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文書管理制度北大縱橫管理咨詢公司二零零四年三月文件收發(fā)規(guī)定第一條 公司的文件由綜合辦負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負責起草，綜合辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第二條 文件簽發(fā)后，送綜合辦統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。第三條 文件和原稿，由綜合辦分類歸檔，保存?zhèn)洳?。第四條 屬于秘密的文件，核稿人應該注明秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第五條 文件統(tǒng)一由綜合辦負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。第六條 外來的文件由綜合辦專人負責簽收，并分類登記。由綜合辦主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。第七條 傳閱文件由綜合辦專人負責收回，對領導指示的文件，綜合辦應及時組織傳達和落實。文件管理制度第一節(jié) 總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關于文書處理的有關規(guī)定，結合我公司的實際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條 全公司各類文件由綜合辦歸口管理。第二節(jié) 收文的管理第四條 公文的簽收1. 凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由公司收發(fā)員登記簽收后交綜合辦拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和綜合辦人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。2. 對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管1. 綜合辦對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交綜合辦辦理正常手續(xù)。2. 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交綜合辦進行登記編號保管，不得個人保存。第六條 公文的閱批與分轉1. 凡正式文件均需由綜合辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由綜合辦干事分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2. 一般函、電、單據(jù)等，由綜合辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。3. 為加速文件運轉，綜合辦應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條 文件的傳閱與催辦。1. 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2. 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交綜合辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，綜合辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3. 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4. 文件閱完后，應送交綜合辦，切忌橫傳。5. 綜合辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得綜合辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。第三節(jié) 發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1. 全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中在綜合辦，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2. 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向綜合辦提出發(fā)文申請，并將文件底稿交綜合辦審核。3. 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由董事長批準簽發(fā)。其余文件均由總經(jīng)理批準簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍1. 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2. 公司下發(fā)文件主要用于：（1） 公布公司規(guī)章制度；（2） 轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3） 公布公司體制機構變動或干部任免事項；（4） 公布全公司性的重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5） 發(fā)布有關獎懲決定和通報；（6） 其他有關公司的重大事項。3. 公司上行文、外發(fā)文主要用于：（1） 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；（2） 同關聯(lián)企業(yè)聯(lián)系有關公司重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。4. 在公司日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)公司領導批準后，由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。5. 凡各業(yè)務部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。6. 各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。第四節(jié) 發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定1. 各部門需要發(fā)文，應事先向綜合辦提出申請；2. 綜合辦同意發(fā)文時，主辦部門應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；3. 草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4. 文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5. 綜合辦應根據(jù)公司的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；6. 經(jīng)綜合辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；7. 對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新撰寫清楚；8. 需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；9. 文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定呈送公司領導審定批準簽發(fā)；10. 經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交綜合辦統(tǒng)一編號打印；11. 文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；12. 文件打字后，由綜合辦派專人按數(shù)印刷，再由綜合辦干事分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，綜合辦干事應拒絕蓋印分發(fā)。第五節(jié) 文件的借閱和清退第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須綜合辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條 綜合辦對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第十四條 各部門應指定一位責任心強的員工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第六節(jié) 文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍1. 凡下列文件統(tǒng)一由綜合辦負責歸檔：（1） 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；（2） 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；（3） 公司經(jīng)理辦公會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；（4） 有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；（5） 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；（6） 上級機關領導來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；（7） 反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音、像攝制品；（8） 公司日志和大事記；（9） 公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2. 業(yè)務部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。第十六條 立卷要求1. 文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2. 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交部門各留存一份備查）。第七節(jié) 文件的銷毀第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，綜合辦應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車由綜合辦主任護送到上級機關指定的造紙公司監(jiān)視銷毀。公文管理規(guī)定第一條 公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。第二條 公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。1. 各部門及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。2. 公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。第三條 文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內(nèi)容確定。第四條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核（部門領導）、簽發(fā)（公司領導）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第五條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。第六條 草擬公文應注意以下事項1. 內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。2. 反映情況要客觀，實事求是。3. 文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規(guī)范。4. 人、地、物名、引文及時間要具體、準確。第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，三天內(nèi)批復。第八條 各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領導簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領導指示的，還應附批復件。第十條 收文由綜合辦統(tǒng)一負責。綜合辦收文后，應先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導閱示。閱示完畢后，由綜合辦收回歸檔。第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條 公司發(fā)文，一定要由綜合辦統(tǒng)一編號1. 以公司名義對外發(fā)文，一律字(年)號；2. 公司黨總支發(fā)文，用黨字(年)號；3. 以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用政字(年)號；4. 公司監(jiān)事會發(fā)文，用監(jiān)字(年)號；5. 董事會發(fā)文，用董字(年)號；6. 董事會委員會發(fā)文，用董字(年號；第十三條 董事會機構除經(jīng)經(jīng)理辦公會同意，一般不對外發(fā)文。第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。公文處理實施細則第一節(jié) 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。第二條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。第三條 各部門應發(fā)揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由綜合辦人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條 各部門的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保公司機密。第二節(jié) 公文種類第六條 公文種類主要有：1. 請示請上級指示和批準，用“請示”。2. 報告向上級機關匯報工作，反映情況，用“報告”。3. 指示對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。4. 布告、公告、通告對公眾公布應當遵守或周知的事項，用“布告”。向國內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。5. 批復答復請示事項，用“批復”。6. 通知傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。7. 通報表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。8. 決定、決議對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。9. 函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。10. 會議紀要傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。第三節(jié) 公文格式第七條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送（抄報）單位、公文字號、主題詞等。1. 公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。2. 向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。3. 發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。4. 公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。5. 公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。6. 收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。7. 文字一律從左至右橫寫橫排。第八條 公文紙一般用16開，在左側裝訂?！巴ǜ妗暗扔眉埓笮?，根據(jù)實際需要確定行文關系。第九條 對上級單位組織的請示或報告，用公司名義發(fā)文。第十條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。第十三條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導者個人（除領導直接交辦外）；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。第十五條 發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。第四節(jié) 公文處理程序第十六條 收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。1. 上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由綜合辦人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送綜合辦主任處理。2. 承辦人應根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。3. 凡需辦理的公文，應先送綜合辦主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。綜合辦主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關部門閱辦。各單位收到急件時，應在3天內(nèi)答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。4. 加強公文檢查催辦工作。綜合辦人員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。5. 領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交綜合辦人員立卷歸檔。第十七條 發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。1. 草擬公文的要求：（1）要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。（2）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。（3）引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。（4）草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。（5）數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。（6）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”。（7）不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。2. 公文審核。公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送綜合辦核稿。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。審核的重點：（1）是否需要行文。（2）是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。（4）處理程序是否完備，行文關系、