注意正確運用現代高科技新術語；用書面語，不用口語；用現代漢語，除已通用的個別文言詞（如“其、之、者、所”）、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此之際”等已經通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。標點符號要使用正確。常用的16種標點符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的標點符號用法（自1996年6月1日起實施）為標準。要做到字詞規(guī)范，標點正確，只有靠平時多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點責任心。因為責任心才是寫作公文的動力，正如激情是產生文學作品的動力一樣。此外，還要明確以什么為標準。公文寫作材料的嚴格篩選秘書經過調查、搜集、積累而來的材料，不是都堆在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在一個“嚴”字，重在一個“新”字。主要是根據以下標準：1.材料的相關性這是以寫作要表現的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據來區(qū)別對待不同材料的。與公文主旨有關聯(lián)的材料，取；無關的材料，舍。在已經選取的材料中進一步篩選：與表現主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分；與表現主旨、說明觀點雖有關系、必不可少，但是關系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略”。這些來自實踐經驗的認識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構思十分重要。不經過這一步，就很難搭起架子。2.材料的典型性這是要求篩選出最有代表性的材料來表現主旨，說明觀點。典型一詞，在不同領域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現該類事物的總體本質特征，并且預示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對于構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質量對于整篇公文質量的重要作用和影響。有關常見公文的名稱及用法公告：政府向國內外宣布重大事件的文告。公報：公開發(fā)表的關于政治、經濟、軍事、文化、外交等方面情況的正式文告，也指由政府編印的登載各種官方文件的刊物。通告：普遍通知的文告，在一定的范圍內，對人民群眾或機關團體公布應當遵守或者需要知道的事項。通報：上級機關用書面形式通知或通告下級機關的文件。布告：國家機關、人民團體張貼出來通知大眾的文件。通知：告訴人們某一件事的文書，亦可口頭表述。通電：公開發(fā)表的宣傳某種政治主張的電文。通碟：一個政權通知另一個政權并要求對方答復的文書。關于行政公文標題的主要病誤作為公文“眼睛”的公文標題，對公文質量的影響更加直接，下面根據我多年從事應用文寫作教學的積累及公文寫作實踐就行政公文標題撰擬中經常出現的病誤舉出實例進行評改。公文標題中經常出現病誤的有如下幾種情況：一、文種使用不當行政公文標題中的文種使用不當不利于公文性質的體現、行文方向的反映、行文目的與要求的表達以及文種特點的揭示，不利于文書的處理和立卷、歸檔以及日后的檢索和查閱，使公文失去它的規(guī)范性、權威性，以致降低公文的行政效率。文種使用不當有如下四種情況：（一）標題中沒有文種例1.關于報送二五年下半年工作計劃關于后面的內容“報送二五年下半年工作計劃”是事由，根據這份公文的內容，應該是一份上行公文，文種應該是報告?？梢孕薷臑椋宏P于報送二五年下半年工作計劃的報告例2.關于精神文明單位十項達標評比標準從公文內容看，應該使用下行文中的“通知”行文，精神文明單位十項達標評比標準可以作為“通知”的“附件”處理。標題中同時存在標點符號的錯誤?？梢孕薷臑椋宏P于開展評比精神文明單位十項達標活動的通知；若活動已經開展，又可以修改為：關于印發(fā)開展評比精神文明單位十項達標活動評比標準的通知。（二）標題中生造文種資料例1.為王同志聯(lián)系調動事宜這是一種常見的公文標題錯誤，有些機關一直延續(xù)使用?？梢孕薷臑椋宏P于王同志工作調動事宜的函 或關于商調王同志工作的函例2.關于張等同志上訪問題的答復從標題的內容不能看出被答復的對象，如果是答復張等同志，沒有必要發(fā)紅頭文件；如果是答復上級機關的詢問，可以修改為：關于張等同志上訪問題處理意見的報告；如果是讓下級單位知曉，可以修改為：關于張等同志上訪問題處理情況的通報。（三）標題中錯用文種例1.省交通基建管理局關于申請審批高等級公路水泥混凝土路面接縫技術研究可行性報告的函。這份公文是寫給上級機關的，應該使用請示，而不應該使用函，因為函是平行文。可以修改為：省交通基建管理局關于要求審批高等級公路水泥混凝土路面接縫技術可行性研究報告的請示。例2.國務院批轉林業(yè)部關于各省、自治區(qū)、直轄市年森林采伐限額審核意見的報告。這是一份轉發(fā)性的通知，被轉發(fā)的是一份“報告”，應該在報告后面加上“通知”這一文種名稱，也可以去掉“報告”，將“的”移至“意見”前，讓“意見”直接充當被轉發(fā)文件的文種?？梢孕薷臑椋簢鴦赵号D林業(yè)部關于各省、自治區(qū)、直轄市年森林采伐限額審核意見的報告的通知或國務院批轉林業(yè)部關于各省、自治區(qū)、直轄市年森林采伐限額審核的意見的通知。（四）標題中混用文種例1.關于呈報石油化工廠土建增設附屬工程的請示報告。請示和報告兩個文種不能混用已經是老生常談，但在具體使用的過程中仍發(fā)生混用的現象，其主要原因就是劉兩個文種的使用界限辨別不清，干脆籠統(tǒng)池吏用“請示報告”行文。這樣使上級機關不便于處理，有時甚至貽誤工作?？梢孕薷臑椋宏P于石油化工廠增加土建附屬工程項目的請示例2 .縣人民政府關于公路橋施工期間嚴重影響我市公路運輸情況的報告函這份公文標題的主要問題出在發(fā)文機關與主送機關之間的關系處理上，市人民政府向市交通局報告沐訟路橋施工期間嚴重影響該市公路運輸情況，因為，只某市人民政府與某市交通局之間沒有隸屬關系，正確的應該使用“函”這一文種行文?？梢孕薷臑椋嚎h人民政府關于某路橋施工期間嚴重影響我縣公路運輸情況的函二、事由表述不清資料公文的標題應該準確地向讀者傳達全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、準確、簡要地概括公文的主旨在公文標題的擬寫上是難度最大的，過簡過繁都可能導致表述不清，甚至產生歧義，給工作帶來麻煩。事由表述不清有以下情況：（一）事由繁雜冗贅例1 .大學關于認真貫徹中央紀律檢查委員會關于不準干擾大學畢業(yè)生分配工作的通報精神做好我校應屆畢業(yè)生分配工作的幾點意見這個標題長達57 個字，從事由概括準確、清楚的角度，可以修改為：大學關于認真貫徹中央紀委號通報精神搞好應屆畢業(yè)生分配工作的意見或大學關于認真做好應屆畢業(yè)生分配工作的意見。例2縣人民政府關于轉發(fā)某市人民政府關于轉發(fā)“省人民政府關于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知”的通知的通知這份通知三層轉發(fā)，用詞重疊，讀起來費勁，那么，如何克服轉發(fā)（批轉）性通知的標題重疊、冗長的毛病呢？一是可以省去不必要的成分，如“關于轉發(fā)”、“的通知”重復的部分；二是不拘泥于原件標題，可以根據文件內容重新提煉新標題；三是省略中間環(huán)節(jié)。可以修改為：縣人民政府轉發(fā)關于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知（二）事由簡而不明例1 .縣人民政府關于糧食問題的請示這個標題沒有說清請示的具體事項是什么，“糧食問題”是什么問題呢？是價格、收購、供應，還是調運、儲備呢？從標題上不能知道真正意圖，其關鍵問題是中心詞“問題”沒有限制，比較含混，造成事由籠統(tǒng)，詞不達意?？梢孕薷臑椋嚎h人民政府關于糧食收購和儲備有關問題的請示。例2.中共市委通知標題中只有發(fā)文機關和文種，缺少事由，這種寫法一般只適用于命令（令）、公告、通告等少數幾個文種，“通知”的標題不能省略事由?？梢孕薷臑?中共市委關于的通知。例3 .廳關于轉發(fā)省人民政府辦公廳200453號文的通知從標題看不出公文的任何內容，“省人民政府辦公廳財政廳200453 號文”到底講的是什么？這種寫法對閱讀者來講一點也不方便，只是方便了作者。可以修改為：轉發(fā)省人民政府辦公廳關于的的通知。淺談上行文的寫作方法文種主要有：報告、請示。一、上行文的行文規(guī)則（一）不得越級行文。國家行政機關公文處理辦法（國發(fā)200023號）第九條（九）請示：適用于向上級機關請求指示、批準。第二十一條：請示應當一文一事。條例規(guī)定：不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。（二）只寫一個主送機關。辦法第二十一條規(guī)定：請示一般只寫一個抄送機關，需同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。（三）注意必要的抄送，不得直接送領導者個人。不得同時抄送下級機關。需要注意事項：文件在封發(fā)的過程中，為了做好保密工作，對上行文的封發(fā)要求是：只封發(fā)到文件內容涉及到的部門領導、廠領導，不得向下封發(fā)。二、請示的寫作方法（一）請示的定議和分類請示是向上級機關請求指示、批準。請示按內容和作用的不同，可分為三類：1.請求指示的請示。下級機關在工作中遇到了疑難問題，或是對上級的文件精神有不明了、不清楚的地方，可用請示向上級反映，要求上級機關給予明確的指示或解釋，以便更好地貫徹上級的文件精神或開展某項工作。2.請求批準的請示。根據有關規(guī)定和管理權限，有些公文需要經上級機關批準后才能發(fā)布，由于本單位的情況特殊，難以執(zhí)行上級的統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理，但必須報請上級領導機關同意或認可；有些問題，需報請上級機關批準后才能辦理，如人事任免、機構的增減等。3.請求審批的請示。下級機關在開展工作的過程中，在人、財、物方面遇到困難，自己無法解決，可報請上級機關審核、備案、批撥或調配使用等。如請求審批基建項目，請求貸款，請求增加人員編制等。（二）請示正文的寫法。一份完整的請示，結構上包括：標題、主送機關、正文和落款四部分。 請示的正文包括請示原因、請示事項、結束語三部分。1.請示原因。開頭先提出為什么要請示，請示的依據是什么。 請示的依據可分為理論依據和事實依據兩種。理論依據是指以上級的某一公文精神為依據，事實依據是指以實際工作中的具體情況為依據。必要時，二者可結合起來，共同組成請示原因。 請求的原因既要簡要扼要，使人一目了然，又要提供足夠的依據，令人信服。注意事項：請示的理由一般包括兩個部分：一是需要，二是可能。比如：要請求列一個建設項目，就得說明對這個項目如何需要，甚至如何迫切需要，以及該項目建成后將會帶來怎樣的經濟效益、社會效益等。另外，還要說明上這個項目的可能性，包括地理條件、資源條件、社會條件、資金來源等。當然，有些簡單事項的請示，只說明需要就可以了。2.請示事項緊接請示原因之后，具體寫出請示的具體事項。 請求指示的請求事項主要寫遇到了什么問題，有哪幾種不同意，現狀如何，并要求上級機關在哪些方面或哪幾個具體問題上給予明確的指示。請求批準的請求事項寫準備干什么，如何干，請求上級在哪些環(huán)節(jié)上給予支持工幫助，或請求上級批準承認，或請求上級撥款、或請求上級調配相應的人力、物力等。請求批轉的請求事項，按照新辦法的規(guī)定，應用“意見”行文。3.結束語請示的結束語一般在請示事項之后另起一行寫。常用的結束語有：“以上事項，請明示”、“特此請示，請批復”、“特此報請核批”、“以上請示，請給予審核批準”、“妥否，請批復”、“以上意見，如無不妥，請批準”等等。請示應當在成文時期下一行處表明附注，注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、報告的寫作方法（一）報告的適用范圍：報告是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況以及回答上級機關的