《 檔 案管理服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則》.doc

檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則2015年9月13日第四稿目 錄前 言3引 言41 范圍52 規(guī)范性引用文件53 術(shù)語和定義64 基本原則85 發(fā)包方工作規(guī)范105.1 發(fā)包工作原則105.1.1 合法原則105.1.2 安全原則105.1.3 可控原則105.2 發(fā)包工作過程與要求105.2.1 概述105.2.2 規(guī)劃與審批105.2.3 承包方篩選與確定115.2.4 合同簽訂115.2.5 合同執(zhí)行與監(jiān)督125.2.6 評估與改進(jìn)126 承包方檔案管理外包服務(wù)管理體系建設(shè)要求136.1 總體要求136.2 戰(zhàn)略管理156.2.1 業(yè)務(wù)規(guī)劃156.2.2 績效管理156.3 資源管理166.3.1 人力資源管理166.3.2 財務(wù)管理166.3.3 技術(shù)管理176.3.4 基礎(chǔ)設(shè)施管理176.4 業(yè)務(wù)管理186.4.1 合同管理186.4.2 客戶關(guān)系管理186.4.3 分包商管理196.4.4 業(yè)務(wù)流程管理196.4.5 質(zhì)量管理196.5 安全管理206.5.1 合規(guī)性管理206.5.2 保密管理206.5.3 風(fēng)險管理216.5.4 知識產(chǎn)權(quán)管理216.5.5 環(huán)境管理216.5.6 職業(yè)健康管理227 第三方機(jī)構(gòu)工作要求227.1 原則227.1.1 獨(dú)立原則227.1.2 公正原則227.1.3 真實原則227.2 基本要求22參考文獻(xiàn)23附錄A：檔案管理外包服務(wù)合同主要參考條款24附錄B：承包方員工備案表樣式31附錄C：承包方員工保密協(xié)議參考條款32前 言DA/TXX.1XXXX檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則為DA/TXX檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范系列標(biāo)準(zhǔn)的第1部分。DA/TXX檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范系列標(biāo)準(zhǔn)，還包括：DA/TXX.2XXXX檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范 第2部分：檔案寄存服務(wù)DA/TXX.3XXXX檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分：檔案數(shù)字化服務(wù)本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A、附錄B和附錄C是資料性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：XXXX XXXX XXXX本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：XXX XXX XXX引 言隨著社會專業(yè)化程度的提高和檔案工作環(huán)境的變化，檔案管理服務(wù)外包正在成為檔案工作的重要發(fā)展趨勢之一。目前，我國檔案管理外包服務(wù)企業(yè)（承包方）日益增多，外包服務(wù)內(nèi)容日趨多樣化，外包服務(wù)市場不斷擴(kuò)大。但是，當(dāng)前在檔案管理服務(wù)外包領(lǐng)域中，無論是發(fā)包方的發(fā)包工作，還是承包方的服務(wù)工作均存在管理不科學(xué)、操作不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，造成諸多檔案安全隱患。為此，有必要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理服務(wù)外包工作予以規(guī)范、指引。本標(biāo)準(zhǔn)旨在規(guī)范和引導(dǎo)檔案管理服務(wù)外包行為，為各相關(guān)主體之間建立標(biāo)準(zhǔn)化的溝通語言，指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案管理服務(wù)外包的發(fā)包工作、選擇合格的承包方，指導(dǎo)承包方有效開展檔案管理服務(wù)外包管理體系建設(shè)、提升服務(wù)能力，提供第三方機(jī)構(gòu)正確評價承包方的參考依據(jù)，從而推動檔案管理服務(wù)外包工作的良性、有序發(fā)展。檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則從總體上對檔案管理服務(wù)外包工作進(jìn)行一般規(guī)范。主要包括四個方面的內(nèi)容：第一，明確檔案管理服務(wù)外包工作的原則；第二，從規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行及監(jiān)督、評估與改進(jìn)等過程為發(fā)包方工作提供指引；第三，提出承包方檔案管理服務(wù)外包管理體系框架，并從戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理和安全管理等方面對承包方基本服務(wù)能力建設(shè)提出要求；第四，對第三方機(jī)構(gòu)的工作提出基本要求。檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于：指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案管理服務(wù)外包發(fā)包工作，選擇合格的承包方；指導(dǎo)承包方有效開展檔案管理服務(wù)外包管理體系建設(shè)，提升服務(wù)能力；提供第三方機(jī)構(gòu)正確評價檔案管理服務(wù)外包承包方的參考依據(jù)。2 規(guī)范性引用文件下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T19000 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語GB/T19001 質(zhì)量管理體系 要求GB/T22080 信息技術(shù) 安全技術(shù) 信息安全管理體系 要求GB/T22081 信息技術(shù) 安全技術(shù) 信息安全管理實用規(guī)則GB/T24353 風(fēng)險管理 原則與實施指南GB/T24001 環(huán)境管理體系 要求及使用指南GB/T28000 職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范GB/T28001 職業(yè)健康安全管理體系 實施指南DA/T1-2000 檔案工作基本術(shù)語DA/T31-2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范檔函2008207號 檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法檔函2013271號 國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知檔辦發(fā)20147號 檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范3 術(shù)語和定義3.1 檔案 archives/records國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。DA/T1-2000 3.13.2 檔案管理 archives/records management檔案（3.1）的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。DA/T1-2000 3.23.3 服務(wù)外包 service outsourcing某一機(jī)構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的、非核心的全部或部分業(yè)務(wù)剝離出來，委托給其他機(jī)構(gòu)完成，以降低成本、提高效率、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升自身核心競爭力的行為。注：“外包服務(wù)”是與“服務(wù)外包”相對應(yīng)的一個術(shù)語，是指某一機(jī)構(gòu)承接其他機(jī)構(gòu)委托的業(yè)務(wù)，為其提供服務(wù)的行為。3.4 檔案管理服務(wù)外包 service outsourcing of archives/records management某一機(jī)構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案（3.1），通過市場、以合同方式委托其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的行為。3.5 發(fā)包方 client檔案管理服務(wù)外包（3.4）的需方。在本標(biāo)準(zhǔn)中，發(fā)包方也稱為客戶。3.6 承包方 service provider檔案管理服務(wù)外包的供方（3.4）。在本標(biāo)準(zhǔn)中，承包方也稱為組織。3.7 分包商 subcontractor指承接分包業(yè)務(wù)的承包方(3.6)?？偝邪剑?.6）將承接的檔案管理外包服務(wù)業(yè)務(wù)中的部分業(yè)務(wù)委托給分包商（3.4）完成。3.8 第三方機(jī)構(gòu) the third party organization發(fā)包方（3.5）、承包方(3.6)之外的，為發(fā)包方(3.5)提供中介、咨詢、招標(biāo)、監(jiān)理及其他服務(wù)，或?qū)Τ邪?3.6）的資質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行評價、認(rèn)證的獨(dú)立的、非政府的機(jī)構(gòu)。3.9 監(jiān)管機(jī)構(gòu) regulatory authority對檔案管理服務(wù)外包工作中各主體，包括發(fā)包方（3.5）、承包方(3.6)、分包商（3.7）、第三方機(jī)構(gòu)(3.8)的相關(guān)行為，依法進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督的機(jī)構(gòu)，包括檔案行政管理部門、保密行政管理部門、工商行政管理部門以及其他行政管理部門等。3.10 檔案寄存服務(wù) service of archives/records deposit在不改變檔案（3.1）所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，發(fā)包方（3.6）將檔案（3.5）委托給承包方（3.6）保管，承包方（3.6）為發(fā)包方（3.6）提供檔案（3.1）保管的庫房、設(shè)備、裝具，進(jìn)行日常保管、安全防護(hù)，并按需要提供利用的服務(wù)過程。3.11 檔案數(shù)字化服務(wù) service of archives/records digitalization承包方(3.6)利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對發(fā)包方(3.5)的實體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。參考 DA/T31-2005 3.23.12 檔案整理服務(wù) service of archives/records arrangement承包方(3.6)按照一定原則對發(fā)包方(3.5)形成的檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的服務(wù)過程。參考DA/T1-2000 5.13.13 檔案管理咨詢服務(wù) service of archives/records management consultation承包方(3.6)通過口頭或書面形式為發(fā)包方(3.5）提供意見、建議，指導(dǎo)、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務(wù)過程。3.14 檔案開發(fā)利用服務(wù) service of archives/records exploring and using承包方(3.6)幫助發(fā)包方(3.5)將其保存的檔案（3.1）通過多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行開發(fā)，形成各種形式的信息、知識產(chǎn)品，提供利用，發(fā)揮檔案(3.1)價值的服務(wù)過程。3.15 服務(wù)能力 service capability 承包方(3.6)提供服務(wù)的能力程度。4 基本原則4.1 發(fā)包方應(yīng)該根據(jù)國家檔案、保密相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，確定檔案管理服務(wù)外包的范圍。國家規(guī)定不得服務(wù)外包的檔案不得列入服務(wù)外包的范圍。4.2 在檔案管理服務(wù)外包全過程中，發(fā)包方、承包方、分包商和其他相關(guān)方應(yīng)以確保檔案的真實、完整、可用和安全為最基本要求。4.3 檔案管理服務(wù)外包工作主要涉及發(fā)包方、承包方、分包商、第三方機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)等5類主體。各主體應(yīng)該明確自身的義務(wù)或職責(zé)、權(quán)利，以及與其他相關(guān)主體之間的關(guān)系。如圖1所示。4.3.1 發(fā)包方和承包方通過簽訂合同建立委托與受托關(guān)系。承包方為發(fā)包方提供的服務(wù)，通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)等幾類業(yè)務(wù)單元。4.3.2 經(jīng)發(fā)包方同意，承包方可將部分外包服務(wù)業(yè)務(wù)委托給分包商承擔(dān)。分包并不意味免除承包方履行合同的義務(wù)。承包方須就分包商的服務(wù)質(zhì)量向客戶承擔(dān)責(zé)任。4.3.3 分包商應(yīng)根據(jù)與承包方的合同履行自身義務(wù)，與承包方共同為發(fā)包方提供服務(wù)。承包方根據(jù)與分包方的合同對分包商的服務(wù)過程和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，通過溝通獲取分包商的支持，確保為發(fā)包方提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。分包商須就其服務(wù)質(zhì)量向承包方承擔(dān)責(zé)任。4.3.4 第三方機(jī)構(gòu)通過合同受發(fā)包方委托為其提供中介或咨詢服務(wù)，或經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)或自行對承包方的資質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行獨(dú)立的評價、認(rèn)證。4.3.5 監(jiān)管機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)，對發(fā)包方、承包方、分包商和第三方機(jī)構(gòu)等的相關(guān)行為進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.3.6 發(fā)包方、承包方、分包商和第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)該主動接受、積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生（可能導(dǎo)致）檔案受損或泄密的重大事件時，發(fā)包方、承包方及分包商應(yīng)及時主動向檔案行政管理部門、保密行政管理部門報告。監(jiān)管機(jī)構(gòu)發(fā)包方承包方第三方機(jī)構(gòu)委托/受托（簽訂合同）評價/認(rèn)證中介咨詢服務(wù)分包商指導(dǎo)監(jiān)督/接受指導(dǎo)監(jiān)督委托/受托（簽訂合同）圖1：檔案管理服務(wù)外包工作中各主體之間的關(guān)系示意圖5 發(fā)包方工作規(guī)范5.1 發(fā)包工作原則5.1.1 合法原則 發(fā)包方應(yīng)識別整個檔案管理服務(wù)外包工作過程中適用的國家法律法規(guī)，分析其對發(fā)包范圍、過程及承包方篩選的影響，并采取有效措施遵守這些法律法規(guī)。5.1.2 安全原則5.1.2.1 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)制定和落實安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實體受損毀，或國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。5.1.2.2 發(fā)包方在檔案管理服務(wù)外包過程中應(yīng)遵循檔函2013271號、檔辦發(fā)20147號的要求。5.1.3 可控原則 發(fā)包方應(yīng)對檔案管理服務(wù)外包工作全過程進(jìn)行監(jiān)控，對承包方的人員、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風(fēng)險降低到可控范圍之內(nèi)。5.2 發(fā)包工作過程與要求5.2.1 概述規(guī)劃與審批承包方篩選與確定合同簽訂合同執(zhí)行與監(jiān)督評估與改進(jìn)發(fā)包工作可分為規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進(jìn)等5個步驟。如圖2所示。圖2：發(fā)包工作過程示意圖5.2.2 規(guī)劃與審批5.2.2.1 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)制定檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)劃，并得到有效的授權(quán)和批準(zhǔn)。5.2.1.2 發(fā)包方應(yīng)明確檔案管理服務(wù)外包工作責(zé)任部門和負(fù)責(zé)人，實行責(zé)任制。5.2.1.3 發(fā)包方應(yīng)在綜合考慮國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需要、檔案的特點及其管理要求、自身資源和風(fēng)險控制能力、費(fèi)用等各種因素的基礎(chǔ)上，分析檔案管理服務(wù)外包的必要性與可行性，確定檔案管理服務(wù)外包的范圍與方式。5.2.1.4 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家法律法規(guī)和制度標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行價值鑒定和密級鑒定，明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。5.2.3 承包方篩選與確定5.2.3.1 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家和上級部門關(guān)于服務(wù)采購管理的規(guī)定、檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)劃，制定并執(zhí)行具體的承包方篩選方案，通過單一來源采購、邀標(biāo)、競爭性談判、公開招標(biāo)等方式選擇合適的承包方。5.2.3.2 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)的需要、檔案的特點及其管理要求，明確對承包方的基本要求：（1）承包方應(yīng)為依法注冊的企業(yè)法人，具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；（2）承包方具有履行合同所必需的經(jīng)營執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)、許可證明；（3）承包方應(yīng)具有履行合同所必需的服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽(yù)等。5.2.3.3 發(fā)包方可按重要程度、密級對檔案進(jìn)行分級，對于不同級別的檔案選擇具有不同資質(zhì)、服務(wù)能力的承包方。5.2.3.3 發(fā)包方應(yīng)要求承包方提供有關(guān)股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實際控制人身份、重要高級管理人員身份的文件或證件，以及營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼和其他資質(zhì)、許可的文件或證件，對這些文件或證件的原件予以核實后保存其復(fù)印件。5.2.3.4 對于重要的承包方，發(fā)包方應(yīng)在與其簽訂合同前開展深入的盡職調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果作為選擇承包方的重要依據(jù)。盡職調(diào)查宜在法律專業(yè)人員的指導(dǎo)或第三方機(jī)構(gòu)的協(xié)助下進(jìn)行。5.2.4 合同簽訂5.2.4.1 確定承包方后，發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂書面合同，形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系。合同的主要條款可參考附錄A。5.2.4.2 合同內(nèi)容應(yīng)至少包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、價格標(biāo)準(zhǔn)和付費(fèi)方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款（也可簽訂專門的保密協(xié)議）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式等。5.2.4.3 合同中違約責(zé)任和賠償條款，至少應(yīng)包括在服務(wù)質(zhì)量違約、保密違約、知識產(chǎn)權(quán)違約等情況下的賠償及爭端的解決機(jī)制。5.2.4.4 合同中應(yīng)明確規(guī)定檔案管理外包服務(wù)過程中產(chǎn)生、加工、交互的信息和知識產(chǎn)權(quán)的歸屬權(quán)，以及允許承包方使用的內(nèi)容和范圍。5.2.4.5 合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件，合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)該履行的主要職責(zé)。5.2.4.6 合同內(nèi)容表述應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、清晰明確，避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。5.2.4.7 合同簽訂的手續(xù)應(yīng)該齊備，符合法律要求。5.2.5 合同執(zhí)行與監(jiān)督5.2.5.1 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行全過程、全方位的監(jiān)控。5.2.5.2 對于承包方員工可能直接接觸到檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的外包服務(wù)項目（如檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)等），發(fā)包方應(yīng)將直接參與本項目的承包方員工名單予以備案。承包方員工備案表由發(fā)包方保存至本項目完工驗收后一年以上。承包方員工備案表樣式可參考附錄B。5.2.5.3 發(fā)包方應(yīng)對承包方的人力資源管理、財務(wù)管理、保密管理、風(fēng)險管理進(jìn)行有效監(jiān)控，至少每年對承包方進(jìn)行1次實地檢查。特別關(guān)注其股權(quán)結(jié)構(gòu)、實際控制人、高級管理人員變化，以及破產(chǎn)、兼并、關(guān)鍵崗位人員流失、財務(wù)狀況惡化、內(nèi)部管理混亂等可能造成服務(wù)意外終止或服務(wù)質(zhì)量急劇下降的情況。5.2.5.4 發(fā)包方應(yīng)至少每年獲取1次承包方自我評估報告或第三方機(jī)構(gòu)評估報告。評估報告須包含如下內(nèi)容：（1）承包方股權(quán)結(jié)構(gòu)的變化；（2）承包方實際控制人、高級管理人員的變化；（3）承包方履行本合同所需各種資質(zhì)的變化；（4）承包方財務(wù)狀況；（5）承包方的人力資源狀況，尤其是履行本合同的關(guān)鍵崗位人員變化；（6）承包方重要的技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施變化，重要的業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理以及安全管理變化等。5.2.5.5 發(fā)包方在合同的執(zhí)行與監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時，應(yīng)當(dāng)及時督促承包方采取糾正措施。必要時，應(yīng)對承包方違約行為采取法律手段，要求其履行違約責(zé)任。5.2.5.6 發(fā)生重大事件可能導(dǎo)致檔案面臨嚴(yán)重威脅時，發(fā)包方應(yīng)當(dāng)在充分評估影響、制定善后方案的前提下，考慮主動要求承包方終止服務(wù)，并采取相應(yīng)善后措施。5.2.5.7發(fā)生（可能導(dǎo)致）重大檔案受損或泄密事件后，發(fā)包方應(yīng)及時主動向上級主管部門、檔案行政管理部門和保密行政管理部門報告。5.2.6 評估與改進(jìn)5.2.6.1 檔案管理服務(wù)外包工作結(jié)束或經(jīng)過一定階段（或一段時間）后，發(fā)包方應(yīng)對承包方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價，評價結(jié)果作為承包方改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及今后服務(wù)項目準(zhǔn)入的重要參考依據(jù)。5.2.6.2 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的承包方服務(wù)質(zhì)量評估制度，確保評價結(jié)果的真實性和完整性。5.2.6.5 發(fā)包方應(yīng)及時總結(jié)檔案管理服務(wù)外包工作經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)發(fā)包工作。6.2.6.6 發(fā)包方應(yīng)將在整個檔案管理服務(wù)外包工作中形成的具有保存價值的文件材料歸檔保存，以備日后查用。6 承包方檔案管理外包服務(wù)管理體系建設(shè)要求6.1 總體要求6.1.1 承包方應(yīng)建立和完善檔案管理外包服務(wù)管理體系，持續(xù)提升服務(wù)能力、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，以更好地滿足客戶需求。如圖3所示。6.1.2 承包方檔案管理外包服務(wù)管理體系建設(shè)的目標(biāo)是提升服務(wù)能力。服務(wù)能力以確?？蛻舻臋n案的實體安全和信息安全為核心。6.1.3 服務(wù)能力分為基本服務(wù)能力和特定服務(wù)能力兩部分。基本服務(wù)能力是支撐承包方所有業(yè)務(wù)單元、服務(wù)項目的基礎(chǔ)保障條件?；痉?wù)能力包括戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理和安全管理四個方面。特定服務(wù)能力是承包方開展不同業(yè)務(wù)單元、服務(wù)項目時應(yīng)滿足的特殊條件要求和應(yīng)遵守的相關(guān)業(yè)務(wù)操作規(guī)范。6.1.4 承包方檔案管理外包服務(wù)管理體系建設(shè)應(yīng)堅持以客戶為關(guān)注焦點、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進(jìn)、基于事實的決策方法、與客戶互利的關(guān)系等原則。6.1.5 承包方檔案管理外包服務(wù)管理體系應(yīng)按照PDCA（計劃實施評估改進(jìn)）循環(huán)進(jìn)行建設(shè)。34業(yè)務(wù)管理合同管理客戶關(guān)系管理分包商管理業(yè)務(wù)流程管理質(zhì)量管理資源管理人力資源管理財務(wù)管理技術(shù)管理基礎(chǔ)設(shè)施管理安全管理合規(guī)性管理保密管理 風(fēng)險管理知識產(chǎn)權(quán)管理環(huán)境管理職業(yè)健康管理戰(zhàn)略管理業(yè)務(wù)規(guī)劃績效管理基本服務(wù)能力檔案寄存服務(wù)檔案整理服務(wù)特定服務(wù)能力檔案數(shù)字化服務(wù)檔案管理咨詢服務(wù)檔案開發(fā)利用服務(wù)特殊要求業(yè)務(wù)規(guī)范特殊要求業(yè)務(wù)規(guī)范特殊要求業(yè)務(wù)規(guī)范特殊要求業(yè)務(wù)規(guī)范特殊要求業(yè)務(wù)規(guī)范特殊要求業(yè)務(wù)規(guī)范支撐檔案管理外包服務(wù)管理體系計劃Plan檔案管理外包服務(wù)管理體系評估Check檔案管理外包服務(wù)管理體系實施Do檔案管理外包服務(wù)管理體系改進(jìn)Act檔案管理外包服務(wù)管理體系計劃Plan檔案管理外包服務(wù)管理體系實施Do檔案管理外包服務(wù)管理體系改進(jìn)Act圖3：承包方檔案管理外包服務(wù)管理體系建設(shè)示意圖6.2 戰(zhàn)略管理6.2.1 業(yè)務(wù)規(guī)劃6.2.1.1 承包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和市場環(huán)境的變化、組織條件和客戶需求的發(fā)展，制定和實施業(yè)務(wù)規(guī)劃。6.2.1.2 承包方應(yīng)明確自身的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，并將其分解為若干階段和若干業(yè)務(wù)單元的目標(biāo)，進(jìn)而確定實現(xiàn)這些目標(biāo)的主要措施和手段。6.1.2.3 承包方應(yīng)定義組織一定時期內(nèi)的服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元，建立服務(wù)目錄。服務(wù)目錄一般包括服務(wù)名稱、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)期限、業(yè)務(wù)方案、安全措施等。6.1.2.4 承包方應(yīng)根據(jù)服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元，制定并實施檔案管理外包服務(wù)管理體系建設(shè)計劃，有針對性地持續(xù)提升基本服務(wù)能力和相應(yīng)的特定服務(wù)能力。6.1.2.5 承包方應(yīng)跟蹤和評估業(yè)務(wù)規(guī)劃的執(zhí)行情況，根據(jù)內(nèi)外環(huán)境條件的變化適時調(diào)整和修訂業(yè)務(wù)規(guī)劃。6.2.2 績效管理6.2.2.1 承包方應(yīng)建立績效管理體系，持續(xù)改進(jìn)組織績效，以滿足客戶需求、實現(xiàn)組織發(fā)展目標(biāo)。6.2.2.2 承包方應(yīng)設(shè)定科學(xué)合理的組織績效目標(biāo)、部門績效目標(biāo)、項目組績效目標(biāo)和員工個人績效目標(biāo)，保證組織績效目標(biāo)、部門績效目標(biāo)、項目組績效目標(biāo)和員工個人績效目標(biāo)的一致性。6.2.2.3 承包方應(yīng)進(jìn)行績效輔導(dǎo)與溝通，了解組織績效執(zhí)行過程中的問題和障礙，合理調(diào)整績效計劃，保證績效管理的實施。6.2.2.4 承包方應(yīng)運(yùn)用關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）、平衡計分卡（BSC）等方法對組織、部門、項目組和員工個人績效進(jìn)行評估。對達(dá)成組織目標(biāo)有貢獻(xiàn)的行為和結(jié)果予以適當(dāng)?shù)莫剟睿瑢Σ环辖M織目標(biāo)的行為和結(jié)果進(jìn)行一定的約束。6.2.2.5 承包方應(yīng)實施績效反饋，幫助部門、項目組、員工分析工作的成績和不足，提出績效改善方案。6.3 資源管理6.3.1 人力資源管理6.3.1.1 承包方應(yīng)實行有效的人力資源管理，建立勝任客戶和組織要求的員工隊伍。6.3.1.2 承包方應(yīng)該根據(jù)國家勞動法律法規(guī)，與員工簽訂書面勞動合同，履行用人單位義務(wù)，保障勞動者權(quán)益。6.3.1.3 承包方應(yīng)根據(jù)客戶需求和自身業(yè)務(wù)需要，確定每一業(yè)務(wù)單元、服務(wù)項目的崗位數(shù)量，定義每一崗位的職責(zé)范圍和能力要求，并據(jù)此配備能勝任崗位工作的員工。6.3.1.4 承包方應(yīng)保證每一業(yè)務(wù)單元都配有1名以上（含1名）具有檔案學(xué)專業(yè)（或圖書館學(xué)、情報學(xué)、信息資源管理等相關(guān)專業(yè)）大學(xué)本科及以上學(xué)歷，或具有檔案中級專業(yè)技術(shù)職稱的員工。6.3.1.5 鑒于某些檔案的保密性或特殊性，承包方應(yīng)對擬聘用的員工（尤其是可能接觸到檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的員工）進(jìn)行必要的背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查，避免某些不適宜的員工接觸檔案內(nèi)容。背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查宜在法律專業(yè)人員的指導(dǎo)下依法進(jìn)行。6.3.1.6 承包方應(yīng)對所有員工進(jìn)行不少于5天的崗前培訓(xùn)，至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案管理業(yè)務(wù)、質(zhì)量管理、保密管理、風(fēng)險管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康管理等方面的知識和要求。承包方應(yīng)組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關(guān)法規(guī)或業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.3.1.7 承包方應(yīng)定期對所有員工的工作能力和績效進(jìn)行評估，指導(dǎo)和幫助員工持續(xù)提高工作能力和績效。6.3.1.8 承包方應(yīng)建立激勵機(jī)制，激勵員工為滿足客戶需求、實現(xiàn)組織目標(biāo)而貢獻(xiàn)力量。6.3.1.9 承包方應(yīng)開展員工職業(yè)生涯規(guī)劃，為員工提供職業(yè)發(fā)展機(jī)會。6.3.2 財務(wù)管理6.3.2.1 承包方應(yīng)按照國家法律法規(guī)和組織的制度，開展財務(wù)管理活動，以降低成本，提高收益。6.3.2.2 承包方應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)單元、服務(wù)項目的具體情況，確定組織的財務(wù)管理目標(biāo)，制定財務(wù)計劃。6.3.2.3 承包方應(yīng)針對各項業(yè)務(wù)計劃，估計服務(wù)交付成本，進(jìn)行財務(wù)預(yù)算，對成本和預(yù)算進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。6.3.2.4 承包方應(yīng)有效管理組織的各類資產(chǎn)，建立資產(chǎn)清單，跟蹤資產(chǎn)價值變化。6.3.2.5 承包方應(yīng)進(jìn)行服務(wù)交付的財務(wù)審計。6.3.2.6 承包方可根據(jù)不同的合同類型和收費(fèi)方式，采取不同的財務(wù)管理方式。6.3.2.7 承包方應(yīng)增強(qiáng)財務(wù)風(fēng)險意識，關(guān)注市場環(huán)境變化，提前預(yù)測可能的負(fù)面效應(yīng)，并及時采取措施，確保組織財務(wù)的可持續(xù)性。6.3.3 技術(shù)管理6.3.3.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)管理，確保技術(shù)的有效性和充分性，以減小技術(shù)風(fēng)險、提升技術(shù)核心競爭力，更好地服務(wù)于客戶。6.3.3.2 承包方應(yīng)掌握國家法律法規(guī)的要求，識別客戶和自身的需求，獲取和應(yīng)用能滿足這些需要的技術(shù)。6.3.3.3 承包方應(yīng)持續(xù)完善和改進(jìn)現(xiàn)有技術(shù)，盡可能地降低技術(shù)風(fēng)險，并充分利用相應(yīng)技術(shù)優(yōu)勢，形成企業(yè)技術(shù)核心競爭力。6.3.3.4 承包方應(yīng)積極學(xué)習(xí)、引入新技術(shù)，新技術(shù)引入、應(yīng)用之前應(yīng)該獲得相關(guān)許可或通過相關(guān)評估。新技術(shù)應(yīng)用后，應(yīng)評估其對服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生的影響，并采取相應(yīng)改進(jìn)措施。6.3.4 基礎(chǔ)設(shè)施管理6.3.4.1 承包方應(yīng)配備、管理和維護(hù)提供服務(wù)所需的各種基礎(chǔ)設(shè)施（包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施），為順利完成服務(wù)工作提供保障。6.3.4.2 承包方應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求、客戶的需求，以及實際業(yè)務(wù)的具體需要，確定基礎(chǔ)設(shè)施需求，制定基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案。6.3.4.3 承包方應(yīng)根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案，配置數(shù)量充足的基礎(chǔ)設(shè)施。承包方配置的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)獲得相關(guān)質(zhì)量保證，或通過相關(guān)質(zhì)量檢測。6.3.4.4 承包方應(yīng)對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行有效管理，記錄其狀態(tài)和使用情況，并定期對其進(jìn)行維護(hù)，以保障服務(wù)工作的正常開展。6.3.4.5 對于根據(jù)合同由發(fā)包方配備的基礎(chǔ)設(shè)施，承包方不應(yīng)要求發(fā)包方配備超出法律標(biāo)準(zhǔn)要求和實際業(yè)務(wù)需要的基礎(chǔ)設(shè)施，以免增加發(fā)包方不必要的成本。6.4 業(yè)務(wù)管理6.4.1 合同管理6.4.1.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂，確保合同順利執(zhí)行。6.4.1.2 承包方應(yīng)收集和分析客戶和市場信息，以更好地了解客戶需求，識別合同洽談過程中應(yīng)當(dāng)關(guān)注的主要問題。6.4.1.3 承包方在對客戶做出承諾之前，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)組織現(xiàn)有資質(zhì)、服務(wù)能力能否滿足客戶需求。應(yīng)特別注意能否滿足客戶對檔案安全的要求。6.4.1.4 承包方應(yīng)基于與客戶約定的內(nèi)容起草合同，明確合同應(yīng)當(dāng)涵蓋的內(nèi)容。合同內(nèi)容至少應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、價格標(biāo)準(zhǔn)和付費(fèi)方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款（也可單獨(dú)簽訂保密協(xié)議）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式等。合同文字應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、清晰合理，避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。6.4.1.5 承包方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同的交底工作，避免因相關(guān)人員不了解合同具體內(nèi)容而引起合同糾紛。6.4.1.6 承包方應(yīng)在商業(yè)條件發(fā)生變更時，分析變更的影響，確定是否需要與發(fā)包方協(xié)商對原合同進(jìn)行修訂，從而保障合同的履行和目標(biāo)的實現(xiàn)。6.4.2 客戶關(guān)系管理6.4.2.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)客戶關(guān)系管理，樹立以客戶為中心的服務(wù)理念，最大化客戶的收益率，提高客戶滿意度和忠誠度。6.4.2.2 承包方應(yīng)建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ篮头绞?，積極與客戶進(jìn)行溝通，了解客戶的需求和期望，及時、高效地解決客戶提出的問題。6.4.2.3 承包方應(yīng)關(guān)注文化融合，消除組織與客戶之間因文化差異對服務(wù)工作開展產(chǎn)生的影響。6.4.2.4 承包方在管理好與現(xiàn)有客戶之間關(guān)系，將其轉(zhuǎn)為忠實客戶的同時，還應(yīng)根據(jù)市場環(huán)境的變化積極發(fā)展?jié)撛诳蛻簟?.4.2.5 合同執(zhí)行過程中，發(fā)生可能對檔案造成損害或?qū)Ψ?wù)造成負(fù)面影響的突發(fā)事件和重大事項時，承包方應(yīng)及時通知發(fā)包方。6.4.2.6 服務(wù)項目完成后，承包方應(yīng)進(jìn)行顧客滿意度調(diào)查，并根據(jù)反饋結(jié)果持續(xù)改進(jìn)服務(wù)過程、提升服務(wù)質(zhì)量。6.4.3 分包商管理6.4.3.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)對分包商的管理，以充分整合資源，更好地服務(wù)于客戶。6.4.3.2 經(jīng)客戶同意，承包方可以將非主體、非關(guān)鍵性服務(wù)工作分包給分包商承擔(dān)。但是，承包方不得將主體或全部服務(wù)工作交由分包商承擔(dān)，分包商不得將所承接的分包業(yè)務(wù)再次分包給其他分包商。6.4.3.3 分包并不意味免除承包方履行合同的義務(wù)。承包方須與分包商就分包商的服務(wù)質(zhì)量向客戶承擔(dān)責(zé)任。6.4.3.4 承包方應(yīng)基于合同規(guī)定和客戶要求，嚴(yán)格審查分包商的資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽(yù)，選擇合適的分包商。分包商資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽(yù)審查結(jié)果應(yīng)向客戶備案。6.4.3.5 承包方應(yīng)與分包商簽訂書面合同，對分包商的業(yè)務(wù)流程管理、質(zhì)量管理、保密管理、風(fēng)險管理、知識產(chǎn)權(quán)管理和相應(yīng)業(yè)務(wù)操作規(guī)范提出明確要求，并指導(dǎo)和監(jiān)督其實施的全過程。6.4.4 業(yè)務(wù)流程管理6.4.4.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理，建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，保證組織業(yè)務(wù)活動有序、高效開展。6.4.4.2 承包方應(yīng)系統(tǒng)有效地將質(zhì)量管理、保密管理、風(fēng)險管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理、職業(yè)健康管理等與業(yè)務(wù)流程集成，提高組織業(yè)務(wù)活動的科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化程度。6.4.4.3 承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)該遵循國家檔案法律法規(guī)的要求，符合國家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。6.4.4.4 承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)該全面系統(tǒng)，涵蓋組織每個業(yè)務(wù)單元、服務(wù)項目及其每一個操作環(huán)節(jié)或步驟，且各個標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。6.4.4.5 承包方應(yīng)依據(jù)內(nèi)外環(huán)境變化對業(yè)務(wù)流程實施動態(tài)管理，持續(xù)調(diào)整和優(yōu)化重組業(yè)務(wù)流程。6.4.5 質(zhì)量管理6.4.5.1 承包方應(yīng)建立質(zhì)量管理體系，為客戶提供高質(zhì)量的服務(wù)，增進(jìn)客戶滿意度。6.4.5.2 承包方應(yīng)按照GB/T19000、GB/T19001以及與客戶的合同約定實施質(zhì)量管理。6.4.5.3 承包方應(yīng)加強(qiáng)對服務(wù)過程的監(jiān)督、管理，嚴(yán)格控制服務(wù)過程中可能影響服務(wù)質(zhì)量的不良因素，采取防范和糾正措施。6.4.5.4 承包方應(yīng)定期評價、審核并改進(jìn)質(zhì)量管理體系，以持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量，提高客戶客戶滿意度。6.5 安全管理6.5.1 合規(guī)性管理6.5.1.1 承包方應(yīng)加強(qiáng)合規(guī)性管理，規(guī)避各種潛在的法律風(fēng)險。6.5.1.2 承包方應(yīng)識別適用于所在地域、所屬行業(yè)及所開展業(yè)務(wù)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，并分析其對組織業(yè)務(wù)活動的各方面影響。6.5.1.3 承包方應(yīng)采取必要行動，使自身所有活動遵從適用的法律法規(guī)和規(guī)章制度。6.5.1.4 承包方應(yīng)跟蹤適用的法律法規(guī)的變更情況，并及時采取行動修訂相關(guān)的制度、流程和合同。6.5.2 保密管理6.5.2.1 承包方建立保密管理體系，確?？蛻舻臋n案和其他信息不被非授權(quán)人接觸或獲知。6.5.2.2 承包方應(yīng)根據(jù)保密行政管理部門、檔案行政管理部門及客戶的要求，取得相關(guān)保密資質(zhì)。6.5.2.3 承包方應(yīng)識別來自國家法律法規(guī)和相關(guān)方的要求，明確秘密事項的對象范圍、秘密等級及其具體要求；并結(jié)合業(yè)務(wù)活動中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的各個環(huán)節(jié)，制定周密的保密制度，采取嚴(yán)格的保密措施。6.5.2.4 承包方應(yīng)對組織內(nèi)部關(guān)鍵崗位實行保密安全責(zé)任制，確保保密措施的具體落實及泄密責(zé)任的可追究。6.5.2.5 承包方應(yīng)與員工簽訂書面的保密協(xié)議（或保密承諾書），要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復(fù)制、泄露發(fā)包方的檔案和其他信息。保密協(xié)議可參考附錄C。6.5.2.6 承包方應(yīng)按GB/T22080、GB/T22081或與客戶的合同約定實施信息安全管理，加強(qiáng)計算機(jī)系統(tǒng)的保密管理，保證電子檔案的秘密安全。6.5.2.7 承包方應(yīng)制定應(yīng)急管理處置預(yù)案，響應(yīng)突發(fā)的泄密事件，將泄密事件的不良影響最小化。6.5.2.8 承包方須支持和配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及客戶的安全檢查或調(diào)查。6.5.3 風(fēng)險管理 6.5.3.1 承包方應(yīng)建立風(fēng)險管理體系，避免或降低風(fēng)險給客戶和組織帶來的損失，確保組織運(yùn)營的可持續(xù)性。6.5.3.2 承包方可按照GB/T24353以及與客戶的合同約定實施風(fēng)險管理。6.5.3.3 承包方應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境和業(yè)務(wù)內(nèi)容，制定風(fēng)險管理方針和風(fēng)險管理預(yù)案。6.5.3.4 承包方應(yīng)結(jié)合服務(wù)能力和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，根據(jù)風(fēng)險管理方針，對識別出的現(xiàn)有和潛在風(fēng)險進(jìn)行評估，考慮現(xiàn)有控制措施的充分性和風(fēng)險的可接受程度，區(qū)分風(fēng)險防范的優(yōu)先次序，并據(jù)此采取相應(yīng)措施。6.5.3.5 承包方應(yīng)參考檔函2008207號的相關(guān)要求制定應(yīng)急處置預(yù)案。風(fēng)險事故發(fā)生時，承包方應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，采取相應(yīng)措施最大程度地降低風(fēng)險事故給組織和客戶造成的損失。6.5.3.6 風(fēng)險事故發(fā)生后，承包方應(yīng)積極與客戶溝通，共同商議后續(xù)事宜。6.5.4 知識產(chǎn)權(quán)管理6.5.4.1 承包方應(yīng)建立和完善知識產(chǎn)權(quán)管理體系，有效保護(hù)客戶和組織的知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)客戶和組織的權(quán)益。6.5.4.2 承包方應(yīng)制定合適的知識產(chǎn)權(quán)管理制度。知識產(chǎn)權(quán)管理制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)清晰、明確，使員工和相關(guān)人員易于理解和執(zhí)行。6.5.4.3 承包方應(yīng)掌握組織的知識產(chǎn)權(quán)數(shù)量、內(nèi)容、法律狀態(tài)以及與他人權(quán)利的界限。6.5.4.4 承包方應(yīng)識別、管理屬于客戶的知識產(chǎn)權(quán)，防止不當(dāng)使用和泄露。6.5.4.5 承包方應(yīng)在合同中明確知識產(chǎn)權(quán)的歸屬及處理方式，在服務(wù)過程中按照合同執(zhí)行相關(guān)活動。6.5.5 環(huán)境管理6.5.5.1 承包方應(yīng)建立環(huán)境管理體系，支持環(huán)境保護(hù)和污染預(yù)防，控制組織業(yè)務(wù)活動對環(huán)境的影響。6.5.5.2 承包方應(yīng)按照GB/T24001以及與客戶的合同約定實施環(huán)境管理。6.5.6 職業(yè)健康管理6.5.6.1 承包方應(yīng)建立職業(yè)健康安全管理體系，保證與組織業(yè)務(wù)活動相關(guān)的員工及其他人員的健康安全。6.5.6.2 承包方應(yīng)按照GB/T28000、GB/T28001以及與客戶的合同約定實施職業(yè)健康安全管理。7 第三方機(jī)構(gòu)工作要求7.1 原則7.1.1 獨(dú)立原則 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)明確自己的立場和職責(zé)，獨(dú)立開展工作并承擔(dān)責(zé)任，不受或少受發(fā)包方、承包方中任何一方的影響。7.1.2 公正原則 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)秉承客觀、中立、公正的原則，采用科學(xué)方法對承包方進(jìn)行評價，避免主觀偏好。7.1.3 真實原則 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)真實地向發(fā)包方、承包方反映實際情況，避免夸大優(yōu)勢、避諱弱勢等不實行為。7.2 基本要求7.2.1 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)樹立以客戶為中心的理念，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高客戶滿意度。7.2.2 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)通過與發(fā)包方的反復(fù)溝通、交流，充分了解發(fā)包方自身情況及其需求，從而據(jù)此為其選擇合適的承包方。7.2.3 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)了解相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和市場環(huán)境等的變化及其影響，掌握業(yè)務(wù)范圍內(nèi)承包方發(fā)展情況，了解各個承包方具體的優(yōu)勢與劣勢。7.2.4 第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)詳細(xì)了解承包方的資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽(yù)等情況，并將調(diào)查結(jié)果客觀、真實地反饋給發(fā)包方。參考文獻(xiàn) 1 Capability Maturity Model Integration for Services (CMMI-SVC) 2 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V33 ISO/IEC 20000.1:2005 Information Technology-Service Management-Part1: Specification4 ISO/IEC 20000.2:2005 Information Technology-Service Management-Part2: Code of Practices5 The eSourcing Capability Model for Service Providers (eSCM-SP) V2.016信息技術(shù)服務(wù)外包 第1部分：服務(wù)交付保障通用要求（征求意見稿），2010-02-107DB31/T 430-2009信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范8SZDB/ 782013金融機(jī)構(gòu)信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規(guī)范9銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)信息科技外包風(fēng)險監(jiān)管指引（銀監(jiān)發(fā)20135號）附錄A：檔案管理外包服務(wù)合同主要參考條款檔案管理外包服務(wù)合同主要參考條款甲方：發(fā)包方乙方：承包方根據(jù)中華人民共和國合同法及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方就 事項協(xié)商一致，共同訂立本合同，以明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。第一章 總 則 第一條 除非本合同另有明確規(guī)定或雙方書面同意，否則本合同的全部條款及所有附件（合稱“本合同”）構(gòu)成雙方就本合同內(nèi)事項的協(xié)議和諒解，并優(yōu)先于雙方之前就該事項達(dá)成的其他所有協(xié)議。雙方確認(rèn)其在同意簽署本合同時，并未依賴本合同以外的任何聲明、保證或其他擔(dān)保。 第二條 本合同如需修訂，須經(jīng)甲乙雙方協(xié)商同意，并達(dá)成書面修改合同，方為有效。在修改合同達(dá)成之前，本合同繼續(xù)有效； 第三條 本合同一式 份，雙方各執(zhí) 份，對雙方均具有同等法律效力。第二章 服務(wù)內(nèi)容、范圍和時間 第四條 服務(wù)內(nèi)容 乙方根據(jù)甲方要求，為甲方提供 服務(wù)，具體內(nèi)容包括：（1） （2） （3） 第五條 服務(wù)范圍 甲方委托乙方服務(wù)的檔案包括：（1）文書檔案 卷/箱/盒，共 頁；（2）科技檔案 卷/箱/盒，共 頁；（3）會計檔案 卷/箱/盒，共 頁；（4） 。（5） 。 第六條 服務(wù)時間 本合同有效期為自 年 月 日至 年 月 日。第三章 服務(wù)質(zhì)量要求 第七條 乙方在整個服務(wù)過程中應(yīng)確保甲方檔案的真實、完整、可用和安全。 第八條 乙方的檔案整理服務(wù)質(zhì)量應(yīng)該滿足以下標(biāo)準(zhǔn)的要求：（1）GB/T 9705 文書檔案案卷格式（2）GB/T 11921 照片檔案管理規(guī)范（3）GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（4）GB/T17678.1 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（5）GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范（6）DA/T13 檔號編制規(guī)則（7）DA/T15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（8）DA/T18 檔案著錄規(guī)則（9）DA/T19 檔案主題標(biāo)引規(guī)則（10）DA/T22 歸檔文件整理規(guī)則（11）DA/T28 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（12）DA/T38 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（13）DA/T39 會計檔案案卷格式（14） （15） 第九條 乙方的檔案數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量應(yīng)該滿足以下標(biāo)準(zhǔn)的要求：（1） DA/T31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（2） DA/T43 縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（3） （4） 第十條 乙方的其他檔案管理服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。 第十一條 如果本標(biāo)準(zhǔn)第八、九、十條所提及的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范存在相矛盾之處，以甲方的規(guī)定或要求為準(zhǔn)。第四章 服務(wù)費(fèi)用與付款方式 第十一條 服務(wù)價格 在本合同有效期內(nèi)，甲方根據(jù)實際產(chǎn)生的服務(wù)內(nèi)容按表1中的服務(wù)價格標(biāo)準(zhǔn)測算并支付服務(wù)費(fèi)用：表1 服務(wù)價格標(biāo)準(zhǔn)序號服務(wù)內(nèi)容單位價格（元）備注12345（注：也可是以總價方式計費(fèi)，即：本合同服務(wù)費(fèi)總計人民幣為 元。） 第十一條 付款方式 自本合同簽訂之日起，在 個工作日內(nèi)，甲方向乙方預(yù)付合同總金額的 %（注：一般為30%以下），計人民幣 元；此后，甲方根據(jù)乙方完成本合同規(guī)定的服務(wù)內(nèi)容的比例，分 次向乙方支付服務(wù)費(fèi)，每次支付人民幣 元；乙方完成本合同規(guī)定的全部服務(wù)內(nèi)容，并經(jīng)甲方檢查或驗收合格后，在 個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付全部剩余金額，即合同總金額的 %（注：一般不低于10%）。第五章 甲方責(zé)任 第十二條 甲方應(yīng)按照本合同第四章約定的金額和付款時間向乙方支付服務(wù)費(fèi)用。 第十三條 甲方應(yīng)指定工作人員負(fù)責(zé)執(zhí)行本合同，支持和配合乙方的工作，并為乙方完成本合同規(guī)定服務(wù)提供必要的條件。第十四條 甲方的委托行為及其他相關(guān)檔案管理行為，須遵守國家法律法規(guī)規(guī)定。由于甲方違法違規(guī)操作造成的損失，責(zé)任由甲方承擔(dān)。第十五條 甲方須尊重并保護(hù)乙方的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)。第六章 乙方責(zé)任 第十六條 乙方保證已獲取并持有提供本合同規(guī)定服務(wù)所必須具備的所有許可證、執(zhí)照及批文。 第十七條 乙方應(yīng)確保甲方檔案的實體安全和信息安全，保護(hù)國家秘密、甲方商業(yè)秘密和個人隱私安全，保護(hù)甲方的知識產(chǎn)權(quán)。 第十八條 乙方嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)及與甲方約定的檔案保管條件、業(yè)務(wù)操作程序、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案管理服務(wù)。 第十九條 乙方應(yīng)主動接受并積極配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門、甲方上級主管部門及甲方的業(yè)務(wù)指