高效時(shí)間管理.ppt

高效時(shí)間管理,四代時(shí)間管理理論,第一代時(shí)間管理 -備忘錄型 第二代時(shí)間管理-事先規(guī)劃安排行程 第三代時(shí)間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我 第四代時(shí)間管理-以原則為中心，以良知 為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活,如果你的時(shí)間只剩下一年， 你打算做點(diǎn)什么？ （ 寫下來，你別忙著下翻）,請寫出你剛才思考問題的直接感受,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)完本課程后，能夠達(dá)到： 1.加強(qiáng)時(shí)間管理意識, 減少時(shí)間浪費(fèi), 學(xué)會正確的時(shí)間分配并養(yǎng)成良好的 時(shí)間管理習(xí)慣； 2.學(xué)會制定SMART的學(xué)習(xí)目標(biāo)和目標(biāo)分 解的方法； 3.掌握日常學(xué)習(xí)生活中的時(shí)間管理方法。,一、 時(shí)間管理的概念和誤區(qū),1、什么是時(shí)間？ 時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性，其 特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。 2、什么是“時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪 費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。,時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性,（1）供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項(xiàng)活動都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。,1、我們的問題在哪里 時(shí)間的浪費(fèi) 某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）,睡 眠 8.05小時(shí) 用 餐 1.31小時(shí) 瑣 事 0.55小時(shí) 工 作 7.34小時(shí) 交 際 0.39小時(shí) 休 息 0.45小時(shí) 娛 樂 0.31小時(shí),上下班交通 0.73小時(shí) 讀書報(bào)雜志 0.42小時(shí) 處理家務(wù)事 0.26小時(shí) 興趣的工作 0.37小時(shí) 音樂或電視 2.51小時(shí) 與朋友聊天 1.11小時(shí),日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每7-8分鐘會收到1 次打擾，每小時(shí)大約7次， 即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天 大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)的打擾是沒有意義 或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來的思路至少 需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的 時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí) 間的68.7%。,“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問題，但從來 沒像今天這么重要過，為什么？原因如下： *尋求學(xué)業(yè)與社會生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息時(shí)代） *競爭的壓力 *企業(yè)對人才的要求 看來我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè) 人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。那么，我 們的問題究竟在哪里呢？,時(shí)間管理的誤區(qū),我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng) 克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。 所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪 費(fèi)的各種因素。,誤區(qū)之一：學(xué)習(xí)、工作缺乏計(jì)劃,盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我 們有的學(xué)員從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎 如下幾條： 1、因過分強(qiáng)調(diào)“知易行難”而認(rèn)為沒有必要在行動之 前多做思考； 2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； 3、不了解做計(jì)劃的好處； 4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失 信任； 5、不知如何做計(jì)劃。,原因剖析：,1、有些事情是易行而難料的 僥幸心理： “做了再說”或“船到橋頭自然直！” 試問： 房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火 筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工 作，然后再進(jìn)行搶救？ 2、不做計(jì)劃 被動的地位：消極地應(yīng)付眼前事 結(jié)論： 做計(jì)劃是有意識地支配工作，處于主動地位、并提高工作效率。 3、計(jì)劃與事實(shí)難趨一致 走進(jìn)死胡同：不能審時(shí)度勢、不能隨機(jī)應(yīng)變 方法：適應(yīng)客觀環(huán)境發(fā)生變動，做出必要的修正，尋找最佳途徑。,缺乏計(jì)劃將導(dǎo)致如下惡果：,1、目標(biāo)不明確 ； 2、沒有進(jìn)行學(xué)習(xí)、工作歸類的習(xí)慣； 3、缺乏做事輕重緩急的順序 ； 4、沒有時(shí)間分配的原則 。,If you fail to plan, you plan to fail.,如果你不做計(jì)劃， 你就是在計(jì)劃失敗！,誤區(qū)之二：時(shí)間控制不夠,1、習(xí)慣拖延時(shí)間； 2、不擅處理不速之客的打擾； 3、不擅處理無端電話的打擾； 4、不擅利用“零碎”時(shí)間。,誤區(qū)三：整理整頓不足,辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無 關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯 示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條 理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公 桌會變得雜亂無章，即使給他換一個(gè)大型 的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會遭 遇同樣的命運(yùn)。,誤區(qū)四：進(jìn)取意識不強(qiáng),“人最大的敵人就是自己”。 有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本 的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對學(xué)習(xí)和生活的責(zé)任感和 認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1、個(gè)人的消極態(tài)度 2、做事拖拉，找借口不做事 3、唏噓不已，做白日夢 4、學(xué)習(xí)中閑聊,影響時(shí)間 有效管理的誤區(qū)？,二、時(shí)間管理的基本原則 SMART原則： 1. 具體的（Specific） 2. 可衡量的（Measurable） 3. 可達(dá)到的（Attainable） 4. 相關(guān)的（Relevant） 5. 基于時(shí)間的（Time-based）,80/20法則,80%的事情只需要20%的努力。而20%的事 情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要關(guān)于區(qū)分 這20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配 時(shí)間。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事 情，是有效果事情做好僅僅是有效率。首先考慮效 果，然后才考慮效率。,80/20原則,80%有效時(shí)間,20%次要時(shí)間,80%的瑣事,20%的要事,來自,花去,常見事例：,80%的銷售額是源自20%的顧客。 80%的看報(bào)時(shí)間都花在20%的版面上。 80%的電話都是來自20%的發(fā)話人。 80%的教師輔導(dǎo)時(shí)間被20%的學(xué)生所占用,四象限法則,我們每天所做的事情，可以分類歸入四個(gè)象限： 1、重要并且緊急：它們是危機(jī)任務(wù) 2、重要但不緊急：它們是新的機(jī)遇 3、緊急但不重要：它們是日常事務(wù) 4、不緊急不重要：它們是雜亂瑣事,時(shí)間矩陣圖,時(shí)間矩陣圖,虛假的,必要的,危機(jī),有限期的任務(wù),項(xiàng)目,計(jì)劃,準(zhǔn)備,建立關(guān)系,真正的創(chuàng)新,領(lǐng)導(dǎo)的,干擾,一些活動,一些會議,浪費(fèi)的,逃避的活動,4 D 原 則,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,稍后做,授權(quán),不做,立即做,普通人的時(shí)間安排,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,15%,50-60%,鵝卵石的故事,成功人士的時(shí)間安排,20-25%,65-80%,15%,1%,20-25%,60%-80%,10%-15%,-1%,更高效的時(shí)間安排,值2.5萬美元的時(shí)間管理秘訣,伯利恒鋼鐵公司領(lǐng)導(dǎo)者查理斯舒瓦普曾會見效率專家艾維利。會見時(shí)，艾維利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能使他的公司業(yè)績提高至少50%。,艾維利又說：“每一天都要這樣做。你對這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個(gè)實(shí)驗(yàn)?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來，你認(rèn)為值多少就給我多少。”,整個(gè)會見歷時(shí)不到半個(gè)鐘頭。幾個(gè)星期之后，舒瓦普給艾維利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點(diǎn)看，那是他一生中最有價(jià)值的一課。后來有人說，五年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠，而其中，艾維利提出的方法功不可沒。這個(gè)方法還為舒瓦普賺得一億美元。,艾維利法則,寫下你明天要做的6件最重要的事； 用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一項(xiàng)，直至完成或達(dá)到要求； 然后再開始完成第二項(xiàng)、第三項(xiàng)； 每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣。,PDCA循環(huán)法則,Plan(計(jì)劃） 制定目標(biāo)和計(jì)劃 Do（執(zhí)行） 開始行動，實(shí)施計(jì)劃 Check（檢查） 對行動的結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn) Action（調(diào)整） 糾正錯誤，調(diào)整方向 （再進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)）,每日學(xué)習(xí)計(jì)劃分配原則,一日之計(jì)在于昨天睡覺前,每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會很有成就 感的； 每天睡覺前把今天應(yīng)完成未完成的事, 或者是明天做 的事情應(yīng)調(diào)整方向的寫下來, 這是明天的計(jì)劃； 隨身準(zhǔn)備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行 動, 你將是最有創(chuàng)意最有行動力的人。,時(shí)間管理的 基本原則是什么？,提高你的時(shí)間管理技能 做個(gè)時(shí)間管理的高手 學(xué)會從例行事務(wù)中解脫出來 有效地計(jì)劃與安排自己的時(shí)間 找到節(jié)約時(shí)間的措施 學(xué)會積零成整 應(yīng)付意外事件 分身有術(shù),三、時(shí)間管理的方法和技巧,2、應(yīng)該記住4條實(shí)用方法 關(guān)鍵在于準(zhǔn)備 購買工具書/增加知識儲備/提高能力 訓(xùn)練你的快速閱讀能力 把常用文件、物品放好 養(yǎng)成存放思想檔案和做記錄的習(xí)慣,凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。,1、生理節(jié)奏法,注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時(shí)段，在此時(shí)段做最有價(jià)值的事； 注意研究你注意力集中的時(shí)間有多長，在此時(shí)間內(nèi)解決問題； 該休息的時(shí)候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時(shí)間，就多增加了1小時(shí)。,2、杜拉克時(shí)間管理法,現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們 的任務(wù)開始，而是從他們時(shí)間開始。 記錄時(shí)間：分析時(shí)間浪費(fèi)在什么地方。 分析時(shí)間：減少用于非生產(chǎn)性需求的時(shí)間。 管理時(shí)間：在整段時(shí)問內(nèi)工作效率大于在分散時(shí)間內(nèi)的 工作效率之和，盡量利用大段時(shí)間進(jìn)行工作。,以原則為重心，配合個(gè)人對使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)； 管理四步驟： 確定角色：確定你認(rèn)為重要的角色； 選擇目標(biāo)：分別為每個(gè)角色確定未來一周要達(dá)成的目標(biāo)； 安排進(jìn)度：為這些目標(biāo)確定完成時(shí)間； 逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。,3、柯維時(shí)間管理法,“我要得到什么樣的結(jié)果？” “這件事是否可以不干？” “這件事是否可以