宜春學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法.doc

宜春學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法 教學(xué)檔案工作是學(xué)校檔案工作中極為重要的一部分，是學(xué)校的重要工作之一。為了加強(qiáng)教學(xué)檔案工作，充分發(fā)揮其在教育管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究等各項工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，特制定本辦法。 一、基本原則 （一）凡在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體等材料均屬教學(xué)檔案。 （二）教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，是衡量教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是反映教育發(fā)展與教育改革的重要依據(jù)之一，因此，應(yīng)將其管理工作納入教學(xué)工作計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員的崗位職責(zé)，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。（三）教學(xué)檔案管理要做到“四同步”，即：下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步；考評教學(xué)管理與考評教學(xué)檔案管理工作同步。 （四）教學(xué)檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，凡屬永久性、長期性保存的教學(xué)檔案一律移交學(xué)校檔案室保存一份，教務(wù)處、各院等教學(xué)單位根據(jù)具體情況酌情保存；不屬永久、長期保存的材料由教務(wù)處、院及相關(guān)部門根據(jù)具體情況予以保存。 （五）教務(wù)處及各院應(yīng)明確一名分管檔案工作的專（兼）職負(fù)責(zé)人，統(tǒng)一管理本部門教學(xué)文件材料，并按期向檔案室移交教學(xué)檔案。 （六）歸檔的教學(xué)材料必須有參考價值和憑證作用；必須遵循其自然形成規(guī)律保持有機(jī)聯(lián)系；保證完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。 （七）努力實現(xiàn)教學(xué)檔案從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。 二、 歸檔流程 （一）形成積累 1、每學(xué)年初，由分管教學(xué)的校長向各院、處布置形成積累教學(xué)文件材料的任務(wù)，并由各部門領(lǐng)導(dǎo)落實到本部門工作中。 2、各部門專（兼）職檔案員按文件材料歸檔分類表分別積累教學(xué)文件材料，并定期整理。檔案室、教務(wù)處督促、檢查、指導(dǎo)專（兼）職檔案員做好文件材料的積累工作。 （二）整理組卷 1、堅持由教學(xué)文件材料形成部門立卷歸檔的原則，各部門要做好平時預(yù)立卷工作，根據(jù)本部門不同種類文件材料形成的特征，制定其案卷類目，隨時將辦理完的文件按類別歸入相應(yīng)卷夾。各院定期將所形成的教學(xué)文件材料根據(jù)材料性質(zhì)交教務(wù)處相應(yīng)人員，由其匯總整理，于每年三月份由教學(xué)管理部門的專（兼）職檔案員核實后負(fù)責(zé)向檔案室移交。 2、根據(jù)教學(xué)材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的材料組成一卷，同一內(nèi)容的材料數(shù)量多時可分別組成若干卷。 3、卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后的要求排列。 4、卷內(nèi)材料一律拆除金屬物，以右側(cè)、底邊為齊，左側(cè)裝訂。對破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。5、各種材料大小應(yīng)逐步規(guī)范，使用a4紙，文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi)。 6、按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。不裝訂的以件為單位，并在右上角加蓋件號，按順序填上件號。 7、填寫卷內(nèi)目錄及備考表。 8、填寫案卷封面各欄目，標(biāo)題要簡短、準(zhǔn)確。 9、歸檔的教學(xué)材料必須字跡工整（嚴(yán)禁圓珠筆、復(fù)寫字跡），格式統(tǒng)一，簽字蓋章手續(xù)完備。 （三）歸檔驗收 1、移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符和規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。 2、填寫移交目錄一式兩份。下面注明檢查人、移交人、接收人姓名及年、月，雙方各執(zhí)一份。 三、崗位職責(zé) （一）分管教學(xué)工作的校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé) 1、貫徹檔案法及有關(guān)檔案工作的方針、政策，把教學(xué)檔案工作列入學(xué)校工作計劃。 2、定期檢查和研究教學(xué)檔案工作中存在的實際問題。 （二）教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé) 1、協(xié)助檔案室制定和健全有關(guān)管理制度，把教學(xué)檔案納入教學(xué)管理人員的崗位職責(zé)之中，并監(jiān)督執(zhí)行。 2、協(xié)助檔案室做好各教學(xué)及教學(xué)相關(guān)單位教學(xué)檔案歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，保證教學(xué)檔案質(zhì)量。 （三）各部門專（兼）職教學(xué)檔案管理人員職責(zé) 1、做好本部門教學(xué)文件材料的形成積累工作。 2、將收集、積累的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理、編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊，并及時向教務(wù)處移交。 3、做好存放在本部門的教學(xué)檔案的分類組卷工作。 （四）教研室主任的職責(zé) 1、負(fù)責(zé)收集教研室的典型教案、試題、試卷、重要備課記錄等，向本院專（兼）職檔案管理人員移交。 2、督促教師向本部門移交各種教學(xué)檔案。 四、教學(xué)檔案保管期限 檔案室將接受的教學(xué)檔案進(jìn)行登記、裝訂后，立即確定其保管期限。 1、凡在使用方面具有長遠(yuǎn)利用價值的教學(xué)檔案定為永久保存。 2、凡在較長一段時期內(nèi)具有利用價值的教學(xué)檔案定為長期保管，長期保管的年限為15年以上直至不用。3、凡在短時期內(nèi)具有利用價值的教學(xué)檔案定為短期保管，短期保管年限為5年直至不用。具體歸檔范圍及其保管年限見附表。五、教學(xué)檔案的借閱和索?。?教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)，供領(lǐng)導(dǎo)和教師查閱、研究、參考。 2本校教學(xué)人員辦理登記手續(xù)后即可在檔案室內(nèi)查閱教學(xué)檔案。 3本校教學(xué)人員外借或復(fù)制教學(xué)檔案須經(jīng)教務(wù)處同意，外借時間不得超過一周。附表： 教學(xué)檔案歸檔范圍及其保管年限類 目 名 稱保管期限（一）綜合1、上級有關(guān)教學(xué)工作的文件材料永久 2、學(xué)校有關(guān)教學(xué)、教務(wù)工作給上級主管機(jī)關(guān)的匯報、請示及批復(fù)永久 4、關(guān)于教學(xué)工作的計劃、總結(jié)永久 5、關(guān)于教學(xué)工作的各種統(tǒng)計報表永久 6、教務(wù)處及其科室部門職責(zé)、崗位責(zé)任制、機(jī)構(gòu)沿革材料長期 7、教務(wù)處召開的教學(xué)工作會議文件材料長期 8、關(guān)于教學(xué)檢查、評估的文件材料及報告長期 9、關(guān)于教學(xué)檢查評估的自評材料及結(jié)論長期 10、各級優(yōu)秀教學(xué)成果評獎辦法、獲獎名單長期 11、教育、教學(xué)研究成果申報與評審材料長期 12、教學(xué)改革立項、檢查、成果材料長期 13、教學(xué)工作簡報長期（二）專業(yè)與課程 1、有關(guān)專業(yè)設(shè)置、調(diào)整專業(yè)名稱及學(xué)制的報告及批復(fù)永久 2、新增專業(yè)申報材料、上級批復(fù)永久 3、專業(yè)建設(shè)相關(guān)材料長期 4、有關(guān)專業(yè)評估辦法、自評報告、評估結(jié)論永久 5、各專業(yè)培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱長期 6、學(xué)校歷次制、修訂培養(yǎng)方案的有關(guān)規(guī)定長期 7、學(xué)校關(guān)于課程建設(shè)規(guī)劃及有關(guān)材料長期 8、各級優(yōu)秀課程有關(guān)文件材料長期 （三）學(xué)籍管理 1、上級主管部門和我校關(guān)于學(xué)籍管理的文件材料長期 2、專升本學(xué)生審批名單及有關(guān)材料長期 3、課程成績登記表長期 4、各單項學(xué)科競賽條例、辦法及參賽獲獎?wù)呙麊伍L期 5、學(xué)生成績總表永久 （四）教學(xué)管理1、培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)管理規(guī)章制度匯編永久 2、教室、實驗室管理制度文件長期 3、教學(xué)任務(wù)書、開課目錄、校歷表、課程表長期 4、典型教案、重要備課紀(jì)錄長期 5、教學(xué)日歷、教師任課安排短期 6、各學(xué)期考試安排、考試總結(jié)短期 7、教學(xué)檢查文件、記錄、總結(jié)長期 8、有關(guān)英語、計算機(jī)等級考試的文件及總結(jié)長期 9、教學(xué)實習(xí)、課程設(shè)計、社會實踐等計劃、大綱及相關(guān)材料短期 10、優(yōu)秀實習(xí)報告、課程設(shè)計短期 11、校內(nèi)、校外實習(xí)基地建設(shè)、協(xié)議長期 12、有關(guān)建立試題庫的材料長期13、畢業(yè)設(shè)計（論文）有關(guān)規(guī)定長期 14、學(xué)生畢業(yè)論文及相關(guān)資料（開題報告、任務(wù)書、成績評定等）短期15、畢業(yè)設(shè)計工作計劃、總結(jié)短期16、試卷短期17、教師工作量核算、登記材料短期 （五）學(xué)位 1、上級有關(guān)學(xué)位工作文件材料長期 2、本校學(xué)位評定條例、辦法、工作總結(jié)長期 3、學(xué)位委員會會議記錄、決定長期 4、學(xué)位委員會授予學(xué)位底冊永久 5、本科