九、會(huì)議組織技能訓(xùn)練.doc

管理資源吧（），海量企業(yè)管理資料免費(fèi)下載！會(huì)議組織技能訓(xùn)練目的一、 確認(rèn)哪些因素使會(huì)議有效或無(wú)效二、確認(rèn)有效組織會(huì)議的行為類型和觀念三、掌握如何使會(huì)議更有效的技能 會(huì)議工作調(diào)查表在這部分，要求你回憶你及組織的其他人如何組織會(huì)議，并把結(jié)果記錄在下面兩個(gè)項(xiàng)目下：一、 你是如何組織會(huì)議的。二、其他人是如何組織會(huì)議的。什么原因致使會(huì)議無(wú)效一、 沒(méi)有搞清會(huì)議的真正目的二、使簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化三、持續(xù)時(shí)間太長(zhǎng)四、 發(fā)言者過(guò)于健談五、 拖延決定和行動(dòng)使會(huì)議成為有效的因素一、 預(yù)先清楚會(huì)議的目的二、與會(huì)者做好會(huì)議準(zhǔn)備三、問(wèn)題、議程和時(shí)間不因情景而變四、 限制集思廣議的范圍是必要的五、 根據(jù)要討論的問(wèn)題限制出席的人數(shù)六、 手頭要掌握全部有關(guān)信息七、 掌握會(huì)議的精髓八、 決策的制定和行動(dòng)方案的制定要恰如其分有效的會(huì)議需要一、 群體的溝通二、提高討論的質(zhì)量三、為討論提供一個(gè)結(jié)構(gòu)性清單四、 建立團(tuán)隊(duì)意識(shí)組織會(huì)議的工作在許多組織中，會(huì)議受挫是件很普通的事。通常，人們花費(fèi)許多時(shí)間空談，而不是討論應(yīng)如何做。在會(huì)議中，你的角色是變化的。有時(shí)你是作為會(huì)議的組織者、召集人或會(huì)議主席；也有時(shí)你作為一個(gè)別人主持會(huì)議的參加者。然而，不管是哪種情況，你對(duì)會(huì)議的有效性都負(fù)有責(zé)任，而不應(yīng)浪費(fèi)自己和別人的時(shí)間。管理者經(jīng)常這樣指責(zé)會(huì)議：1 沒(méi)有真正的目標(biāo)。2 使簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化。3 持續(xù)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。4 發(fā)言者過(guò)于健談。5 拖延決定和行動(dòng)。這些指責(zé)并非沒(méi)有道理。如果我們能考慮以下幾個(gè)方面，會(huì)議是能取得成功的。1 預(yù)先弄清會(huì)議的目的。2 與會(huì)者事先作好會(huì)議準(zhǔn)備。3 議題、議程和時(shí)間不因情景而變。4 有必要對(duì)集思廣議給予一定的限制。5 根據(jù)要討論的問(wèn)題對(duì)與會(huì)人員做一定的限制。6 與會(huì)者手上要掌握全部有關(guān)信息。7 把握會(huì)議的精髓。8 決策和行動(dòng)方案的制定要恰如其分。要使會(huì)議變得有效，應(yīng)注意：1 群體的溝通。2 提高討論的質(zhì)量。3 為討論提供一個(gè)結(jié)構(gòu)性的清單。4 建立團(tuán)隊(duì)意識(shí)。會(huì)議工作評(píng)價(jià)表這部分訓(xùn)練的目的在于給你一個(gè)評(píng)價(jià)的機(jī)會(huì)，即依據(jù)你所參加有效會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，考慮哪些因素致使會(huì)議有效，而又有哪些因素致使會(huì)議無(wú)效。同時(shí)，你還要根據(jù)你作為一個(gè)會(huì)議的組織者、主持者或會(huì)議主席時(shí)，對(duì)會(huì)議所起的作用，或是僅僅作為一個(gè)參加者時(shí)對(duì)會(huì)議所做的貢獻(xiàn)。在這張表的第一部分，你需要評(píng)價(jià)兩個(gè)會(huì)議，一個(gè)是你認(rèn)為有效的，一個(gè)是無(wú)效的。你要考慮兩類問(wèn)題，一類是什么因素影響了這兩個(gè)會(huì)議有效或無(wú)效，第二類是在這兩次會(huì)議中，你和其他的人對(duì)會(huì)議的有效或無(wú)效扮演了什么樣的角色。在這張表的第二部分，你要與小組的其他成員分享你在會(huì)議工作中的經(jīng)驗(yàn)和感受。第一部分獨(dú)立地考慮并完成表中的每個(gè)項(xiàng)目，并寫(xiě)下你的分析結(jié)果。你所寫(xiě)的應(yīng)當(dāng)是真實(shí)可信的，而且也是在第二部分討論中希望與你同伴所分享的。1 回憶你最近所參加的會(huì)議，選擇一個(gè)你認(rèn)為是有效的會(huì)議。在評(píng)價(jià)表中第一欄，簡(jiǎn)要描述該會(huì)議的目的。2 在評(píng)價(jià)表的第二欄中，你要列出你覺(jué)得致使會(huì)議成功的因素。3 在評(píng)價(jià)表的第三欄中，你簡(jiǎn)要描述為使該會(huì)議成功，你和你的同事做了哪些貢獻(xiàn)。4 在評(píng)價(jià)表的第四欄中，描述該會(huì)議的結(jié)果。這一結(jié)果可能是一項(xiàng)決策、解決爭(zhēng)議或開(kāi)始一個(gè)行動(dòng)等。5 現(xiàn)在你回憶一個(gè)特別不成功的會(huì)議。在評(píng)價(jià)表第一欄中簡(jiǎn)要描述你或其他人所確認(rèn)的會(huì)議目的。6 在評(píng)價(jià)表的第二欄中，列舉出你認(rèn)為致使會(huì)議無(wú)效的因素。7 在評(píng)價(jià)表的第三欄中，說(shuō)說(shuō)你和你的同事在這一不成功的會(huì)議中所做的貢獻(xiàn)。8 在評(píng)價(jià)的最后一欄里，記述會(huì)議的結(jié)果（如果有的話）。有效會(huì)議評(píng)價(jià)表會(huì)議的目的： 致使會(huì)議成功的因素： 你和你的同事在使會(huì)議成功中所做的貢獻(xiàn)： 會(huì)議的主要結(jié)果： 其他想說(shuō)明的問(wèn)題： 無(wú)效會(huì)議評(píng)價(jià)表會(huì)議的目的： 致使會(huì)議成功的因素： 你和你的同事在使會(huì)議成功中所做的貢獻(xiàn)： 會(huì)議的主要結(jié)果： 其他想說(shuō)明的問(wèn)題：第二部分根據(jù)下面的要求進(jìn)行小組討論，與你的同伴分享你認(rèn)為有確實(shí)根據(jù)的信息。1. 翻閱評(píng)價(jià)表第二欄，看看所列出的影響因素，對(duì)于有效會(huì)議和無(wú)效會(huì)議哪些因素是相同的。把它們寫(xiě)下來(lái)，并根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)補(bǔ)充你認(rèn)為應(yīng)包括而在評(píng)價(jià)表中沒(méi)有列出的因素。 二、翻閱評(píng)價(jià)表第三欄，列出在有效會(huì)議和無(wú)效會(huì)議中有貢獻(xiàn)的行為和態(tài)度類型。并根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)補(bǔ)充你認(rèn)為致使會(huì)議有效或無(wú)效的行為和態(tài)度。三、考慮第四欄（會(huì)議的結(jié)果），哪些結(jié)果象預(yù)期的那樣獲得成功，或者用其他的方法更好些？如何組織會(huì)議工作下面這些要點(diǎn)會(huì)幫助你主持的會(huì)議更為有效。一、 會(huì)前準(zhǔn)備1 確定會(huì)議是否必要。能否通過(guò)其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問(wèn)題更有效地獲得解決？2 確定會(huì)議的目的。你試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？3 準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。4 收集所有與會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長(zhǎng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。5 會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。6 根據(jù)要討論的問(wèn)題限定與會(huì)人員。7 在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。 二、會(huì)議期間控制1 敘述會(huì)議的目的。2 核對(duì)并記錄與會(huì)者。3 根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見(jiàn)。4 給每一個(gè)人表述自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。5 控制討論過(guò)程。如果發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。6 如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見(jiàn)解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。7 堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。8 在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。9 在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。10 確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。三、會(huì)后工作1 在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。2 根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。如何參加會(huì)議下面這些要點(diǎn)能幫助你更有效地參加他人主持的會(huì)議。一、 會(huì)前準(zhǔn)備1 閱讀議事日程和有關(guān)材料，確切掌握會(huì)議的目的，確認(rèn)所列項(xiàng)目中哪些項(xiàng)目與自己有關(guān)。2 根據(jù)確認(rèn)的項(xiàng)目考慮自己應(yīng)持什么觀點(diǎn)，態(tài)度和如何表達(dá)。3 攜帶所有有關(guān)材料參加會(huì)議。 二、會(huì)議期間1 注意傾聽(tīng)，保持安靜。僅當(dāng)需要發(fā)表自己見(jiàn)解或被征詢意見(jiàn)的時(shí)候，進(jìn)行簡(jiǎn)潔明確的發(fā)言。不要隨意參加與自己無(wú)關(guān)項(xiàng)目的討論。2 對(duì)涉及你工作的決策、行動(dòng)計(jì)劃做記錄。四、 會(huì)后1 閱讀備忘錄或會(huì)議記錄，注意那些與你有關(guān)的決策和行動(dòng)計(jì)劃。2 記下與你有關(guān)的行動(dòng)計(jì)劃的具體細(xì)節(jié)，包括時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)。并對(duì)自己的執(zhí)