工程公司檔案管理規(guī)定

工程公司檔案管理規(guī)定1 目的 加強檔案管理和收集管理工作，確保檔案的機密性、完整性和準確性，有效保護和充分利用檔案為城市建設和企業(yè)經營發(fā)展服務。 2 范圍 適用于以文字圖表、聲像資料、榮譽實物等各種形式構成的公司的科技檔案，行政檔案，也包括營業(yè)執(zhí)照、資質證書等。3 定義 3.1 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理；檔案(已交檔案室的除外)的日常使用保管分別由有關部門管理，以便于及時利用，維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。3.2 歸檔文書包括：1)公司與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等。2)公司會議原始記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度)。3)公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結。4)公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要。5)國際國內同行業(yè)交流和合作企業(yè)來往文件、協議、報告和會談紀要等文件材料。6)公司各部門的發(fā)文。7)其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。9)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。10)本公司關于員工勞動、工資、福利方面的文件材料。11)本公司的科技檔案。4 權責 4.1 公司行政部設立專門的檔案工作，受上級檔案部門的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，負責管理公司的文書、科技檔案，其任務是：1)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；2)積極開展檔案的提供利用工作；3)進行檔案鑒定；4)進行檔案統(tǒng)計；5)保管部分科技檔案；6)認真學習中華人民共和國檔案法有關制度、檔案工作理論、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。4.2 各部門協助行政部作好檔案管理工作。5 內容5.1 檔案管理工作流程 見圖1。5.2檔案管理工作說明見表1。5.3歸檔要求5.3.1 歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔。在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。5.3.2 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。5.3.3 全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.4 檔案保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。2)10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。3)5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。4)1年保存：結案后無長期保存必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。6 相關資料6.1 相關文件 6.1.1中華人民共和國檔案法 6.1.2南京市檔案管理辦法 6.2 附件 6.2.1卷內文件目錄6.2.2卷末備考表圖1檔案管理工作流程流程名稱檔案管理流程任務概要檔案管理單位總經理行政經理行政部各職能部門節(jié)點ABCD123456789審批審批審批審批開始檔案利用保管維護分類整理檔案鑒定檔案收集 檔案更新檔案銷毀 結束檔案利用任務名稱節(jié)點任務程序、重點及標準時限相關資料檔案收集鑒定C2C3B3A3程序公司經營管理手冊各單位結合實際情況，制定歸檔文件的范圍。對哪些文件應該歸檔、哪些文件不應該歸檔，做出相應的規(guī)定，能反映本企業(yè)生產經營管理活動職能，具有查考利用價值的文件材料等屬于歸檔范圍在歸檔中應該收集齊全文件的訂稿、正本和有關材料，保證檔案的完整性在檔案文件的收集過程中，對資料進行去粗取精等工作，確定資料的利用價值1個工作日收集的檔案文件經過鑒定，呈送行政經理審核和總經理審批重點檔案收集和鑒定標準收集及時、齊全、完整檔案保管維護C4C5程序1.公司經營管理手冊2.卷內文件目錄3.卷末備考表經過審批后，行政人員對收集之檔案文件進行整理2個工作日整理的基本任務是把零散的、需要修改的檔案進行分類、組織和編目，使其組成一個體系，固定下來，以便檔案的使用，其過程如下:區(qū)分全宗：按照全宗整理檔案，能完整反映企業(yè)或個人活動的全部內容和過程，便于檔案的保管和利用分類：檔案分類就是根據立檔單位內的檔案來源、時間、內容或形式的異同，按照一定體系，分門別類、有系統(tǒng)地區(qū)分檔案和整理檔案，使其構成有機的整體，以反映立檔單位的歷史面貌立卷：立卷是整理和保存文件的一種方法，即將處理完畢的文件進行系統(tǒng)整理，組合為一個案卷編目：編目包括編制卷內文件目錄、卷末備考表、案卷封面的編目和案卷目錄的編制整理后的檔案文件開始保管，檔案保管指根據檔案的成分和狀況，采取存放和安全保護措施，維護檔案的完整與安全，延長檔案的壽命重點檔案保管和維護標準保管合理、正確 (續(xù)表)檔案存檔銷毀C6D6C7C8B8A8程序1.公司經營管理手冊對資料進行保管維護后，行政人員根據檔案的內容和成分，記錄、報道編制檔案文件的檢索工具，其他部門運用各種檢索工具查找檔案檢索工具制作后，定期對檔案文件進行資料的更新活動，刪除沒有利用價值和已被損壞的檔案文件，將其進行報廢處理經過鑒定，那些無繼續(xù)保存價值的檔案應在一定時間內銷毀進行鑒定，提出銷