公文的基本寫作與方法.ppt

公文的基本寫作與方法,2008年8月13日,培訓(xùn)目的：,在科學(xué)技術(shù)突飛猛進，經(jīng)濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關(guān)、人民團體和企事業(yè)單位實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)、工作決策等，發(fā)揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。本講通過對公文概念，常用公文的寫作的講解使大家了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用公文的寫作方法及其變化，提高日常公文的寫作能力。,培訓(xùn)內(nèi)容：,1、公文的概念 2、公文擬寫的步驟與方法 3 、常用公文寫作 4、公文范例賞析,一、公文的概念,什么是公文？ 所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。 在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等,二、公文擬寫的步驟與方法,公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。,公文的擬寫通常按以下步驟進行：,1、明確發(fā)文主旨 任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內(nèi)容：,（1）文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決問題等。 （2）根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對工作需要或者落實上（下）級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。 （3）明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。 （4）明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。,總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能落筆起草。,2、收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究,發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究。當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、請示，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作意見等等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。,怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結(jié)，研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)、上級業(yè)務(wù)部門的要求等。,總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識的飛躍。,3、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu),在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。,提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思寫等等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。,擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。,4、落筆起草、擬寫正文,結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：,（1）觀點要鮮明，用材要得當(dāng)。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報等等。,（2）語句要簡練，交代要清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。,5、反復(fù)檢查，認真修改,初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。在修改文章中需要把握的幾個問題,（1）主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。 （2）于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。 （3）關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。 （4）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴謹。 （5）關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點符號。修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。,三、幾種常用公文的寫作,（一）請示 （二）報告 （三）會議紀要 （四）總結(jié),（一）請示 請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。,1、請示的特點 （1）具有針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排，實驗室建設(shè)、經(jīng)費實用，學(xué)生實習(xí)等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請示”具有很強的針對性。 （2）具有呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。 （3）具有單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。 （4）具有時效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。,2、請示的分類,根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種： （1）請求指示性請示。 （2）請求批準(zhǔn)性請示。 （3）請求批轉(zhuǎn)性請示。,3、請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法,請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下,：（1）首部。主要包括標(biāo)題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。 標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如*系關(guān)于*的請示；另一種是由事和文種構(gòu)成，如關(guān)于*的請示 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。 （2）正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。 開頭。主要交代請示的理由。 主體。主要說明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。 結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。 （3）尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。,3、請示應(yīng)注意的問題,（1）一文一事的原則。 （2）材料真實，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。 （3）理由充分，請示事項明確。 （4）語氣平實、懇切，以引起上級的重視。,（二）報告,報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。 “報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達方式.“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)?！跋虑樯线_”是制發(fā)報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。,1、報告的特點：,（1）報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。,（2）報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機關(guān)。,（3）報告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。,（4）報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。,2、報告的種類,報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。,（1）報告的寫法 報告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法,匯報性報告 匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：,綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi)容大體包括工作進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。,專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。,答復(fù)性報告。這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。,呈報性報告。呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。,例行工作報告。例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如教學(xué)工作報告、學(xué)生管理工作報告、財務(wù)報告、費用支出報告等。,（三）會議紀要,會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于董事會、院務(wù)會、黨委會，處室系召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。,會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據(jù)。同時“會議紀要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。,1、會議紀要的寫法,會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：,（1）首部。這部分的主要項目是標(biāo)題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。會議紀要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院院務(wù)會會議紀要 （2）正文。會議紀要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。 主體。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。 （3）尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。,三、總結(jié),總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。,(一)總結(jié)的種類 從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見?？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。,(二)總結(jié)的寫法 1、標(biāo)題 (1)文件式標(biāo)題 一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院2007年度黨委工作總結(jié)。 (2)文章式標(biāo)題 以單行標(biāo)題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例專題總結(jié)我們是如何實行教學(xué)與科研相結(jié)合的。 （2）雙行式標(biāo)題 即分別以文章式標(biāo)題和文件式標(biāo)題為正副標(biāo)題，正標(biāo)題揭示觀點或概括內(nèi)容，副標(biāo)題點明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：知名教授上講臺 教書育人放異彩大學(xué)德育工作總結(jié)。,正文 （1）前言。一般介紹工作背景、基本概況等，也可