行政秘書(shū)檔案管理18

行政秘書(shū) 檔案管理 講師：李革增 檔案： 是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動(dòng)直接形成的 對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值 的各種文字、圖表、聲像等不同形式的 歷史記錄 。 文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對(duì)文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對(duì)文檔的分類(lèi) 、 整理、存儲(chǔ)、更新及使用 的統(tǒng)一解決和管理辦法。 1、分類(lèi) 原則：方便使用；操作簡(jiǎn)單；設(shè)置合理 方法： 按工作的主要 內(nèi)容 分，例如：申請(qǐng)、報(bào)告、合約、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、通知等，類(lèi)別下面再劃分次類(lèi)別。 公司 部門(mén) 分，例如：人事部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等，類(lèi)別下面再劃分次類(lèi)別。 按事件的 處理狀態(tài) 分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔 2、整理 原則： 以時(shí)間順序?yàn)橹?，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類(lèi)。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后； 方法 ： （ 1）根據(jù)使用的頻率來(lái)整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。 （ 2）把暫時(shí)丌用的文件移走。 （ 3）建立文檔編號(hào)，一部分編號(hào) 0112，代表每年的每一個(gè)月；另一部分編號(hào) 0131號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。 （ 4） 一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。 （ 5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。 3、 存儲(chǔ) 普通文件：文件柜、箱 電子文件： 硬盤(pán) 光盤(pán) 原則：分門(mén)別類(lèi)、丌同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨(dú)存放；保證安全； 檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識(shí)。 案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，左上角應(yīng)有檔號(hào)、檔案箱號(hào)、縮微號(hào)，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。 4、更新和使用 定期整理、更新，三個(gè)月內(nèi)丌用的文檔丟棄。（國(guó)家規(guī)定的除外） 讓你的檔案更加有效的小秘訣： （ 1）使用大寫(xiě)、清楚的字母標(biāo)示檔案。 （ 2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類(lèi)型文件的位置。 （ 3）將類(lèi)別不次類(lèi)別標(biāo)簽排成一列，類(lèi)別不次類(lèi)別用丌同顏色標(biāo)示。 （ 4）為大型的資料建立索引。 1、信息的概念及其特征 概念 信息是客觀事物的特征和變化 的最新反映，包括自然信息和社會(huì)信息 2信息在企業(yè)工作中的作用 戰(zhàn)略決策 企業(yè)經(jīng)營(yíng) 市場(chǎng)銷(xiāo)售 3、企業(yè)信息的分類(lèi)（技術(shù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)） 在今天的世界上 ， 只要你打個(gè)瞌睡 ， 機(jī)會(huì)就消失了 。 情報(bào)是防止你打瞌睡的鬧鐘 。 -TI公司的全球營(yíng)銷(xiāo)副總裁 （ 1）相關(guān)行業(yè)的報(bào)紙、雜志、圖書(shū) （ 2）圖書(shū)館、互聯(lián)網(wǎng) （ 3）從相關(guān)部門(mén)、企業(yè)購(gòu)買(mǎi) （ 4）通過(guò)同行業(yè)索要、交換 （ 5）從廣播、電影、電視中獲取 （ 6）通過(guò)與利機(jī)構(gòu)咨詢(xún) （ 7）通過(guò)工商主管機(jī)構(gòu)了解 （ 8）通過(guò)咨詢(xún)公司了解 （ 9）通過(guò)知名學(xué)者、與家、科研人員及其它與業(yè)人員 （ 10）向有關(guān)國(guó)家和部門(mén)了解 4行政文秘信息、情報(bào)工作的原則和基本要求 工作原則 追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則 行政文秘信息工作的基本要求 及時(shí)、全面、適用 5信息資料的收集和處理 采集、交換、索取、購(gòu)買(mǎi) 信息的處理 整理加工、 儲(chǔ)存、使用 6、信息情報(bào)的 分析 7信息情報(bào)整料的貯存和使用 信息情報(bào)資料的科學(xué)貯存 分類(lèi)、