公司費用報銷制度

斯舒郞公司費用報銷制度 第一條：為了嚴格公司管理制度，合理控制公司經(jīng)營費用，根據(jù)公司經(jīng)營活動的特點，特制訂制度。第二條：費用報銷的控制原則：計劃管理、分級負責、層層把關(guān)。由各部門經(jīng)理負責本部門人員費用報銷的實質(zhì)性、合理性的一級審查；由財務(wù)經(jīng)理對報銷票據(jù)的合法性進行二級審查；由總經(jīng)理進行最后的審核批準。第三條：費用的控制實行計劃管理，由需要支付費用的部門或個人先行填寫“借款單”，列明：費用的性質(zhì)、費用的用途、費用的預(yù)計金額、款項支付預(yù)計時間等要素，先報部門經(jīng)理審批同意后，報總經(jīng)理審批，待取得總經(jīng)理簽署同意的“借款單”后方能執(zhí)行。第四條：費用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督和共同承兌相關(guān)責任。第五條：費用發(fā)生過程中，當事人應(yīng)充分取得費用的相關(guān)單據(jù)，如：合約或協(xié)議、合法的票據(jù)等，如因未能取得合法（被稅務(wù)機關(guān)認可）的票據(jù)而遭受財務(wù)經(jīng)理剔除的部分支出，公司原則上不予以承擔，由當事人自行負責。第六條：費用發(fā)生完畢后，當事人應(yīng)及時將收集到的費用單據(jù)加以整理歸類，采用公司統(tǒng)一印制的“費用報銷單”規(guī)范粘貼，粘貼過程中應(yīng)區(qū)別費用性質(zhì)（如：交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費等）分類粘貼，便于歸類計算和整理。第七條：當事人在填寫“費用報銷單”時，應(yīng)遵照“實事求是、準確無誤”的原則，將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字，交共同參與的人員復查，并請其在證明人一欄上簽署其姓名?！百M用報銷單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。第八條：當事人應(yīng)將填寫完整、附件齊全的“費用報銷單”和已經(jīng)審批過的“用款申請單”一起送交本部門經(jīng)理進行審批，部門經(jīng)理應(yīng)重點對費用發(fā)生的真實性、費用預(yù)算金額與實際金額的差異合理性進行審查，部門經(jīng)理審查無異議后，應(yīng)在“費用報銷單”部門經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽署部門經(jīng)理的名字。第九條：當事人將取得經(jīng)過本部門經(jīng)理審批簽署后的“費用報銷單”以及原審批的“借款單”送交財務(wù)經(jīng)理進行審核，財務(wù)經(jīng)理應(yīng)重點對“費用報銷單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進行合法性審查，對費用金額的計算進行復核稽查。財務(wù)經(jīng)理審查無異議后，應(yīng)在“費用報銷單”財務(wù)部門一欄簽署審批意見并簽署財務(wù)經(jīng)理的名字。第十條：當事人將取得本部門經(jīng)理、財務(wù)部門經(jīng)理審核簽署后的“費用報銷單”以及原審批的“借款單”一起，通過公司內(nèi)部單據(jù)傳遞程序報送到公司總經(jīng)理處，由總經(jīng)理進行最后的審查和審批?？偨?jīng)理一般僅從“費用報銷單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關(guān)人員的簽字是否齊全、字跡是否真實?？偨?jīng)理審查無異議后，在“費用報銷單”總經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽名。第十一條：當事人取得審批齊全的“費用報銷單”以及“借款單”后，應(yīng)在3天之內(nèi)送交財務(wù)部門的出納員手上領(lǐng)取資金，出納人員應(yīng)對“費用報銷單”進行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法，審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。公司費用報銷管理制度目的 為了加強公司財務(wù)管理，強化費用控制。 2、適用范圍 有限公司員工費用報銷管理。 3、職責 3.1行政人事部負責制度的制定； 3.2各部門負責按照制度執(zhí)行。 4、內(nèi)容 4.1費用報銷審批權(quán)限： 4.1.1公司的費用開支均由各部門經(jīng)理、副總經(jīng)理負責審核，財務(wù)部核實，但最終批核權(quán)由總經(jīng)理審批。 4.1.2如遇總經(jīng)理外出，又急需于支付時，可按下列情況處理： 費用在500元以下的，經(jīng)副總經(jīng)理審批后，財務(wù)部可予以先行報銷； 費用在500元以上的，先由副總經(jīng)理向總經(jīng)理報告，再由總經(jīng)理口頭（電話）或書面（傳真、E-mail）指示財務(wù)人員先行處理。 以上兩種情況，財務(wù)部出納必須待總經(jīng)理回來時，再將有關(guān)單據(jù)交給補簽。 4.1.3具審批權(quán)限的人員，不得簽涉及自己的費用，其費用由其上級主管負責簽批。 4.1.4所有的費用開支必須先獲享有審批權(quán)人同意，才能實施。不得“先斬后奏”。 4.1.5凡差旅費的借支應(yīng)提前一天上報財務(wù)部。 4.2費用報銷流程： 4.2.1當費用發(fā)生后，受款人必須在三天內(nèi)填寫有關(guān)的報銷憑證，并辦妥本部門的審批手續(xù)，交本部門專人統(tǒng)計費用報銷清單，再送往財務(wù)審核，超出三天的費用不予報銷，責任自負。 4.2.2.財務(wù)部必須認真、負責地審查有關(guān)的報銷憑證及原始單據(jù)，重點要審查其內(nèi)容是否真實合理，計算是否正確無誤，手續(xù)是否完備無缺，有無違反公司規(guī)定和作弊嫌疑。如有異議時，財務(wù)部應(yīng)當拒絕受理，并退回當事人重新辦理。情節(jié)嚴重的，必須立即報至其部門經(jīng)理及總經(jīng)理。 4.2.3由部門經(jīng)理審批無誤后，交副總經(jīng)理審批；經(jīng)財務(wù)部審核無誤的單據(jù)，應(yīng)由財務(wù)部主管送給總經(jīng)理簽批。 4.2.4出納在收到經(jīng)獲總經(jīng)理，副總經(jīng)理（500元以下）批核的單據(jù)時，應(yīng)當盡快，足額地支付有關(guān)款項給受款人，由受款人所在部門專人統(tǒng)一領(lǐng)取款項，并在費用統(tǒng)計表上簽收領(lǐng)取金額款項。 4.2.5受款人到出納處領(lǐng)取款項，在收款時，應(yīng)當面點清款項，并在費用統(tǒng)計表上相應(yīng)領(lǐng)取的金額欄內(nèi)簽字確認。 4.3借款： 4.3.1當事人因公辦理涉及到費用需借款，必須填寫借款申請單。 4.3.2借款時寫清借款的理由或用途，當日借款金額在500元（含）以內(nèi)的經(jīng)部門經(jīng)理審核，副總審批。借款金額超過500元時，除完成以上程序外，還須上報至總經(jīng)理報準后方可支付。 4.3.3借款人在辦妥相應(yīng)的事項后，應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，盡速與出納結(jié)算清楚。 4.3.4、借款人在出納處已有借款沒有還清時，出納有權(quán)拒付二次借款。 4.3.5當借款人不及時結(jié)清借款之項目時，出納有權(quán)從薪資中抵扣。 4.4重點費用有關(guān)規(guī)定： 4.4.1工資： 4.4.1.1每月15日為寫字樓薪金發(fā)放日，15日為各商場薪金發(fā)放日。 4.4.1.2薪資計算周期，每月1日至最后一日為一個月周期，每月25日后入職當月不發(fā)放薪資，計入下一個月薪資內(nèi)。 4.4.1.3行政部在每月5日前，將上月各部門員工的“考勤情況”上報財務(wù)部。 4.4.1.4各商場的薪金核算必須在每月10日前，上報財務(wù)部核審。 4.4.1.5財務(wù)部在每月13日前，將所有員工的工資計算完畢，并交總經(jīng)理簽批。 4.4.2差旅費： 4.4.2.1出差人員住宿費、伙食補助實行限額控制，部分包干的辦法，標準請見下表： 類別 地區(qū)類別 交通工具 手機補貼 住宿補貼 （元/天） 餐費補貼（元） 董事長/總經(jīng)理 飛機經(jīng)濟倉 實報實銷 實報實銷 實報實銷 副總經(jīng)理/總監(jiān)級 一級地區(qū) 飛機經(jīng)濟倉 20元/天 200 45 二級地區(qū) 180 35 三級地區(qū) 150 20 經(jīng)理/主管級 一級地區(qū) 火車硬臥 10元/天 150 35 二級地區(qū) 130 25 三級地區(qū) 120 15 主管級以下員工 一級地區(qū) 火車硬臥 5元/天 130 30 二級地區(qū) 100 20 三級地區(qū) 80 15 注： （1）副總經(jīng)理級包括：副總經(jīng)理、總監(jiān)、項目經(jīng)理 （2）經(jīng)理/主管級包括：公司各部門經(jīng)理（指部門第一負責人）。 （3）主管級以下員工：各部門普通員工及各專柜店長。 4.4.2.2交通工具 4.4.2.2.1普通人員不能乘坐飛機，如遇特殊情況確需乘飛機的，必須獲總經(jīng)理特批方可。 4.4.2.2.2購買飛機票工作，由行政部負責訂購，盡量享受票價的優(yōu)惠。 4.4.2.2.3凡獲可乘坐飛機者，在出入機場時一律乘坐民艦班車。 4.4.2.2.4凡乘坐火車的，如遇可乘坐硬臥而坐了硬座時，可獲兩者之差額的60%補貼。改乘長途大巴不予補貼。 4.4.2.3住宿費 4.4.2.3.1住宿標準是以一個標準間同時住兩位同性同事為準，并以入住者最高職位的檔次為限。 4.4.2.3.2員工出差時，如能自行解決住宿（由客戶提供住宿的除外），可按相應(yīng)的標準之50%給予獎勵。 4.4.2.3.3當天離開出差住地的，必須在當日中午12時前辦理退房手續(xù)，公司不再報銷半天的住宿費。 4.4.2.3.4一級城市為上海、北京、深圳；二級城市為省會城市；三級城市為一、二級城市以外的地方。 4.4.2.3.5駐地之省內(nèi)出差應(yīng)盡量安排當天往返。 4.4.2.3.6住宿費必須有附具住宿費用清單，公司只負責住宿費用，其它產(chǎn)生的雜費（如洗衣費，電話費，餐費）一概不予報支。 4.4.2.3.7住宿費低于住宿標準的部分，按其差額給予80%的獎勵。 4.4.2.4出差伙食補貼： 4.4.2.4.1出差過程發(fā)生交際應(yīng)酬餐費時，需扣除參與人員當天出差補貼的50%餐補。 4.4.2.4.2出差補貼最小計算單位半天，計算方法為：出發(fā)日12：00前算1天；12：0018：00算半天；18：00后不算；返回日12：00前不算；12：0018：00算半天；18：00后算1天。 4.4.2.5出差手機費（指漫游區(qū)）補貼，非漫游區(qū)不另行補貼： 如特殊情況需加手機話費補貼的，需提供充分的理由，總經(jīng)理批準后方能生效。 4.4.2.6出差地的市內(nèi)交通費（含的士費）定額： 職 位 一級城市 二級城市 三級城市 副總經(jīng)理/總監(jiān)級 45 35 25 經(jīng)理/主管級 35 25 15 主管級以下員工 15 10 10 以上定額憑出差地的車票實報實銷，最高不可超過上述補貼標準，如本次出差累計數(shù)超出定額的由個人承擔。 4.4.2.7、銷售部外派督導及專店裝修人員出差 定義：是指員工到已設(shè)專柜所在地出差，不區(qū)分常駐和臨時外派公干。 4.4.2.7.1 住宿規(guī)定： 在外派期間，公司統(tǒng)一安排外派員工居住于公司的宿舍中。若無公司宿舍情況下，住宿標準按公司差旅費報銷標準執(zhí)行 4.4.2.7.2交通費用及其他費用報銷規(guī)定： 外派員工在所派地的市內(nèi)交通費及其他費用，財務(wù)部一律不直接受理報銷；該部分費用由該地專店負責人根據(jù)實際情況，按經(jīng)手人提供的合法發(fā)票實報實銷；財務(wù)部根據(jù)該專店負責人提供的費用報銷單，審核有效后，予以銷賬；否則，費用由該專店負責人承擔。 4.4.2.7.3伙食補貼標準： 凡外派員工均享有外派伙食補貼，標準與公司差旅費報銷標準一致。出差報銷起止日期算頭不算尾。 4.4.3交際應(yīng)酬費： 4.4.3.1一般人員不能以任何理由請客送禮，確因需請客送禮，應(yīng)當掌握分寸，發(fā)生金額在200元以下，事先須經(jīng)副總經(jīng)理同意。如發(fā)生額在300元以上/餐次的，必須先獲總經(jīng)理的批準。 4.4.3.2一次的金額應(yīng)控制在人均50元以內(nèi)，如發(fā)生額在500元以上的，必須有證明人簽字。 4.4.3.3一次發(fā)生的交際費，必須如實填寫清楚所應(yīng)酬的項目方可報支。出差時發(fā)生的交際應(yīng)酬費應(yīng)在差旅費報銷中填報。 4.4.3.4每月的交際實行總量控制，并與部門當月業(yè)績掛鉤。 4.4.3.5市內(nèi)交通費（出差時發(fā)生的按4.4.2.6條辦理）： （1）因公事外出的車費可實報實銷； （2）交通工具均以公交車、專線、小巴、地鐵為主； 4.4.3.6出租車費一般不予報銷，但以下情況除外： 陪同客戶辦事（如：看板、看貨、看場）的，先向副總經(jīng)理申請： 提款在現(xiàn)金壹萬元以上的： 其他特殊情況，總經(jīng)理批準的。 4.5費用報銷的有關(guān)規(guī)定： 4.5.1每次報銷費用，必須在事項結(jié)束起3日內(nèi)，特殊情況一周內(nèi)完成，過期財務(wù)部可不予報銷。 4.5.2有關(guān)費用必須按相關(guān)“費用報銷憑證”準確、如實地填寫，具體要求如下： 4.5.2.1報銷憑證一律使用鋼筆或簽字筆填寫： 4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字書寫，字體要清楚。 4.5.2.3所屬部門按受款人所在部門的名稱填寫： 4.5.2.4填報日期按填寫當日的日期填寫： 4.5.2.5附件張數(shù)按所附單據(jù)數(shù)量填寫： 4.5.2.6大、小寫金額必須填寫一致，不得涂改： 4.5.2.7發(fā)票、收據(jù)必須分開填寫有關(guān)“費用報銷憑證”； 4.5.2.8凡涉及購物或非本人事項的報銷，必須有本部門同事作驗收或證明人的簽名； 4.5.3如填報未符合上述要求，財務(wù)部有權(quán)要求經(jīng)辦人重新填報。 4.5.4所有費用報銷，必須憑“發(fā)票”或“收據(jù)”為原始憑證，如確實無法取得原始票據(jù)的，須以“支付證明單”代替，并必須注明未能取得票據(jù)的原因。 4.5.5如遇有票據(jù)丟失的，將視同沒有發(fā)生費用，相關(guān)的損失由票據(jù)丟失人承擔。 4.5.6所有票據(jù)必須真實，如發(fā)現(xiàn)作弊時，財務(wù)部將按票面金額的兩倍處罰當事人。 4.6出差管理辦法 4.6.1員工因公出差，應(yīng)填寫出差申請單，明確工作任務(wù)、出差地點、路線、時間及出差費用預(yù)算。出差申請單由部門負責人批準后報總經(jīng)理審批，員工憑審批單據(jù)到財務(wù)部辦理借支手續(xù)后交行政人事部備案。 4.6.2出差期間，在不影響公務(wù)前提下就近回家省親辦事的，其繞道車船費及其他非因公開支的一切費用均由個人自理。 4.6.3出差期間若公休日加班未休息的，跨度1次周末假日的可以在返程兩日內(nèi)申請補休一日，跨度2次周末假日的則可補休兩日，以此類推。 4.6.4出差期間除因工作需要或其他不可抗力，需要延時可電話請批外，不得因私事或其他原因借故延長出差時間，否則額外費用由個人承擔，并以事假處理。 4.6.5員工出差費用，應(yīng)據(jù)實提供真實票據(jù)，不得虛報。對出差報賬有弄虛作假者除 扣回虛報金額外，并按嚴重過失予以處罰。 4.6.6出差人員出差完畢應(yīng)及時回公司報到，在行政人事部辦理銷差考勤登記，否則按曠工處理；同時應(yīng)在兩天內(nèi)到財務(wù)辦理費用報銷手續(xù)。 4.6.7出差期間，出差人員應(yīng)每天用出差所在地電話及短信形式向直接上級匯報工作情況；出差結(jié)束后，出差人員應(yīng)就本次出差工作任務(wù)完成情況提交出差工作反饋表。 4.7關(guān)于辦公用品的采購及維修： 4.7.1各業(yè)務(wù)公司所需辦公用品必須于每月3日前上報行政部，由行政部進行審核匯總，上報總經(jīng)理審批。 4.7.2行政部根據(jù)審批采購計劃，填寫“借支單”，到財務(wù)部借支采購。 4.7.3所采購的物品必須統(tǒng)一保管，領(lǐng)用物品時填寫領(lǐng)用表。 4.7.4辦公設(shè)備的維修，要求事先申請到行政部備案，由行政部負責，請專人維修及購置維修所需