采購管理制度及操作流程.doc

采購管理制度及操作流程1、 制定目的及范圍為進(jìn)一步加強公司制度管理，健全企業(yè)采購制度，提高采購效率，明確崗位職責(zé)，降低采購成本，減少不必要的開支，保證采購工作的正?；⒁?guī)范化，特制定本制度。本制度涉及的采購類別包括：項目采購（材料采購、工程采購）、年度采購、零星采購、應(yīng)急采購。本制度涉及的采購物品包括：單價 萬元以下的工程設(shè)備、工程原料、實驗器材、實驗藥劑、化學(xué)藥劑、勞保用品、辦公用品以及應(yīng)急事件、突發(fā)事件中需要采購的物品。本制度中有權(quán)申購的部門包括：工程部、研發(fā)部、咨詢部、市場部、辦公室、財務(wù)部。2、 采購原則1、 采購公司經(jīng)營中一項重要的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。2、 采購必須堅持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮質(zhì)量、價格因素，擇優(yōu)選取。3、 各類物資均應(yīng)向正規(guī)商家采購，原則上要求所有采購物資均應(yīng)開具發(fā)票。4、 物資采購由需求部門負(fù)責(zé)采購、詢價及后期談判。5、 各部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)采購事務(wù)，申購人與采購人不得為同一人。3、 采購流程 1一般采購流程 1.1采購申請 1.1.1采購之前，申購人應(yīng)向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重復(fù)采購。1.1.2采購之前，申購人依據(jù)所需物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項填寫“申購單”。其中工程項目采購應(yīng)提交工程預(yù)算，按采購原則進(jìn)行采購。1.1.3緊急采購時，由申購人在“申購單”上勾選“緊急”選項，以便各部門加快流轉(zhuǎn)，及時處理。1.1.4若撤銷采購，應(yīng)立即通知采購人，以免造成浪費。1.2申購：工程項目采購提交工程預(yù)算并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由申購人填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”，其他采購經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由申購人填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”。 1.3詢價1.3.1各部門負(fù)責(zé)采購的人員分別詢價，提供三家以上供應(yīng)商及價格，財務(wù)部提供歷史價格加以比對。1.3.2采購人詢價時應(yīng)注意審查供應(yīng)商的主體資格（經(jīng)營狀態(tài)、是否按時年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等），要求供應(yīng)商提供聯(lián)系方式以便相關(guān)負(fù)責(zé)人核價。確定供應(yīng)商后，應(yīng)要求供應(yīng)商提供證明主體資格的材料（企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、個人提供身份證復(fù)印件）。同時，采購人應(yīng)在“采購物資流轉(zhuǎn)單”上注明所采購物資的商品名稱、規(guī)格、型號等基本信息。1.4核價：采購人或相關(guān)負(fù)責(zé)人參考?xì)v史價格對擬采購物資進(jìn)行核價，填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”中的“核價結(jié)果、核價意見”。1.5審批：采購人將“采購物資流轉(zhuǎn)單”經(jīng)逐級審批，報公司各級負(fù)責(zé)人審批后，方能進(jìn)行采購。1.6采購實施與驗收入庫1.6.1“采購物資流轉(zhuǎn)單”經(jīng)各級負(fù)責(zé)人審批簽字且經(jīng)財務(wù)部備案后，由采購人辦理借支采購金額或通知財務(wù)辦進(jìn)貨款手續(xù)。1.6.2采購人按照核準(zhǔn)的“采購物資流轉(zhuǎn)單”向供應(yīng)商訂貨，并以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場采購。對于需要訂立買賣合同進(jìn)行采購的物資，應(yīng)同時按公司合同審批程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)。1.6.3所有采購物資到貨后，由采購人、申購人、入庫人協(xié)同，按照預(yù)定的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量進(jìn)行驗收，并辦理入庫手續(xù)。如因需立即使用不能及時入庫，應(yīng)先由申購人、采購人驗收，在緊急情況解除后，及時辦理入庫手續(xù)。如采購物資質(zhì)量、數(shù)量不符合要求，應(yīng)及時保存證據(jù)，與供應(yīng)商協(xié)調(diào)退換貨事宜。采購人、入庫人驗收完畢后，應(yīng)出具證明驗收合格的單據(jù)，交予財務(wù)部備案。1.6.4所有采購物資原則上要求貨票同行，采購人應(yīng)在貨到后1個月內(nèi)辦理報銷手續(xù)，因超過報銷時間財務(wù)部門不受理報銷的，責(zé)任由采購人承擔(dān)。1.6.5采購物資不論金額大小，一律由采購人簽字，財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，報公司總負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字后方可報銷。1.6.6采購人應(yīng)將供應(yīng)商的送貨單及我公司開具的入庫單、物資采購流轉(zhuǎn)單、收款收據(jù)等單據(jù)交予財務(wù)部方可結(jié)款或開具支票。2特殊采購流程2.1集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中購買的，各部門應(yīng)在每月25日前將審批通過的“采購物資流轉(zhuǎn)單”交至辦公室，由辦公室在月底統(tǒng)一購買。2.2零星采購零星采購是指偶然發(fā)生的、所采購物資低于 元的采購（如因公司接待、聚會需要進(jìn)行的采購，場地調(diào)查、工程施工過程中因缺少配件、材料而臨時進(jìn)行的采購等），具有臨時性、偶發(fā)性、金額低的特點。2.2.1各部門人員需要進(jìn)行零星采購的，應(yīng)首先以電話的方式征求本部門負(fù)責(zé)人，征得負(fù)責(zé)人同意后，堅持“必需、質(zhì)量、價格”的原則進(jìn)行采購。2.2.2采購人應(yīng)選擇可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購，采購時應(yīng)購買注有品名、商標(biāo)、制造廠商、保質(zhì)期等基本信息的合格商品。所購物資原則上要求供應(yīng)商開具發(fā)票，應(yīng)供應(yīng)商原因不能開具發(fā)票的，應(yīng)要求開具收款收據(jù)。2.2.3零星采購原則上由采購人先行墊資采購。采購人完成采購后，應(yīng)填寫“物資采購流轉(zhuǎn)單”，按照一般采購程序完成流轉(zhuǎn)后，將“物資采購流轉(zhuǎn)單”、發(fā)票或收款收據(jù)交予財務(wù)，由財務(wù)進(jìn)行報銷，財務(wù)應(yīng)在所有材料提交后 日內(nèi)將采購人墊付金額退還采購人。2.2.4零星采購采購人應(yīng)對所采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)，若所采購物資發(fā)生質(zhì)量問題，由采購人與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。2.2.5因場地調(diào)查、施工等工程需要而進(jìn)行的零星采購，應(yīng)在完成采購后納入工程預(yù)算。因其他原因發(fā)生的零星采購，需要入庫的，應(yīng)在采購?fù)瓿珊笱a辦入庫手續(xù)，由倉庫管理人員開具入庫單，將入庫單交予財務(wù)部方可報銷。2.3應(yīng)急采購應(yīng)急采購是指公司因應(yīng)急處置需要，而臨時進(jìn)行的采購。應(yīng)急采購由公司應(yīng)急處置小組進(jìn)行。 2.3.1在接到應(yīng)急處置任務(wù)后，應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)需要緊急購買材料、設(shè)備的，應(yīng)先向倉庫管理人員詢問，確定沒有所需材料、設(shè)備后，向上一級負(fù)責(zé)人匯報，得到上一級負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)行采購。 2.3.2應(yīng)急采購無需進(jìn)行三方詢價，應(yīng)以最便捷的方式進(jìn)行采購，兼顧價格和質(zhì)量。 2.3.3應(yīng)急采購結(jié)束后，應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人應(yīng)編制應(yīng)補填“采購物資流轉(zhuǎn)單”，按照一般采購流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。剩余物資要補辦入庫手續(xù)，取得入庫單。若應(yīng)急采購無法開具發(fā)票或收款收據(jù)的，應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人應(yīng)作書面說明，列明應(yīng)急采購物資來源、價格等信息，報上一級負(fù)責(zé)人審批、簽字。 2.3.4應(yīng)急采購原則上由應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人墊付。采購?fù)瓿珊螅瑧?yīng)在 日內(nèi)將“采購物資流轉(zhuǎn)單”、入庫單、發(fā)票、收款收據(jù)（說明）交予財務(wù)部審核，財務(wù)部在所有材料提交后 日內(nèi)將墊付金額退還墊資人。2.4年度采購年度采購是指因部門生產(chǎn)需要，需定期進(jìn)行的采購。2.4.1需進(jìn)行年度采購的部門，應(yīng)編制年度需求預(yù)算，逐級申報審批后，交予財務(wù)部審核、備案。2.4.2年度需求預(yù)算批準(zhǔn)后，各部門采購人應(yīng)從優(yōu)秀供應(yīng)商名錄中選取三家進(jìn)行詢價，要求供應(yīng)商提供蓋有公司公章的報價單。需要進(jìn)行招標(biāo)的，按照相關(guān)程序進(jìn)行招標(biāo)。2.4.3采購人詢價后，填寫“年度采購物資流轉(zhuǎn)單”，逐級審批后，交予財務(wù)部備案。2.4.4“年度采購物資流轉(zhuǎn)單”獲批準(zhǔn)后，采購人應(yīng)與選定的供應(yīng)商訂立合同，確定價格及付款方式。合同應(yīng)按公司合同審批程序流轉(zhuǎn)。財務(wù)部按合同的約定支付價款。2.4.5年度采購進(jìn)行過程中，采購人應(yīng)注意市場價格的變化，若供應(yīng)商供貨價格明顯高于市場價格，應(yīng)及時與其協(xié)商，協(xié)商不成的，終止履行合同。2.4.6應(yīng)年度采購需要訂立的合同，應(yīng)為不固定總價合同，按季度或按年度進(jìn)行結(jié)算。3、 備案1采購結(jié)束后，采購人應(yīng)將采購單、采購物資流轉(zhuǎn)單、入庫單、發(fā)票或收款收據(jù)等材料復(fù)印兩份，原件交予財務(wù)部審核、付款，一份復(fù)印件留存本部門，一份復(fù)印件連同供應(yīng)商主體證明材料、聯(lián)系方式交予公司法務(wù)保管。2法務(wù)人員接受采購相關(guān)材料時應(yīng)要求采購人填寫材料接受清單，按照采購所屬項目進(jìn)行歸檔，以便日后查詢。4、 采購紀(jì)律 1采購人職責(zé) 1.1建立供應(yīng)商資料與價格記錄檔案。 1.2做好市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。 1.3詢價、比價、議價及訂購作業(yè)。 1.4所購物資的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進(jìn)度的控制。 1.5做好平時的采購記錄及對賬工作。 2采購人行為規(guī)范 2.1采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度進(jìn)行采購作業(yè)，采購?fù)瓿珊蠹皶r進(jìn)行備案并確保備案材料真實、齊全。 2.2若采購人員違反本制度