辦公文秘_秘書(shū)學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)

小孟子的復(fù)習(xí)資料 絕密（秘書(shū)）秘書(shū)實(shí)務(wù)柴世民老師公共管理學(xué)院聯(lián)系方式： 教學(xué)目的了解秘書(shū)的來(lái)由、職業(yè)特色、類(lèi)別和秘書(shū)部門(mén)的特征，掌握秘書(shū)工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書(shū)工作的作用。通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你會(huì)對(duì)秘書(shū)有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)一、教學(xué)重點(diǎn)1、秘書(shū)的概念2、秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)3、秘書(shū)工作的原則與作用4、技能訓(xùn)練二、教學(xué)難點(diǎn)1、秘書(shū)的來(lái)由與定義2、秘書(shū)工作作用的技能3、案例分析1.1 秘書(shū)的定義、分類(lèi)及層次1.1.1 “秘書(shū)”詞義的演變宮中秘藏之書(shū) ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)。職務(wù)之稱(chēng): 秘書(shū)工作人員,是從清末開(kāi)始的,這是現(xiàn)代秘書(shū)概念的源頭。社會(huì)職業(yè)：秘書(shū)已被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。認(rèn)識(shí)秘書(shū)毛澤東的秘書(shū)胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書(shū)、中共中央政治局秘書(shū)。 田家英，毛澤東秘書(shū)，新中國(guó)成立后，歷任中央辦公廳秘書(shū)室主任。聯(lián)合國(guó)歷任秘書(shū)長(zhǎng)聯(lián)合國(guó)第一任秘書(shū)長(zhǎng)賴(lài)伊、第二任達(dá)格哈馬舍爾德、第三任秘書(shū)長(zhǎng)吳丹，第四任秘書(shū)長(zhǎng)庫(kù)爾特瓦爾德海姆、第五任秘書(shū)長(zhǎng)佩雷斯德奎利亞爾聯(lián)合國(guó)第六任秘書(shū)長(zhǎng)加利、聯(lián)合國(guó)第七任秘書(shū)長(zhǎng)安南和新當(dāng)選的聯(lián)合國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)潘基文。1.1.2 秘書(shū)的定義所謂秘書(shū)，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。1.1.3 秘書(shū)的職業(yè)特色 1.直接性 一是秘書(shū)工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書(shū)也做什么;二是秘書(shū)做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書(shū)也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的;三是秘書(shū)做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。2.穩(wěn)定性 秘書(shū)與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。3.知識(shí)化 秘書(shū)的工作性質(zhì)要求秘書(shū)人員要具有一定的文化知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。4.年輕化 發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書(shū)人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書(shū)崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化 近20年來(lái)，女性秘書(shū)有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書(shū)占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。1.1.4 秘書(shū)的分類(lèi)按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書(shū)，企業(yè)秘書(shū)，私人秘書(shū)，商業(yè)秘書(shū)，涉外秘書(shū)。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)，文字秘書(shū)，教學(xué)秘書(shū)，信訪秘書(shū)、通訊秘書(shū)、醫(yī)學(xué)秘書(shū)，法律秘書(shū)等。按服務(wù)對(duì)象不同：公務(wù)秘書(shū)、私人秘書(shū)。 秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)封面秘書(shū)職業(yè)資格證第二頁(yè)1.1.5 秘書(shū)的層次1、以職務(wù)劃分，可分為秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳（室）主任、秘書(shū)處長(zhǎng)、股長(zhǎng)、科員、辦事員2、依據(jù)秘書(shū)國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)制度，秘書(shū)層次可分為五級(jí)秘書(shū)、四級(jí)秘書(shū)、三級(jí)秘書(shū)和二級(jí)秘書(shū)。3、秘書(shū)培訓(xùn)教材及教授內(nèi)容：（1）以秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和秘書(shū)國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程為依據(jù)。（2）秘書(shū)職業(yè)考核的內(nèi)容包括：職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實(shí)務(wù)四方面。（3）涉外秘書(shū)增加外語(yǔ)考試部分。全美秘書(shū)協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)：1、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 2、像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3、像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度； 4、有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)； 5、有良好的速記能力以及文字功夫； 6、熟讀各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系； 7、能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器； 8、具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)； 9、能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類(lèi)。 1.2 秘書(shū)部門(mén)1.2.1 秘書(shū)部門(mén)的涵義秘書(shū)部門(mén)又稱(chēng)秘書(shū)機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書(shū)工作的部門(mén)。一般高層稱(chēng)辦公廳，基層稱(chēng)辦公室，包括其下屬的秘書(shū)、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門(mén)。（如下圖）狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專(zhuān)門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書(shū)業(yè)務(wù)的部門(mén)，如秘書(shū)局、秘書(shū)處、秘書(shū)科等。 秘書(shū)機(jī)構(gòu)圖（缺圖）1.2.2 秘書(shū)部門(mén)的地位秘書(shū)部門(mén)無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖：1.2.3 秘書(shū)部門(mén)的基本特征從屬性秘書(shū)機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門(mén)。中介性在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門(mén)是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。綜合性秘書(shū)機(jī)構(gòu)的主要活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開(kāi)的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣。1.3 秘書(shū)工作1.3.1秘書(shū)工作內(nèi)容與形式辦文：主要圍繞文書(shū)、文件、文字材料開(kāi)展的工作。辦會(huì)：包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。1.3.2 秘書(shū)工作的特點(diǎn)從屬性是現(xiàn)代秘書(shū)工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 被動(dòng)性秘書(shū)機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書(shū)工作的被動(dòng)性。 事務(wù)性秘書(shū)工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性秘書(shū)機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書(shū)工作也就具有鮮明的綜合性。機(jī)要性指秘書(shū)工作的機(jī)密性和重要性。1.3.4 秘書(shū)工作的作用樞紐作用秘書(shū)部門(mén)的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用秘書(shū)工作的參謀助手作用，貫穿在秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過(guò)程中。 形象作用秘書(shū)人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。1.3.5 秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)逐步形成以公務(wù)秘書(shū)為主導(dǎo)、社會(huì)秘書(shū)為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會(huì)化秘書(shū)性服務(wù)系統(tǒng) 逐漸走向秘書(shū)工作科學(xué)化的道路1.4 港臺(tái)及國(guó)外的秘書(shū)工作1.4.1 香港秘書(shū)工作1、香港秘書(shū)分類(lèi)（1）高層次秘書(shū)，他們是上司的直接重要助手，其職責(zé)是全面輔佐上司。其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書(shū)（也有稱(chēng)行政總管）和董事長(zhǎng)秘書(shū)。從事這一工作需要5年以上工作經(jīng)歷，并通過(guò)英國(guó)特許秘書(shū)及行政人員公會(huì)組織的秘書(shū)特許狀考試。（2）一般事務(wù)性秘書(shū)。2、香港秘書(shū)具有的職業(yè)觀念（1）服從上司（2）忠誠(chéng)公司（3）處理好人際關(guān)系（4）以處理事為主務(wù)1.2臺(tái)灣秘書(shū)工作1.2.1 臺(tái)灣秘書(shū)的必備條件1、傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)外形利落出色學(xué)識(shí)涵養(yǎng)豐富個(gè)性成熟穩(wěn)重2、新增標(biāo)準(zhǔn)有問(wèn)題時(shí)，能自己找答案有情緒時(shí)，能自行排解不斷給自己找機(jī)會(huì)隨時(shí)站立在旁（主管隨叫隨到）話不多但很中聽(tīng)做事很有分寸凡事能察言觀色能設(shè)身處地地考慮問(wèn)題能扮黑白臉有公關(guān)能力1.2.2 臺(tái)灣的秘書(shū)職銜傳統(tǒng)秘書(shū)職銜：行政助理 助理秘書(shū)秘書(shū) 資深秘書(shū) 執(zhí)行秘書(shū) 主任秘書(shū)外商對(duì)秘書(shū)職業(yè)的分類(lèi)打字員 接待員 速記員操作員新世紀(jì)秘書(shū)的普遍頭銜行政助理協(xié)調(diào)員行政專(zhuān)員資訊 專(zhuān)員行政處長(zhǎng)行政經(jīng)理行政總監(jiān)1.4.3 英國(guó)秘書(shū)職責(zé)1、市政府秘書(shū)的職責(zé)：上午九點(diǎn)開(kāi)始，與上司對(duì)照各自的日程表剪報(bào) 充好咖啡，送給上司及來(lái)賓飲用速記上司口述指示復(fù)信接聽(tīng)電話使用辦公設(shè)備接待來(lái)訪處理郵件分發(fā)文件2、英國(guó)公司秘書(shū)職責(zé)速記上司的口述指示打字接待來(lái)客文件歸檔記賬燒煮咖啡或者茶拆閱文件寄發(fā)郵件記錄來(lái)電安排工作日程秘書(shū)標(biāo)準(zhǔn)表達(dá)能力要求急事慢慢地說(shuō)，大事想清楚再說(shuō)，小事幽默的說(shuō)，沒(méi)把握的事情小心的說(shuō)，做不到的事不亂說(shuō)，傷害人的事堅(jiān)決不說(shuō)，沒(méi)有發(fā)生的事不胡說(shuō)，別人的事謹(jǐn)慎的說(shuō)，自己的事怎么想就怎么說(shuō)，現(xiàn)在的事做了再說(shuō)，未來(lái)的事未來(lái)說(shuō)。 1.4.3國(guó)外秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型 秘書(shū)工作日益專(zhuān)業(yè)化 秘書(shū)人員的高學(xué)歷、秘書(shū)工作的永業(yè)化1.5 技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過(guò)訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書(shū)工作作用的技能?！景咐治?】季市長(zhǎng)與他的秘書(shū)分析思考：1、 通過(guò)案例分析，如何理解市長(zhǎng)夫人對(duì)市長(zhǎng)的評(píng)價(jià)：“老季不過(guò)是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的更勤奮的人市長(zhǎng)的秘書(shū)老許”2、從案例中可以看出徐秘書(shū)在幕后的辛勤工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人及市長(zhǎng)起了哪些積極作用？3、若你擔(dān)任市長(zhǎng)秘書(shū)，要產(chǎn)生像徐秘書(shū)這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？【案例分析2】 交印分析思考：1、案例中老陳這個(gè)人物給你怎樣的啟示？2、老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？ 3、小劉是一位合格的機(jī)要秘書(shū)嗎?問(wèn)題討論1.你對(duì)秘書(shū)這一職業(yè)是怎么看的? 2.秘書(shū)工作的原則有哪些? 3.秘書(shū)工作有什么作用? 4.秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)是什么? 祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！會(huì)務(wù)工作1 會(huì)議概述2 會(huì)務(wù)工作流程3 會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4 常用會(huì)議的組織程序5 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談6 技能訓(xùn)練教學(xué)目的：通過(guò)本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書(shū)工作。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；會(huì)議組織 案例分析；技能訓(xùn)練。案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后 某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。 接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢(xún)問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。 事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心， 在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？1 會(huì)議概述1.1 會(huì)議的涵義（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情而集會(huì)的一種工作形式。（二）是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國(guó)人民代表大會(huì)、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議等。1.2 會(huì)議的要素1.3 會(huì)議的種類(lèi)1.按規(guī)模分：特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分： 法定性、決策性、專(zhuān)業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性 、專(zhuān)題性、綜合性。3.按時(shí)間分：定期和非定期。4.按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)。5.按召開(kāi)方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。1.3會(huì)議的作用 1、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具 。2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開(kāi)會(huì)議來(lái)交換意見(jiàn)，研討問(wèn)題。3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法，此外，會(huì)議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。1.4會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求交通便利，選擇距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者工作地點(diǎn)都比較近的地方。會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。每人2m平方3m平方活動(dòng)空間。場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)。場(chǎng)地租借的成本必須合理。1.5 公司常見(jiàn)會(huì)議類(lèi)型經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶(hù)咨詢(xún)會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì).新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。 1.6 行政機(jī)構(gòu)常見(jiàn)的會(huì)議類(lèi)型小型會(huì)議室的布置（圖）不同的會(huì)場(chǎng)（圖）大家談你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？ 1.4 會(huì)議的申報(bào)與審批 1.申報(bào)與審批的形式口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。2.會(huì)議申批的原則精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。1.5 會(huì)議成本意識(shí)會(huì)議成本= 2ABT 式中 A 與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）; B 參加會(huì)議的人數(shù); T 會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。 1.6 會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù)1.組織的工作(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)； (9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車(chē)、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。 (11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2.文書(shū)工作(1)會(huì)議文書(shū)的起草；(2)會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)； (3)會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。3.生活管理工作(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。4.安全保衛(wèi)工作 (1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作； (3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。12.2 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱(chēng) 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單12.2 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作12.2 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工作 安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道 12.3 會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容12.3.1 指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則 1.準(zhǔn)備充分； 2.組織嚴(yán)密；3.服務(wù)周到； 4.確保安全。12.3.2 會(huì)前準(zhǔn)備工作 1、 確定會(huì)議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。2、確定會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議名稱(chēng)一般由“單位+內(nèi)容+類(lèi)型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會(huì)人員名單出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。8、確定會(huì)議地點(diǎn)要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。9、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。 某公司銷(xiāo)售會(huì)議議程表1、推選銷(xiāo)售部經(jīng)理的人選。2、年度銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。3、有關(guān)銷(xiāo)售問(wèn)題的發(fā)言。4、下年度銷(xiāo)售目標(biāo)。5、銷(xiāo)售人員的招聘和重組。某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期 時(shí)間 內(nèi)容安排 地點(diǎn) 主持參加人備 注 3月9上午9：00報(bào) 到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開(kāi)始 ，張董致開(kāi)幕詞 大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民 11：30大會(huì)結(jié)束10、制發(fā)會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、 議題及要求等。會(huì)議通知的種類(lèi)有書(shū)信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、電話、郵件。11、制作會(huì)議證件 代表證 出席證 會(huì)議正式證件 列席證 來(lái)賓證會(huì)議證件 旁聽(tīng)證 工作證 會(huì)議工作證件 記者證 出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱(chēng)、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。13、安排食住行會(huì)議飲食管理本著衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿(mǎn)足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車(chē)，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。14、制定會(huì)議預(yù)算方案文件資料費(fèi) 、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、 會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi) 、會(huì)議辦公費(fèi) 、宣傳交際費(fèi) 、 食宿費(fèi)、 交通費(fèi)、其他費(fèi)用。 15、布置會(huì)場(chǎng) （1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶、儒雅、簡(jiǎn)單、樸素。（2）會(huì)場(chǎng)的類(lèi)型及布局小型會(huì)議室。 橢圓形、回字形、 T 字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。 中型會(huì)議室?！岸弊中汀雸A型、課堂型。 大型會(huì)議室。禮堂型、眾星拱月型。（3）會(huì)場(chǎng)的布置主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱(chēng)；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺(tái)坐次（圖）禮堂型（圖）教室型會(huì)場(chǎng)（圖）會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。 16、檢查會(huì)場(chǎng)（1）方式 一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。（2）檢查的內(nèi)容 A.文件的材料準(zhǔn)備情況。 B.會(huì)場(chǎng)布置情況。 C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。 D.其他內(nèi)容。17.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜案例：某公司的張秘書(shū)剛由分公司調(diào)入總部，擔(dān)任總經(jīng)理秘書(shū)，公司要在圣誕節(jié)搞一個(gè)新年聯(lián)歡晚會(huì)，與一些重要客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)誼。張秘書(shū)自持在分公司搞過(guò)多次這樣的活動(dòng)，便自作主張決定了會(huì)議舉行的地點(diǎn)、邀請(qǐng)嘉賓的名單、活動(dòng)的內(nèi)容和獎(jiǎng)品的發(fā)放形式。盡管聯(lián)歡會(huì)搞的很熱鬧，張秘書(shū)卻被總經(jīng)理狠狠批了一頓。點(diǎn)評(píng)：張秘書(shū)沒(méi)有意識(shí)到召開(kāi)會(huì)議最重要的是要使領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，不與領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)前的溝通，就不能理解聯(lián)誼會(huì)主要要加強(qiáng)公司與哪些客戶(hù)的關(guān)系，搞什么樣的活動(dòng)能夠密切公司領(lǐng)導(dǎo)與客戶(hù)、員工的關(guān)系，聯(lián)誼會(huì)上獎(jiǎng)品怎樣發(fā)放才能使公司領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意？不解決這些問(wèn)題就達(dá)不到預(yù)期目的。與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)事宜的程序：明確會(huì)議的目標(biāo)。2.明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法與途徑3.明確溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員。4.向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中遇到的問(wèn)題或難題。5.聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。6.將記錄通過(guò)某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。擬定會(huì)議應(yīng)急方案案例：某單位在政府禮堂召開(kāi)大型表彰會(huì)，因事先未制定會(huì)議應(yīng)急方案，有未加強(qiáng)防火布置，結(jié)果因電線老化出現(xiàn)火災(zāi)的時(shí)候，會(huì)議組織人員措手不及，會(huì)場(chǎng)一片混亂，最終導(dǎo)致部分與會(huì)人員和儀仗隊(duì)的小學(xué)生喪生。問(wèn)題討論1會(huì)議議程與日程的區(qū)別。2簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。3選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？12.2.3 會(huì)中服務(wù)工作 1、報(bào)到及接待工作（1）與會(huì)人員的接送; （2）會(huì)議交通工具的安排; （3）與會(huì)人員返回時(shí)，車(chē)、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi); （4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織; （5）其他屬于招待方面的工作。2、組織簽到（1）秘書(shū)人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。3、做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式 ：記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 1)記錄頭: 會(huì)議名稱(chēng)；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。2）記錄主體與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。3）記錄尾部散會(huì)。主持人、記錄人簽字。（2）會(huì)議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。（3）、會(huì)議記錄的重點(diǎn) 會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。（4）會(huì)議記錄方法1）記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)， 其他的可簡(jiǎn)要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。3）與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改1）定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。2）與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可改。3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。4）確保會(huì)議期間信息的溝通1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書(shū)要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。2）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、 時(shí)效、費(fèi)用的原則。（4）收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo). （5）為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。5、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類(lèi)型 綜合型、專(zhuān)題型、實(shí)錄型。（2）格式 報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求 簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。6、 值班保衛(wèi)工作（1）值班工作 秘書(shū)人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)重要文件的保衛(wèi)會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)7、會(huì)議保密工作1)會(huì)前保密工作（1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。（2）召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部 門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。 （3）根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。（4）選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。2)會(huì)中保密工作(1)加強(qiáng)保密教育。(2)加強(qiáng)文件管理。(3)加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。3)會(huì)后保密工作 (1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送。(3)對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。 8、會(huì)議的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會(huì)議車(chē)輛管理工作。(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。(5)安排好會(huì)議的文化生活。(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。9、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行雅兔廣告公司召開(kāi)的部門(mén)經(jīng)理會(huì)議陷入了僵局狀態(tài)，設(shè)計(jì)部總監(jiān)認(rèn)為一周內(nèi)無(wú)法設(shè)計(jì)出一個(gè)優(yōu)秀的汽車(chē)三維動(dòng)畫(huà)廣告，客戶(hù)部經(jīng)理認(rèn)為不應(yīng)以人手不夠而丟掉目前的大客戶(hù)。兩人爭(zhēng)論的不可開(kāi)交。這是，總經(jīng)理助理高峰提出建議：為這個(gè)項(xiàng)目能否臨時(shí)招聘幾個(gè)兼職設(shè)計(jì)師或外包部分設(shè)計(jì)。他的建議立即得到設(shè)計(jì)部總監(jiān)的響應(yīng)。討論很快進(jìn)入到外包的預(yù)算上來(lái)。客戶(hù)部經(jīng)理的臉色也開(kāi)始陰轉(zhuǎn)晴。點(diǎn)評(píng)：一個(gè)能準(zhǔn)確把握會(huì)議主題，時(shí)刻關(guān)注公司發(fā)展的秘書(shū)，應(yīng)有廣闊的管理思路和優(yōu)秀的協(xié)調(diào)溝通能力，這樣他就可以在會(huì)議的推進(jìn)上發(fā)揮應(yīng)有作用。10、處理會(huì)中突發(fā)事件晚八點(diǎn)了，會(huì)議還在熱烈進(jìn)行中，王副總準(zhǔn)備進(jìn)行總結(jié)，他用力一揮手，不料剛剛續(xù)上茶水的茶杯被打翻了，開(kāi)水全潑到旁邊鐘苗的手上，鐘苗被燙得跳了起來(lái)，就在大家驚呆的一瞬，總經(jīng)理助理高峰迅速打開(kāi)一瓶礦泉水澆在鐘苗的手上，又馬上把她拉到洗手間，用冷水沖，自己則回到辦公室拿來(lái)一管燙傷膏給鐘苗敷上。然后安排車(chē)把鐘苗送到醫(yī)院。王副總欣慰的松了一口氣，大家又回到了會(huì)議桌旁。點(diǎn)評(píng)：高峰對(duì)突發(fā)事件的果斷處理來(lái)自于他平時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)工作要求的透徹了解和豐富的生活常識(shí)。在辦公室留一些應(yīng)急和急用的物品，是一個(gè)秘書(shū)應(yīng)該想到的，辦得到的。問(wèn)題討論1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？2、如何做好會(huì)議記錄？3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？12.3.3 會(huì)后整理工作1、安排與會(huì)人員離會(huì) 2、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要3、會(huì)議的宣傳報(bào)道 4、會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔5、會(huì)議總結(jié)工作 6、會(huì)后催辦和反饋工作 相關(guān)知識(shí)發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng) 一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議; 對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購(gòu)車(chē)、機(jī)票; 發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。12.4 常用會(huì)議的組織程序12.4.1行政辦公會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開(kāi)的會(huì)議，在企業(yè)中也稱(chēng)領(lǐng)導(dǎo)（廠長(zhǎng)）辦公會(huì)。議題安排發(fā)送會(huì)議通知做好會(huì)議記錄撰寫(xiě)辦公會(huì)議紀(jì)要議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行 搜集信息，進(jìn)行反饋 12.4.2 職工代表大會(huì)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)職工代表大會(huì)條例召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)議。其組織程序如下: 1.籌備會(huì)議確定大會(huì)議題 做好宣傳發(fā)動(dòng)工作 征集和處理提案 準(zhǔn)備會(huì)議文件 準(zhǔn)備會(huì)議文件 2.預(yù)備會(huì)議（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。 （3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，然后向 全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專(zhuān)門(mén)小組的設(shè)置及組成人選名單. （5）聽(tīng)取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。3.召開(kāi)會(huì)議 （1）聽(tīng)取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見(jiàn)，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。（2）聽(tīng)取各專(zhuān)門(mén)小組的報(bào)告。（3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。 （4）選舉通過(guò)各專(zhuān)門(mén)小組人員名單。 （5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。 （6）通過(guò)大會(huì)決議。 4.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí) （1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。12.5 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談12.5.1 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備1、收集對(duì)方的相關(guān)資料對(duì)方求見(jiàn)的目的對(duì)方的求見(jiàn)對(duì)象對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征對(duì)方參加會(huì)見(jiàn)的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。主要求見(jiàn)人的詳細(xì)資料2、 通知主方參加會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的人員通知主方接見(jiàn)人通知主方陪同人員通知主談人通知其他會(huì)談人員3、了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間（1）會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會(huì)見(jiàn)的時(shí)間根據(jù)會(huì)見(jiàn)的性質(zhì)來(lái)定。（2）會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對(duì)方的意見(jiàn)。4、通知對(duì)方會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。 了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會(huì)見(jiàn)和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書(shū)或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的具體日程。5、場(chǎng)所的布置及座位安排（1）場(chǎng)所的布置會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國(guó)國(guó)旗)，現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。（2）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的座次安排會(huì)見(jiàn)的座次安排 會(huì)見(jiàn)時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見(jiàn)還應(yīng)有譯員。如下圖所示：（缺圖）會(huì)談的座次安排雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門(mén)一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門(mén)后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語(yǔ)種的座位卡。如圖所示。（缺圖）多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。課堂討論 一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書(shū)事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒(méi)有準(zhǔn)備。她急忙通過(guò)各種方式查找這類(lèi)資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開(kāi)始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開(kāi)始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開(kāi)了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問(wèn)題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無(wú)法給對(duì)方以滿(mǎn)意的答復(fù)，會(huì)議沒(méi)有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。為什么會(huì)談沒(méi)有取得結(jié)果？秘書(shū)能否采取一些應(yīng)急措施？相關(guān)知識(shí)會(huì)見(jiàn)會(huì)見(jiàn)，國(guó)際上一般稱(chēng)接見(jiàn)或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見(jiàn)身份較低者，或是主人會(huì)見(jiàn)客人，一般都稱(chēng)為會(huì)見(jiàn)。凡身份較低的人士會(huì)見(jiàn)身份較高者，或是客人會(huì)見(jiàn)主人，一般稱(chēng)為拜會(huì)或拜見(jiàn)。拜見(jiàn)君主，又稱(chēng)謁見(jiàn)、覲見(jiàn)。我國(guó)不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱(chēng)會(huì)見(jiàn)，接見(jiàn)和拜見(jiàn)后的回訪稱(chēng)回拜。會(huì)見(jiàn)分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見(jiàn)主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見(jiàn)。政治性會(huì)見(jiàn)一般涉及雙邊關(guān)系及重大國(guó)際事務(wù)等。會(huì)談會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問(wèn)題，以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。相關(guān)知識(shí)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的區(qū)別 1、內(nèi)容不同：會(huì)見(jiàn)的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。2、功能不同：會(huì)見(jiàn)主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見(jiàn)，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過(guò)程。 12.5.2 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序迎接致辭、贈(zèng)禮、合影會(huì)見(jiàn)或會(huì)談?dòng)涗浗Y(jié)束合影圖5444554444455444213444561-主人 2-主賓 3-第二主賓 4-客方人員（或主客插排）5-主方人員 6-攝影師12.6 技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過(guò)訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。一、案例分析案例1：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書(shū)小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無(wú)線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺(jué)得效果不錯(cuò)，開(kāi)會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來(lái)。小劉打開(kāi)錄音機(jī)，前幾分鐘聽(tīng)起來(lái)還不錯(cuò)，但越聽(tīng)越不清晰了，到后來(lái)竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒(méi)有整理出來(lái)，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?案例2：一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家福中，競(jìng)找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。從此案例中說(shuō)明會(huì)議組織應(yīng)注意哪些問(wèn)題？案例3：某校召開(kāi)一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競(jìng)亂糟槽。以上三個(gè)案例中的問(wèn)題都是由會(huì)議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問(wèn)題所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問(wèn)題。二、觀察并制作觀察你見(jiàn)到的辦公會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、茶話會(huì)、洽談會(huì)等，注意會(huì)場(chǎng)布置的特點(diǎn)，畫(huà)出三種不同類(lèi)型的會(huì)議的布置圖，并注明會(huì)議所有參與者的座位安排。三、參考會(huì)議組織籌備的預(yù)案要求為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會(huì)擬出會(huì)議籌備方案。問(wèn)題討論1怎樣做好會(huì)見(jiàn)的準(zhǔn)備工作?2會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么?3什么是會(huì)見(jiàn)?什么是會(huì)談?秘書(shū)人員為什么要做好會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的準(zhǔn)備工作?祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！秘書(shū)禮儀3.1 秘書(shū)禮儀概述3.2 日常公務(wù)禮儀3.3 差旅禮儀3.4 技能訓(xùn)練教學(xué)目的通過(guò)學(xué)習(xí)，了解和掌握秘書(shū)禮儀、秘書(shū)涉外禮儀、日常公務(wù)禮儀、差旅禮儀方面的知識(shí)。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)秘書(shū)禮儀的知識(shí)；正確掌握各種禮儀的方法與技巧；熟練運(yùn)用各種社交禮儀。2、教學(xué)難點(diǎn)自我形象設(shè)計(jì)能力；各種禮儀的方法與技巧；技能訓(xùn)練。3.1 秘書(shū)禮儀概述3.1.1 秘書(shū)禮儀 1.含義：指秘書(shū)在與人交往時(shí)所使用的表示友好和互敬的具體的行為舉止。禮儀是禮節(jié)和儀式的統(tǒng)稱(chēng)。禮節(jié)是表示尊敬、祝頌、哀悼之類(lèi)的各種慣用形式。儀式是使用在正式場(chǎng)合的具有固定程序的一整套禮節(jié)。2.特點(diǎn)（1）規(guī)范性。秘書(shū)禮儀是對(duì)人的行為舉止的規(guī)范。 （2）差異性。任何國(guó)家和民族都有自己特別的禮儀。（3）變化性。禮儀是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，它是隨著時(shí)代 和人們生活的不斷變化而變化。 3.作用 （1）有助于人際交往 現(xiàn)代社會(huì)，人際交往非常重要。良好的禮儀修養(yǎng)表現(xiàn)的是自尊、對(duì)他人的尊敬以及對(duì)交往雙方平等地位的強(qiáng)調(diào)。 （2）有助于事業(yè)發(fā)展 不論是個(gè)人還是組織，要想使事業(yè)得到發(fā)展，都離不開(kāi)他人的幫助。適度的禮儀，能營(yíng)造出良好的合作范圍。3.1.2 秘書(shū)涉外禮儀 1.涉外禮儀的含義 涉外禮儀也可稱(chēng)為國(guó)際禮儀。是指對(duì)外交往時(shí)所使用的國(guó)際通行的禮節(jié)和儀式。 2.涉外禮儀的特點(diǎn) （1）強(qiáng)調(diào)對(duì)個(gè)人隱私的尊重 （2）強(qiáng)調(diào)女士?jī)?yōu)先 3.涉外禮儀的原則（1）不卑不亢，互相尊重 （2）入鄉(xiāng)隨俗，求同存異 （3）女士?jī)?yōu)先，注重次序3.2 日常公務(wù)禮儀3.2.1 儀容儀表 儀容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的身體的部位.儀表是指人的整體外貌，包括面貌、衣著和飾物?；疽笕缦拢喊l(fā)型要整齊美觀。面容要保持干凈。著裝要得體協(xié)調(diào)。3.2.2 正確的著裝與服飾搭配1.著裝的基本原則著裝的基本原則是國(guó)際通行的TPO原則:T（Time） 時(shí)間;P（Place） 地點(diǎn); O（Object） 目的。在為自己挑選服裝時(shí)，不可忽視TPO原則。 2.公務(wù)場(chǎng)合的著裝公務(wù)場(chǎng)合的著裝，要簡(jiǎn)潔、明快，適宜工作。 3、 男士的著裝深色西服套裝是標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)場(chǎng)合著裝。*白襯衣，黑領(lǐng)結(jié)，黑皮鞋。全身上下服裝的顏色不宜超過(guò)三種。 *單排扣西服可以不系扣;如果系扣，兩?？凼降闹幌瞪峡?，三?？凼降闹幌抵虚g的那粒。*雙排扣的西服不宜敞開(kāi)穿。*深色西服一定要配深色襪子及皮鞋.白色襪子不可與西服相配。相關(guān)知識(shí)領(lǐng)帶的下端應(yīng)長(zhǎng)及皮帶上下緣之間，或不短于皮帶的上緣。領(lǐng)帶與西服的顏色要互相襯托，而不要完全相同。暗紅色、紅色和青色可以用作底色，主要的顏色和圖案要精致，不搶眼。最好選擇真絲，優(yōu)雅且四季皆宜。與西裝和襯衫搭配時(shí)，應(yīng)選擇一種單色或有兩種圖案或兩種單色和一種圖案的領(lǐng)帶。領(lǐng)帶與手帕要相配，但圖案不要相同。4、女士的著裝西服套裙是傳統(tǒng)的選擇。顏色可以是深藍(lán)、深灰、淺灰、咖啡色、駝色系列等。這些顏色傳遞給人的感覺(jué)是:成熟、能干、自信、沉著。絲襪的顏色應(yīng)接近膚色，黑色絲襪只能配黑色裙子。裙擺一定要遮住襪口。夏季的衣服切忌過(guò)薄、過(guò)露、過(guò)透。 5.休閑場(chǎng)合的著裝 休閑場(chǎng)合的著裝追求的是舒適、自然。健身、購(gòu)物、旅游、居家等，都可以穿休閑裝。6.社交場(chǎng)合的著裝 高雅、漂亮、時(shí)尚。男性可以著深色西裝、中山裝或近年流行的 “唐裝”。女性可著連衣裙、套裙。參加晚間的盛宴、舞會(huì)、音樂(lè)會(huì)等活動(dòng)，可穿單色的晚服或旗袍。7、服飾搭配基本原則服飾的選擇要與穿戴者 所處的環(huán)境相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的社會(huì)角色相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的自身?xiàng)l件相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴的時(shí)節(jié)相協(xié)調(diào)3.2.3 得體的化妝 1.化妝的目的 為了突出優(yōu)點(diǎn)、掩飾缺點(diǎn)。是工作的需要，是敬業(yè)的一種表現(xiàn);是對(duì)主人的一種尊敬。 2、 皮膚的類(lèi)型與化妝品的選擇 （1）中性皮膚 : 油質(zhì)和水質(zhì)的化妝品都適合。 （2）干性皮膚:專(zhuān)為干性皮膚配制的化妝品。（3）油性皮膚:專(zhuān)為油性皮膚配制的化妝品。（4）混合性皮膚:對(duì)皮膚的不同部位進(jìn)行護(hù)理。（5）過(guò)敏性皮膚: 要慎重選擇護(hù)膚品。3、男式化妝步驟 刮臉 潔面 收斂 打底 雙頰 修眉 唇 胡茬4、女士化妝步驟 潔面 收斂 修眉 畫(huà)眉 眼影 潤(rùn)膚 打底 畫(huà)唇 雙頰 定妝 3.2.4 日常交際禮儀 1.稱(chēng)呼、致意、握手和介紹（1）稱(chēng)呼在國(guó)際交往中，一般稱(chēng)男士為先生;對(duì)于女性,稱(chēng)“小姐”、 “女士”、“夫人”。（2）致意職位低者、年輕者、男性先向職位高者、年長(zhǎng)者、女性致意。（3）握手職位高者、年齡長(zhǎng)者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應(yīng)及時(shí)伸手相握。 相關(guān)知識(shí)有時(shí)涉外場(chǎng)合需要照相，握著的手則不要很快松開(kāi)。握手的時(shí)候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應(yīng)摘下手套。 日本人習(xí)慣鞠躬，一些阿拉伯人習(xí)慣行撫胸禮，泰國(guó)人則行合十禮，我們應(yīng)該尊重他們的習(xí)慣。（4）介紹自我介紹:姓名、職務(wù)或與主人之間的關(guān)系。為他人介紹，先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對(duì)后者的尊重。2、名片使用禮儀初次見(jiàn)面時(shí)，一般都要贈(zèng)送一張名片。交換名片時(shí)，要雙手拿住名片兩角，以文字正向?qū)?duì)方。雙手接名片，看幾秒種，并把對(duì)方的名片放在桌上，不能在名片上壓東西。用餐時(shí)不要出示名片，應(yīng)等到用餐結(jié)束。3.拜訪禮儀 （1）預(yù)約好時(shí)間、地點(diǎn) （2）做好有關(guān)的準(zhǔn)備工作（3）準(zhǔn)時(shí)赴約 （4）及時(shí)告辭（5）不要議論對(duì)方4.談話的禮儀（1）話題要選擇交談?wù)呦猜剺?lè)見(jiàn)的話題。避開(kāi)以下的問(wèn)題:政治話題。 個(gè)人隱私問(wèn)題。 非議他人。庸俗下流的話題。宗教信仰話題（2）態(tài)度誠(chéng)懇坦率；明確直率；堅(jiān)持原則。（3）聲音與語(yǔ)氣以說(shuō)話聲音適度為有修養(yǎng) 語(yǔ)氣要體現(xiàn)禮貌。（4）傾聽(tīng)者的禮貌 要和說(shuō)話者有眼光上的交流和語(yǔ)言上的呼應(yīng)。3.2.5 姿態(tài)舉止的禮節(jié) 1.站姿頭整，頸直，兩眼平視前方，嘴微閉，肩平并保持放松，收腹挺胸，兩臂自然下垂，手指并擾自然微屈，中指壓褲縫，兩腿挺直，膝蓋相碰腳跟并擾，兩腳尖張開(kāi)夾角成45度或60度，身體重心落在兩腳正中。1.站姿頭正、肩平、兩肩放松，雙臂自然下垂，雙手放于兩側(cè)或相握放于身前，挺胸收腹。男性雙腿可分開(kāi)，雙腳間的距離最多與肩平。2、坐姿腰背挺直，雙肩放松，女士?jī)上ゲn，男士膝不可分開(kāi)不超過(guò)肩寬。3、走姿步履自然、輕盈、 穩(wěn)健、胸要挺、頭要抬，肩放松，兩眼平視，面帶微笑。4.手勢(shì)的運(yùn)用 指示的手勢(shì)：應(yīng)該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開(kāi)來(lái)指點(diǎn)遠(yuǎn)處的事物或人。表示勝利時(shí)：右手食指、中指向外伸出，構(gòu)成一個(gè)英文字母“V”字，用以表示勝利。運(yùn)用這一手勢(shì)時(shí)，一定要使掌心向外