會(huì)務(wù)的組織和管理.ppt

,會(huì)務(wù)的組織和管理,主講人：周玲秀 2000年8月,會(huì)議的組織和管理 目錄,一、會(huì)前準(zhǔn)備 二、會(huì)務(wù)實(shí)施 三、會(huì)后總結(jié)和決算 四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理,目錄,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 目錄,會(huì)前準(zhǔn)備, 策劃案的內(nèi)容 Team小組 會(huì)場(chǎng)勘察 起草協(xié)議 會(huì)務(wù)分工 制定會(huì)議費(fèi)預(yù)算,會(huì)議的組織和管理 目錄,前四周,前一周,匯款 ; 物資備齊,前二周,與賓館簽協(xié)議; 起草預(yù)算并通過(guò),前三周,策劃案定稿; 會(huì)務(wù)組成立; 會(huì)場(chǎng)勘察,開(kāi)會(huì)日期,策劃案起草 ; 成立會(huì)議TEAM; 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備開(kāi)始,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類(lèi)型、人 數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程、人員分工、 各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間等 會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。,策劃案的內(nèi)容,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,案例：99年代理會(huì)及 聯(lián)歡會(huì)策劃實(shí)施案,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組,組織落實(shí)，成立TEAM組,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,會(huì)務(wù)工作要保證策劃案 的順利實(shí)現(xiàn) 會(huì)務(wù)工作五個(gè)意識(shí)： 全局意識(shí)、 客戶(hù)意識(shí) 補(bǔ)臺(tái)意識(shí)、 奉獻(xiàn)意識(shí) 創(chuàng)新意識(shí),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,會(huì)場(chǎng)勘察,會(huì)場(chǎng)院勘察俗稱(chēng)“踩點(diǎn)” 是會(huì)前必須要做 的基礎(chǔ)性工作,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,原則,勘察原則： 會(huì)務(wù)工作為會(huì)議內(nèi)容服務(wù) 以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會(huì)議 順利進(jìn)行,注意 事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,會(huì)場(chǎng)方面 賓館的軟硬件,注意 事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,餐飲方面 租車(chē)問(wèn)題 價(jià)格問(wèn)題,起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,協(xié)議是會(huì)務(wù)組與 賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo) 準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、 對(duì)等、無(wú)漏洞。,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,1、 會(huì)議日期 2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用 3、 場(chǎng)地安排及費(fèi)用,內(nèi)容涉及,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,4、 餐飲及費(fèi)用 5、 甲方對(duì)乙方的規(guī)定 6、 乙方對(duì)甲方的規(guī)定 7、 結(jié)算等,內(nèi)容涉及,會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,會(huì)議的組織和管理,案例：2000與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,會(huì)務(wù)組的分工,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,案例：99代理會(huì)人員分 工職責(zé),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,案例：2000年代理會(huì)邀 請(qǐng)信 內(nèi)容： 1、前言 2、會(huì)議日程 3、注意事項(xiàng) 4、入住賓館地點(diǎn)及電話 5、回執(zhí),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,邀請(qǐng) 流程,1、北京制定原則、分配名額； 2、大區(qū)操作定名單； 3、E-mil 參會(huì)代理； 4、代理填個(gè)人資料回執(zhí)發(fā)大區(qū)； 5、大區(qū)審核E-mil北京； 6、北京終審、給編號(hào)； 7、編號(hào)分別發(fā)大區(qū)；,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,案例：2000代理會(huì) 物資準(zhǔn)備清單,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工, 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心 溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng) 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識(shí)好 原則性強(qiáng) 應(yīng)變能力強(qiáng),對(duì)會(huì)務(wù)人員的要求,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議預(yù)算,會(huì)議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問(wèn)題,年初有預(yù)算； 全面、精細(xì)、節(jié)約； 距開(kāi)會(huì)日期前兩周，做出預(yù) 算送審批；,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議預(yù)算,會(huì)議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問(wèn)題,距開(kāi)會(huì)日期前一周，務(wù)必匯出 所需款項(xiàng)； 提前行文，寫(xiě)明規(guī)則。,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議預(yù)算,案例：99年代理會(huì)預(yù)算表,會(huì)議的組織和管理 案例,案例：99代理會(huì)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告 99代理會(huì)費(fèi)用使用、審批、 報(bào)銷(xiāo)規(guī)定 關(guān)于參加西安活動(dòng)的人員 通知,會(huì)議的組織和管理 目錄,一、會(huì)前準(zhǔn)備 二、會(huì)務(wù)實(shí)施 三、會(huì)后總結(jié)和決算 四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理,目錄,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施,會(huì)務(wù)的 實(shí)施, 會(huì)務(wù)組：出發(fā)時(shí) 間及工作內(nèi)容 簽到注意事項(xiàng) 會(huì)議期間的工作 會(huì)議結(jié)束的工作,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 出發(fā)時(shí)間,會(huì)務(wù)組的工作, 提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作 熟悉各自接口人 購(gòu)物及準(zhǔn)備工作 開(kāi)預(yù)備會(huì),注意 事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 簽到,關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙 簽到臺(tái) 住房分配 其它,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 簽到,案例： 簽到程序界面演示,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 簽到,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 開(kāi)會(huì)期間,開(kāi)會(huì)期間的工作, 與餐廳的聯(lián)系 與會(huì)場(chǎng)的聯(lián)系 與服務(wù)臺(tái)的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 會(huì)議結(jié)束,會(huì)議結(jié)束的工作 1 退房； 整理物品； 結(jié)帳； 回收問(wèn)卷。,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 會(huì)議結(jié)束,案例：意見(jiàn)反饋樣式,會(huì)議的組織和管理 目錄,一、會(huì)前準(zhǔn)備 二、會(huì)務(wù)實(shí)施 三、會(huì)后總結(jié)和決算 四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理,目錄,會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn),會(huì)后的總結(jié)和決算,案例：匯款、99年總結(jié)、會(huì) 務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn),會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算,統(tǒng)計(jì)分析參會(huì)情況,會(huì)后的總結(jié)和決算,案例：2000年代理會(huì)分析,會(huì)議的組織和管理 其它,代理簽到情況,會(huì)議的組織和管理 其它,代理入住情況,會(huì)議的組織和管理 其它,代理地域分布,會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算,會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)、決算和 分?jǐn)?會(huì)后的總結(jié)和決算,案例：99決算,會(huì)議的組織和管理 目錄,一、會(huì)前準(zhǔn)備 二、會(huì)務(wù)實(shí)施 三、會(huì)后總結(jié)和決算 四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理,目錄,會(huì)議的組織和管理 中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)實(shí)施,中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)實(shí)施,會(huì)務(wù)工作程序 會(huì)議準(zhǔn)備檢查表 會(huì)議主持人自我 檢查表,目標(biāo)管理 為什么實(shí)行目標(biāo)管理,1、會(huì)議目的： 2、會(huì)議的形式： 3、會(huì)議的時(shí)間： 4、會(huì)議議程及主持人： 5、會(huì)議地點(diǎn)； 6、會(huì)場(chǎng)如何布置； 7、出席人數(shù)； 8、出席者名單 ； 9、出席者座位安排； 10、是否準(zhǔn)備座簽 ；,高效會(huì)議基本環(huán)節(jié)及注意問(wèn)題 幾個(gè)注意問(wèn)題,舉例：會(huì)務(wù)準(zhǔn)備檢查,目標(biāo)管理 為什么實(shí)行目標(biāo)管理,11、是否安排出席人員往返會(huì)場(chǎng)的 交通工具； 12、會(huì)議是否安排出席人員住宿問(wèn)題； 13、有無(wú)資料隨會(huì)議通知預(yù)先發(fā)出； 14、準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽(tīng)器材； 15、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū) 針、膠帶紙等）；,高效會(huì)議基本環(huán)節(jié)及注意問(wèn)題 幾個(gè)注意問(wèn)題,目標(biāo)管理 為什么實(shí)行目標(biāo)管理,16、準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所周邊位置圖（行車(chē)路 線、洗手間、茶水間、休息室、餐 廳等； 17、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料及副本的 份數(shù)； 18、安排食宿及床位及娛樂(lè)項(xiàng)目； 19