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文檔簡(jiǎn)介
行政秘書(shū) 檔案管理 講師:李革增 檔案: 是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動(dòng)直接形成的 對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值 的各種文字、圖表、聲像等不同形式的 歷史記錄 。 文檔管理:文檔管理是以管理規(guī)范為主,對(duì)文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對(duì)文檔的分類(lèi) 、 整理、存儲(chǔ)、更新及使用 的統(tǒng)一解決和管理辦法。 1、分類(lèi) 原則:方便使用;操作簡(jiǎn)單;設(shè)置合理 方法: 按工作的主要 內(nèi)容 分,例如:申請(qǐng)、報(bào)告、合約、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、通知等,類(lèi)別下面再劃分次類(lèi)別。 公司 部門(mén) 分,例如:人事部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等,類(lèi)別下面再劃分次類(lèi)別。 按事件的 處理狀態(tài) 分,如:已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔 2、整理 原則: 以時(shí)間順序?yàn)橹?,以檔案的重要性為輔,兼顧檔案的分類(lèi)。先發(fā)生的檔案存檔在前,后發(fā)生的檔案存檔在后; 方法 : ( 1)根據(jù)使用的頻率來(lái)整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊,隨手可取。 ( 2)把暫時(shí)丌用的文件移走。 ( 3)建立文檔編號(hào),一部分編號(hào) 0112,代表每年的每一個(gè)月;另一部分編號(hào) 0131號(hào),代表一個(gè)月的每一天。 ( 4) 一般歸檔一份(原件),重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。 ( 5)文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。 3、 存儲(chǔ) 普通文件:文件柜、箱 電子文件: 硬盤(pán) 光盤(pán) 原則:分門(mén)別類(lèi)、丌同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨(dú)存放;保證安全; 檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存,這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識(shí)。 案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確,左上角應(yīng)有檔號(hào)、檔案箱號(hào)、縮微號(hào),封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。 4、更新和使用 定期整理、更新,三個(gè)月內(nèi)丌用的文檔丟棄。(國(guó)家規(guī)定的除外) 讓你的檔案更加有效的小秘訣: ( 1)使用大寫(xiě)、清楚的字母標(biāo)示檔案。 ( 2)使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類(lèi)型文件的位置。 ( 3)將類(lèi)別不次類(lèi)別標(biāo)簽排成一列,類(lèi)別不次類(lèi)別用丌同顏色標(biāo)示。 ( 4)為大型的資料建立索引。 1、信息的概念及其特征 概念 信息是客觀事物的特征和變化 的最新反映,包括自然信息和社會(huì)信息 2信息在企業(yè)工作中的作用 戰(zhàn)略決策 企業(yè)經(jīng)營(yíng) 市場(chǎng)銷(xiāo)售 3、企業(yè)信息的分類(lèi)(技術(shù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)) 在今天的世界上 , 只要你打個(gè)瞌睡 , 機(jī)會(huì)就消失了 。 情報(bào)是防止你打瞌睡的鬧鐘 。 -TI公司的全球營(yíng)銷(xiāo)副總裁 ( 1)相關(guān)行業(yè)的報(bào)紙、雜志、圖書(shū) ( 2)圖書(shū)館、互聯(lián)網(wǎng) ( 3)從相關(guān)部門(mén)、企業(yè)購(gòu)買(mǎi) ( 4)通過(guò)同行業(yè)索要、交換 ( 5)從廣播、電影、電視中獲取 ( 6)通過(guò)與利機(jī)構(gòu)咨詢(xún) ( 7)通過(guò)工商主管機(jī)構(gòu)了解 ( 8)通過(guò)咨詢(xún)公司了解 ( 9)通過(guò)知名學(xué)者、與家、科研人員及其它與業(yè)人員 ( 10)向有關(guān)國(guó)家和部門(mén)了解 4行政文秘信息、情報(bào)工作的原則和基本要求 工作原則 追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則 行政文秘信息工作的基本要求 及時(shí)、全面、適用 5信息資料的收集和處理 采集、交換、索取、購(gòu)買(mǎi) 信息的處理 整理加工、 儲(chǔ)存、使用 6、信息情報(bào)的 分析 7信息情報(bào)整料的貯存和使用 信息情報(bào)資料的科學(xué)貯存 分類(lèi)、
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