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北京科技職業(yè)學院 1 摘摘要要 本文以改造本文以改造、 優(yōu)化優(yōu)化北京普吉十號商務酒店北京普吉十號商務酒店采購流程采購流程, ,促進企業(yè)采購工作順利開促進企業(yè)采購工作順利開 展為出發(fā)點展為出發(fā)點,闡述了采購流程在企業(yè)采購物流中的重要作用闡述了采購流程在企業(yè)采購物流中的重要作用,針對針對北京普吉十號北京普吉十號 商務酒店商務酒店采購流程的不合理環(huán)節(jié)及其原因進行了分析采購流程的不合理環(huán)節(jié)及其原因進行了分析, 并對這些不合理環(huán)節(jié)如何并對這些不合理環(huán)節(jié)如何 把握把握、怎樣解決和改善作了較為深入的研究怎樣解決和改善作了較為深入的研究。文中還提出了流程再造應該從組織文中還提出了流程再造應該從組織 更新開始起步的思維更新開始起步的思維, 并根據(jù)流程再造理論為并根據(jù)流程再造理論為北京普吉十號商務酒店北京普吉十號商務酒店設計了設計了一一套套 全新采購流程,以期對現(xiàn)實有所啟示。全新采購流程,以期對現(xiàn)實有所啟示。 關鍵詞關鍵詞關鍵詞關鍵詞:商務酒店;商務酒店;商務酒店;商務酒店; 采購流程采購流程采購流程采購流程 ;流程再造流程再造流程再造流程再造; 組織機構更新組織機構更新組織機構更新組織機構更新 AbstractAbstract AsAs thethe startingstarting pointpoint ofof thisthis paperpaper,transformingtransforming andand optimizingoptimizing thethe purchasingpurchasing logisticslogistics processprocess ofof PhuketPhuketEnterpriseEnterprise GroupGroup is is firstlyfirstly talkedtalked aboutabout inin orderorder toto promotepromote itsits purchasingpurchasing task.task. Then,Then, thisthis paperpaper explainsexplains thethe importantimportant functionfunction thatthat thethe purchasingpurchasing processprocess playsplays inin purchasingpurchasing logisticslogistics andand analysesanalyses thethe unreasonableunreasonable linkslinks existingexisting inin thethe processprocess asas wellwell asas theirtheir causescauses toto givegive a a comparativelycomparatively deepdeep researchresearch onon howhow toto grasp,grasp, howhow toto solvesolve andand improveimprove thesethese links.links. AlsoAlso,thisthis paperpaper proposesproposes thethe newnew thoughtthought thatthat businessbusiness processprocess reengineering(MRP)reengineering(MRP) shouldshould startstart withwith thethe renewingrenewing ofof thethe organizationorganization andand designsdesigns a a brand-newbrand-new purchasingpurchasing processprocess forfor PhuketPhuket GroupGroup accordingaccording toto thethe BPRBPR theorytheory,whichwhich is is expectedexpected toto givegive somesome enlightenmentenlightenment toto thethe reality.Keyreality.Key WordsWords purchasingpurchasing logisticslogistics purchasingpurchasing processprocess businessbusiness processprocess reengineeringreengineering organizationorganization renewingrenewing 北京科技職業(yè)學院 2 引言引言引言引言 采購活動是物流活動的基礎和前提采購活動是物流活動的基礎和前提,采購物流是企業(yè)其它物流的起點采購物流是企業(yè)其它物流的起點,采購物采購物 流的順利開展很大程度上取決于流的順利開展很大程度上取決于 1 1 套科學合理的采購流程套科學合理的采購流程。然而然而,目前大多數(shù)企目前大多數(shù)企 業(yè)的采購流程不盡合理業(yè)的采購流程不盡合理。近幾年來近幾年來,在總結先進管理理論成果的基礎上發(fā)展而來在總結先進管理理論成果的基礎上發(fā)展而來 的流程再造的流程再造(BPR)(BPR)理論被哈默先生提出,并在當今企業(yè)界和管理學界成為研究熱理論被哈默先生提出,并在當今企業(yè)界和管理學界成為研究熱 點。點。 近年來近年來,國外流程再造主要在國外流程再造主要在 1 1 些先進企業(yè)中推廣和運用些先進企業(yè)中推廣和運用,美國企業(yè)對流程再造美國企業(yè)對流程再造 持積極態(tài)度持積極態(tài)度,許多企業(yè)已經(jīng)取得許多企業(yè)已經(jīng)取得 1 1 定成績定成績。ABBABB 公司在實施流程再造后把過去的公司在實施流程再造后把過去的 職能化組織改成按流程編制的網(wǎng)絡化組織職能化組織改成按流程編制的網(wǎng)絡化組織。通用汽車公司通用汽車公司、IBMIBM 公司等著名企業(yè)公司等著名企業(yè) 也不甘落后,正在采取積極的步驟。也不甘落后,正在采取積極的步驟。 而目前的中國而目前的中國,大部分企業(yè)的大部分企業(yè)的采購采購階段階段、信息技術的應用層次較低信息技術的應用層次較低。遵循傳統(tǒng)的遵循傳統(tǒng)的 酒店運作酒店運作原理組織方式在中國比較普遍原理組織方式在中國比較普遍,采購采購方式和方式和采購流程十采購流程十分落后分落后。許多企許多企 業(yè)還是憑經(jīng)驗管理業(yè)還是憑經(jīng)驗管理,現(xiàn)在企業(yè)制度遠未建立現(xiàn)在企業(yè)制度遠未建立,與科學化與科學化、現(xiàn)代化的管理水平相比現(xiàn)代化的管理水平相比 有較大的距離有較大的距離。由于企業(yè)的管理模式必須適應企業(yè)的由于企業(yè)的管理模式必須適應企業(yè)的采購采購方式方式,傳統(tǒng)的科學管理傳統(tǒng)的科學管理 思想和工業(yè)工程原理在我國企業(yè)中仍有較強的生命力思想和工業(yè)工程原理在我國企業(yè)中仍有較強的生命力。上述現(xiàn)實表明上述現(xiàn)實表明,流程再造流程再造 在中國尚有不少困難在中國尚有不少困難, 因此因此, 首先要廣泛運用科學理論改變現(xiàn)有落后的生產(chǎn)方式首先要廣泛運用科學理論改變現(xiàn)有落后的生產(chǎn)方式, 逐步提高管理水平逐步提高管理水平,才能實現(xiàn)流程再造才能實現(xiàn)流程再造。而且而且,我國企業(yè)大多組織機構臃腫我國企業(yè)大多組織機構臃腫、龐龐 大大,同鄉(xiāng)同鄉(xiāng)主義嚴重主義嚴重。企業(yè)以職能劃分管理部門企業(yè)以職能劃分管理部門,權利分割權利分割,本位主義嚴重本位主義嚴重,只顧只顧 眼前利益和局部利益眼前利益和局部利益,忽視長遠利益和全局利益忽視長遠利益和全局利益,因人設職因人設職、因職謀事的現(xiàn)象因職謀事的現(xiàn)象十十 分普遍分普遍。盡管如此盡管如此,一一些思想先進些思想先進、技術力量雄厚的大型技術力量雄厚的大型酒店酒店率先在企業(yè)內實施率先在企業(yè)內實施 了了 MRPMRP 并已經(jīng)取得了顯著的績效并已經(jīng)取得了顯著的績效,如如,漢庭快捷酒店漢庭快捷酒店通過實施以通過實施以“市場鏈市場鏈”為紐為紐 帶的業(yè)務流程再造帶的業(yè)務流程再造, 全面實行了酒店采購制度流動資產(chǎn)管理全面實行了酒店采購制度流動資產(chǎn)管理酒店酒店按照用戶個性化按照用戶個性化 需求的訂單為用戶定制產(chǎn)品需求的訂單為用戶定制產(chǎn)品,并通過配送迅速送達用戶手中并通過配送迅速送達用戶手中,實現(xiàn)了與用戶的實現(xiàn)了與用戶的 0 0 距離距離。七天假日七天假日通過實施網(wǎng)絡管理與業(yè)務流程改進通過實施網(wǎng)絡管理與業(yè)務流程改進,在工作流程中受益匪淺在工作流程中受益匪淺,客客 房房的銷售量當年在國內的銷售量當年在國內同行業(yè)同行業(yè)中位居第中位居第一一,如家快捷酒店如家快捷酒店,成功了成功了開拓開拓市場營銷市場營銷 信息系統(tǒng),大大提高了企業(yè)運營能力等等。信息系統(tǒng),大大提高了企業(yè)運營能力等等。 目前目前,北京普吉十號商務酒店采購流程存在許多不合理環(huán)節(jié)北京普吉十號商務酒店采購流程存在許多不合理環(huán)節(jié),采購物流工作效率采購物流工作效率 較低較低。本文根據(jù)流程再造的理論結合北京普吉十號商務酒店采購物流現(xiàn)狀本文根據(jù)流程再造的理論結合北京普吉十號商務酒店采購物流現(xiàn)狀,對其對其 采購流程及采購組織結構進行了分析采購流程及采購組織結構進行了分析,并提出了流程改造方案并提出了流程改造方案,以期對該以期對該酒店酒店的的 相關工作有參考作用。相關工作有參考作用。 北京科技職業(yè)學院 3 一、本文相關一、本文相關 采購:是指通過交換獲取物料和服務的購買行為,為企業(yè)經(jīng)營在合適的采購:是指通過交換獲取物料和服務的購買行為,為企業(yè)經(jīng)營在合適的 時間、地點、價格獲取質量、數(shù)量合適的資源。時間、地點、價格獲取質量、數(shù)量合適的資源。 采購是一個商業(yè)性質的有機體,為維持正常運轉而尋求從體外攝入的過采購是一個商業(yè)性質的有機體,為維持正常運轉而尋求從體外攝入的過 程。程。 采購的基本原則是采購的基本原則是成本效益成本效益、質量原則、質量原則 、進度配合原則、進度配合原則、公平競公平競 爭原則爭原則 采購的對象分為直接物料采購的對象分為直接物料(BOMBOM materialmaterial)和間接物料和間接物料(MROMRO materialmaterial) , 直接物料將用于構成采購企業(yè)向其客戶提供的產(chǎn)品或服務的全部或部分,直接物料將用于構成采購企業(yè)向其客戶提供的產(chǎn)品或服務的全部或部分, 間接物料將在企業(yè)的內部生產(chǎn)和經(jīng)營活動中被使用和消耗。間接物料將在企業(yè)的內部生產(chǎn)和經(jīng)營活動中被使用和消耗。 采購流程:通過采購員收集信息,與商家詢價,比價并議價,對各個供應采購流程:通過采購員收集信息,與商家詢價,比價并議價,對各個供應 商評估,索樣,從而寫出書面申請下決定,請購,訂購,協(xié)調與溝通,催商評估,索樣,從而寫出書面申請下決定,請購,訂購,協(xié)調與溝通,催 交,進貨檢收,整理付款。交,進貨檢收,整理付款。 采購流程再造:采購流程再造: 二北京普吉十號商務酒店采購流程現(xiàn)狀二北京普吉十號商務酒店采購流程現(xiàn)狀 (一)酒店簡介(一)酒店簡介 普吉風情酒店普吉風情酒店 是以是以客房按摩客房按摩為主為主,按照國際酒店四星級標準設計的多功按照國際酒店四星級標準設計的多功 能涉外綜合酒店。其建筑風格和經(jīng)營特色盡顯東南亞風情。酒店營業(yè)能涉外綜合酒店。其建筑風格和經(jīng)營特色盡顯東南亞風情。酒店營業(yè)面積面積 近近 2 2 萬多平方米,并擁有大型停車場。酒店名緣起泰國最大的旅游島嶼普萬多平方米,并擁有大型停車場。酒店名緣起泰國最大的旅游島嶼普 吉島,島上風景優(yōu)美,氣候宜人,四周環(huán)繞著無數(shù)大大小小的島嶼,傳說吉島,島上風景優(yōu)美,氣候宜人,四周環(huán)繞著無數(shù)大大小小的島嶼,傳說 天使就降生在此島。天使就降生在此島。 本酒店專程從泰國聘請專業(yè)按摩技師長期在店,為您提供神秘古老的泰式本酒店專程從泰國聘請專業(yè)按摩技師長期在店,為您提供神秘古老的泰式 按摩服務,專業(yè)男女美容按摩服務,專業(yè)男女美容 SPASPA 房、豪華按摩房、休息大廳、免費電腦上網(wǎng)房、豪華按摩房、休息大廳、免費電腦上網(wǎng) 等。等。 酒店餐廳裝修典雅尊貴,富有濃郁的東南亞風格。提供各種精美中西式佳酒店餐廳裝修典雅尊貴,富有濃郁的東南亞風格。提供各種精美中西式佳 肴,菜品純正,帶給您完美的用餐享受。肴,菜品純正,帶給您完美的用餐享受。 (二)該酒店采購流程現(xiàn)狀(二)該酒店采購流程現(xiàn)狀 1、制定采購計劃 (1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率,損耗率和對第二年的預測,在每年 年底編制采購計劃和預算報財務部審核; (2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核; (3)采購計劃一式三份,自存一份,其它三份交財務部。 2、審批采購計劃 (1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核; 北京科技職業(yè)學院 4 (2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實際、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指 標及營業(yè)預測做采購物資的預算; (3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批; (4)經(jīng)批準的采購計劃交財務經(jīng)理監(jiān)督實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求, 財務部有權拒絕付款。 3、物資采購 (1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位 適時進行采購,以保證及時供應。 (2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商 店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。 (3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由餐飲部經(jīng)理、大廚或 宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。 (4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可 進行采購,以保證需用。 4、物資驗收入庫 (1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收; (2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票 簽名或發(fā)給入庫單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。 5、報銷及付款 (1)付款 采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務經(jīng)理審核,經(jīng)確認批準后方可付款; 支票結賬一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票, 若由采購員 領空白支票對方結賬,金額必須限制在一定的范圍內; 按酒店財務制度,付款 100 元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,100 元 以下者可支付現(xiàn)款。 要求付現(xiàn)金者,必須經(jīng)財務部經(jīng)理審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必須在一定的 范圍內。 (2)報銷 采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單, 經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在 計劃預算內,核準后方可給予報銷。 采購員若向個體戶購買商品, 可通過稅務部門開票, 因急需而賣方又無發(fā)票者, 應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章,由采購員兩人以上的證明,及驗收員的驗收 證明,經(jīng)部門經(jīng)理或財務經(jīng)理批準給予報銷。 采購部業(yè)務操作制度 北京科技職業(yè)學院 5 1、按使用部門要求和采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質量及供方的 調查表; 2、向總經(jīng)理呈報調查表,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案; 3、在總經(jīng)理的安排下,按采購部經(jīng)理確定的采購方案著手采購; 4、按酒店及本部門制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購; 5、貨物驗收出現(xiàn)的各種問題,應及時查清原因,并向經(jīng)理匯報; 6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續(xù)。 7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門,同時附上采購申請單或經(jīng) 銷合同; 8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核,并辦 理報銷或結算手續(xù)。 采購部食品原料采購時間 1、根據(jù)餐飲部提交的菜品原料采購計劃,要求質量,按質按量按時進行采購。 2、根據(jù)餐飲部要求時間采購回菜品原料,每天上午 8:309:00,下午 16: 0016:30 為菜品驗收時間。 海鮮驗收程序: 客人點的海鮮品種,由海鮮池負責人拿貨,由 XX,XX 責驗收斤兩數(shù)量,然后根 據(jù)實際斤兩數(shù)量交收銀 三酒店采購流程簡介三酒店采購流程簡介 主要采購流程是主要采購流程是; ;原始的家庭式采購方式原始的家庭式采購方式 酒店主要采購物品包括餐飲洗浴辦公用品等一次性消耗品居多。酒店主要采購物品包括餐飲洗浴辦公用品等一次性消耗品居多。 采購流程如下:采購流程如下: 各部門填寫采購申請單據(jù)各部門填寫采購申請單據(jù) 由部門主管簽字并報主管總監(jiān)簽字由部門主管簽字并報主管總監(jiān)簽字 繼而上交至繼而上交至 庫房庫房 由庫房主管經(jīng)理核實庫存有無由庫房主管經(jīng)理核實庫存有無 再交由采購人員進行采購再交由采購人員進行采購 而后綜合而后綜合 成冊報交財務入賬。成冊報交財務入賬。 詢價 審批 比價 綜合比較 下單驗 貨 接 受 北京科技職業(yè)學院 6 圖一圖一 。酒店采購流程圖。酒店采購流程圖 貨倉存貨補充:倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫貨倉存貨補充:倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫 存量到達最低界線時,填寫存量到達最低界線時,填寫“采購申請單采購申請單”。庫存最低線,也稱采購線,。庫存最低線,也稱采購線, 是酒店為保證供應,減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量,它主要根據(jù)是酒店為保證供應,減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量,它主要根據(jù) 各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進貨容易易以及訂貨到進貨入庫時天各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進貨容易易以及訂貨到進貨入庫時天 數(shù)等因素確定。數(shù)等因素確定。 2 2、部門新增物料部門新增物料:各部門固業(yè)務所需要設備或物料時各部門固業(yè)務所需要設備或物料時,由各部門填寫采購由各部門填寫采購 申請單,按采購審批程序獲得批準后,由采購部組織實施。申請單,按采購審批程序獲得批準后,由采購部組織實施。 3 3、部門更替舊有設備或物品部門更替舊有設備或物品:當酒店的經(jīng)營活動至一定周期時當酒店的經(jīng)營活動至一定周期時,操作設備操作設備、 器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用情況更新、補充。器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用情況更新、補充。 4 4、食物和飲料以及煙酒供應食物和飲料以及煙酒供應:食物和飲料以及煙酒供應品性質不同食物和飲料以及煙酒供應品性質不同,且受且受 客人流量和消費高低的影響,故每大都有很大的流量,食物和飲料以及煙客人流量和消費高低的影響,故每大都有很大的流量,食物和飲料以及煙 酒品質方面的選定,需要廚房部門、酒吧、采購部和成本主管、庫管的合酒品質方面的選定,需要廚房部門、酒吧、采購部和成本主管、庫管的合 作,以便以最佳的食物,產(chǎn)出最好的菜。因此,食物和飲料以及煙酒的采作,以便以最佳的食物,產(chǎn)出最好的菜。因此,食物和飲料以及煙酒的采 購申請和程序與其他物品不同購申請和程序與其他物品不同,除了批量的采購外除了批量的采購外,每天用料即日采購每天用料即日采購。 5 5、燃油和燃料。、燃油和燃料。 6 6、維修零配件和工程物料。、維修零配件和工程物料。 7 7、急用和零星用品、辦公用品。、急用和零星用品、辦公用品。 以上為本酒店的基本采購流程以上為本酒店的基本采購流程 四采購流程所存在的問題嚴格的家族式管理制度是企業(yè)盈利的關鍵。同四采購流程所存在的問題嚴格的家族式管理制度是企業(yè)盈利的關鍵。同 樣也因此得到了不少的經(jīng)濟損失。樣也因此得到了不少的經(jīng)濟損失。 (一)(一) 采購質量存在問題采購質量存在問題 采購商品包括。,經(jīng)質監(jiān)部門檢驗發(fā)現(xiàn),采購的。采購商品包括。,經(jīng)質監(jiān)部門檢驗發(fā)現(xiàn),采購的。 質量有所下降。質量有所下降。 商品名稱商品名稱質量參數(shù)質量參數(shù)合格標準合格標準合格率(實際)合格率(實際) 抽紙抽紙 紙張數(shù)達標率紙張數(shù)達標率95%95%93%93% 紙質柔軟度紙質柔軟度(搜索一下)(搜索一下)96%96% 使用方便性使用方便性評價指標評價指標 水杯水杯 通過上述數(shù)據(jù)分析,公司采購。商品的那些方面(質量參數(shù))存在問題。通過上述數(shù)據(jù)分析,公司采購。商品的那些方面(質量參數(shù))存在問題。 (二)(二) 采購數(shù)量問題(該多備的庫存買少了,不該買這么多的卻買了)采購數(shù)量問題(該多備的庫存買少了,不該買這么多的卻買了) 庫存天數(shù)、缺貨率庫存天數(shù)、缺貨率 1.1.確定安全庫存量不準確確定安全庫存量不準確 羅列一些現(xiàn)狀,(羅列一些現(xiàn)狀,(1 1)煙灰缸的問題。()煙灰缸的問題。(2 2)列出來部分商品的庫存量,與)列出來部分商品的庫存量,與 預測實際需求量相比較。預測實際需求量相比較。 (放到下面一點中(放到下面一點中)解決方法解決方法:ABCABC 分類分類,從必要性的角度對酒店內產(chǎn)品進從必要性的角度對酒店內產(chǎn)品進 行分類。確定不同種類商品的安全庫存量,進而確定采購量。(在酒店中行分類。確定不同種類商品的安全庫存量,進而確定采購量。(在酒店中 搜集一些庫存商品的種類搜集一些庫存商品的種類,分類計算一下安全庫存量分類計算一下安全庫存量,確定為多少合適?確定為多少合適?) 有位客人在本酒店里打碎了一個煙灰缸,而在庫煙灰缸沒有同樣的型號你有位客人在本酒店里打碎了一個煙灰缸,而在庫煙灰缸沒有同樣的型號你 難道會為了客人能夠及時使用煙灰缸而專門去采購一個一模一樣的煙灰難道會為了客人能夠及時使用煙灰缸而專門去采購一個一模一樣的煙灰 缸?缸? 當然不是,而是由部門主管填寫申請單據(jù),再由個營運區(qū)總監(jiān)簽字報批至當然不是,而是由部門主管填寫申請單據(jù),再由個營運區(qū)總監(jiān)簽字報批至 庫房這樣則會引起客人的投訴。為什么?就因為你庫存量的問庫房這樣則會引起客人的投訴。為什么?就因為你庫存量的問 北京科技職業(yè)學院 7 題題 庫存少你可以減少你的庫存成本但是這樣的話你就會引起另一成本庫存少你可以減少你的庫存成本但是這樣的話你就會引起另一成本 -解決投訴而產(chǎn)生的解決投訴而產(chǎn)生的 成本無非是給客人折扣價甚至免單。沒有庫存也成本無非是給客人折扣價甚至免單。沒有庫存也 就是所謂的零庫存?不能說不是,但是我們酒店的庫存是不是零庫存呢?就是所謂的零庫存?不能說不是,但是我們酒店的庫存是不是零庫存呢? 是的是的 我們酒店的庫存做到了零庫存我們酒店的庫存做到了零庫存(酒店對不同商品的安全庫存量采購不酒店對不同商品的安全庫存量采購不 準確)準確) 但是不是成功的零庫存但是不是成功的零庫存 (三)采購時間(三)采購時間 1.1.日常采購日常采購 2.2.加急采購多少天加急采購多少天 申請單多少時間申請單多少時間+ +報批多少時間報批多少時間+ +庫房庫房+ +采購采購+ +出去買出去買 哪個時間過于長了。哪個時間過于長了。 四、問題原因分析四、問題原因分析 (1 1)采購質量不達標的原因分析)采購質量不達標的原因分析 采購人員對商品性質不了解,采購人員與供應商關系過于親密采購人員對商品性質不了解,采購人員與供應商關系過于親密, 五解決方案五解決方案 隨著隨著餐飲酒店規(guī)模的不斷擴大,餐飲酒店的酒店規(guī)模的不斷擴大,餐飲酒店的管理也越來越難,尤其在財也越來越難,尤其在財 務物品采購管理方面更是難上加難了,不過有一套好的物品采購務物品采購管理方面更是難上加難了,不過有一套好的物品采購管理制度 管理就不再是難題了。有了制度還必須要有流程標準,同時還要做好如何管理就不再是難題了。有了制度還必須要有流程標準,同時還要做好如何 減少餐飲采購中的漏洞問題。為了加強餐飲酒店物品采購的管理,防止庫減少餐飲采購中的漏洞問題。為了加強餐飲酒店物品采購的管理,防止庫 存積壓存積壓、造成滯銷造成滯銷、超期變質等損失超期變質等損失,我們需要結合餐飲酒店的實際情況我們需要結合餐飲酒店的實際情況, 制定該管理制度,具體如下:制定該管理制度,具體如下: 1 1、采購人員須認真學習采購人員須認真學習合同法合同法及有關法律和餐飲酒店規(guī)定及有關法律和餐飲酒店規(guī)定,不得因合不得因合 同條款訂立不當而給餐飲酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫合同條款訂立不當而給餐飲酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫合 同簽訂申請書,報餐飲同簽訂申請書,報餐飲酒店總經(jīng)理批準,方可簽署。批準,方可簽署。 2 2、采銷合同由專人統(tǒng)一編寫采銷合同由專人統(tǒng)一編寫、登記登記、編制編制、發(fā)送和保存發(fā)送和保存。所有合同必須保所有合同必須保 留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人 員留檔備查。員留檔備查。 3 3、物品的采購:、物品的采購: 物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核 后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃 采購帶來積壓或損失。采購帶來積壓或損失。 采購人員采購物品時,應根據(jù)請購單的數(shù)量、規(guī)格、質量要求、用途,審采購人員采購物品時,應根據(jù)請購單的數(shù)量、規(guī)格、質量要求、用途,審 核同意后報總經(jīng)理審批核同意后報總經(jīng)理審批,方可采購方可采購。管理用物品的采購管理用物品的采購, ,如固定資產(chǎn)如固定資產(chǎn)、儀器儀器、 工具、辦公用品等工具、辦公用品等, ,各部門應填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后各部門應填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后, 報總經(jīng)理批準后統(tǒng)一購買。報總經(jīng)理批準后統(tǒng)一購買。 辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經(jīng)總經(jīng)理審批辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經(jīng)總經(jīng)理審批 的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。 北京科技職業(yè)學院 8 財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并 要求補齊相關手續(xù)。要求補齊相關手續(xù)。 采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要 質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財務要求,發(fā)票應在開出一質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財務要求,發(fā)票應在開出一 個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經(jīng)辦人承擔,該部門個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經(jīng)辦人承擔,該部門 經(jīng)理負同等責任。經(jīng)理負同等責任。 采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變 質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。 4 4、成本部每月部每月 2 2 日前將截止到上月末的庫存物品日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫包括各分庫)盤點情況盤點情況 匯總表報財務部匯總表報財務部,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚毀損等列示清楚,及時處理及時處理, 減少不必要的損失。如是人為因素給餐飲酒店造成損失,當事人要承擔責減少不必要的損失。如是人為因素給餐飲酒店造成損失,當事人要承擔責 任。任。 5 5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為, 將嚴厲追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。將嚴厲追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。 以上五點就是物品采購管理制度的內容,可能內容比較廣,具體的細化內以上五點就是物品采購管理制度的內容,可能內容比較廣,具體的細化內 容還需要自己根據(jù)自身的工作崗位要求進行調整,同時以上制度的內容是容還需要自己根據(jù)自身的工作崗位要求進行調整,同時以上制度的內容是 由財務部制定并負責解釋的,財務部負主要責任。有了這份物品采購管理由財務部制定并負責解釋的,財務部負主要責任。有了這份物品采購管理 制度還必須要有一套制度還必須要有一套餐飲業(yè)采購流程及標準還能把采購部的工作做得更采購流程及標準還能把采購部的工作做得更 好。好。 北京科技職業(yè)學院 9 結結結結論論論論 以改造以改造、優(yōu)化優(yōu)化北京普吉十號商務酒店北京普吉十號商務酒店采購流程采購流程, ,促進企業(yè)采購工作順利開促進企業(yè)采購工作順利開 展為出發(fā)點,闡述了采購流程在企業(yè)采購物流中的重要作用,針對展為出發(fā)點,闡述了采購流程在企業(yè)采購物流中的重要作用,針對北京普北京普 吉十號商務酒店吉十號商務酒店采購流程的不合理環(huán)節(jié)及其原因進行了分析,并對這些不采購流程的不合理環(huán)節(jié)及其原因進行了分析,并對這些不 合理環(huán)節(jié)如何把握、怎樣解決和改善作了較為深入的研究。文中還提出了合理環(huán)節(jié)如何把握、怎樣解決和改善作了較為深入的研究。文中還提出了 流程再造應該從組織更新開始起步的思維,并根據(jù)流程再造理論為流程再造應該從組織更新開始起步的思維,并根據(jù)流程再造理論為北京普北京普 吉十號商務酒店吉十號商務酒店設計了設計了一一套全新采購流程,以期對現(xiàn)實有所啟示。套全新采購流程,以期對現(xiàn)實有所啟示。 北京科技職業(yè)學院 10 謝謝謝謝辭辭辭辭 走的最快的總是時間,來不及感嘆,大學生活已近尾聲,四年多的努力走的最快的總是時間,來不及感嘆,大學生活已近尾聲,四年多的努力走的最快的總是時間,來不及感嘆,大學生活已近尾聲,四年多的努力走的最快的總是時間,來不及感嘆,大學生活已近尾聲,四年多的努力 與付出,隨著本次論文的完成,將要劃下完與付出,隨著本次論文的完成,將要劃下完與付出,隨著本次論文的完成,將要劃下完與付出,隨著本次論文的完成,將要劃下完美美美美的句號。的句號。的句號。的句號。 本論文設計在郭忠源老師的悉心指導和嚴格要求下業(yè)已完成,從課題選擇本論文設計在郭忠源老師的悉心指導和嚴格要求下業(yè)已完成,從課題選擇本論文設計在郭忠源老師的悉心指導和嚴格要求下業(yè)已完成,從課題選擇本論文設計在郭忠源老師的悉心指導和嚴格要求下業(yè)已完成,從課題選擇 到具體的寫作過程到具體的寫作過程到具體的寫作過程到具體的寫作過程,論文初稿與定稿無不凝聚著論文初稿與定稿無不凝聚著論文初稿與定稿無不凝聚著論文初稿與定稿無不凝聚著郭忠源郭忠源郭忠源郭忠源老師的心血和汗水老師的心血和汗水老師的心血和汗水老師的心血和汗水, 在我的畢業(yè)設計期間,郭忠源老師為我提供了種種專業(yè)知識上的指導和一在我的畢業(yè)設計期間,郭忠源老師為我提供了種種專業(yè)知識上的指導和一在我的畢業(yè)設計期間,郭忠源老師為我提供了種種專業(yè)知識上的指導和一在我的畢業(yè)設計期間,郭忠源老師為我提供了種種專業(yè)知識上的指導和一 些富于創(chuàng)造性的建議,些富于創(chuàng)造性的建議,些富于創(chuàng)造性的建議,些富于創(chuàng)造性的建議,郭郭郭郭老師一絲不茍的作風,嚴謹求實的態(tài)度使我深受老師一絲不茍的作風,嚴謹求實的態(tài)度使我深受老師一絲不茍的作風,嚴謹求實的態(tài)度使我深受老師一絲不茍的作風,嚴謹求實的態(tài)度使我深受 感動,沒有這樣的幫助和關懷和熏陶,我不會這么順利的完成畢業(yè)設計。感動,沒有這樣的幫助和關懷和熏陶,我不會這么順利的完成畢業(yè)設計。感動,沒有這樣的幫助和關懷和熏陶,我不會這么順利的完成畢業(yè)設計。感動,沒有這樣的幫助和關懷和熏陶,我不會這么順利的完成畢業(yè)設計。 在此向郭忠源老師表示深深的感謝和崇高的敬意!在此向郭忠源老師表示深深的感謝和崇高的敬意!在此向郭忠源老師表示深深的感謝和崇高的敬意!在此向郭忠源老師表示深深的感謝和崇高的敬意! 在臨近畢業(yè)之際,我還要借此機會向在這四年中給予我諸多教誨和幫助的在臨近畢業(yè)之際,我還要借此機會向在這四年中給予我諸多教誨和
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