時間管理(T).ppt

歡迎參加,時間管理培訓(xùn),行政細節(jié),每天上課時間：休息：午餐：每天下課時間：,7Hours(9:00),10:30-1045;15:00-15:20,12:00-13:30,17:30,為了維持良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，敬請將您的手機和BP機關(guān)閉或調(diào)至安靜檔。,課程安排,暖場與態(tài)度調(diào)整第一單元：認(rèn)識時間管理第二單元：學(xué)習(xí)時間管理原則第三單元：合理規(guī)劃工作時間第四單元：建立個人效率系統(tǒng)第五單元：完善時間管理的技巧第六單元：困難問題研討,破冰：尋找一個他,周哈里窗你知你不知我知我不知用分享開發(fā)潛能,公眾我,隱私我,背脊我,潛能我,行為循環(huán)思維,態(tài)度,習(xí)慣,結(jié)果,ACTION,光是吸收知識、資訊并不是學(xué)習(xí)，必定是，也就是修行、修練之意。第五項修練,-學(xué)習(xí)的精義-,真正的學(xué)習(xí),修正行為,生命在于行動行動是快樂的源泉我享受持續(xù)行動的快樂行動使我敏捷行動使我高效行動給我自由行動給我力量行動給我富足行動給我健康行動創(chuàng)造行動我是行動典范,將要進行.第一單元,認(rèn)知時間管理,平均80歲壽命,一寸光陰一寸金,1-20、60-80不計，余401年為1寸項目每天耗時40年耗時結(jié)余,睡眠8小時13.3年26.7,一日三餐2.5小時4.2年22.5,交通1.5小時2.5年20,電話1小時1.7年18.3,看電視、上網(wǎng)3小時5年13.3,看報、聊天3小時5年8.3,刷牙、洗臉、洗澡1小時1.7年6.6,3.3,“不能管理時間，便什么都不能管理”,杜拉克,“管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時間管理”就是“自我”管理；,很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題；其實并沒有所謂時間太多或時間不夠的情形所在；一天就是二十四小時，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時間太少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不允許而已；時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在,待得晚一點就可以做完每一件事？誰偷了你的時間？為何活得較久但較不愉快？,對自己想要的東西實際一點,什么對你最重要,你不會錯過錢但卻一直錯失時間,錢可以多賺：時間卻無法多賺,四個主要的影響時間生產(chǎn)率障礙,人們并不尊重時間，他們不了解其重要性,人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律,人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知道“重要”與“緊要”之區(qū)別,有時間觀念的人不善于控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng),什么是時間管理？,1.你真正想做的事情！每個人一天只有86,400秒2.長期的滿足感！決定做些什么能帶來滿足感3.一種寶貴的資源！時間飛馳如大江東流水4.時間就是金錢！不要只做個過路財神時間管理是一種能力，一種決定生活中什么東西重要的能力!,為什么要做好時間管理？,普遍性的好處：1、在工作、家庭生活及個人愛好方面獲得更多的成果2、擁有一種協(xié)調(diào)的生活狀態(tài)3、減輕生活中的壓力4、變得更加自律5、擁有更多的動力實現(xiàn)自己的目標(biāo)6、在個人生涯中獲得更多的成功7、增強自尊和自信感8、獲得更大的動力相信自己“能做”,為什么要做好時間管理？,職業(yè)上的好處：1、更加讓人信賴2、更有生產(chǎn)力3、更有能力把握各種機遇4、工作方法更系統(tǒng)化5、更能代理別人辦事6、更能工作在點子上7、更能應(yīng)付各種干擾8、更能避免辦事拖沓9、更能舉行有效的會議10、更能發(fā)展優(yōu)秀的團隊精神,為什么要做好時間管理？,對其他人的好處：1、每一個人的時間管理都會得到優(yōu)化2、集體紀(jì)律性的提高3、其他人時間的有效利用4、樹立好的榜樣5、經(jīng)過代理使受代理人工作責(zé)任心和技能都得到增長6、對人們所處的位置和他們相應(yīng)的要求有一個更深入的了解,自我評價與檢討,時間管理自我檢驗表做一份清單，把時間未能管理好的項目列出來：,自我評價與檢討,“拖延者”檢驗表做一份清單，把時間浪費的項目列出來：,時間拖延測試的評估結(jié)果是：每一個“非常滿意”評4分每一個“略表同意”評3分每一個“略表不同意”評2分每一個“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，或許只是偶爾有拖延總分在21-30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。,自我評價與檢討,問題地帶工作太多，的確沒有足夠的時間來完成工作花費的時間超出正常所需時間職員沒有得到恰當(dāng)?shù)挠?xùn)練超過規(guī)定期限會議開得過長工作壓力波及私人生活及社會生活經(jīng)常性的干擾和混亂未預(yù)料到的危機趕往開會地點或見面地點所浪費的時間缺乏新技能的訓(xùn)練感到壓力以至于不得不把工作帶回家中,總結(jié)問題與答疑個人行動計劃,將要進行.第二單元,學(xué)習(xí)時間管理原則,時間管理,時間管理是：控制自已的時間與工作，而不是讓它們控制自已。,時間管理,第一代時間管理-備忘錄型特點:紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時間安排。第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程特點：制定合適的目標(biāo)與計劃，講究效率、明確責(zé)任。第三代時間管理-規(guī)劃.制定優(yōu)先順序,操之在我特點：明確價值觀，制定中、長、短期目標(biāo)，將每天的活動排除優(yōu)先順序，有詳盡的計劃表、組織表。第三代時間管理最大的貢獻是將目標(biāo)與計劃置于價值觀之上。,第四代時間管理,注重單位時間的價值，而非單位時間的效率（一二象限）超越時空（今天要管理明天的時間，第二象限）以人為本的時間觀（人的價值觀統(tǒng)一）系統(tǒng)的而非個人的時間管理,有效的時間管理系統(tǒng)包含以下五個步驟：1明確你的價值觀2確定你的目標(biāo)3對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序4明確你的任務(wù)5對任務(wù)按優(yōu)先級排序,時間管理系統(tǒng),價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。健康看牙醫(yī)，洗澡，等等家庭給家里打電話，等等友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等愛情準(zhǔn)備燭光晚餐，等等工作簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等金錢夜間兼職的面試，等等興趣看演唱會，等等重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關(guān)緊要的地方。這就是你的價值觀。,價值觀,-,價值觀列舉,做事有效率追求卓越專業(yè)能力強樂觀進取服務(wù)他人節(jié)儉身體健康慷慨,誠實虛心請教主持正義整齊清潔追求真實領(lǐng)導(dǎo)地位經(jīng)濟基礎(chǔ)穩(wěn)固忠實,自食其力愛家篤信宗教操守創(chuàng)意團隊精神知識豐富自我期許,目標(biāo)的設(shè)定,明確自己的價值觀,設(shè)定目標(biāo),制定階段性步驟,把握今日：最重要時刻,長期,中期,短期,目標(biāo)是我們的需求和愿望我們想得到什么。它們直接源于我們的價值觀。例如:任務(wù)表中有矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，必須舍棄一樣。它們分別代表什么？對它們?nèi)绾闻判?，完全取決于你的價值觀和目標(biāo)。,目標(biāo),我的工作與目標(biāo),設(shè)定目標(biāo)你所有的目標(biāo)都應(yīng)該精確（SMART）S具體性（Specific)M可衡量性（Measurable）A可實現(xiàn)性（Achievable)R現(xiàn)實性（Realistic)T限時性（Timebound),核心時間1.是作優(yōu)先處理事件的時間2.使將優(yōu)先秩序顛倒的寸機會降到最低3.讓我們可以擬定開始時刻的進度4.讓我們可以安排事情的處理先後次序5.有助控制打擾,請勿打擾,危險,只處理一件事情明確的優(yōu)先順序,成功的經(jīng)理人可以處理很多完全不一樣的事情，但是他們在一段特定的時間內(nèi)，只專心致力一件事情上。所以他們總是執(zhí)著地按照計劃，每次處理一件事情。先決條件是要設(shè)定明確的優(yōu)先順序，然后遵守不渝。,四象限工作性質(zhì)分析,急迫,不急迫,重要,不重要,I緊急情況迫切的問題限期完成的會議或工作,II準(zhǔn)備工作計劃預(yù)防措施價值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強自己的能力,III造成干擾的事、電話信件、報告會議許多迫在眉睫的急事,IV忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費時間逃避性活動,Doit！(定出時間）,4D原則,Doit！（馬上就做）,Dontdoit。（別去做了）,重要,緊迫,Delegate授權(quán)別人去做,latter,now,緊急,不緊急,重要,不重要,危機急迫的問題有期限壓力的作業(yè),防患未然改進產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑,不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動,玩游戲某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動,重要與緊急之區(qū)別,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第一類事務(wù)，結(jié)果壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第二類事務(wù)，結(jié)果有遠見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第三類事務(wù)，結(jié)果短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，甚至破裂,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第四類事務(wù)，結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機構(gòu)維生,問題,共進午餐，討論促銷會策略1.5H商討索賠案處理1H,與華金公司討論定價3H中實公司的合作意向書2H天際公司的貨未到問題？上級要求上報三個月的業(yè)績報表2H周五業(yè)務(wù)會提前1H,閱讀內(nèi)部刊物1H打電話給12客戶30分鐘聆聽電話留言10分鐘完成文件歸檔1H,人事部明天要上報新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報告,共進午餐，討論促銷會策略1.5H商討索賠案處理1H,重要,與華金公司討論定價3H中實公司的合作意向書2H天際公司的貨未到問題？上級要求上報三個月的業(yè)績報表2H周五業(yè)務(wù)會提前1H,閱讀內(nèi)部刊物1H打電話給12客戶30分鐘聆聽電話留言10分鐘完成文件歸檔1H,人事部明天要上報新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報告,不急,不重要,急,時間自然法則總結(jié),ParkingsonsLaw帕金森原則,時間象一根彈筋：設(shè)立期限,ParetosPrinciple帕雷托原則,80%的結(jié)果來源20%的努力,ConcentrationEnigmas注意力之謎,注意力需要及時恢復(fù),InternalEnergyLevels內(nèi)在能量水平,有效地利用你的生物鐘,EfficacyEfficiency效能與效率,做正確之事，做好它,留些緩行時間,（1）時間計劃的基本原則：40%會出岔（2）時間分配三部曲a.約60%給預(yù)定計劃（日計劃表）b.約20%給預(yù)料之外的事務(wù)（干擾，時間空賊）c.約20%給突發(fā)事件與社交活動（創(chuàng)造性時間）（3）謹(jǐn)慎原則只規(guī)劃50%,重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作可以授權(quán)，但寧願自己做預(yù)期外的工作,ABCX,工作類型,ABC分析,實際應(yīng)用ABC分析法在實際運用上，您最好是12A(1)每天只計劃1-2項A-任務(wù)(大約3小時)23B(2)再計劃2-3項B-任務(wù)(大約1小時)其余C(3)其余保留C-任務(wù)(大約45分鐘),6810121416182022242468,能力曲線,+50%,能力100%,-50%,時間,生理能量狀態(tài)的偏差,能力高峰在早上能力的高峰在早上，整天都不會再達到這個水準(zhǔn)午后的能力谷底下午接著是從所周知的午后谷底，有人用咖啡來對抗它，可是卻因此被拉長了。入夜前的次高潮過了入夜時分的次高潮，能力曲線持續(xù)下降，然后在子夜過后數(shù)小時，到達它的絕對最低點。,個別差異及共通性,我們每個人都必須調(diào)整適應(yīng)這種個人能力的起伏。重要的是要找出您個人的每日韻律，您可以在上午能力高峰期，處理復(fù)雜而重要的事（任務(wù)A）；在能力低彌期，您不須違反您的生理韻律而工作，試著放松，利用這段時間作社交接觸或例行工作（任務(wù)C）。下午稍晚，能力曲線回升后，你可以再做些較重要的事情（任務(wù)B）。,個人每日韻律,用正確的方法做錯誤之事用正確的方法做正確之事用錯誤的方法做正確之事用錯誤的方法做錯誤之事,效能與效率,避免分散注意力,你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時間內(nèi)達到要的成果。,鋸齒效應(yīng),能力損失28%的時間如果在工作持續(xù)受到干擾或被打斷，就呈現(xiàn)所謂的鋸齒效應(yīng)：即使只是在工作上短暫分心，要再從被打斷的地方開始，就必須再花時間重新進入狀況。把這些能力損失總加起來，最多可達28%的時間因此而浪費了。,因持續(xù)干擾中斷工作引起能力的降低因為越來越長的助跑時間越來越弱的注意力,100%,時間,干擾,能力,最佳休息值：工作一小時后最多休息十分鐘,根據(jù)醫(yī)學(xué)研究顯示，最佳休息值大約在工作一小時后，休息十分鐘。因為在最初的十分鐘內(nèi)，休息效果最理想，過后就有下降的趨勢,總結(jié)問題與答疑個人行動計劃,將要進行.第三單元,合理規(guī)劃工作時間,8分鐘計劃節(jié)省一小時,每天8分鐘的準(zhǔn)備，并且按計劃執(zhí)行，就可以每天挪出一小時的時間來作重要的事情。,1.計劃本日的主要任務(wù)和核心時間2.處理重要的文件往來-與你的秘書就當(dāng)日行事取得認(rèn)同3.核心時間-45分鐘4.任務(wù)分派再確定-與同事訂約會計劃5.午餐時工作6.次重要任務(wù)/會議7.核心時間8.優(yōu)先次序較后的電話9.簽文件10.長期計劃11.檢查明天的事12.回家！,每日個人的組織安排,理解時間、分析你的時間,做時間日志測定每件事情所花費的時間檢查時間日志細分各項事務(wù)第一組：日常性事務(wù)第二組：持續(xù)性項目第三組：規(guī)劃與發(fā)展尋找模式6:2.5:1.5模式,理解時間、分析你的時間,評估效率我是否做了應(yīng)該由別人來完成的工作？在我的時間日志里，是否存在經(jīng)常重復(fù)的模式？在早晨，我是否總被卷入到第一組的事務(wù)中去？在各項任務(wù)上花費的時間，是否常常比我估計得更長？我是否有足夠的時間進行創(chuàng)造與革新？,訂定每日工作計劃,詳細地計劃今天下午或是明天早上的工作。,工作計劃-,為每天的2-3件事項留出完整的時間,規(guī)劃成功,確立目標(biāo)將長期計劃細分為每周和每天的行動計劃做一張職業(yè)生涯流程圖，計劃好下一步的走向,規(guī)劃成功,確定工作的優(yōu)先順序分析你工作任務(wù)A型：重要并且緊急的任務(wù)；B型：重要或緊急、但不既重要又緊急的任務(wù)；C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)優(yōu)先順序與工作委派重新查看一下你的工作任務(wù)表，現(xiàn)在做三個獨立的表A型、B型和C型任務(wù)表各一個。根據(jù)重要程度將記事簿中的工作會晤歸類。計劃你的一天,規(guī)劃成功,評估工作方式安排各類型任務(wù)的時間效率最大化繪制高峰、低谷表,規(guī)劃成功,使用記事簿挑選一本你喜歡的美觀的記事薄使用。始終放一支筆在記事薄里，用以記錄信息和日期。用記事薄來計劃A型任務(wù)應(yīng)在精力高峰期處理B型任務(wù)應(yīng)安排在每天的第二個精力高峰期C型任務(wù)可留待精力低谷期再做制做一覽表將你所有的任務(wù)不論大小都寫下來，再加上它們各自的完成期限。瀏覽這份一覽表更能讓你全局在胸。,規(guī)劃成功,有效率地使用一覽表每天一開始上班就查看一覽表。當(dāng)任務(wù)完成時，應(yīng)把它從一覽表中劃掉?？吹揭环萘斜碜兌?，是很有成就感的。每天工作結(jié)束時，評估新加到一覽表中的事項，并按A、B、C型任務(wù)進行歸類。當(dāng)對一覽表上的任務(wù)進行時間分配時，要為未計劃到的事項留出時間。年度計劃在彩色的掛圖上標(biāo)出各項定期任務(wù)，用不同的顏色給各項任務(wù)分配時間。看看是否有任務(wù)重疊，需要重新計劃,今日事今日畢,拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)：訂定完成期限建立回饋制度安排人監(jiān)督你趁早解決把工作劃分為幾個小部分現(xiàn)在就去做,習(xí)作:,請寫下您的工作內(nèi)容(Jobdescription):12345678910請將您的工作內(nèi)容分類(性質(zhì).思考.活動):,在進入工作以前，您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備,1、檢查該日計劃再一次根據(jù)重要性與緊急性檢查您該日計劃（前一天作好的）中既定的任務(wù)與目標(biāo)2、任務(wù)A的準(zhǔn)備對當(dāng)天的重點工作（任務(wù)A）做好必要的準(zhǔn)備工作，并收集資料。3、回家前在離開辦公室以前，您該從容地結(jié)束這一天，并在回家途中路上，為晚上及休閑時光調(diào)整心理4、檢討該日計劃由目標(biāo)達成的角度檢討該日計劃之執(zhí)行成果,在進入工作以前，您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備,5、轉(zhuǎn)錄末完成之事檢查那些事情無法完成而必須轉(zhuǎn)登錄到下一天的計劃中6、第二天的計劃整理第二天的日計劃，省得您睡前整晚為了考慮明天會發(fā)生什么事而不安7、當(dāng)日評價用積極的生活觀點來看，您這一天的生活品質(zhì)與價值如何8、下班后情緒調(diào)整考慮您要怎樣度過這個晚上。很多人晚上由辦公室回家，都沒花腦筋想過，如何散播喜悅與如何營造一個美好晚上的基本條件。,總結(jié)問題與答疑個人行動計劃,將要進行.第四單元,建立個人效率系統(tǒng),個人成效,effective,efficient,明確于結(jié)果：快、好,高效,脾氣好,工作愉快、有結(jié)果,一個有成效的經(jīng)理人,A型競爭的攻擊的成果數(shù)據(jù)動作快,工作作風(fēng),B型冷靜的放鬆的品質(zhì)取向好好先生動作慢,工作作風(fēng),A型潛在的問題,1.工作控制不良2.缺少授權(quán)3.對優(yōu)先次序的不確定4.時間計劃有偏差5.犧牲品質(zhì)的可能6.與人相處的問題,A型行動重點,1.建立實際的目標(biāo)2.加強授權(quán)3.改善優(yōu)先次序和時間計劃4.維持適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)5.投資時間與人交流,B型潛在的問題,1.受壓力才計劃2.不實際的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)3.不清楚的授權(quán)4.鬆懈的團隊控制5.放棄數(shù)量的可能,B型行動重點,1.設(shè)立緊湊的目標(biāo)2.計劃較高的輸出3.建立實際的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)4.較明確的授權(quán)5.較嚴(yán)密的團隊控制,較理想的工作作風(fēng),1.控制的A型2.投資時間在人際關(guān)係3.追求品質(zhì),制定時間管理系統(tǒng),建立系統(tǒng)，包括：計劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強迫自己按期限完成工作,沒有計劃，怎么辦？,立即改變,清理辦公室在你的辦公桌上，只擺放目前手頭需要處理的文件。注意即時貼，他們很容易丟失。每天都清理，不要將亂攤子留下明天。處理文件。突出文書工作中的關(guān)鍵點來加速再處理。整理工作空間你工作空間的物品（寫字臺、椅子、桌子、文件柜、臺燈）應(yīng)放置在適合你的地方。辦公室里裝一個時鐘，讓自己和來訪者都能看到。至少每隔幾個月整理一次文檔。,立即改變,文件歸檔建立一種與你和你的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的文檔系統(tǒng)。經(jīng)常檢查你的文檔，扔掉不再用的文件。將無法明確歸類的文件放入標(biāo)著“雜項”的文件夾里。只把將來用得到的關(guān)鍵文件歸檔。,立即改變,避免打斷請你的秘書或同事幫你篩選打進來的電話。列出打斷者為了減少不必要的打斷，首先將如下內(nèi)容列一個表：那些隨時會打斷你的人，比如你的上司或重要客戶；那些在你不太忙的時候會打斷你的人，比如你的同事；那些根本不會打擾你的人。將此表記住，并把它的復(fù)印件分發(fā)給你的助理和有關(guān)同事，讓他們盡量按這張表來跟你打交道。,立即改變,篩選信息獲得信息你得到信息的方式日益多樣化：紙張的形式（例如郵件、傳真、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告）；電子的形式（例如電子郵件、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)）；聲音的形式（例如面談、電視、廣播、電話、錄音電話）。處理信息信息隨時都會來，不應(yīng)讓其干擾工作流程。應(yīng)速讀信息，掌握其主要內(nèi)容。如果某條信息需采取應(yīng)對措施，就記錄下來，并加到一覽表上。為便于歸檔，信息立即用一個文件夾名來編號。信息一旦被處理，就清除掉。,立即改變,打電話選擇打電話的時間保持在預(yù)定“軌道”上使用錄音電話系統(tǒng)控制回電的時間處理冷不防電話閱讀和寫作學(xué)會速讀排除寫作障礙減少文書工作,立即改變,利用科技電腦存檔使用電子郵件舉行會議每周的平均工作時間，有很大一部分是用來開會的。經(jīng)理便是個典型的例子，他們每周近一半的時間用于開會。時間運籌的一個關(guān)鍵因素，就是要確保會議順利進行，并取得預(yù)期效果。,立即改變,應(yīng)對上級了解你上司的工作模式，試著去適應(yīng)建立關(guān)系你首先需要明確的是，經(jīng)理對你的期待是什么。委派給你任務(wù)的經(jīng)理是放手不管給你充分的自由呢，還是希望你每天匯報，或者他有空時才想聽你講？事先將這些問題向經(jīng)理有技巧地探詢，自己的工作方式就能順著上司對你的期待去設(shè)計。如果你想有更多的自主權(quán)，先于上級建立穩(wěn)固的關(guān)系，說服他們信任你。與上司相處得融洽了，你就不必那么拘謹(jǐn)，溝通會更容易、更直接，也更有效。,立即改變,理出問題主動安排時間去進見你的經(jīng)理，不要光等著經(jīng)理召見。他們深陷于自己的工作中，可能想不到你正需要幫助。有效的溝通在處理與上級的關(guān)系時，上級的時間更緊，比你更忙。當(dāng)你與他們討論時，應(yīng)力求簡短，直奔主題，并事先估計他可能會提出的問題。對話要務(wù)實，少談個人觀點。,立即改變,形成自己的方式與上司建立了個人關(guān)系后，你就會知道該如何形成自己的工作方式這樣工作起來更有效也更有成就感。當(dāng)然，經(jīng)理的工作優(yōu)先順序（你自己的也一樣）會改變所有的時間安排。了解這些變化的動態(tài)，并適時適應(yīng)這些波支，就是你的職責(zé)。要帶好相關(guān)材料，有準(zhǔn)備地參加會議；要進行專門記錄，給上司一份備份；要集中請示，避免經(jīng)常打斷經(jīng)理；要搞清楚經(jīng)理喜歡口頭的還是書面的信息，然后照此辦理。,立即改變,何時提出建議使用建議信息決策助手對你與經(jīng)理的交流很有幫助。在上司想聽和你覺得會受歡迎時給上司提建議。你應(yīng)該提供重要的或中肯的信息，做到言無不盡。這很可能會對上司正要作出的決策產(chǎn)生影響。但要記住，即便如此，一個決策的后面也還有一些你想象不到的因素在起作用。,測試:壓力控制能力,1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.*控制或縮小壓力源:6,9,10,11,12,13,18,19,21,22,24總分/11*放松技巧:1,2,3,14,15,16,20,23,26總分/9*調(diào)整他人想法:4,27,28總分/3*用計劃與分析減壓:5,7,8,17,25總分/5,為了合理安排你的辦公桌，請考慮以下因素：,你,手能夠著的區(qū)域,你的辦公桌,經(jīng)常性工作區(qū)域,手夠不著的區(qū)域,經(jīng)常性工作區(qū)域包括：工作臺面抽屜電腦文件檔電話文具,這個區(qū)域是你安置日常工作設(shè)備的地方，如果你坐在桌邊，面對你的辦公桌，那么上述東西是你抬手可及的。,可及區(qū)域你的外延工作區(qū)域包括：收件格出件格重要文檔（重要客戶檔案）日歷字典電腦磁盤這個區(qū)域雖然并非伸手可及，但只要伸長胳膊就能夠著。不可及區(qū)域包括你的存檔、庫存資料：書架文件柜宣傳資料我們必須站起來才能到達這個區(qū)域。最好是在我們坐在辦公桌前看不見的地方，否則只會起干擾作用。,你的“待辦”格里有多少文件？“待辦”是什么意思？難道這不意味著優(yōu)柔寡斷嗎？,收件,出件,待辦,文檔,案頭工作你用什么樣的流程系統(tǒng)來處理和安排你的案頭工作？最常見用的包括：,辦公桌管理系統(tǒng),老板HEA項目客戶建議C個人閱讀,跟進文檔,12345678.31,案頭管理I)清理你的書桌。除了目前手頭正在做的工作，不應(yīng)該有任何別的東西滯留在桌面。ii)用一個收件盤。iii)將收件按以下類別歸類：重要而緊急的（今天核心時間處理的）重要但不緊急的（注上處理日期，放入“跟進”文檔）授權(quán)廢紙簍iv)限制信息流量，避免復(fù)印沒必要的文件。v)建立個人文檔系統(tǒng)。除了有一個“跟進”文檔外，還應(yīng)該有一個管理文檔，其中包括一些重要的分類。,決定在擬訂計劃、作決定、給予成果回饋時，何種資料派得上用場，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性進行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量預(yù)期作好評估，將資料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化,當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時丟棄，一般主管平均只丟棄20%別做任何你可以授權(quán)給別人做的事設(shè)計簡化文件處理的系統(tǒng)，減少復(fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式,資料不全,文件繁雜,文件管理文件管理的四個方法：1.立即處理文件先閱讀文件，然后直接回復(fù)。如果文件需要以后處理，那就把它記錄到日志里，用電腦記錄的日志或傳統(tǒng)形式的日志均可。2.把文件遞交給別人如果你還需要知道別的信息才能處理文件，就把文件交給別人。清楚的說明你希望別人做什么，什么時候做完。3.把文件歸檔如果你想將晚間歸檔，最好有一個文件盤，并且在日記中對歸檔的時間有規(guī)律的加以記錄，以使這項常規(guī)任務(wù)不至于越積越多。4.把文件扔進廢紙簍你要知道辦公桌上的很多文件都和你沒什么關(guān)系，認(rèn)識到這一點很重要。要確保把盡可能多的,存檔建立一個簡單的文檔系統(tǒng)要考慮以下原則：1.什么東西需要存檔？原則上說，只是對將來有用的東西才值得存檔。其他的就應(yīng)該扔掉。正常情況下，你不必保留會議備忘錄、雜志、感謝條、留言等。你可以把這些存入“跟進”文檔中31天的某一天，并注明在哪一天扔掉。2.分類當(dāng)建立分類系統(tǒng)時，應(yīng)考慮四方面因素：I)儲存類：這些可以被稱作不常用文件，比如史料、年度資料等。這些資料很少被用到，但需要作為文檔來儲存，以備有用。II)來件類：這些是需要及時處理的文件，分類系統(tǒng)應(yīng)該確保能夠快速正確地對這類文件歸檔和處理。這類文件包括重要客戶文件。III)提示類：這類文件應(yīng)該直接放入“跟進”文檔指定的那些天內(nèi)，因為這些文件直接與那一天的活動有關(guān)，需要及時跟進，比如銷售拜訪、發(fā)出定單、召開會議等。IV)確立重點類：經(jīng)常與桌面文檔有關(guān)，用來表明使用頻率。3.儲存用來起提示作用和安排優(yōu)先次序的“跟進”文檔和桌面管理系統(tǒng)都可以放置在桌面抬手可及的區(qū)域內(nèi)。隨時要處理的文件可以放置在伸胳膊夠不著的區(qū)域，不常用的文件最好儲存在文件柜里。,存檔4.什么時候存檔使用頻率取決于有多少文件需要存檔。存檔時間當(dāng)然應(yīng)該在每天的下午，因為存檔不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存檔工作，在你的日記上寫上哪一天做存檔工作。5.設(shè)計文檔盒式存檔：用來存放很重要的資料，例如公司的宣傳資料等。吊式存檔：對存放客戶檔案和其他隨時要處理的文檔最合適。把最后進入的文件放在最上層，如果必要的話，在文檔系統(tǒng)左邊的表面貼上分類目錄。夾式存檔：對存放“定單”和“常用文件”，比如帳單等有用。記住，你應(yīng)該親自做文檔，不要忘記安全、便于保存和更新等因素。,買一本日記1、靈活性你所買的日記最好是可以加頁。靈活性通常指的是活頁夾?；铐搳A必須是標(biāo)準(zhǔn)號碼的。2、總體性每周，每月和年度計劃安排是必不可少的。3、大小最好能買一本足夠大的日記本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的任務(wù)和工作。最佳尺寸選擇為標(biāo)準(zhǔn)的A5，這個標(biāo)準(zhǔn)也最易于做復(fù)印。4、信息一本日記本也應(yīng)包括注意事項，電話號碼和其他一般性信息。5、任務(wù)一本好的日記也應(yīng)該設(shè)置重要工作和工作目標(biāo)的欄目，包括個人目標(biāo)欄目。6、分頁一本好的日記也應(yīng)該有分頁紙和分頁欄目。7、競爭力人們經(jīng)?；匕岩槐竞玫娜沼浵到y(tǒng)與辦公系統(tǒng)相比。,隨時檢視,隨時檢視自己的時間管理狀況，如果覺得不滿意，可重新檢查自身的時間管理方法，發(fā)現(xiàn)問題點后再做調(diào)整。,練習(xí)：記錄你的模式準(zhǔn)備合適的工具，如筆、空白時間表（最好以一刻鐘或半小時為一刻）、計時器，詳細記錄自己的活動情況，堅持一周。如果全天記錄有困難，可以分段記錄，比如今天記錄整個上午的情況，明天記錄下午和晚上的情況，后天記錄上午和中午的情況，等等，然后把它們綜合起來。記錄中要包括以下幾點：活動的開始時間、結(jié)束時間、地點、自我感覺效率、是否按計劃完成（或者：是否是計劃安排的事情）、中途中斷的次數(shù)、原因和長短。,時間表可以參照下頁的格式：時間星期二星期三星期四星期五星期六每天上班時間為8點-18點（含往來交通時間，中午有1小時休息）08.0008.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.00。18.0018.3019.00。22.0022.3023.00,使用計劃表,每日時間檢核表必做清單,To-DoList待處理事項,A.M.P.M.,6789101112,DailyExpenses每日支出,12345678910,Appointments日程,MonthlyPlan月度計劃MonthYear年月,Projects/Goals本月項目/目標(biāo),A/BBusiness工作開始日,Personal個人生活,下面是一份記錄的空白樣表：_年_月_日星期_項目地點效率自評計劃中斷說明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:00,總結(jié)及行動計劃,建立主要職責(zé)范圍及目標(biāo)，得到認(rèn)同利用日記本，做好個人組織上班前先做好當(dāng)日工作計劃有效的授權(quán)及跟進不參加無謂的會議，針對有意義的會議，要事先做好準(zhǔn)備于會議后有明確計劃-誰做什么及何時做？整理桌面及文件文件只經(jīng)手一次投資于員工上，花時間在人際關(guān)系上積極爭取佳績準(zhǔn)時回家擁有私人生活,總結(jié)問題與答疑個人行動計劃,將要進行.第五單元,完善時間管理的技巧,15項浪費時間的主要因素,控制1、電話打擾2、不速之客、順便來訪3、信息資料不全4、缺乏自我約束5、不善于拒絕計劃1、試圖完成過多的工作或不切實際的時間預(yù)算2、“消防救火”式或“危機型”管理3、沒有目標(biāo)、優(yōu)先次序、每日計劃4、擱置未完成的任務(wù),信息傳遞1、頻繁的會議2、信息不足、或不清、或過多決策優(yōu)柔寡斷或拖延組織1、混淆職責(zé)與職權(quán)2、辦公室雜亂無章指揮無效的授權(quán)人力0,時間管理的障礙,1.目標(biāo)及優(yōu)先次序不清2.電話干擾3.個人組織能力差4.毋須及無效的會議5.“明日復(fù)明日”的心態(tài)6.突然的訪客7.危機管理8.缺乏權(quán)利下放9.在同一時刻內(nèi)處理太多事情,10.不好意思說“不”11.做事有頭無尾12.不做重點閱讀13.“太多”社交活動,教練的四個步驟,1.我說給你聽2.你說給我聽3.我做給你看4.你做給我看,放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時準(zhǔn)備提供建議并進行解答,組織下屬,學(xué)習(xí)分配工作,學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達成目標(biāo)。,授權(quán),1.及早授權(quán)2.指示清晰3.安排跟進4.保留安全時間5.整個工作6.放手,a)最好告訴你的屬下為什么你選擇向他授權(quán)負責(zé)這項工作。這能夠給予屬下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b)確保雙方對工作目標(biāo)達成共識，并確認(rèn)被授權(quán)人有能力完成這項工作。c)理清工作的優(yōu)先次序，并讓被授權(quán)人明白該項任務(wù)與他的其他工作的關(guān)系，讓他認(rèn)識到其重要性。d)明確交代可用的資源，比如人力資源、時間、財權(quán)、設(shè)備等。e)雙方制定一個時間安排，包括起始時間、總結(jié)回顧時間和完成工作的時間。并請記住將此列入你個人的時間日程安排。f)雙方須考慮總結(jié)回顧的程序，并就此達成一致-記住，必須明確規(guī)定是什么、什么時候、如何做和在哪里做。,授權(quán)的準(zhǔn)則,一旦授權(quán)，不宜干涉及時總結(jié)，按照共同認(rèn)可的程序總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)表揚公開，批評私下。,授權(quán)的準(zhǔn)則,信心,能力,行動前等候,先請示再行動,先建議再行動,先行動再立即匯報,先行動再例行匯報,行動后定期匯報,授權(quán)模式,會議耗時,把會議的目的、議程寫下來，使與會者有備而來只有必須參加的人才通知參加，避免浪費太多的人時間務(wù)必準(zhǔn)時開會與散會，制定應(yīng)付干擾的辦法控制會議議題，要求大家不要離題一定要有效追蹤執(zhí)行會中完成的所有決議，以備下次會議討論,怎么辦？,不良會議特徵如下：,沒有目的感敵對、政治化、衝突不平均的貢獻時間控制差，晚開始-晚結(jié)束缺少準(zhǔn)備沒有認(rèn)同的結(jié)果或行動太長干擾多太多人參加或不對的人參加偏離議程,會議管理,1.目標(biāo)-單一目的-在議題中清楚地陳述出來2.參與者-活躍/有價值的參與-或只是在一旁聽-全職/半職-準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)馁Y料3.格式-會議的形式-影響到后勤/程序4.議程-日期/時間/會場/參與者5.會議記錄-結(jié)論總結(jié)6.會場-佈置/設(shè)備/點心飲料,穦某,會議的準(zhǔn)備,在準(zhǔn)備會議時，請記住以下要點：1.會議的目的是什么？2.誰是參加會議的人？3.會議的形式4.議事日程日期時間地點參加會議人的名單時間安排5.會議總結(jié)6.會議召開地點會議安排（座位安排、休息室、會議室的大小、通風(fēng)設(shè)備、室內(nèi)溫度等）設(shè)備（白板、投影儀、文具等）點心（咖啡、茶、飲用水、三餐安排）,準(zhǔn)備會議的準(zhǔn)則,主席權(quán),陳述會議目的,開始及結(jié)束時間控制,維持秩序使大家專心聽,確保優(yōu)先議題討論的進行,事實、解釋、結(jié)論,化解衝突,時間管制,制止小組會議,安靜先生和廢話先生,總結(jié)行動和負責(zé)權(quán),激勵授權(quán)決策建立關(guān)係溝通,會議管理,談判培訓(xùn)和發(fā)展社交,出席會議成功會議的“必做”清單確定明確具體的目標(biāo)。確保參加會議的每個成員都有事可干。把會議的議程打出來，根據(jù)各個主題的重要性安排時間。會前把議程單發(fā)給所有與會者，使他們能夠明確會議安排，并準(zhǔn)備好自己要說的東西。確保不要讓與會議無關(guān)的人出席會議。指定一個主席來主持會議，指定秘書做會議記錄，指定計時員掌握時間。為會議制訂一個不同尋常的開始時間。例如：將開會時間定到10：10，表現(xiàn)出你對會議的重視程度，因而每個人都會按時參加會議。要守時在會議開始前到達會場，以表示對會議的負責(zé)態(tài)度確定一個大家都同意的散會時間，并確保遵守約定。,出席會議成功會議的“必做”清單采用每個人都必須遵守的會議規(guī)章制度。例如：準(zhǔn)時到會，尊重他人，采取積極的建設(shè)性態(tài)度，不是消極的破壞性態(tài)度。在一些會議里采用傳遞物件的方法（一本書）決定發(fā)言者，只有拿到物件的人才能發(fā)言。以保持紀(jì)律性，掌握好時間。不時總結(jié)會議已經(jīng)作出的決定，以使與會者能夠?qū)⑿乃技械綍h上?？梢钥紤]讓每個與會者負責(zé)一個方面的議題，并請他們在限定的時間內(nèi)發(fā)言，例如5分鐘。這能夠讓每個人都參與到會議中去。要始終跟隨主題。會后立即傳閱會議記錄。確保從會議記錄能夠看出會議決定采取的行動，及其執(zhí)行者。把和你有關(guān)的項目記到你的日志里，確保在下次會議前執(zhí)行這些任務(wù)。,電話使用電話中導(dǎo)致浪費時間的習(xí)慣是：過多的社交閑談沒有紙和筆，以記錄一些有用的東西沒有準(zhǔn)備好說什么沒有給出確切的答復(fù)不得不接聽所有打進來的電話不得不應(yīng)付“難以對付的人”在做非常重要的工作時打電話不認(rèn)真聽取電話內(nèi)容不知如何應(yīng)對打進來的電話,電話使用辦公室使用電話的一些基本原則：應(yīng)盡可能快的接聽電話最好在三聲內(nèi)接電話。確保有良好的程序和恰當(dāng)?shù)牡胤絹碛涗涬娫捫畔ⅲ⑦@些信息送到相關(guān)的人手中。盡可能迅速的停下你在做的事然后認(rèn)真聽電話。如果你在打電話的時候需要和別人說話，就請捂住話筒。5如果你回答不了對方的問題,應(yīng)該告訴對方會沒法找到解決的辦法并給他回電確保信守你的諾言。,培養(yǎng)說“不”的能力,如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負荷時，你的工作品質(zhì)勢必會大受影響。,NO！,NO！,NO！,總結(jié)問題與答疑個人行動計劃,將要進行.第六單元,困難問題研討,時光大盜,打擾（電話或沒有預(yù)約）重要性次序無所調(diào)整沒有目標(biāo)、次序和計劃叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕個人缺乏組織能力缺乏自律會議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力,同時設(shè)立個人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾。克服做事拖延的壞習(xí)慣；,認(rèn)識真正的朋友不會因為坦率的解釋而被觸怒出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板別人會替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序,無力拒絕,缺乏自律,將阻礙減到最低,通常造成時間浪費的環(huán)境因素有：電話信件會議等候訪客緊急事件,問題,電話打擾開會老板等等.,怎么辦？,利用清靜時間、過濾電話、安排專門接電話的時間學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧增加授權(quán)，把電話轉(zhuǎn)交給被授權(quán)處理,電話打擾,干擾老板應(yīng)該和管理層就其主要的認(rèn)識和程序取得合作和達成一致。來訪者最好讓來訪者意識到，要想見到一方法是事先和你約好。電話和傳真秘書們難以應(yīng)付想通過電話和我們交談的人，有一部分原因是因為他們回答電話的方法有問題。要避免說“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”這類的話，因為對方的下一個問題肯定是“那他在那里？”這就會引發(fā)一場長時間的、沒必要的扯淡。傳真并不意味著一定是緊急的，傳真的內(nèi)容才能決定這件事是否緊急。將傳真放在中心位置，處理傳真就像處理任何其他文件一樣，并只能通過收件盤或信箱分發(fā)處理。,征得主管同意后，準(zhǔn)備一份工作責(zé)任清單，其中要說明責(zé)和職權(quán)堅持獲得與責(zé)任對等的職權(quán)，你有義務(wù)獲得執(zhí)行任務(wù)的權(quán)力擬出明確的工作項目說明，內(nèi)容要詳細，涵蓋個人所有的職責(zé),權(quán)責(zé)混淆,這樣辦！,自我懷疑者過度的交際者次序顛倒者做白日夢者計劃者,拖延者的類型,拖延的範(fàn)圍,1.不愉快的任務(wù)2.與人有關(guān)的任務(wù)3.大型方案/任務(wù)4.小任務(wù)5.不熟悉/有風(fēng)險的工作6.公共任務(wù),運用“起始時間”,最優(yōu)先處理工作,避免過度交際,拖延行動重點,所有人都有拖延習(xí)慣,清楚了解自己常拖延的工作,現(xiàn)在就要開始,文件只經(jīng)手一次,對工作質(zhì)量要求，要在開始時決定,2,3,4,8,1,5,6,7,小結(jié),如何管理時間？,建立目標(biāo)每天做時間計劃編排優(yōu)先次序，定下期限運用時間管理原則（找出最重要之事并先完成它）改善技巧，排除打擾憑借組織安排打電話利用“QuietAnHour”(清靜一小時），學(xué)習(xí)說“不”一次性時間處理文件跟隨會議議程，控制會議時間請別人幫忙克服人性弱點，走出時間陷阱！,總結(jié)問題與答疑個人行動計劃,糟糕的開始=糟糕的一天,幾乎總是同樣的問題：睡眠不足，急忙又緊張，沒有好好地吃餐，就沖進公司有了那么一個開始，這天可就容易出錯。清晨給自已一點時間。,美好的開始美好的一天,（1）舒舒服服地醒來（2）與家人共進美好的早餐（3）愜意地梳洗保養(yǎng)（4）悠然自得，不慌不忙地驅(qū)車上班,為了使新的一天能有積極的態(tài)度，您要注意三項原則,（1）每天做些讓您自已快樂的事（2）每天做些感覺更接近個人目標(biāo)的事（3）每天做些平衡工作壓力的事（運動、家庭、嗜好等）,感恩的心,我來自偶然,象一棵塵土,有誰看出我的脆弱;我來自何方,我情歸何處,誰在下一刻呼喚我;天地雖寬,這條路卻難走,我看遍這人間坎坷辛苦,我還有多少愛,我還有多少淚,要蒼天知道,我不認(rèn)輸!感恩的心,感謝有你,伴我一生,讓我有勇氣做我自己;感恩的心,感謝命運,花開花落,我一樣會珍惜!,感恩時間-認(rèn)知,結(jié)束語,這一切終將成為過去,謝謝大家!,為一年寫時間規(guī)劃1.首先安排固定項目2.根據(jù)你的生物鐘安排時間3.把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊4.充分利用零碎時間5.為每件事情設(shè)定明確的起止時間6.留出充分的休息和娛樂時間7.留出機動時間，不要把所有的時間都填滿,產(chǎn)品說明書,了解產(chǎn)品,印刷,售后服務(wù),圖片,題綱,初稿,規(guī)格,注意事項,維修點,打印,美工,公司簡介,拍照,思維地圖,任務(wù)的類型請在腦海中想象一棵大樹，樹根是你的價值觀，樹干是你的目標(biāo)，樹的主枝是你的主要任務(wù)，樹的細枝和葉子是你的次要任務(wù)。你所做的一切應(yīng)源于你的價值觀，它是樹根。拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：在樹根處寫上你認(rèn)為最重要的價值，在樹干處寫上你的目標(biāo)，在幾個主枝中寫上你的主要任務(wù)，在葉子和細枝旁寫上各種次要任務(wù)，完成這幅圖。,表達工作情緒的詞語,愜意沉悶累亂繁忙輕松無聊充實平衡煩,有效率地完成工作疲于應(yīng)付盲目目標(biāo)明確筋疲力盡毫無頭緒做自己想做的事壓力太大精力充沛憔悴,應(yīng)付自如昏昏欲睡按部就班工作愉快拖沓逃避信心百倍忙于收拾殘局有危機感有成就感,*雙贏活動*,游戲規(guī)則：4黑各扣一分3黑1紅