初級管理人員培訓(xùn)課本ppt課件.ppt

1 初級管理人員培訓(xùn)教材 教材編號 TR PRO 003 2 一 目的 熟悉管理技巧 成為一名合格的管理員 更好地改善質(zhì)量 提高效率及按時 按質(zhì)完成各項工作 所有管理人員 二 范圍 3 三 職能 生產(chǎn)管理是指對企業(yè)生產(chǎn)活動全過程進(jìn)行計劃 組織 指導(dǎo)等各項管理工作的總和 作為一個管理人員 須事事以身作則 服從上級之指導(dǎo)及命令 給屬下人員樹立一個良好的榜樣 同樣需協(xié)助上司執(zhí)行公司所制定之規(guī)章制度等 不應(yīng)以權(quán)謀私或利用職權(quán)故意欺壓或刁難下屬等 按時完成上級給與之工作指標(biāo) 完成份內(nèi)之工作 指導(dǎo)屬下人員安全生產(chǎn) 防止工傷意外之發(fā)生 指導(dǎo)屬下人員按正確方法操作設(shè)備或按工藝指示生產(chǎn) 負(fù)責(zé)管理所屬區(qū)域之設(shè)備 環(huán)境衛(wèi)生等 遇有困難需即時向直屬管理人員反映 若仍未能解決則需向部門經(jīng)理反應(yīng) 4 需經(jīng)常注意屬下人員之工作態(tài)度 去向 離崗是否太久等 需小心保管所屬區(qū)內(nèi)之設(shè)備 物料或半成品等之完好 免被破壞或遺失 在必要時須提醒其他同事收拾有關(guān)之設(shè)備 物料半成品等 作為一個最前線之管理人員 與屬下人員之溝通是十分重要 因你需要上司所下達(dá)之命令 配合你所知的知識及技能傳達(dá)給你屬下之人員 協(xié)助你完成上司給與你之工作任務(wù) 任何一個管理人員對屬下人員下達(dá)命令或指示 需因人 因事或因情況而施 以求所下達(dá)命令被接納及貫徹執(zhí)行 以求能達(dá)預(yù)期之效果 5 四 下達(dá)命令之方式可分為下述幾項 1 要求式 是一種無妥協(xié)余地之命令態(tài)度 含 高壓手段 之態(tài)度 例如 我要你們在兩星期內(nèi)將盤點工作完成 便是一種高壓式之命令要求 此種下達(dá)命令之方式 適用在 4 1 1 緊急情況之下 4 1 2 為即時制止資源之浪費 4 1 3 對待懶惰之員工 4 1 4 對待不集中精神之員工 4 1 5 不遵守安全規(guī)章之員工 4 1 6 富煽動性之員工 4 1 7 曾有不服從指導(dǎo)記錄之員工 4 1 8 喜歡發(fā)牢騷之員工 4 1 9 喜歡諸多理由解釋之員工 6 2 請求式 是一種較客氣之方式 是使你與受命者站在同一線上共同工作 請求他們合作之一種態(tài)度 例如 我們要在兩星期內(nèi)完成盤點工作 大家可否協(xié)助按時完成工作呢 此種下達(dá)命令之方式 適用在 4 2 1 性情較敏感之員工 4 2 2 性情較暴躁之員工 4 2 3 敬業(yè)之員工 即較自動自覺之員工 4 2 4 年邁之員工 4 2 5 工作經(jīng)驗但不熱心之員工 4 2 6 為提高工作量 4 2 7 初之受譴責(zé)之員工 4 2 8 未經(jīng)培訓(xùn)之員工 4 2 9 希望員工以特別方式履行任務(wù) 7 3 建議式 向下屬表達(dá)你意向之一種方式 例如 我們要在兩星期內(nèi)完成盤點工作 大家認(rèn)為我們是否要即時開始工作呢 除非你之下屬有訓(xùn)練及水平較高 否則不建議采取用本方式 此種下達(dá)命令之方式 適用對 4 3 1 有自覺之員工使用 4 3 2 希望員工改善其工作方法時 4 3 3 富工作經(jīng)驗且具有工作熱誠之員工 4 3 4 力爭上游之員工 4 3 5 已負(fù)有實際責(zé)任之員工 4 3 6 在刻意培養(yǎng)員工有自動自覺的工作態(tài)度時 8 4 鼓勵員工自告奮勇參加 4 4 1 一般對危險性較高之工作安排 4 4 2 在安排令人厭惡之工作時 4 4 3 特別艱難之工作 4 4 4 希望員工履行份外之特殊任務(wù) 5 下達(dá)命令之內(nèi)容 下達(dá)命令是一種訊息之溝通 下達(dá)者需將訊息正確 無誤的傳達(dá)與接受者 下達(dá)者需清楚明白及了解執(zhí)行所下達(dá)命令之程序 技術(shù)及應(yīng)注意之事項 清楚明確傳達(dá)至受命者 最好能著受命者重說或執(zhí)行一次 以了解受命者是否清楚明白 而下達(dá)命令者最好能事前作出一次示范及完成后之結(jié)果 9 6 理由之陳述 在下達(dá)命令時 需向下屬說明理由及不按指示執(zhí)行而會影響事情之效果及指明按指示次重要性等 7 命令之追蹤 回應(yīng) 下達(dá)者需時常追蹤所下達(dá)命令之執(zhí)行情況及結(jié)果 若有不按指示執(zhí)行則需即時糾正 8 限時 一般在下達(dá)指示時需向受命者作出一個時限 要求受命者在指定之日期或時間內(nèi)完成有關(guān)工作 須有足夠之時間但亦不宜期間過久 9 在此重申 作為一個管理人員 須事事以身作則 給屬下員工作一個良好榜樣 同時須肩負(fù)起上司與下屬之溝通橋梁 10 五 懲戒員工之道 1 懲戒之目的及一般規(guī)則任何一個機(jī)構(gòu) 無論所屬人員多自律或自覺 懲戒制度之存在仍是有必要的 因可使各人員之所作所為合乎規(guī)范 身負(fù)前線之管理任務(wù)之人員應(yīng)明白 懲戒之最終目的為促使員工遵守規(guī)章并進(jìn)而激勵士氣 而非將進(jìn)行報復(fù)或?qū)⑹虑閿[平 絕大多數(shù)人員均愿遵守機(jī)構(gòu)所訂下之規(guī)章 他們非因畏懼懲罰而遵守規(guī)章 而是認(rèn)為遵守規(guī)章是正確為人及處事之道 11 六 一般懲戒之方式 一旦員工因犯事而須予以懲戒 而其處理方式應(yīng)按其所犯事之嚴(yán)重性作出處理 處理之方式可分下列六種 6 1 口頭警告 6 2 書面警告 6 3 特權(quán)之剝奪 6 4 停職 6 5 降職 6 6 解雇 12 6 1口頭警告 是一種最輕微之譴責(zé) 當(dāng)員工初次違反輕微的禁忌時 考慮予以口頭警告 在施行口頭警告之同時 管理人員應(yīng)積極輔導(dǎo)受警告之人員 以免其重蹈覆轍 6 2書面警告及罰款或義務(wù)勞動 是一種較口頭警告嚴(yán)重之行動 因為這種警告會被列入員工之人事檔案中 以作為一種證據(jù) 6 3特權(quán)之剝奪 是旨在剝奪其象征地位之權(quán)利 促使其行為循規(guī)蹈矩 例如 要其由用技工膳或行政膳改為工人膳等 13 6 4停職 工 及義務(wù)勞動 指員工因違反紀(jì)律而采取之懲罰手段 停工期間可由一天至一星期不等 在停工期間員工不會有工資 及須在停工期間為機(jī)構(gòu)內(nèi)作義務(wù)勞動 如打掃衛(wèi)生 除草或處理廢物等 這種懲罰方式 是以員工之經(jīng)濟(jì)損失來迫使員工遵守規(guī)范 當(dāng)口頭警告 書面警告或特權(quán)之剝奪仍不能起作用時 可考慮用此方式 在作出此種懲罰方式時須考慮該員工在停職期間之空缺能否有適當(dāng)補(bǔ)替6 5降職 降職之處罰手法不常用 通常在員工能力不能勝任 或錯誤升職時才會發(fā)生 而降職通常會被員工視為一種恥辱 可能會適得其反 故在行使時應(yīng)小心謹(jǐn)慎處理 6 6解雇 解雇為最嚴(yán)重之懲罰手段 若員工犯了極嚴(yán)重之錯誤 即使是初犯 或?qū)覄癫桓闹闆r下方可施行 同時亦需考慮開除一位富于經(jīng)驗之員工是一項難以彌補(bǔ)之損失 因為訓(xùn)練新手所費不緋 14 6 7懲罰之處理程序 犯輕微紀(jì)律或工作出錯時 如初次觸犯者可發(fā)口頭警告或書面警告或罰款處理 但若員工屢犯同一錯時 則懲罰將累進(jìn)加重 直致作出解雇處分為止 若員工犯有嚴(yán)重錯誤行為 則即使是初犯 亦可能受即時解雇之處分 同時管理人員在發(fā)出警告時應(yīng)同時注明再犯時會受到處分 6 8懲戒之輕重情度須按下列各項因素確定 6 8 1 違規(guī)行為所發(fā)生之客觀環(huán)境 6 8 2 違規(guī)員工之服務(wù)年資 6 8 3 距上一次違規(guī)受處分之時間 6 8 4 機(jī)構(gòu)本身處理類似事件之往例 6 8 5 違規(guī)員工過去之工作表現(xiàn) 6 8 6 違規(guī)員工改過之可能性 6 8 7 懲戒違規(guī)員工后對機(jī)構(gòu)本身可能所產(chǎn)生之后果 6 8 8 懲詢上司或公平之第三者意見 15 七 懲戒之最終目的在促使員工遵守規(guī)章激勵士氣 故懲戒制度應(yīng)之建立遵從下列四大原則 7 1事前警告 欲令受懲戒者不因懲戒而懷恨在心 則懲戒本身合乎情理 意料之外之懲罰必被員工認(rèn)為是不合理之懲戒 這即是說要使員工心甘情愿地接受處分 則須事前對員工警告某些行為會導(dǎo)致某種程度之處罰 如某管理人員想引用一條從未引用過之規(guī)章處罰員工 最好亦能事前重申該規(guī)定 以免員工在受罰時感到意外 16 7 2即時警戒 管理人員在發(fā)現(xiàn)員工有犯規(guī)時 應(yīng)即時作出處理違章之員工 愈能即時處愈能將違規(guī)處罰視作違章處罰而不將責(zé)任歸管理人員 此外員工犯規(guī)后 若主管遲遲不作出處理 則員工會產(chǎn)生僥幸心理 以為主管未有察覺或放他一馬 則到管理人員采取行動處理時 違規(guī)員工會對管理員感到 反復(fù)無常 而對你失去信心 盡管即時處罰是非常重要 但并不能免除對事件之調(diào)查及了解 而草率行事 即時處罰之涵意在于 管理人員即時對事情之關(guān)注 盡快完成調(diào)查工作及施以清楚 則可令犯事員工停工待查至有結(jié)果及施懲罰為止 但在使用本措施之前 管理員須明白該違規(guī)事件 至少會被處以停工之處分 否則不應(yīng)濫用 17 7 3罰之一致性 只要是同樣犯違規(guī)行為 不管違者是誰 在原則上均應(yīng)施以同等之處分 使屬下員工明白了解若不慎犯規(guī)將會受何種處分及受處分之程度 7 4罰對事不對人 要令員工甘心受罰 在施行懲戒時 應(yīng)以員工在特定之時限及空間充作處理之規(guī)范 而不涉及員工之人格 懲戒過后 對待受罰之員工與在受罰之前應(yīng)完全一樣 否則員工會認(rèn)為主管所施之懲戒是憑他本人喜惡 而非按制度規(guī)章而施行 18 八 管理人員在施行懲戒時尚