淺議中石化實(shí)行費(fèi)用報銷系統(tǒng)上線的必要性.doc

淺議中石化實(shí)行費(fèi)用報銷系統(tǒng)上線的必要性 翟云潔 摘要：中石化目前費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)制度標(biāo)準(zhǔn)不一，企業(yè)層級多、流程繁瑣，內(nèi)控制度沒有全面落實(shí)，實(shí)行費(fèi)用報銷系統(tǒng)上線，實(shí)現(xiàn)制度、流程規(guī)范統(tǒng)一，提升企業(yè)財務(wù)管理水平。 關(guān)鍵詞：費(fèi)用報銷系統(tǒng)上線必要性財務(wù)管理 一、中石化費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析 1、目前中石化有200多家二級企業(yè)，100多萬員工，登陸費(fèi)用報銷系統(tǒng)的人員約30萬。大部分企業(yè)通過線下傳統(tǒng)方式處理報銷業(yè)務(wù)，報銷制度與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。 2、各企業(yè)規(guī)模不同，企業(yè)管理層級多，業(yè)務(wù)流程繁瑣，審批節(jié)點(diǎn)復(fù)雜多樣； 3、費(fèi)用報銷的業(yè)務(wù)范圍廣，包括了大多數(shù)的成本要素，涉及成本要素約241個，報銷會計核算工作量大。 4、費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)涉及列支渠道多，費(fèi)用報銷會計核算復(fù)雜度高。 5、費(fèi)用報銷相關(guān)內(nèi)控制度沒有在信息系統(tǒng)中得到全面落實(shí)。 6、沒有專業(yè)系統(tǒng)支撐，業(yè)務(wù)基本采取手工方式處理。 二、國內(nèi)外費(fèi)用報銷現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢 在國內(nèi)，部分中資、外資公司已建設(shè)了費(fèi)用報銷系統(tǒng)，并將費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)納入共享服務(wù)范疇，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)范圍內(nèi)的統(tǒng)一管理。如萬科、聯(lián)通、可口可樂等知名企業(yè)。國外，據(jù)統(tǒng)計，世界財富500強(qiáng)50%的企業(yè)以及100強(qiáng)80%的企業(yè)實(shí)施了共享服務(wù)。費(fèi)用報銷系統(tǒng)作為重要的業(yè)務(wù)模塊支撐了全球業(yè)務(wù)，如國際石油公司殼牌、英國石油、雪佛龍，道達(dá)爾公司等。 三、中石化費(fèi)用上線的必要性 中石化作為世界100強(qiáng)企業(yè)之一，為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司打造“世界一流能源化工公司”的戰(zhàn)略目標(biāo)，加強(qiáng)集團(tuán)化管控，提升公司價值，已將財務(wù)共享服務(wù)工作作為一項重要任務(wù)來抓?？傮w設(shè)計，分步實(shí)施，先行建立中國石化費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)。xx年以來，經(jīng)過幾個月的上線實(shí)踐，優(yōu)勢凸顯，具體表現(xiàn)在以下幾個方面： （一）實(shí)現(xiàn)報銷制度的統(tǒng)一管理，規(guī)范操作流程，使財務(wù)管理更加精細(xì)化 系統(tǒng)規(guī)范了費(fèi)用報銷流程及相關(guān)報銷執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)審批、會計核算、資金結(jié)算的統(tǒng)一集中管理，滿足總部及下屬企業(yè)報銷業(yè)務(wù)需求。一直以來，中石化大部分企業(yè)的費(fèi)用報銷工作沒有專業(yè)系統(tǒng)支撐，多采取手工方式處理，也就是報銷人填寫紙質(zhì)單據(jù)并逐一找各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字審批后，將單據(jù)提交財務(wù)進(jìn)行審核，財務(wù)再根據(jù)相關(guān)單據(jù)手工錄入到系統(tǒng)（ERP、會計集中核算）中，完成記賬操作，最后通過網(wǎng)銀或現(xiàn)金等支付方式完成資金支付。費(fèi)用報銷系統(tǒng)將報銷中常用的費(fèi)用項目加以規(guī)范，根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)配置報銷流程，在同一單位內(nèi)部一律采用統(tǒng)一的報銷標(biāo)準(zhǔn)，比如差旅費(fèi)中的住宿標(biāo)準(zhǔn)、出差補(bǔ)助一律按人員職務(wù)、職稱級別設(shè)定，在輸入人員信息后，系統(tǒng)會自動按標(biāo)準(zhǔn)加以控制，這就防止了超標(biāo)準(zhǔn)報銷等人為因素，維護(hù)了財務(wù)工作的嚴(yán)肅性；同時，系統(tǒng)引入了影像掃描技術(shù)，原始單據(jù)電子化，提高審批效率，審批人可以對業(yè)務(wù)內(nèi)容有直觀、清晰的了解，減少了紙質(zhì)單據(jù)的流轉(zhuǎn)，縮短了報銷周期，提高員工滿意度。 （二）實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算的在線控制，提升企業(yè)預(yù)算管控能力 中石化內(nèi)控及費(fèi)用報銷相關(guān)制度要求做到“事事有審批，事前有預(yù)算，事中有控制，事后有分析”。以往傳統(tǒng)的報銷業(yè)務(wù)，費(fèi)用報銷的審批與控制流程是線下處理的，很難做到真正的“事前有預(yù)算，事中有控制”。系統(tǒng)支持線上預(yù)算的編制、導(dǎo)入、調(diào)整等功能。各單位在充分認(rèn)識預(yù)算管理的重要性、并科學(xué)編制預(yù)算的基礎(chǔ)上，全面落實(shí)預(yù)算執(zhí)行責(zé)任制，將相關(guān)預(yù)算數(shù)據(jù)導(dǎo)入費(fèi)用報銷系統(tǒng)，作為報銷費(fèi)用申請的依據(jù)，確保預(yù)算執(zhí)行的剛性。報銷單在財務(wù)初審時凍結(jié)預(yù)算，形成掛帳憑證時實(shí)際占用預(yù)算，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算的實(shí)時監(jiān)控，使各單位在花每一筆錢的時候都做到心中有預(yù)算，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。 （三）通過系統(tǒng)的程序化設(shè)置，強(qiáng)化內(nèi)控及相關(guān)管理制度的執(zhí)行 結(jié)合內(nèi)控管理制度將報銷業(yè)務(wù)審批流程固化到系統(tǒng)中，從報銷人員找領(lǐng)導(dǎo)變成系統(tǒng)找領(lǐng)導(dǎo)，提高審批效率。費(fèi)用報銷系統(tǒng)要求，差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、主辦會議費(fèi)等三項費(fèi)用必須履行事前行為申請，在各歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可發(fā)生；在費(fèi)用報銷申請環(huán)節(jié)，要求配備事前申請的費(fèi)用項目，必須關(guān)聯(lián)事前申請單，方可成功提交。單據(jù)提交以后，按內(nèi)控流程流轉(zhuǎn)，避免了越級審批。借款的業(yè)務(wù)，借款人必須履行完每個節(jié)點(diǎn)的審批，一般包括單位負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)四個節(jié)點(diǎn)的審批后，方可流轉(zhuǎn)到財務(wù)初審環(huán)節(jié)，由財務(wù)人員安排借款，這既保證了業(yè)務(wù)的真實(shí)性，又確保財務(wù)憑證單據(jù)的完整性。以往的借款，有時申請人由于急需用款，會出現(xiàn)在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批不全時，就借出款項的情況，即使事后再補(bǔ)全流程，也沒有真正的落實(shí)內(nèi)控。費(fèi)用報銷系統(tǒng)上線后，杜絕了這一現(xiàn)象，借款人為及時借到款項，會盡早啟動流程，并積極向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申請匯報，督促流程的進(jìn)展。將內(nèi)控管理落到實(shí)處。 （四）通過電子支付降低現(xiàn)金儲備，避免現(xiàn)金流轉(zhuǎn)帶來安全隱患 費(fèi)用報銷系統(tǒng)將支付給職工的報銷款項，采取先掛賬后支付的方式，有利于憑證的檢查和審核，降低差錯概率。通過與銀行支付平臺進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)中石化統(tǒng)一的報銷款項電子支付功能，將本單位所有人員及銀行卡信息導(dǎo)入系統(tǒng)，在支付時，通過專機(jī)直接支付到申請人或報銷人銀行卡上，降低了現(xiàn)金的提取、儲備、流轉(zhuǎn)的風(fēng)險，同時減輕了出納的工作量。 （五）實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)查詢，為財務(wù)分析提供依據(jù) 費(fèi)用報銷系統(tǒng)通過與會計集中核算系統(tǒng)、本地資金管理系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)記賬憑證自動集成，提供業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、費(fèi)用匯總和預(yù)算執(zhí)行情況等靈活的查詢分析功能，滿足總部、企業(yè)、用戶不同級別的業(yè)務(wù)需求。開發(fā)了申請單、報銷單、其他財務(wù)查詢等全面的查詢功能，使用者在自己的權(quán)限范圍內(nèi)可以查詢上線所需費(fèi)用的詳細(xì)信息，比如在一筆報銷單中有多人出差的情況，系統(tǒng)可根據(jù)出差審批單中填列的行程發(fā)票信息、住宿費(fèi)用、出差補(bǔ)助等，分單位、分個人、分項目統(tǒng)計出具體的數(shù)據(jù)，差旅費(fèi)的構(gòu)成一目了然，便于管理者實(shí)時監(jiān)控，有利于財務(wù)分析。備用金賬齡分析、對公業(yè)務(wù)支付、報銷業(yè)務(wù)統(tǒng)計等各項信息均能實(shí)時查詢，通過數(shù)據(jù)比對，實(shí)現(xiàn)了報銷業(yè)務(wù)的多維分析。 總之，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報銷的共享服務(wù)是當(dāng)前財務(wù)系統(tǒng)的一項重要任務(wù)，這將是公司財務(wù)工作的一次深刻革命，既從宏觀上改變公司的財務(wù)管理模式，又從微觀上對財務(wù)執(zhí)業(yè)者