ERP系統(tǒng)采購模塊培訓(xùn)稿件.ppt

ERP系統(tǒng) 采購模塊培訓(xùn),TCL空調(diào)事業(yè)部 運(yùn)營與信息管理部 09.07,目 錄,什么是采購,采購員向供應(yīng)商買材料給工廠生產(chǎn)使用,采購員根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，按照規(guī)定的采購價格和供貨比例，并在對供應(yīng)商送來的樣品確認(rèn)后向供應(yīng)商買材料給工廠生產(chǎn)使用,采購員根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，在對供應(yīng)商送來的樣品確認(rèn)后，按照規(guī)定的采購價格和供貨比例以及物料需求計劃，以采購訂單的形式向供應(yīng)商發(fā)出需求信息，并要求供應(yīng)商及時送貨，確保物料按時到達(dá)并入庫，以支持工廠正常生產(chǎn)使用,目 錄,基礎(chǔ)資料管理,采購員,供應(yīng)商,采購員：定義哪些用戶屬于采購員 物料分類：定義哪些采購員管理哪些物料分類 組織物料：屬于物料分類的物料都屬于管理物料分類的采購員管理,供應(yīng)商：需要在系統(tǒng)中維護(hù)供應(yīng)商資料 供應(yīng)商-付款方式：供應(yīng)商資料中定義為該供應(yīng)商付款的付款方式(電匯、商承、銀承) 組織供應(yīng)商：定義相同供應(yīng)商在不同組織內(nèi)的屬性，如財務(wù)屬性 組織供應(yīng)商是否使用系統(tǒng)：是則表示供應(yīng)商能夠使用采購訂單入庫，否則表示供應(yīng)商不能使用ERP系統(tǒng)，只能用送貨單入庫了。 組織供應(yīng)商是否使用B2B：是則表示供應(yīng)商可以使用B2B系統(tǒng),B2B系統(tǒng)是我司給供應(yīng)商使用的一套為處理與我司業(yè)務(wù)往來的交互平臺 組織供應(yīng)商財務(wù)屬性：定義供應(yīng)商應(yīng)收及應(yīng)付的會計科目,基礎(chǔ)資料管理,物料,物料：只有物料的生產(chǎn)類型為采購件才能用于采購模塊使用 物料分類：十分重要的一個概念。物料均按照大類和小類進(jìn)行了分類。涉及到采購員、是否備損、領(lǐng)料限額、有無樣品確認(rèn)單、是否質(zhì)檢、供貨比例管理、采購計劃生成以及諸多報表的查詢 組織物料：定義相同物料在不同組織內(nèi)的屬性，其中包括采購屬性 采購屬性采購批量：是指在一定時期內(nèi)進(jìn)貨總量不變的條件下，使采購費(fèi)用和儲存費(fèi)用總和最小的采購批量 采購屬性最小采購量：是指每次采購量不能低于此值 采購屬性運(yùn)行提前期：是指供應(yīng)商處理訂單到交貨的時間 采購屬性質(zhì)檢提前期：是指接收到入庫之間質(zhì)量檢查的時間,供應(yīng)商管理,采購價格,供貨比例,采購合同：采購合同是公司與供應(yīng)商簽訂的正式價格協(xié)議，其內(nèi)容規(guī)定了具體的物料在一個具體時間范圍內(nèi)的正式采購價格。采購付款前進(jìn)行發(fā)票匹配時必須要有采購正式價格。 暫估價格：為保證公司的采購業(yè)務(wù)正常運(yùn)行，在正式價合同沒有簽訂之前，系統(tǒng)采用暫估價格作為采購入庫價格。,供貨比例：同一種物料分類或同一種物料對所有供貨的供應(yīng)商進(jìn)行的采購比例分配。 供貨比例的設(shè)置：在綜合評定了供應(yīng)商的價格、產(chǎn)能、供貨水平及服務(wù)后綜合評定的一個比例。供貨比例直接影響采購訂單的采購量以及供應(yīng)商的送貨量，是采購模塊里一個十分重要的資料設(shè)置。,樣品確認(rèn),樣品確認(rèn)：在供應(yīng)商供貨之前需要對所采購的物料要求供應(yīng)商送來樣品進(jìn)行確認(rèn)其質(zhì)量和品質(zhì)。只有送樣合格后，才能夠下達(dá)采購訂單,目 錄,采購計劃流程圖,采購計劃,采購計劃的目的：提高采購員下達(dá)采購訂單的效率的同時，能夠更合理的執(zhí)行供貨比率。 采購計劃的生成：MRP運(yùn)算完畢后，會根據(jù)物料分類或物料自動將采購建議根據(jù)建議日期按照供應(yīng)商的供貨比例進(jìn)行合理分配。然后再根據(jù)采購員所管理的物料分類，為每個采購員自動生成采購計劃訂單。系統(tǒng)每次在產(chǎn)生采購計劃前，會自動把沒有批準(zhǔn)的采購計劃刪除掉。 采購計劃的分配：采購員每天根據(jù)自己的采購計劃訂單，對系統(tǒng)分配給每個供應(yīng)商的采購量進(jìn)行調(diào)整，形成實(shí)際分配量，以適應(yīng)實(shí)際的采購需求。 采購計劃的規(guī)則控制： 1、沒有維護(hù)物料分類，則這部分物料的采購建議將不會分配到任何采購員，所以物料分類的準(zhǔn)確維護(hù)是十分重要。 2、沒有維護(hù)供應(yīng)商的供貨比例，則這部分物料的采購建議不會顯示在采購計劃中。 3、每次采購計劃量的分配都應(yīng)該盡量貼近物料或物料分類的實(shí)際供貨比例。 4、沒有定義價格(既沒有正式價又沒有暫估價)和需要樣品確認(rèn)但是卻未進(jìn)行樣品確認(rèn)的物料不允許提交采購計劃單 采購計劃的審核：采購計劃審核完畢后將自動產(chǎn)生采購訂單。,采購物流流程圖,送貨通知單的產(chǎn)生：根據(jù)需求訂單、生產(chǎn)訂單和委外訂單的訂單需求，以及結(jié)合倉庫及車間庫存，計算出當(dāng)天的生產(chǎn)缺料信息，將缺料信息根據(jù)供應(yīng)商的供貨比例進(jìn)行分配，從而生成針對每個供應(yīng)商的送貨通知單。,目 錄,發(fā)票匹配,采購入庫：供應(yīng)商送貨過來后，倉庫要對貨物進(jìn)行入庫，此時采購入庫單上的取價原則是系統(tǒng)有正式價取正式價，沒有正式價就取暫估價 無票應(yīng)付暫估：在物料采購入庫后，財務(wù)就可以在系統(tǒng)中對入庫單產(chǎn)生無票應(yīng)付暫估的憑證，其會計分錄為： 借：原材料-內(nèi)購材料 貸：應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付款 發(fā)票匹配：物料采購入庫后，就可以通知供應(yīng)商開具發(fā)票了，供應(yīng)商開了發(fā)票后在B2B中進(jìn)行發(fā)票金額匹配采購入庫單(簡稱：發(fā)票匹配)，發(fā)票匹配完畢后就可以進(jìn)行采購付款操作了。 應(yīng)付賬款有票：發(fā)票匹配完成后，財務(wù)就可以在系統(tǒng)中對材料采購發(fā)票做應(yīng)付賬款有票的憑證，沖銷無票應(yīng)付暫估，其會計分錄為： 借：應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付款 應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅-進(jìn)項稅額-17% 材料成本差異-物料成本差異 貸：應(yīng)付賬款-應(yīng)付款(有票),目 錄,MRP運(yùn)算基本概念,MRP運(yùn)算：MRP也叫物料需求計劃，是一種根據(jù)生產(chǎn)計劃中采購材料作為需求量，交貨日期作為需求日期，結(jié)合采購計劃及當(dāng)前庫存綜合考慮計算出滿足當(dāng)前生產(chǎn)需要采購的日期及需要采購的量，以保證每一天都達(dá)到零庫存的理想狀態(tài)。 MRP運(yùn)算的結(jié)果：其結(jié)果是建議，一個是建議的需求量，一個是建議的需求日期 建議需求量的組成：建議需求量=當(dāng)前庫存+在單量-毛需求量 其中當(dāng)前庫存 =正式倉庫存+待檢倉庫存+安全庫存 在單量=準(zhǔn)備和下達(dá)狀態(tài)的采購訂單的采購件的未結(jié)量 毛需求=準(zhǔn)備和下達(dá)狀態(tài)的生產(chǎn)訂單(總裝和兩器)中的領(lǐng)料清單中的采購件的未結(jié)量+需求訂單中采購件的未結(jié)量+委外訂單中采購件的未結(jié)量 建議需求日期：不好解釋，與MRP建議的分類一起講解,MRP運(yùn)算建議分類舉例說明,1、當(dāng)當(dāng)前庫存+在單量毛需求時：,2、當(dāng)當(dāng)前庫存+在單量毛需求時：,建議關(guān)閉或減少采購訂單,建議下達(dá)采購訂單,MRP運(yùn)算建議分類舉例說明,3、當(dāng)某一天的庫存量為負(fù)數(shù)，但總庫存量+總在單量毛需求時：,建議將約定交貨日大于當(dāng)天的采購訂單提前并減少該采購訂單或關(guān)閉多余的采購訂單,MRP運(yùn)算建議分類舉例說明,4、當(dāng)某一天的庫存量為負(fù)數(shù)，但總庫存量+總在單量毛需求時：,此時需要判斷當(dāng)天后是否有采購訂單，若有，則提前；若沒有則建議下達(dá)采購訂單。 若有采購訂單并建議提前了，但是當(dāng)天庫存量仍然為負(fù)數(shù)，則需在當(dāng)天再建議下達(dá)采購訂單 若有采購訂單并建議提前了，當(dāng)天庫存已滿足，但其后某天庫存為負(fù)數(shù)，則再那天再重復(fù)以上判斷,另外，MRP運(yùn)算還會考慮到采購批量、最小采購量、安全庫存、質(zhì)檢提前期等因素的影響，這里就不一一講解了,采購計劃基本概念,采購計劃的計算原理：采購計劃是根據(jù)MRP運(yùn)算的結(jié)果(即采購建議)通過物料或物料分類的供貨比例采用蹺蹺板原理分配給每個供應(yīng)商的。其中對于供貨比例有幾個概念十分重要。 計劃比例：指在供貨比例基礎(chǔ)資料中定義物料分類或物料的供貨比例。 累計比例：指一個月內(nèi)該物料該供應(yīng)商的實(shí)際采購量/該物料的總采購量 差異比例：指計劃比例與累計比例之間的差值，原則上累計比例越接近計劃比例，即差異比例越小越好，說明供貨比例執(zhí)行的比較好。 執(zhí)行比例：指本次采購計劃中的實(shí)際計算的比例，采用蹺蹺板原理，將該物料或該物料分類所有的建議量全部分配給差異比例最大的供應(yīng)商。,采購計劃舉例說明,1、MRP運(yùn)算結(jié)果,2、供貨比例,2、采購計劃結(jié)果,缺料計算產(chǎn)生送貨通知,缺料運(yùn)算：根據(jù)生產(chǎn)訂單的訂單需求，結(jié)合倉庫及車間庫存以及已派送貨通知量，計算出當(dāng)天的生產(chǎn)缺料信息。 缺料計算公式：缺料數(shù)=當(dāng)前庫存+在單量-毛需求量 其中當(dāng)前庫存 =正式倉庫存+待檢倉庫存+安全庫存 在單量=當(dāng)天送貨的所有送貨通知量+送貨單的未送貨量 毛需求=需當(dāng)天生產(chǎn)的生產(chǎn)訂單的未結(jié)量 送貨通知的產(chǎn)生：缺料信息表通過對每個物料對應(yīng)供應(yīng)商的供貨比例進(jìn)行分配計算，得出每個缺料的