信息溝通、參與和協(xié)商控制程序.doc

.信息溝通、參與和協(xié)商控制程序1.0 目的建立和規(guī)范內(nèi)外信息溝通、參與和協(xié)商行為，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全管理信息，保證EHS管理體系的有效運(yùn)行。2.0 范圍本程序適用于公司內(nèi)、外部有關(guān)EHS管理體系信息的溝通、參與、協(xié)商與信息交流管理。3.0 定義溝通：為達(dá)目的使相關(guān)方意見統(tǒng)一的行為。4.0 職責(zé)4.1 總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司重大溝通事項(xiàng)的組織和審批。4.2 管理者代表：對EHS管理體系和內(nèi)外部溝通有效性進(jìn)行負(fù)責(zé)。4.3 人力資源部：負(fù)責(zé)溝通環(huán)境的優(yōu)化及資源配置、制度的建立及溝通協(xié)調(diào)工作。4.4 各部門：負(fù)責(zé)本部門職能范圍內(nèi)的質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全信息內(nèi)部溝通及與相關(guān)方進(jìn)行溝通。5.0 流程圖5.1 會議管理流程圖NG會議通知會議簽到會議召開會議記錄發(fā)文OK確定會議主題及會議安排存檔審核審核NGOK6.0 內(nèi)容6.1 溝通和協(xié)商的內(nèi)容6.1.1 外部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：a) 向相關(guān)方宣傳組織的職業(yè)健康安全方針；b) 政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關(guān)法律法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)和來自上級部門的信息等；c) 有關(guān)危險(xiǎn)源辨識、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)和確定風(fēng)險(xiǎn)控制措施的結(jié)果方面的信息；d) 接收和答復(fù)相關(guān)方的投訴、抱怨、咨詢和建議等信息；e) 其它需溝通的、與相關(guān)方有關(guān)的信息。6.1.2 內(nèi)部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：a) EHS管理體系運(yùn)行信息，包括方針、目標(biāo)、管理實(shí)施方案、培訓(xùn)、測量、內(nèi)外部審核和管理評審等信息； b) 監(jiān)測、測量的結(jié)果；c) 公司內(nèi)部有關(guān)管理制度，員工提出的有關(guān)EHS的建議和溝通的信息；d) 事件、不符合與處理情況；e) 應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)情況；f) 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行控制程序執(zhí)行情況；g) 各部門或單位之間日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報(bào)表及其他信息；h) 了解誰是員工代表和員工的建議等。6.2 溝通和協(xié)商的渠道6.2.1 溝通渠道可分為正式溝通渠道和非正式溝通渠道。6.2.2 正式溝通主要渠道包括：業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書，看板，會議（包括決策會、研討會、業(yè)務(wù)會、QC會議等）。6.2.3 非正式溝通渠道包括在崗交談、隨時(shí)隨地交談、便條、郵件、公告、OA交流、電話及各類非正式社交活動等。6.3 溝通和協(xié)商的理念和原則6.3.1 公司奉行“溝通創(chuàng)造價(jià)值”的理念。通過適時(shí)、適地、適當(dāng)范圍的溝通，消除個(gè)人、組織、相關(guān)方之間存在的溝通和信息傳遞障礙。6.3.2 人力資源部負(fù)責(zé)創(chuàng)造良好的溝通環(huán)境和機(jī)制，引導(dǎo)公司建立重視溝通的企業(yè)文化。6.3.3 充分利用信息化手段，在做好保密工作的前提下，將相關(guān)信息通過信息系統(tǒng)共享，以方便信息的利用，發(fā)揮信息增值效應(yīng)。6.4 溝通和協(xié)商的實(shí)施6.4.1 業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書溝通、協(xié)商6.4.1.1 “業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”指部門的要求或通知通過這種特定的書面形式對所需部門的信息傳遞，內(nèi)容主要是指具體的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，或者信息通知等非長期性的信息?！皹I(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”一般不是受控文件，它不能作為系統(tǒng)性，或跨部門的規(guī)范文件，也不適宜作純技術(shù)性的文件。6.4.1.2 通過會議而產(chǎn)生的決議可通過“業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”來傳遞會議決議。6.4.1.3 各部門發(fā)出的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書，執(zhí)行部門必須立即處理，有技術(shù)性內(nèi)容的聯(lián)絡(luò)書必須在有效期內(nèi)轉(zhuǎn)換成作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其它指導(dǎo)性文件。6.4.1.4 “業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”須由主管部門編制部長審批,如跨部門操作須經(jīng)相關(guān)的主管經(jīng)理審批。6.4.1.5 “業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”一般都有使用期限，主管部門在該文件失效期時(shí)可根據(jù)需要作保留或報(bào)廢處理。6.4.2 看板溝通6.4.2.1 “看板”是指部門在公司指定的、公眾流通較大的區(qū)域，通過“白板”、“版報(bào)”或“張貼告示”等方法而把部門的信息傳遞給其它部門的一種手段，其目的在于通過公告的形式使所需部門得到充分的、帶強(qiáng)迫性的認(rèn)知。6.4.2.2 看板的內(nèi)容可包括質(zhì)量信息、技術(shù)信息、訂單信息、生產(chǎn)信息、物料信息、行政公告等等，由主管部門在規(guī)定的范圍內(nèi)用較正規(guī)的、醒目的方式進(jìn)行信息公布，信息內(nèi)容必須真實(shí)、簡明扼要。6.4.2.3 看板的內(nèi)容一般有一定的期限，質(zhì)量信息、技術(shù)信息等的保留期一般為7天，其余信息一般為5天，尚未解決的問題允許繼續(xù)保留，已經(jīng)處理完成信息可提前消除，由主管部門進(jìn)行版面內(nèi)容的維護(hù)。6.4.2.4 “看板”對每個(gè)部門均有信息通知效用，各部門有責(zé)任通過“看板”獲得知情權(quán)，不得推卸責(zé)任，對看板中涉及自身未完成或相關(guān)的督促，必須知照并執(zhí)行。6.4.2.5 看板是目視管理主要活動之一，為了提高工作效率和降低管理成本，公司規(guī)定看板內(nèi)容與書面文件內(nèi)容等效，任何部門或個(gè)人在沒有征得允許下不能擅自涂改看板內(nèi)容。6.4.2.6 使用看板溝通部門應(yīng)將看板作為日常工作，定時(shí)或及時(shí)更換看板上所示內(nèi)容（尤其要注明填寫日期），否則被視為工作失職。6.4.2.7 各部門相關(guān)人員隨時(shí)對看板內(nèi)容進(jìn)行關(guān)注，否則被視為工作失職。6.4.2.8 企業(yè)文化或公司時(shí)事等把公司現(xiàn)階段的重要任務(wù)告訴員工，并向員工提出配合任務(wù)的行動要求，或表彰好人好事，可用看板形式進(jìn)行宣傳。6.4.3 會議溝通、協(xié)商6.4.3.1 會議是內(nèi)部溝通、協(xié)商的重要方法,目的在于需要溝通、協(xié)商的部門在一個(gè)共同的現(xiàn)場處理事務(wù),而且通過充分的討論和協(xié)商,使事務(wù)的處理效率得以提高。會議類型及先關(guān)事項(xiàng)參見附件一。6.4.3.2 組織開會負(fù)責(zé)人確定會議主題及會議安排（包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員等）同時(shí)注意不得與會議參加人員的其它會議安排沖突，由部長簽名確認(rèn)，需要副總或以上參加的會議一般須由組織開會方主管經(jīng)理批準(zhǔn)。6.4.3.3 “會議通知”由組織開會負(fù)責(zé)人提前1天于公司內(nèi)部OA系統(tǒng)發(fā)出。會議參與方會前必須圍繞會議主題事前做好準(zhǔn)備工作,需要溝通協(xié)調(diào)的會前先做好。6.4.3.4 一般會議均需要參會者填寫“會議簽到表”。6.4.3.5 會議召開a) 會議要求主題鮮明，不得混雜，以提高會議的效率，如果會議上須經(jīng)會后商討再定的，則會后再定，以節(jié)約時(shí)間。b) 所有正式會議必須有明確的會議目的，會議結(jié)束后不能沒有結(jié)果。c) 各類會議的時(shí)間原則上不超過2小時(shí)，會議主持人應(yīng)根據(jù)會議安排嚴(yán)格控制時(shí)間。d) 需要與會方討論決定的才提到會議議題上，嚴(yán)禁把會議開成“大雜會”。e) 會議方法可利用頭腦風(fēng)暴法和水平對比法進(jìn)行。f) 會議內(nèi)容及決議允許寫在白板上，然后相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)直接在白板上簽名確認(rèn)，再通過數(shù)碼相機(jī)拍攝形成書面文件后為會議記錄，但要求字跡清晰，主題鮮明，決議明確。g) 會議組織重點(diǎn)工作分解、落實(shí)到相關(guān)部門或個(gè)人，并有專人進(jìn)行跟進(jìn)。h) 會議期間，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議的各項(xiàng)紀(jì)律要求。i) 會議結(jié)束時(shí)，會議主持人必須根據(jù)會議議程及結(jié)果進(jìn)行會議總結(jié)，對本次會議成果進(jìn)行評價(jià)、總結(jié)會議達(dá)成的決議或共識。6.4.3.6 會議記錄及審核發(fā)放a) “會議記錄”應(yīng)反映出會議提出的主要問題、針對相關(guān)問題的決議、整體目標(biāo)達(dá)成情況等。b) 由組織開會部門負(fù)責(zé)作“會議記錄”，并把最后得出的決議書面歸納好，交由部門負(fù)責(zé)人審批，如果會議決議涉及到跨部門的要求的，須由相關(guān)部門的主管經(jīng)理審核會簽，主管經(jīng)理批準(zhǔn)（必要時(shí)總經(jīng)理批準(zhǔn)）才能發(fā)放。c) “會議記錄”在會后2個(gè)工作日內(nèi)整理、批準(zhǔn)并以O(shè)A電子信息或紙質(zhì)文檔發(fā)放相關(guān)部門和與會人員。d) “會議記錄”只能作為業(yè)務(wù)文件使用，不能直接作為受控文件使用，如有需要，須經(jīng)過必要的版面調(diào)整和內(nèi)容整理，并按受控文件形式發(fā)放。6.4.4 所有員工都可利用合理化建議方式進(jìn)行溝通、協(xié)商，各種建議或意見書以意見的形式經(jīng)人力資源部收集，交管理者代表審核后，對可行性意見/建議提交會議討論，確定其工作方法進(jìn)行執(zhí)行。6.5 員工參與6.5.1 公司建立員工參與機(jī)制，員工代表組織員工充分參與公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)建立安全管理活動，如：合理化建議活動、對公司的管理工作進(jìn)行評價(jià)的活動、自主管理活動等。6.5.2 在環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方面，員工的參與和協(xié)商活動應(yīng)形成具體文件，并使員工和其他方了解這些文件的規(guī)定。6.5.3 員工應(yīng)：a) 參與環(huán)境因素和危險(xiǎn)源的辨識，環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)和控制措施的確定；b) 參與風(fēng)險(xiǎn)管理方針和程序的制定和評審；c) 參與商討影響工作場所職業(yè)健康安全的任何變化及可能對環(huán)境產(chǎn)生影響的因素；d) 參與職業(yè)健康安全和環(huán)境事務(wù)；e) 了解誰是職業(yè)健康安全的安全事務(wù)代表和指定的管理者代表。6.5.4 對達(dá)到預(yù)期的合理化建議，給予完善，提報(bào)人按公司之獎懲條例給予嘉獎。6.6 對于溝通、參與和協(xié)商中產(chǎn)生的所有記錄按照按照記錄控制程序執(zhí)行，涉及應(yīng)采取改進(jìn)措施的按照改進(jìn)控制程序執(zhí)行。7.0 相關(guān)文件7.1 LB-QEHP-02記錄控制程序7.2 LB-QEHP-05改進(jìn)控制程序8.0 記錄8.1 “會議記錄”8.2 “會議簽到表”8.3 “會議通知”8.4 “業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”9.0 附件9.1 附件一會議名稱會議頻率參加人員主持人會議內(nèi)容公司年度計(jì)劃、總結(jié)大會每年一次全公司員工總經(jīng)理每年年末，以正式會議形式，總結(jié)一年來的成績、存在問題，部署下年度發(fā)展計(jì)劃，統(tǒng)一認(rèn)識，制定下一年發(fā)展目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)目的的決策和措施；總經(jīng)理辦公會每周一次公司中高層總經(jīng)理總結(jié)上周工作，啟示下周工作生產(chǎn)協(xié)調(diào)會議每月一次生產(chǎn)、技術(shù)、品保采購等部門相關(guān)負(fù)責(zé)