淺議加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理.pdf

與 建 材裝 飾2016 年 8 月 建立管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確由項(xiàng)目總工全面負(fù)責(zé)竣工檔案工作，項(xiàng) 目部技術(shù)質(zhì)量組織負(fù)責(zé)實(shí)施，責(zé)任到人。 3.4.2工程施工階段 工程現(xiàn)場施工階段，也是各類技術(shù)資料大量形成的時期。 因 此要在檢查工程質(zhì)量和進(jìn)度時，同時檢查工程檔案工作，發(fā)現(xiàn)問 題及時指導(dǎo)幫助和協(xié)調(diào)，以保證工程檔案與工程建設(shè)同步形成。 因?yàn)樵假Y料的收集整理非工程技術(shù)人員不可， 所以同時應(yīng)對 施工技術(shù)人員進(jìn)行工程資料整理方面知識的培訓(xùn)， 這是提高工 程資料整理質(zhì)量的必要條件。 3.4.3工程竣工驗(yàn)收階段 隨著各施工項(xiàng)目的竣工，技術(shù)資料大量歸檔，為保證歸檔材 料的質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)提前介入，參與工程交 （ 竣）工驗(yàn)收時 檔案材料驗(yàn)收。 特別是交工驗(yàn)收證書、竣工驗(yàn)收證書等重要資料 的歸檔。 3.5加強(qiáng)檔案數(shù)字化信息建設(shè) 加快檔案利用數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案利用數(shù)字化 是指充分利用現(xiàn)代體化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)， 實(shí)施檔案信息網(wǎng)上查 找、咨詢和直接提供利用的過程。 檔案利用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是提高辦 事效率， 提高工作質(zhì)量的重要保證， 是檔案工作發(fā)展的必然趨 勢。 通過數(shù)字化建設(shè)，可以利用網(wǎng)絡(luò)交流平臺更好地收集和解決 水運(yùn)工程檔案編制過程中遇到的問題，格式統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，使 水運(yùn)工程檔案更加完善。 3.6加強(qiáng)檔案保密工作 新時期，我們承建著一些國家重點(diǎn)水運(yùn)工程項(xiàng)目，這些工程 關(guān)系著國家利益和國家安全，因此檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行 中 華人民共和國保守國家秘密法，嚴(yán)格遵守 保密守則，切實(shí)保 證檔案的安全管理。 4結(jié)束語 隨著水運(yùn)工程建設(shè)不斷滿足參與經(jīng)濟(jì)全球化的要求，滿足國 家實(shí)施重大區(qū)域發(fā)展戰(zhàn)略的需要， 水運(yùn)工程的資料管理工作將 貫穿于水運(yùn)建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、改建、擴(kuò)建、使用、維護(hù)等各 個環(huán)節(jié)，同時對我國的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 水運(yùn)工程質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的制 訂，也提供了重要的借鑒作用。 而做好這些就需要我們檔案管理 者的智慧與努力， 為每一份水運(yùn)工程資料的管理付出自己的心 血，為檔案事業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。 參考文獻(xiàn) 1 水運(yùn)工程質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) （ JTS257-2008）. 2李和平，主編. 企業(yè)檔案工作規(guī)范實(shí)施指南. 3 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 （ 國家檔案局 DAT28-2002）. 4交通運(yùn)輸部頒發(fā)的 水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法 （ 交辦 發(fā)2009225 號）. 收稿日期：2016-8-1 作者簡介：胡志富，男，館員，檔案管理工作負(fù)責(zé)人。 淺議加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理 于 勇 1 鄭志輝 2 （ 1.乳山市路燈管理處山東 乳山2645002.乳山市恒基建筑工程公司山東 乳山264500） 摘要：企業(yè)在進(jìn)行人才選拔與任用之時，人事檔案資料是其中尤為重要的一項(xiàng)依據(jù)來源，其在經(jīng)濟(jì)社會當(dāng)中的價值 作用愈發(fā)凸顯。 伴隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立以及人才市場需求的不斷擴(kuò)大，同時基于目前新時代背景下計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)的人事檔案管理觀念已經(jīng)遭受到了重大的挑戰(zhàn)，因此就必須做出相應(yīng)的調(diào)整與轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新 形勢下的人事檔案管理工作需要。 本文將重點(diǎn)就如何加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理工作展開具體的分析。 關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；規(guī)范化管理 中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1673-0038（2016）33-0146-02 ! 經(jīng)濟(jì) 管理 綜述 企業(yè)人事檔案即為企業(yè)的人事部門亦或是相關(guān)從事具體工 作組織部門在開展人員招聘、培訓(xùn)、考核以及選拔等過程當(dāng)中所 產(chǎn)生出的個人經(jīng)歷、政治面貌、技能水平以及日常表現(xiàn)等相關(guān)記 錄材料， 通過對于這些材料的合理應(yīng)用一方面能夠?yàn)槠髽I(yè)的市 場競爭力提供有力的保障， 另一方面也可促使人力資源進(jìn)行人 才選拔及任用時能夠有據(jù)可依。 因此就開展相關(guān)的研究工作便 具有極其重要的作用與價值， 應(yīng)當(dāng)引起人們的重視與思考。 據(jù) 此，下文將基于對企業(yè)人事檔案內(nèi)涵與作用的闡述，重點(diǎn)提出了 一些構(gòu)建規(guī)范化人事檔案管理的具體措施。 1企業(yè)人事檔案的內(nèi)涵 1.1對職工個人活動的客觀記錄 對于國家而言檔案體現(xiàn)了國家由產(chǎn)生到發(fā)展的一整個活動 階段； 而對于個人而言檔案也體現(xiàn)了其本人的人生發(fā)展不同階 段所經(jīng)歷的主要事件。 員工在企業(yè)當(dāng)中不同崗位當(dāng)中的工作情 況均完整的記錄于檔案當(dāng)中。 但凡是體現(xiàn)企業(yè)員工個人政治面 貌、技能水平、日常表現(xiàn)以及工作變動的所有相關(guān)記錄信息，均 屬于人事檔案的范疇當(dāng)中。 此項(xiàng)內(nèi)涵同業(yè)也體現(xiàn)出了企業(yè)人事 檔案主體正是個體職工，人事檔案具有極為明顯的個性化特征， 并且是對個體發(fā)展最為客觀、真實(shí)的記錄材料。 1.2經(jīng)過相關(guān)部門認(rèn)可的真實(shí)記錄 企業(yè)個人在開展各項(xiàng)活動過程當(dāng)中所產(chǎn)生出的豐富的記錄 信息是十分多樣化的， 真實(shí)體現(xiàn)個人發(fā)展歷程的材料也是極為 豐富的， 然而并非所有的歷史記錄資料均可視作為人事檔案資 料予以保存。 人事檔案資料是指那些通過了有關(guān)部分的審核認(rèn) 定的歷史記錄信息， 方可被視作為是企業(yè)的人事檔案資料并予 以保存。 企業(yè)的人事檔案的這一特性，直接決定了其不但具備個 146 萬方數(shù)據(jù) 與 建 材裝 飾2016 年 8 月 人信息真實(shí)記錄的特性， 同時還具有必須經(jīng)由相關(guān)部門審核的 權(quán)威性。 一旦某一項(xiàng)個人材料信息被當(dāng)中人事檔案進(jìn)行存儲，便 代表著獲得了組織的肯定。 不論是對于個人的獎勵還是懲處，均 具有歷史真實(shí)性的特點(diǎn)， 并作為對個人在其妊娠某一階段做出 相應(yīng)的評價與判斷。 這也便是企業(yè)人事檔案有別于其他檔案所 最為獨(dú)特的一項(xiàng)特征。 1.3以個人為保管單位進(jìn)行管理 對個人簡歷檔案資料的目的便是為了詳實(shí)的體現(xiàn)出個人經(jīng) 歷、政治面貌以及業(yè)務(wù)能力等方面的情況，從而給予今后的人力 管理工作提供以必要的依據(jù)支持。 因而，企業(yè)的人事檔案管理工 作都是以個人為保管單位， 某一個體不論其所從事的工作難度 如何，工作變動多么頻繁，均能夠被人事檔案詳實(shí)的記錄下來。 不同個人的檔案不應(yīng)當(dāng)混雜， 同一個人的檔案也不應(yīng)當(dāng)分到多 個部門進(jìn)行保管，這是人事檔案管理工作的主要特征之一。 2企業(yè)人事檔案的作用 我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立，實(shí)現(xiàn)了將所有與經(jīng) 濟(jì)關(guān)系相牽連的行為均導(dǎo)向了市場， 此舉不但能夠?qū)τ诮?jīng)濟(jì)發(fā) 展起到一定的調(diào)節(jié)與引導(dǎo)作用， 同時還可促使人們的價值觀念 及思想行為， 甚至于企業(yè)不同部門的工作方式均產(chǎn)生一定的變 化， 因而自然也就會使得企業(yè)的人事檔案管理工作也受到一定 的影響。 企業(yè)作為市場當(dāng)中的活躍性因素之一，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展 對其所帶來的影響無需多言。 但與此同時企業(yè)人事檔案工作在 市場經(jīng)濟(jì)之中也通常具有其自身的獨(dú)特價值。 當(dāng)今世界，國家間的競爭歸根結(jié)底還是人才的競爭，因此企 業(yè)要想取得良好的發(fā)展就必須要做好對于人事檔案的管理工 作，以確保在進(jìn)行人才招聘、選拔及任用時能夠有據(jù)可依，從而 促進(jìn)企業(yè)取得更加良性、健康的發(fā)展。 因而，企業(yè)的人事檔案管 理工作與企業(yè)發(fā)展密切相關(guān)， 企業(yè)只有在做好人事檔案管理工 作的前提下， 才能夠保障自身能夠在激烈的市場競爭中利于不 敗之地。 3構(gòu)建規(guī)范化人事檔案管理的措施 3.1建立健全人事檔案管理制度 不斷健全并完善企業(yè)的人事檔案管理制度是確保人事檔案 信息完整性的必要保障。 在人事檔案管理工作之中，針對已經(jīng)滯 后于時代發(fā)展需求的規(guī)章制度內(nèi)容應(yīng)當(dāng)予以及時的革除、更新， 構(gòu)建其符合企業(yè)目前發(fā)展現(xiàn)狀需求的人事檔案管理制度。 鑒于 目前企業(yè)的人事檔案管理思想薄弱， 對檔案管理要求當(dāng)中的有 關(guān)材料提交不及時等情況， 就必須要采取相應(yīng)的手段措施來促 使人事檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理，促使 企業(yè)當(dāng)中每一個人的檔案意識能夠得到有效的提升。 最大程度 的保障對檔案信息資料的及時、完整、準(zhǔn)確性的手機(jī)，在對檔案 資料進(jìn)行鑒別知識還應(yīng)做到有理有據(jù)。 3.2增強(qiáng)人事檔案信息收集工作 對于人事檔案管理工作而言，檔案信息的收集工作是核心基 礎(chǔ)， 應(yīng)當(dāng)依據(jù)新型的人力資源管理理念來不斷擴(kuò)充人事檔案的 管理內(nèi)容。 人事檔案信息吸引力與競爭力如何，通常是由信息存 儲量的豐富性，以及檔案信息能夠詳實(shí)、完整的反映出個人歷史 及現(xiàn)實(shí)情況所決定的； 人事檔案信息不但能夠明確的反映出個 人思想觀念、政治態(tài)度同時對于個人的知識能力、工作熱情以及 性格愛好等也有所體現(xiàn)。 只有確保將個人在不同時期不同的方 面的信息資料均完全的收錄到人事檔案當(dāng)中， 人事檔案信息資 源方可得到最大化的開發(fā)與應(yīng)用。 在當(dāng)今時代，對于個人評價的 角度與方法愈發(fā)趨向于多元化， 因此在人事檔案信息資料的收 集過程當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)做出適當(dāng)?shù)膬?nèi)容擴(kuò)充， 以促進(jìn)人事檔案信息 能夠更加全面的反映出個人面貌。 在新時期所開展的個人檔案 信息收集工作應(yīng)當(dāng)基于原有被動接收基礎(chǔ)上， 開展主動上門收 集，并種豬定量與定性的結(jié)合，從而促使人事檔案信息的應(yīng)用價 值能夠得以有效的提升。 3.3建立人才信息資源管理觀念 相關(guān)企業(yè)的人事檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)對于人事檔案的開發(fā) 工作予以足夠的重視程度， 不斷拓寬人事檔案信息資源的開發(fā) 邊界，從人力資源管理工作的實(shí)際需求出發(fā)，科學(xué)應(yīng)用好核心檔 案資源，編制出各類信息資料，并加強(qiáng)對于網(wǎng)絡(luò)化、信息化手段 的全面應(yīng)用，積極拓展人事檔案管理方法，加強(qiáng)對于相關(guān)計(jì)算機(jī) 軟件系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用以提高人事檔案管理工作的效率與質(zhì) 量，從而為相關(guān)的人力資源管理部門提供以更加詳盡、完備的個 人檔案信息，以促進(jìn)人力資源管理工作的有序開展。 3.4促進(jìn)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè) 在日常工作之中，存在有人事檔案資料填寫出現(xiàn)前后矛盾的 情況，深入分析其中的問題原因，一方面是基于客觀因素，另一 方面則是由于人為性的主觀因素所致。 而這些均需要相關(guān)的檔 案管理工作人員加強(qiáng)工作責(zé)任心做好對檔案材料的審核工作， 并且， 伴隨著時代的發(fā)展以及工作形式的轉(zhuǎn)變對于人事檔案管 理工作也提出了更為嚴(yán)苛的要求， 這對于人事檔案管理隊(duì)伍而 言也面臨著極大的難題挑戰(zhàn)。 需要相關(guān)的檔案管理人員具備有 良好的政治素養(yǎng)、 高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及客觀公正的思想品 質(zhì)等，對此加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作也就更加重要。 4結(jié)束語 總而言之，伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，以及受到 經(jīng)濟(jì)全球化的影響人才競爭已經(jīng)愈發(fā)激烈。 而企業(yè)要想能夠在 激烈的市場競爭中取得一席之地， 加強(qiáng)自身的人事檔案管理工 作也將是尤為重要的一個方面， 對此企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷改革創(chuàng)新出 新的人事檔案管理方法，積極拓寬管理職能，從而盡可能的滿足 于企業(yè)人力資源管理工作的新要求， 最終為推動企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā) 展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。 參考文獻(xiàn) 1熊秀紅.人事檔案的規(guī)范化管理淺議J.中小企業(yè)管理與科技旬刊， 2015 （ 34）：62. 2孟凡超.淺議加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理J.赤子，2014 （ 4）：219. 3平 華.淺議加強(qiáng)人事檔案管理J.機(jī)電兵船檔案，2014 （ 3）：5354. 4謝郁航.淺議加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理J.城