高效會(huì)議管理技巧.ppt

,高效會(huì)議管理技巧,厲進(jìn)鵬,目錄,前言 一、明白會(huì)議 二、會(huì)議的三大角色 三、會(huì)議存在的問題 四、如何開一個(gè)高效的會(huì)議 1、會(huì)前準(zhǔn)備 2、會(huì)中控制 3、會(huì)后跟蹤,會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？,整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！,第一 明白會(huì)議,會(huì)議的意義 會(huì)議的目的 會(huì)議的種類 會(huì)議的成本,集思廣益圖,想法,想法,想法,好創(chuàng)意 好點(diǎn)子,甲,乙,丙,會(huì)議的意義,會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 會(huì)議是一種群體溝通的方式,會(huì)議的目的,開展有效的溝通 傳達(dá)資訊 協(xié)調(diào)矛盾 達(dá)成協(xié)議與解決問題 資源共享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣,會(huì)議的種類,會(huì)議成本的計(jì)算,會(huì)議的時(shí)間成本 直接的會(huì)議成本 其他成本,第二 會(huì)議三大角色,主持人 與會(huì)者 記錄者,主持人,與會(huì)者,記錄者,第三 會(huì)議存在的問題,會(huì)議的四大惡習(xí) 會(huì)議-傷不起,會(huì)議是四大惡習(xí),會(huì)而不議 議而不決 決而不行 行而不實(shí),會(huì)議的幾大致命傷,會(huì)前無準(zhǔn)備,偏離討論主題,主持人不能拍板做決定,少數(shù)人壟斷發(fā)音 意見無法流暢 地溝通,一言堂，與會(huì)者 迎合領(lǐng)導(dǎo)的想法,會(huì)議的十大致命傷,沒有后續(xù)跟蹤,參與者與會(huì)議 主題相關(guān)性 不大,爭辯、成為明爭暗斗和 可以展示自己的地方,第四 如何開一個(gè)高效的會(huì)議,會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)中控制 會(huì)后跟蹤,成功、高效會(huì)議的幾大特征,擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時(shí)間 一切按部就班 作出了評論和歸納 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人 跟蹤落實(shí)并反饋結(jié)果,固定的會(huì)議流程規(guī)范,開始 歡迎 會(huì)議目的 議程 具體時(shí)間 安排 規(guī)章制度,3,議程 1 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng) 總結(jié),2,結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排工作,跟蹤 備忘錄 跟蹤計(jì)劃,一、開會(huì)前的準(zhǔn)備工作,是否要開會(huì) 1H5W 準(zhǔn)備工作核對單 主持人的準(zhǔn)備工作,如果,已經(jīng)按慣例每周聚會(huì),會(huì)議成本太大,還有比開會(huì)更好的方法,沒什么特別的事情要討論,你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會(huì) 讓他人參與只能把問題 弄糟）,無需開會(huì)的五個(gè)如果,如果,必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人,有些事情需要當(dāng) 眾表揚(yáng)或批評,要讓別人參與決 策以集思廣益,聽取部門匯報(bào)工作,給小組委派任務(wù),必須開會(huì)的五個(gè)如果,會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法,Why,What,When,Who,Where,How,5W1H：是標(biāo)準(zhǔn)化操作流程,會(huì)議準(zhǔn)備工作核對單 1.了解會(huì)議的目的 3.確定會(huì)議的形式 5.決定會(huì)議的時(shí)間 7.決定會(huì)議的地點(diǎn) 9.確定出席人數(shù) 11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽 13.是否安排與會(huì)者住宿 15.確定視聽教材 17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖 19.確定自己人的相關(guān)資料,2.是否一定要開會(huì) 4.安排會(huì)議的議程 6.確定會(huì)議的主持人 8.研究會(huì)場如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會(huì)議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料 20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知,主持人的4個(gè)準(zhǔn)備,設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭執(zhí) 進(jìn)行SWOT分析,SWOT分析,自身,環(huán)境,二、 會(huì)議中技巧,白帽子：信息、數(shù)據(jù) 紅帽子：判斷、形成問題 青帽子：針對以上的問題討論 黃帽子：給出積極的解決方案或者建議 黑帽子：排除不適合的方案或者建議 藍(lán)帽子：總結(jié)并形成決議，跟蹤落實(shí),簡化六頂帽子,單純提出 事件數(shù)據(jù),直覺判斷,提出大家 的意見 創(chuàng)造想法,對以上的 建議肯定 綜合分析,評議方案 提出反對 意見,確定決議 落實(shí)跟蹤 反饋,有效溝通原則,有明確的溝通目標(biāo) 有明確的時(shí)間約束 重視每一個(gè)細(xì)節(jié) 積極傾聽 努力達(dá)成目標(biāo),主持人的守則與責(zé)任,營造和諧氣氛 按照議程進(jìn)行 正確討論總結(jié)內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言 幫助參會(huì)者理清不假思索的想法 尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 保證中立態(tài)度,參會(huì)者的守則和責(zé)任,會(huì)前充分準(zhǔn)備 會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見 以解決問題為己任 開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡可能多的獲取信息 耐心聆聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊 避免不當(dāng)?shù)闹w語言 會(huì)后總結(jié)、執(zhí)行和反饋,會(huì)議過程中的五大人物,1、與“蟬”相遇 2、與“鯊魚”相遇 3、與“驢”相遇 4、遭遇“兔子般追蹤” 5、與“螃蟹（跑題者）”相遇,與“cicada蟬”相遇,講故事（和討論的主題無關(guān)） 講了很長才進(jìn)入主題 講的太模糊，沒有具體事例 拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn),對于“蟬”的解決,可用話語或非語言的暗示 事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制 用總結(jié)的方式結(jié)束,與“鯊魚”相遇,有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見,對付“鯊魚”型發(fā)言者的辦法,非語言性打斷 重申會(huì)議規(guī)范,與“驢”相遇,過于敏感 防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻 不能站在別人的立場看問題,對付“驢”型發(fā)言者的辦法,點(diǎn)名發(fā)言 重復(fù)問題 突出他的貢獻(xiàn),遭遇“兔子般追蹤”,質(zhì)疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議 解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序,與“螃蟹（跑題者）”相遇,開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 時(shí)常接電話 瞌睡 其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等,對“螃蟹”型發(fā)言者的辦法,強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力 重申會(huì)議規(guī)范 短暫沉默,三、 會(huì)后跟蹤,會(huì)議記錄者的功能 對會(huì)議記錄的幾大建議,會(huì)議記錄者的功能,僅次于主持人 記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納 跟蹤決議的落實(shí)情況并反饋結(jié)果,會(huì)議記錄的幾大建議,會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確 記錄者的筆記流暢不失真 會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容 會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理 與主持共同修正錯(cuò)誤部分 將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者,參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容,拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀 分析、理解、貫徹會(huì)議方向 考慮自己任務(wù)的完成方法 會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始 按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)反饋給會(huì)議記錄者、主持人以及相關(guān)人員,