采購部職能及考核設計

第一節(jié) 采購部職能一、 采購部職能概述采購部在企業(yè)內(nèi)主要承擔如下職能：在企業(yè)采購系統(tǒng)最高負責人的領導下及在相關職能部門的協(xié)調(diào)配合下，嚴格執(zhí)行企業(yè)采購制度與采購工作流程，制訂采購計劃與日常訂貨計劃，完成新品、新項目的開發(fā)和引進，物資的補充與退換、品種結(jié)構(gòu)的調(diào)整以及物資資料的維護，協(xié)調(diào)商品配送、調(diào)撥，并與供應商談判、評估、對他們進行引進與評審等，保障整個企業(yè)生產(chǎn)、銷售、經(jīng)營的物資供應需求。二、 采購部組織結(jié)構(gòu)（一） 按企業(yè)規(guī)模設計采購部的組織結(jié)構(gòu)1 中小企業(yè)規(guī)模設計采購部的組織結(jié)構(gòu)范例如圖1-1所示。采購經(jīng)理采購專員采購專員 （二） 按企業(yè)實際設計的采購部組織結(jié)構(gòu)1 按職能設計的采購部組織結(jié)構(gòu)根據(jù)采購過程中的不同職能設計，如圖示1-4所示。采購經(jīng)理采購計劃主管供應商開發(fā)主管供應商管理主管采購助理采購計劃專員采購預算專員供應商開發(fā)專員采購合同主管采購成本控制主管采購檢驗主管供應商質(zhì)量主管采購合同專員采購結(jié)算專員供應商管理專員質(zhì)量專員檢驗專員成本控制專員三、 采購部職能分解采購部職能分解，即將采購部的職能逐級分解為可執(zhí)行的作業(yè)項目，具體分解結(jié)果如表1-1所示。表1-1 采購部職能分解表職能職能分項職能細化（職責）銷售管理1采購計劃管理（1）制定采購方針與政策，對采購業(yè)務活動的過程及結(jié)果進行管理（2）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、銷售經(jīng)營發(fā)展的需要，編制采購計劃及預算，經(jīng)批準后組織采購。2采購實施（1）根據(jù)采購計劃及采購申請單，利用各種渠道與方式開發(fā)評選供應商，必要時要對供應商進行現(xiàn)場考察。（2）運用各種談判技巧，與供應商就采購價格、物品品質(zhì)、交貨方式、運輸方式等事項開展采購談判（3）談判達成一致意見的供應商報企業(yè)審批后與之簽訂采購合同（4）下達采購訂單，并對采購訂單進行跟蹤與催貨（5）采購物品到達，組織進行采購驗收工作。（6）處理采購過程中的產(chǎn)品質(zhì)量、運輸、付款等各類問題。（7）完成采購貨款的申請、付款活動3供應商管理（1）執(zhí)行供應商管理政策，對供應商進行分級管理（2）建立供應商檔案庫，組織對現(xiàn)有供應商進行定期評估與考核（3）管理外協(xié)供應商，對其樣品試制、生產(chǎn)活動提供幫助4采購控制管理（1）在采購過程中對采購質(zhì)量、采購價格、采購交期進行控制（2）嚴格控制采購成本，確保采購成本在預算范圍內(nèi)5采購信息管理（1）收集采購市場供求信息，通過系統(tǒng)分析為采購活動提出合理化建議，為企業(yè)調(diào)整生產(chǎn)、銷售和制訂工作計劃提供依據(jù)（2）對采購合同、采購訂單進行歸檔、分析與管理第二節(jié) 采購部考核設計技能/能力客戶意識、誠實守信、嚴謹求實、廉潔自律、責任心、主動性、國際視野企業(yè)知識商品知識采購知識供應商管理知識勝任素質(zhì)模型（一）職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)是指職業(yè)內(nèi)在的規(guī)范和要求，是員工在任職過程中表現(xiàn)出來的綜合品質(zhì)。對采購人員來說，其職業(yè)素養(yǎng)主要體現(xiàn)在客戶意識、誠實守信、嚴謹求實、廉潔自律、責任心、主動性、國際視野等多個方面，其定義如表1-2所示。表1-2 采購部工作人員職業(yè)素養(yǎng)定義表素養(yǎng)名稱定義客戶意識在工作中滿足內(nèi)、外部客戶需求的意識誠實守信以誠待人、實事求是、信守若眼既是采購人員做事的準則，更是做人的原則嚴謹求實工作嚴肅謹慎、關注細節(jié)廉潔自律不利用崗位權(quán)利的便利行損公肥私之事責任心對自己的所作所為負責是對他人、對組織承擔責任和履行業(yè)務的自覺態(tài)度主動性指個人在工作中不惜投入較多的經(jīng)理，善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新的機會，提前預測到問題發(fā)生的可能性，并有計劃地采取行動提高工作績效，避免問題的發(fā)生國際視野具有國際化的經(jīng)營管理意識，能夠跨越國界和地理位置進行前瞻性、戰(zhàn)略性的思考（二）知識知識是指人們在工作實踐中所獲得的認識和經(jīng)驗的總和。它是人才充分發(fā)揮作用的基礎性要求，沒有良好的知識根基，專業(yè)化的程度會大大降低。采購部工作人員需要了解或掌握的知識主要包括四個方面，既企業(yè)知識、商品知識、采購知識、供應商管理知識，其定義、分級及行為表現(xiàn)如表1-3表1-3 采購部工作知識分級定義表素質(zhì)名稱范圍級別行為表現(xiàn)企業(yè)知識行業(yè)知識、企業(yè)文化（發(fā)展歷史、價值觀等）、組織結(jié)構(gòu)、基本規(guī)章制度和業(yè)務流程等1級了解員工手冊與職位相關內(nèi)容，了解企業(yè)發(fā)展歷史，熟悉與本崗位有關的管理制度、流程2級了解行業(yè)狀況，熟悉企業(yè)的歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展方向以及相關管理制度、整體運作流程，知曉企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃以及戰(zhàn)略步驟3級洞悉行業(yè)重大變化與趨勢，能基于企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃以及戰(zhàn)略步驟，對企業(yè)整體運作流程與制度提出系統(tǒng)、科學的建設方案，以支持、保證戰(zhàn)略目標實施商品知識商品的質(zhì)量、性能、品種、包裝、貯存、使用等有關知識1級熟悉所負責采購商品的性質(zhì)和作用/功能、規(guī)格及其計量、制作技術與成本、商品安全期限，掌握商品檢驗標準、品質(zhì)的辨別方法2級1 熟悉同類型其他商品或可替代商品的品種、型號、特點、使用方法等2 熟知商品的季節(jié)變化規(guī)律，能根據(jù)采購工作的需要及掌握的各類商品的特性知識提出對采購工作的建議和方案3級1 與各類商品交易組織及中介組織保持良好的關系，根據(jù)采購工作的需要充分利用以上關系2 根據(jù)掌握的各種商品知識，對采購的商品類型、組合等提出工作建議和方案，并對生產(chǎn)/銷售部門提供商品的知識進行培訓與指導采購知識三大類知識，具體內(nèi)容如表1-4所示1級了解A B C類采購知識的一般概念及內(nèi)容框架、一般原理和方法以及采購商品的基本知識，能按照采購計劃進行初級采購作業(yè)以及供應商的開發(fā)與管理工作2級1 掌握A B C類采購知識中任意一兩類知識的操作運用原理，熟悉采購規(guī)則、制度、國際慣例，掌握采購技能、商品及其檢驗、儲運、保險、通關知識，并積累一定的采購經(jīng)驗2 可綜合利用各種采購相關專業(yè)知識進行采購市場調(diào)研與供應預測，并可應對采購中出現(xiàn)的問題以及指導采購工作3級熟練掌握三類采購知識的操作運用原理，精通各種采購、供應商管理以及各類貨物運輸技巧供應商管理知識供應商的開發(fā)、管理及供應商信息管理等知識1級1 了解需要采購商品的基本供應商情況2 利用各種渠道詳細了解供應商的信息，通過采購談判選擇合適的供應商3 能對現(xiàn)有供應商進行關系管理，協(xié)調(diào)、處理采購中的各種問題2級1 建立供應商信息庫，熟知各供應商的生產(chǎn)狀況、財務狀況、產(chǎn)品特點、發(fā)展趨勢、競爭對手狀況等，在采購談判中利用掌握的信息取得優(yōu)勢地位2 對采購中與供應上合同執(zhí)行中的各種問題有清楚而全面的了解，能有預見性地提出各種解決方案3級1 通過形成戰(zhàn)略同盟等形式家你與供應商的長期合作關系2 建立供應商評審體系，定期組織供應商評價，并采取各種措施對供應商進行監(jiān)控表1-4 采購知識分類詳表類別具體內(nèi)容A類采購需求管理、采購計劃管理、采購作業(yè)管理、招投標管理、采購物流管理、采購驗收管理、倉庫管理、合同執(zhí)行管理、價格管理、市場營銷管理B類采購市場調(diào)研與預測、采購信息管理、采購結(jié)算管理、公共關系管理、財稅管理、國際采購管理、報關管理、電子商務采購管理、采購相關法律、法規(guī)C類采購談判技巧、供應商管理技巧、各類運輸技巧等（三） 技能/能力能力是人們在工作過程中表現(xiàn)出來的解決問題的個性心理特征，是完成任務、達到目標的必備條件；而技能則是人們運用相關知識及各種資源解決問題、完成工作的某一方面的能力。對采購部人員來說，不同的崗位要求其應具備的技能/能力也有區(qū)別?？傮w來說，這些技能/能力的定義、分級及行為表現(xiàn)如表1-5所示。表1-5 采購部工作人員技能/能力分級定義表素質(zhì)名稱定義級別行為表現(xiàn)詢價能力采購產(chǎn)品或服務時，對三家以上供應商提供的報價進行比較，以確保價格具有競爭性的能力1級1 從企業(yè)以外采購產(chǎn)品或服務時，能夠利用現(xiàn)有供應商，主動尋找其他供應商，獲得多方的價格信息，并進行比價、議價。2 最終能夠取得具有競爭力的價格。2級1 能夠利用網(wǎng)絡等各種詢價手段與方式獲得價格信息2 在必要的時候能采取適當?shù)姆椒ㄓ绊懝痰膱髢r3 最終能夠取得具有很大競爭力的價格。3級1 對于采購商品的供應商與價格了然于胸，并能隨時掌握價格的變化情況。2 根據(jù)市場信息分析預測價格的走勢，在詢價過程中居于主導地位3 能夠分析下屬在詢價中存在的問題，并指導下屬進行比價、議價，獲得具有競爭力的價格。談判能力在雙方或多方會談中具備的解決爭端的能力，討價還價及有效達成共識并最大限度地爭取和維護企業(yè)利益的能力1級1 在談判前確定明確的目標，對談判過程進行充分準備。2 能熟練運用各種談判技巧，在談判中表達主要目的，無漏項，把握談判的原則，并維護企業(yè)利益。3 在談判中快速識別對方的談判風格，準確把握對方的觀點，洞察其所關注的利益，適時調(diào)整策略并解決對方疑慮。2級1 談判前對所有對手的各種信息進行深度分析，做到知己知彼2 在談判中能夠爭取主動，利用各種可以利用的資源爭取企業(yè)利益最大化，取得談判的成功。3級1 具備較高的談判技巧，具有說服力。2 在談判過程中密切關注對方的變化，知悉對方的心理，巧妙運用對手的心理變化以及談判時的氣氛和環(huán)境影響談判的結(jié)果3 能夠指導下屬進行談判前的準備工作，尤其是對在談判中可能遇到的問題進行預見性的準備工作。信息收集和處理能力根據(jù)采購工作的需要，不局限于眼前現(xiàn)有的資料，主動通過各種方法收集各類相關信息，并對收集的信息進行整理、分析，提出應對方法的能力1級1 明確采購所需信息的來源及獲取所需信息的方法和渠道2 按照既定的方法和渠道收集信息，并核實所收集信息的完整性和準確性3 完整準確地記錄所得信息，將所得信息以符合要求的形式進行整理4 基本能夠?qū)?shù)據(jù)和信息進行分析，提供市場供求狀況信息2級1 能擬訂信息收集計劃并有目的地展開信息收集工作2 通過有目的的收集發(fā)現(xiàn)有用信息3 對數(shù)據(jù)和信息進行分析和研究，發(fā)現(xiàn)隱藏的采購市場變化情況，準確地向上級提供市場供求狀況信息及個人建議。3級1 建立相關的信息收集系統(tǒng)，設定信息搜集的統(tǒng)一內(nèi)容、方式、流程等，有效利用各種信息搜索和整理技巧長期不間斷地收集采購信息，并不斷挖掘未來可能的潛在信息和信息收集渠道。2 基于對采購信息收集結(jié)果的客觀分析和正確判斷，對采購市場商品供應的變化及價格變化等未來發(fā)展趨勢作出正確的預測3 能夠為采購工作中所遇到的問題提供可行的應對方法與解決方案合同執(zhí)行能力能運用各種采購溝通技巧保證采購合同按期保質(zhì)保量執(zhí)行的能力1級1 能與供應商就采購商品的價格、交貨期、付款條件等達成一致意見，按照企業(yè)的標準合同樣本簽訂采購合同2 定期與供應商聯(lián)系，了解和落實合同的執(zhí)行情況和完成進度，及時獲知采購執(zhí)行的效果和存在的問題3 能夠保證采購合同按期保質(zhì)保量地執(zhí)行2級1 督促供應商準時交貨，并準確、及時、完整地記錄合同執(zhí)行情況2 及時將合同執(zhí)行情況反饋給相關部門和人員，并及時將企業(yè)相關部門或人員對合同執(zhí)行的意見和建議反饋給供應商，督促供應商采取相應的行動3 能夠保證供應商按期保質(zhì)保量地供貨，并能夠?qū)κ袌龅姆磻鞒霰容^正確的預測3級能夠選擇合理的供應商按期保質(zhì)保量地供貨，并能夠?qū)κ袌龅奈磥碜兓鞒霰容^正確的預測成本意識致力于獲取較低綜合采購成本的意識1級1 關注采購價格對采購成本的影響，并采取積極措施降低采購價格2 合理安排采購資金和應付帳款，并保證采購的進度2級1 不僅關注采購更低價格的商品，更明確采購成本的構(gòu)成、比例及與其他相關成本（如產(chǎn)品成本）的關系2 積極關注新材料、新工藝，經(jīng)常提出合格材料代用等降低采購成本的建議3 按照商品需求和儲存狀況控制采購日期和數(shù)量，在保證供貨的情況下降低庫存3級1 能進行市場分析和預測，對中短期總體趨勢進行較為準確的分析和判斷，并進行相應的前瞻性指導工作（如戰(zhàn)略性采購儲備等）2 熟悉商品的出入庫情況，使用狀況等信息，通過分析需求與商品供應現(xiàn)狀，協(xié)助倉儲部門在保證供貨的情況下制定降低庫存的方法與計劃溝通能力正確傾聽他人傾訴，理解其感受、需要和觀點，并作出適當反應的能力1級1 談話中不善于抓住談話的中心議題2 表達自己的思想、觀點不夠簡潔、清晰3 在溝通過程中自我為中心，缺乏對他人應有的尊重4 在溝通中能夠基本理解、使用常用采購專業(yè)和非專業(yè)的詞匯2級1 能以開放、真誠的方式接收和傳遞信息2 了解交流的重點，通過書面或口頭的形式，用清楚的理由和事實表達主要觀點3 能尊重他人，在傾聽別人意見、觀點的同時適時地給予反饋4 在溝通中，能夠理解、使用常用采購專業(yè)和非專業(yè)詞匯3級1 保持溝通時語言的清晰、簡潔、客觀，且切中要害2 針對不同聽眾適當調(diào)整語言和表達方式以取得一致性結(jié)論3 能拓展并保持廣泛的人際網(wǎng)絡4 熟練掌握采購專業(yè)和非專業(yè)詞匯，能夠閱讀、理解與采購相關的外文資訊組織協(xié)調(diào)能力根據(jù)采購工作目標的需要合理配置相關資源，協(xié)調(diào)各方面關系，調(diào)動各方面的積極性，并及時處理和解決采購過程中各種問題的能力1級1 了解企業(yè)的資源現(xiàn)狀，能基本保證完成采購工作任務所需的的資源按時到位2 企業(yè)中出現(xiàn)沖突時具有一定的調(diào)解技巧，必要時借助上級或其他力量以保證工作繼續(xù)開展2級1 組織各種工作時考慮周到，能根據(jù)任務的重要程度提前分配或調(diào)動各種資源2 善于與各部門各方面人員保持融洽的關系，在兼顧對方利益的基礎上促進相互理解、共同合作，保證采購工作順利開展3級1 有良好的協(xié)調(diào)能力，社會交往面較款，善于與外界建立合作關系，利用方方面面資源為自己的工作服務2 通過及時有效的分配和調(diào)動資源，克服由于其他部門或人員引起的延誤，圓滿解決超過自己控制范圍的問題決策能力依據(jù)對形式的分析作出恰當、合理、及時和實際的判斷并采取行動的能力1級1 能利用較充足的信息作出常規(guī)的采購決策2 較少作出決策，決策猶豫，或忽略決策的影響信息3 作決策時表現(xiàn)出很大的隨意性2級1 面對有競爭性的方案時及時、不拖延地作出決定2 在工作領域內(nèi)能客觀分析形勢，并作出初步判斷3 能根據(jù)相關程序在上級及相關資源的指導下對日常性、一般性的問題作出決定，并采取行動3級1 能分析較廣泛領域內(nèi)的復雜情況，對自己所作的決策可能產(chǎn)生的影響有清晰的認識2 能依據(jù)已有數(shù)據(jù)、知識和經(jīng)驗作出對企業(yè)有著一定程度影響的決策，并付諸實施3 在復雜、模糊、風險很高的形勢下，對多種領域內(nèi)的各種信息進行深度分析，作出有長期影響的戰(zhàn)略性決策，承擔預計到的風險和一切后果責任創(chuàng)新能力創(chuàng)造或引進新概念、方式，提高工作績效的能力1級能借用其他領域的方法創(chuàng)立或引進新的觀念或程序，參照系統(tǒng)以外的觀點與方式，在工作中偶爾有新創(chuàng)新2級1 善于打破腐朽、能建設性地促進進步，而不受當前問題的影響2 能清楚地看到企業(yè)中的效率環(huán)節(jié)，并予以完善。3級1 創(chuàng)造利于培養(yǎng)創(chuàng)新的環(huán)境，幫助引進新的觀念、方式與程序2 承認并獎勵他人的創(chuàng)新活動，允許他人實驗，嘗試新事物3 創(chuàng)造學習型組織的企業(yè)文化，塑造創(chuàng)新型的團隊管理理念預期應變能力采取行動迎接即將來臨的挑戰(zhàn)或提前思考以適應未來機遇和挑戰(zhàn)的傾向性1級1 在阻力和反對意見前，在事情進展不順利時，能夠堅持不放棄2 采取重復的行動克服阻礙以期按要求實現(xiàn)目標2級1 無須催促，能夠主動意識到并根據(jù)當前的機遇行事，迅速、堅定地解決當前問題2 在事情變得被動前積極地尋求解決方法3級1 在他人還沒有意識到機遇或問題所在時，鼓勵他們仔細分析、研究，積極采取行動2 通過預測組織內(nèi)、外部客戶和關鍵性市場的趨勢，提醒他人意識到問題所在，并采取積極的措施3 鼓勵和獎勵為企業(yè)的長遠利益作出貢獻者問題解決能力用有效的方法、嚴密的邏輯和思維解決困難問題，為得到答案探尋各種有效途徑的能力1級1 具有一定的分析能力，能根據(jù)現(xiàn)象探求解決問題的途徑，直至找到答案2 能有效地應對變化，在沒有明確的解決方法或結(jié)果之前，能處理一些有困惑的問題2級1 當事情懸而未決的時候不會焦躁不安，能意識到并根據(jù)當前的機遇行事或盡快地解決目前問題2 在被詢問或受到指示之前，能積極尋求解決方法，迅速采取行動解決當前問題3 能自如地應對變化或不確定因素，在沒有很明確的解決方法或結(jié)果之前，能很好地處理有困惑的問題3級1 能自如應對變化或不確定因素，在沒有很明確的解決方法或結(jié)果之前，能夠迅速、高質(zhì)量地處理有困惑的問題2 能積極采用各種手段或制定計劃，以有效地預防各種問題的發(fā)生3 能識別一個問題所蘊涵的若干因素，并對每一個因素進行細分，指出各因素之間的因果關系，進而對問題進行深入淺出地分析，形成解決問題的多種方案，并能在多種方案中選擇最具優(yōu)勢的方案團隊建設能力以團隊利益為己任，建立，維護并運作高效團隊，使團隊績效表現(xiàn)目標最優(yōu)化的能力1級1 能找出阻礙團隊目標達成的因素，并試圖采取有效措施排除這些阻礙2 積極參與團隊合作，有意識地鼓勵團隊成員參與團隊討論和決策，促進團隊內(nèi)部的溝通與合作3 能采取行動加強團隊成員之間的相互溝通，促成團隊成員的相互理解和支持4 對團隊或團隊成員作出的成績表示贊賞，或有意識地向?qū)Ψ奖磉_這種贊賞或肯定2級1 能根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標確定團隊建設的目標，并在全體成員中促成理解、達成共識，使目標得以觀測事實2 有意識地建立團隊內(nèi)的有效合作及適當競爭機制，以提高團隊的整體績效3 公開表揚他人的成就，了解激勵不同員工的因素，并有針對性地選擇最有效的激勵方式3級1 具有個人魅力或領導氣質(zhì)，能夠指出組織或團隊成員的發(fā)展方向與目標2 有意識地創(chuàng)建團隊合作精神，在團隊間合理有效地協(xié)調(diào)和調(diào)配資源，加強不同目