妙筆生花的公文寫作之道之五十五勤學(xué)多練厚積善悟.doc

勤學(xué)多練厚積善悟談?wù)勗鯓犹岣吖膶懽魉焦膶懽魇侵腹珓?wù)文書的撰寫。在一個(gè)單位的文書處理工作中，文稿起草是第一個(gè)工作環(huán)節(jié)，比較收發(fā)、登記、辦理、印制來說，往往需要更多的思考，花費(fèi)較多的精力和時(shí)間，尤其是一些重要文件的起草，可以說是一項(xiàng)非常艱苦細(xì)致的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)。無論是擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，還是從事文秘工作，都免不了經(jīng)常寫文章。文字表達(dá)水平也就成了業(yè)務(wù)能力的主要體現(xiàn)。提高公文寫作水平，要從提高起草者的思維能力、經(jīng)驗(yàn)水平和綜合素質(zhì)下手，沒有什么“秘訣”可言，非得下苦功夫不可。而公文寫作又有其基本規(guī)律可循，只有把握這些規(guī)律，多學(xué)習(xí)、多思考、多練習(xí)，當(dāng)“苦行僧”，做有心人，勤學(xué)多練、厚積善悟，才會(huì)熟能生巧，達(dá)到“下筆如有神”的境界。一、勤學(xué)是提高公文寫作水平的前提“言之無文，行而不遠(yuǎn)。”一篇公文如果沒有思想性，肯定寸步難行。做到公文的文意深遠(yuǎn)，起草者的理論水平、思想修養(yǎng)和知識(shí)儲(chǔ)備起著至關(guān)重要的作用，而綜合素質(zhì)的提高只能靠勤奮學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)公文寫作要注意從以下幾個(gè)方面努力：一是要學(xué)習(xí)公文寫作的基本知識(shí)。公文在取材立意、布局謀篇上都有一定的要求，特別是在文種、格式等方面有嚴(yán)格的規(guī)定，這些規(guī)定和要求一般需要通過熟讀公文寫作書籍來掌握和了解。二是要學(xué)習(xí)范文。模仿是學(xué)習(xí)的重要形式，要根據(jù)自己所從事的行業(yè)，選擇中央文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、行業(yè)文件、單位歷史文件，報(bào)刊上影響較大的、公認(rèn)的一些好文章精心研讀，用心揣摩其思路及語言風(fēng)格，細(xì)心體會(huì)其謀篇布局、形式特征。三是觀察體會(huì)經(jīng)驗(yàn)豐富同志的寫作過程。學(xué)習(xí)寫作很重要的一條經(jīng)驗(yàn)，就是要認(rèn)真體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)同志、有經(jīng)驗(yàn)同志從立意構(gòu)思到謀篇布局，從著手起草、反復(fù)修改到最終定稿的整個(gè)過程，領(lǐng)悟每一個(gè)細(xì)節(jié)。二、多練是提高公文寫作水平的有效途徑清代唐彪曾說過這樣一段話：“諺云：讀十篇不如做一篇。蓋常做則機(jī)關(guān)熟，題雖甚難，為之亦易；不常做，則理路生，題雖甚易，為之則難”意思是說：常寫，作文的方法就熟練，即使題目很難，寫起來也覺得容易；不常寫，作文的方法就生疏，即使題目很容易，寫起來也會(huì)覺得很難。所以，有針對(duì)性地、循序漸進(jìn)地進(jìn)行公文寫作訓(xùn)練對(duì)于提高公文寫作能力是十分必要的。我們在聽公文寫作的理論知識(shí)講座時(shí)，往往缺乏感覺，把握不住重點(diǎn)、要領(lǐng)，只有試著去寫了，對(duì)文體、思路、語言的感覺才會(huì)清晰起來，才能體會(huì)到結(jié)構(gòu)、語言、形式等方面的寫作特點(diǎn)，慢慢地找到自己在寫作中的差距，明確學(xué)習(xí)和提高的目標(biāo)。量變才能產(chǎn)生質(zhì)變。提高公文寫作水平，離不開大量的練習(xí)，練習(xí)要從簡易的文體、文種開始。先從寫便條、信息條目、會(huì)議紀(jì)要等短小文稿開始，到新聞簡報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告等中篇文稿，再到工作總結(jié)、本單位及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話，最后執(zhí)筆或組織起草大型會(huì)議報(bào)告（如黨代會(huì)、職工代表大會(huì)、周年慶典）、中長期發(fā)展規(guī)劃等需要多位作者甚至單位全體同志參與意見的公文。多練筆的同時(shí)，還應(yīng)該注意進(jìn)行認(rèn)真修改，這對(duì)寫作水平的提高也是很有幫助的。寫文章是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的過程，僅僅思考一次，疏忽和錯(cuò)誤是在所難免的。只有反復(fù)思考、不斷修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我們的寫作水平在修改過程中不斷得到提高。俗話說“好文章是改出來的”，這話一點(diǎn)都不假。三、厚積是提高公文寫作水平的基礎(chǔ)“巧婦難為無米之炊”。積累是公文寫作的基礎(chǔ)。學(xué)習(xí)靠積累，積累也是一種學(xué)習(xí)。公文寫作中的積累包括積累構(gòu)思（文章結(jié)構(gòu)）、公文語言、寫作信心和公文素材。構(gòu)思最難積累，需要有人指點(diǎn)、引領(lǐng)，需要寫作者用心分析，需要大量的實(shí)踐鍛煉。把握公文語言是指依據(jù)不同的文種使用不同的語言，特別是講話稿，要根據(jù)不同的講話人和聽眾確定講稿的風(fēng)格，寫作時(shí)間長了就會(huì)形成語感。積累寫作信心就是指在心理上從剛開始接受寫作任務(wù)時(shí)的誠惶誠恐，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘谷幻鎸?duì)、從容不迫。“手中有糧，心里不慌?！辈牧系姆e累在公文寫作中至關(guān)重要，要努力讓自己公文素材的“糧倉”豐盈。在這里介紹一下筆者關(guān)于公文素材的“四類”積累法。第一類：政治理論、黨和國家的方針政策及法規(guī)類材料，特別是與本行業(yè)密切相關(guān)的理論和政策法規(guī)；第二類：本單位現(xiàn)任主要領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)班子的工作思路、思想風(fēng)格，單位的歷史傳統(tǒng)、文化和理念，特別注意掌握領(lǐng)導(dǎo)講話類材料等；第三類：本單位主要業(yè)務(wù)方面的材料、本行業(yè)基本材料和前沿情況；第四類：行內(nèi)行外、國際國內(nèi)與業(yè)務(wù)有關(guān)的學(xué)習(xí)型、啟發(fā)型材料。第一類材料能幫助作者把握公文是否符合黨和國家的方針政策與法規(guī)，能解決確定公文是否有硬傷的問題；第二類材料主要用來吃透上情，決定公文的目的和用途，避免下筆千言、離題萬里；第三類材料主要用來摸清下情，決定公文是否能聯(lián)系實(shí)際，避免出現(xiàn)空話、外行話；第四類材料決定公文能否創(chuàng)新，對(duì)于開展以文輔政、發(fā)揮好參謀助手作用很有幫助。四、善悟是提高公文寫作水平的關(guān)鍵“內(nèi)容人人看得見，涵義只有有心人得之，形式對(duì)于大多數(shù)人是一秘密?！边@是歌德對(duì)鑒賞藝術(shù)作品所講的一段話，其核心思想是：無論創(chuàng)作藝術(shù)還是欣賞藝術(shù)，都離不開“悟”。對(duì)于公文寫作來說，悟性也同樣重要。同樣的訓(xùn)練、同樣的工作經(jīng)歷，有些人的寫作水平只能停留在一定的層面上，有的人卻能把公文寫作升華到藝術(shù)的境界。這里面除了客觀的因素之外，最主要的差別還是體現(xiàn)在會(huì)不會(huì)“悟”上。悟性是每個(gè)人都具有的一種對(duì)事物的體會(huì)和認(rèn)識(shí)能力，人與人悟性的差別主要體現(xiàn)在深淺上，公文寫作中悟性的深淺與每個(gè)人的“修煉”程度成正比。在這里引用魯迅不應(yīng)該那么寫一文中的一段話，來說明文章寫作中怎樣“修煉”悟性。魯迅先生是這么寫的：“凡是已有定評(píng)的大作家，他的作品，全部說明著應(yīng)該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。因?yàn)樵趯W(xué)習(xí)者一方面，是必須知道了不應(yīng)該那么寫，這才會(huì)明白原來應(yīng)該這么寫的。這不應(yīng)該那么寫，如何知道呢？惠列賽耶夫的果戈里研究第六章里，答復(fù)著這問題應(yīng)該這么寫，必須從大作家們的完成了的作品去領(lǐng)會(huì)。那么，不應(yīng)該那么寫這一面，恐怕最好是從那同一作品的未定稿本去學(xué)習(xí)了?！边@是魯迅先生對(duì)文學(xué)創(chuàng)作闡述的“不應(yīng)該那么寫”的學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟方法。對(duì)公文寫作來講，這也是極有益處的學(xué)習(xí)方法。我們直接看公文范文、看干干凈凈的定稿，就不如看經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們反復(fù)修改的草稿獲得的收益更大，提高得更快。用心寫作是一方面，用心體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和同志們精心刪改之處，體會(huì)到了“不應(yīng)該那么寫”，明白了“應(yīng)該這么寫”的道理，便是“修煉”公文寫作的悟性。公文寫作是一件苦差事，需要受得了清苦、耐得住寂寞。提高公文寫作能力需要一個(gè)過程，唯有艱苦付出、勤學(xué)多練、厚積善悟，才能訓(xùn)練有素，達(dá)到文思似泉奔涌、文種運(yùn)用自如、材料信手拈來、文字通順流暢的境界。提高公文寫作能力是一個(gè)永無止境的過程，這也許會(huì)讓一些初學(xué)者感到厭煩，甚至望而卻步，但凡事貴在堅(jiān)持。在這里摘錄某領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)筆者公文寫作的一段批示，點(diǎn)出了公文寫作的三重境界，作為結(jié)語，與同行共勉：“藝無止境，文稿起草也大有學(xué)問。文字過關(guān)后，文稿取勝之道在觀點(diǎn)和思路，櫝要美觀，珠要璀璨?！弊髡邌挝唬罕本╇娮涌萍紝W(xué)院辦公室轉(zhuǎn)自：秘書工作2007年第9期提高公文寫作質(zhì)量的四點(diǎn)體會(huì)一、注意積累資料，是提高公文寫作質(zhì)量的“奠基石”廣泛占有資料是寫好公文的基礎(chǔ)，是提高公文寫作質(zhì)量的前提。占有資料要日積月累。積累資料有兩種途徑：一種是從工作和生活中收集“第一手資料”；另一種是從文件和有關(guān)材料中獲取“第二手資料”。收集、獲取資料，要立足于本部門、本單位，著眼于本行業(yè)、本系統(tǒng)，關(guān)注社會(huì)有關(guān)情況，遵循適度、有用原則，廣泛采集感性與理性資料、現(xiàn)實(shí)與歷史資料、直接與間接資料、正面與反面資料。收集資料的方法，就是要用好“兩把刀、一支筆”。所謂兩把刀：一把是“機(jī)械剪刀”，剪貼報(bào)刊等資料；一把是“電子剪刀”，剪輯網(wǎng)上資料。所謂一支筆：就是采取摘錄、提要、心得式的筆記方法，摘錄文電資料，記錄會(huì)議講話等。積累資料的訣竅：一是多讀偉人傳。從偉人傳中認(rèn)識(shí)偉人、領(lǐng)悟偉人的處事招術(shù)，從中得到啟迪，提高觀察問題、分析問題、處理問題和解決問題的能力。二是多看上級(jí)機(jī)關(guān)文件。從上級(jí)機(jī)關(guān)的文件中學(xué)習(xí)公文寫作知識(shí)，熟悉公文寫作規(guī)范，提高思維層次。三是多學(xué)本職業(yè)務(wù)知識(shí)和有關(guān)政策法規(guī)。通過持之以恒的學(xué)習(xí)，不斷豐富業(yè)務(wù)知識(shí)，提高政策法規(guī)水平，熟練掌握有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度。四是注意留心身邊素材，參加集中學(xué)習(xí)、開會(huì)，日常工作交流，參與有關(guān)活動(dòng)等，要注意留心聽記領(lǐng)導(dǎo)的講話、同志的發(fā)言，善于對(duì)比分析和思考?xì)w納。只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而久之，寫作公文時(shí)就能達(dá)到運(yùn)用自如、“信手拈來”的熟練程度，制作的公文質(zhì)量也就可以不斷提高了。二、正確理解意圖，是提高公文寫作質(zhì)量的“定位鍵”正確理解意圖，包括了解熟悉上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)意圖，準(zhǔn)確把握本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意圖。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指上級(jí)機(jī)關(guān)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于某項(xiàng)工作的指導(dǎo)方針、總體部署、基本要求和大致思路，是各級(jí)機(jī)關(guān)履行職能、開展工作的基本依據(jù)。起草公文要完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，必須注意以下三點(diǎn)：一是要完整準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要做到這一點(diǎn)，平時(shí)就要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示精神，熟悉有關(guān)工作部署和要求，善于站在上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)和全局的角度觀察問題、分析問題、思考問題。二是要?jiǎng)?chuàng)造性地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。由于上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神有時(shí)是指導(dǎo)性、原則性的，加之領(lǐng)導(dǎo)在考慮成熟某個(gè)問題前，其意見想法有時(shí)還不連貫、不集中、不清晰，因此，起草公文時(shí)要善于把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的精神實(shí)質(zhì)，進(jìn)行必要的提煉、概括、完善、拓展、創(chuàng)新，做到融會(huì)貫通。三是要善于拾遺補(bǔ)缺?！笆斑z補(bǔ)缺”是指在起草公文和整理領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，要完整準(zhǔn)確地歸納整理領(lǐng)導(dǎo)意圖。尤其是整理領(lǐng)導(dǎo)的即席講話，有的沒有明確的標(biāo)題，有的只是要點(diǎn)，這類講話往往有的是“半截子話”。這就需要整理者提煉標(biāo)題，調(diào)整結(jié)構(gòu)，補(bǔ)充內(nèi)容，修正語句，規(guī)范口語，做到既不偏離領(lǐng)導(dǎo)講話的主旨，又要“高于”領(lǐng)導(dǎo)即席講話的“水平”，這才是寫作者的高招。三、重視寫好提綱，是提高公文寫作質(zhì)量的“關(guān)節(jié)點(diǎn)”公文的構(gòu)成與寫作通常包括“四大要素”、“五大步驟”?！八拇笠亍?，即公文的主旨、材料、結(jié)構(gòu)、語言：“五大步驟”，即精心設(shè)計(jì)提綱-認(rèn)真擬制標(biāo)題-劃好層次段落-巧設(shè)過渡照應(yīng)-斟酌開頭結(jié)尾。其中最重要的是“精心設(shè)計(jì)提綱”。寫提綱，就是搭建公文構(gòu)成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要點(diǎn)的文字體現(xiàn)形式，是公文的間架結(jié)構(gòu)和思想內(nèi)容的“藍(lán)圖”。提高公文寫作質(zhì)量，強(qiáng)調(diào)重在寫好提綱，目的是便于在寫作時(shí)按“綱”行文，一氣呵成，形成邏輯性較強(qiáng)的文脈。寫提綱好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌磚和裝飾就不難了。寫好提綱猶如“編筐與裝糧”，只要把“筐編好”，按順序擺放整齊，再往里面“裝大米、小麥”就很方便了。根據(jù)不同的時(shí)限和文種要求，公文寫作提綱可分為三類：（1）粗綱，只簡略標(biāo)出公文的層次段落和各部分之間的大致關(guān)系。（2）細(xì)綱，除粗綱所標(biāo)內(nèi)容外，還要標(biāo)出開頭結(jié)尾、過渡照應(yīng)、層次段落的安排與處理。（3）粗細(xì)綱，就是兩者的結(jié)合，將某些部分詳細(xì)列明，有些部分只用簡略語句加以概括。公文提綱寫作方法：可采用“綱目設(shè)計(jì)法”，即首先使用序碼標(biāo)識(shí)的方法，將全文分成若干部分，標(biāo)出每一部分要寫的主要內(nèi)容；然后采取劃分邏輯層次的方法，把各部分要敘述的具體內(nèi)容用序碼標(biāo)注出來。公文提綱寫作步驟：一是確定主旨，即要反映的主要問題。這一步實(shí)際就是寫主標(biāo)題，是寫好提綱的關(guān)鍵。二是全面羅列素材，從素材中精心歸納提煉各層次的標(biāo)題。精心提煉標(biāo)題，既可大題小做，也可小題大做。無論采取哪種方式，都要注意標(biāo)題必須涵蓋所要表達(dá)的內(nèi)容。對(duì)標(biāo)題的提煉，盡量采取“對(duì)稱”和“排比”等寫作手法，盡量使用短語，使其便于記憶。三是細(xì)分寫作層次。公文提綱越細(xì)，往往寫作質(zhì)量就越高。寫作公文提綱時(shí)，盡置具體到一、二、三級(jí)標(biāo)題以下各層次的內(nèi)容，并對(duì)每一級(jí)標(biāo)題下所要表述的內(nèi)容都作相應(yīng)的注明。四、把握時(shí)質(zhì)關(guān)系，是提高公文寫作質(zhì)量的“調(diào)節(jié)器”準(zhǔn)確把握公文寫作時(shí)間與質(zhì)量的關(guān)系，是提高公文寫作質(zhì)量，充分發(fā)揮其有效性的重要環(huán)節(jié)。公文寫作尤其是機(jī)關(guān)公文寫作，有時(shí)是“上午交任務(wù)、下午要稿子”。這就要求公文作者必須注意把握時(shí)間與質(zhì)量的關(guān)系。當(dāng)時(shí)間比較充足時(shí)，要以公文寫作質(zhì)量為主，在質(zhì)量上多下功夫，多作修改，做到“該出手時(shí)才出手”。當(dāng)時(shí)間比較倉促時(shí)，要以文章的完整性為主，采取趕寫“急就篇”的方法，以最快的速度寫出一份提綱挈領(lǐng)式的草稿，爾后如有時(shí)間再回頭充實(shí)材料、修改語句。當(dāng)時(shí)間特別緊急時(shí)，可采取壓縮內(nèi)容結(jié)構(gòu)（如改“三段式”結(jié)構(gòu)為“兩段式”結(jié)構(gòu)等、巧設(shè)過渡方式緊急收尾等措施，盡量做到在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)拿出一份完整的文字材料，不能交“半篇文章”。特別是寫作時(shí)效性較強(qiáng)的請(qǐng)示和新聞性、動(dòng)態(tài)性簡報(bào)等，更要注意公文寫作的時(shí)效性，避免錯(cuò)失解決問題、反映情況的良機(jī)和新聞變“舊聞”的現(xiàn)象。公文的行文規(guī)則行文規(guī)則是指各級(jí)機(jī)關(guān)公文往來時(shí)需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進(jìn)入不必要的流通過程，抑制無價(jià)值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級(jí)機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，即各級(jí)機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。它對(duì)行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型：第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級(jí)機(jī)關(guān)與下級(jí)機(jī)關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門與下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無論級(jí)別高低，均為不相隸屬關(guān)系。如軍事機(jī)關(guān)與各級(jí)地方人民政府之間。根據(jù)公文授受機(jī)關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如報(bào)告、請(qǐng)示等；下行文正好相反，是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。行文的基本規(guī)則正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則：一、按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則這條規(guī)則要明確兩點(diǎn)：一是按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系行文。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)可以作指示、布置工作、提出要求；下級(jí)機(jī)關(guān)可以向直接的上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作、提出請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)應(yīng)予研究答復(fù)。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級(jí)政府和上級(jí)部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級(jí)業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，也就形成了直接的上下行文關(guān)系。二是按機(jī)關(guān)的職責(zé)范圍行文。這一點(diǎn)的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機(jī)關(guān)事務(wù)，不僅在實(shí)踐中行不通，而且會(huì)造成政令混亂。當(dāng)然，不相隸屬機(jī)關(guān)之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項(xiàng)、征詢意見等，而不存在請(qǐng)示、報(bào)告或布置任務(wù)的性質(zhì)。二、授權(quán)行文的規(guī)則這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個(gè)部門的業(yè)務(wù)需要下級(jí)政府和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時(shí)，這就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說，這個(gè)部門可向本級(jí)政府請(qǐng)示，經(jīng)本級(jí)政府同意并授權(quán)后，向下級(jí)政府行文。在操作中，應(yīng)將文稿擬好，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，請(qǐng)本級(jí)政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿，在行文時(shí)，才能在文首或文中注明“經(jīng)政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級(jí)政府辦公廳（室）的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外）。各級(jí)政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)外行文都是代表政府和部門的，與本級(jí)政府和本部門的公文具有同等效力，下級(jí)機(jī)關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標(biāo)注“經(jīng)同意”的字樣。三、聯(lián)合行文的規(guī)則這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級(jí)政府與政府之間，部門與部門之間，上級(jí)部門與下級(jí)政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委、軍事機(jī)關(guān)之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)黨委部門、軍事機(jī)關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會(huì)商一致后可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級(jí)行文的規(guī)則不越級(jí)行文體現(xiàn)了一級(jí)抓一級(jí)、一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會(huì)造成混亂，也影響機(jī)關(guān)辦事效率。所以通常情況下不越級(jí)行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可越級(jí)行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。否則，受文機(jī)關(guān)對(duì)越級(jí)公文，可退回原呈報(bào)機(jī)關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)。五、不越權(quán)行文的規(guī)則第一條規(guī)則中已明確要求按機(jī)關(guān)職責(zé)范圍行文，如果有涉及其它部門職責(zé)范圍的事項(xiàng)又未與其它部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未達(dá)成一致意見，不可以單獨(dú)向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為，會(huì)造成工作中的許多矛盾。上級(jí)機(jī)關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文?，F(xiàn)實(shí)中，這類情況時(shí)有發(fā)生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對(duì)話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。六、“請(qǐng)示”不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的規(guī)則“請(qǐng)示”直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，其危害性大體上有三點(diǎn)：一是未經(jīng)文秘機(jī)構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗(yàn)、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報(bào)送單位的工作；三是現(xiàn)實(shí)中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫Γ鹈?。所以，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報(bào)的請(qǐng)示，而退給文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)別交辦、答應(yīng)的事項(xiàng)，由此而上報(bào)的“請(qǐng)示”，最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機(jī)關(guān)，并在公文中作出說明。收文機(jī)關(guān)在分辦時(shí)，自然會(huì)把這份公文分送給這位領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。七、“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)的規(guī)則。這條規(guī)則包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是一文一事。機(jī)關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個(gè)主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強(qiáng)交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請(qǐng)示公文只主送一個(gè)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項(xiàng)，主送機(jī)關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機(jī)關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機(jī)關(guān)征求意見或會(huì)簽。如果多頭呈送，上級(jí)機(jī)關(guān)一般不予受理。如果辦理，會(huì)造成機(jī)關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示內(nèi)容是未決事項(xiàng)，在上級(jí)機(jī)關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級(jí)機(jī)關(guān)抄送透露，會(huì)引起不必要的誤會(huì)或矛盾，不利于工作的開展。因此，請(qǐng)示事項(xiàng)只能在上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級(jí)機(jī)關(guān)。八、“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的規(guī)則“報(bào)告”和“請(qǐng)示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用?！皥?bào)告”是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，或向上級(jí)機(jī)關(guān)提出意見、建議，供上級(jí)機(jī)關(guān)決策參考。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)“報(bào)告”一般不作答復(fù)，如果報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，很容易誤事。如果既想?yún)R報(bào)工作，讓上級(jí)掌握，又想請(qǐng)示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報(bào)告”和“請(qǐng)示”分開，形成兩份公文分別上報(bào)；二是以請(qǐng)示公文為主，將報(bào)告的內(nèi)容作為附件，附在請(qǐng)示后面作為背景材料，讓上級(jí)了解請(qǐng)示的充分理由。九、公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則為了使公文按正常的渠道運(yùn)轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機(jī)關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機(jī)構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點(diǎn)分類，登記，擬辦，分辦，催辦：“發(fā)”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機(jī)構(gòu)登記編號(hào)，繕印，校對(duì)，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認(rèn)真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進(jìn)或發(fā)出，都經(jīng)過專司公文處理工作的一個(gè)口子把關(guān)，就能保證公文在機(jī)關(guān)有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)，規(guī)范辦理，提高機(jī)關(guān)辦事效率，保證公文質(zhì)量。行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，可向同級(jí)政府及部門或下級(jí)政府機(jī)關(guān)行文；而政府機(jī)關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。經(jīng)批準(zhǔn)的報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機(jī)關(guān)可印制少量文本，供存檔備查。公文的基本處理程序1.公文辦理程序：公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢，并答復(fù)報(bào)文單位。因問題復(fù)雜，十五天內(nèi)難以辦結(jié)的，應(yīng)向報(bào)文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時(shí)限要求的文件，必須在時(shí)限內(nèi)辦完。具體有以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：簽收、登記：首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度，加強(qiáng)對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理，保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處（室）負(fù)責(zé)簽收、拆封，并按規(guī)定編號(hào)、登記。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外，一律由專門收文科室拆封，按其內(nèi)容和性質(zhì)，分別處理。對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)編號(hào)、登記，按規(guī)定程序處理。收文登記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容：收文日期、收文編號(hào)、來文單位、來文標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位或分送范圍。分辦、擬辦：凡需辦理的公文，由文書處理部門根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序，及時(shí)提出注批、注辦意見，呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)職能部門辦理。緊急公文應(yīng)按要求時(shí)限辦理完畢；一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。除特殊情況外，領(lǐng)導(dǎo)同志不受理和審批未經(jīng)文書處理部門登記、注批的公文。催辦：各級(jí)國家行政機(jī)關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請(qǐng)示性的公文， 無論是交職能部門辦理的還是呈送領(lǐng)導(dǎo)人批示的，都應(yīng)及時(shí)催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對(duì)部門拖不辦經(jīng)多次催辦無回音的，可以上門催辦；對(duì)上門催辦也解決不了的，可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后督辦部門辦理。辦結(jié)；公文承辦人員對(duì)已處理的文件，要定期進(jìn)行清理檢查，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和情況，確定是否辦畢結(jié)案。確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準(zhǔn)確，不應(yīng)把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類，也不宜把已結(jié)案的文件長時(shí)間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件，在正式立卷前，由承辦人按一定方法暫存一段時(shí)間。承辦人員應(yīng)對(duì)暫存文件作適當(dāng)整理，要注意文件形成的先后次序和有機(jī)聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。暫存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則，一般可采用分類依號(hào)排列法，也可由承辦處（室）自行確定符號(hào)這一原則的其他方法。立卷、歸檔：公文辦結(jié)后，應(yīng)按中華人民共和國檔案法及有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。公文的基本處理程序（二）公文發(fā)文程序：發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。 擬稿。擬稿一般應(yīng)本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進(jìn)行。重要文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志親自動(dòng)手起草、或親自主持研究，明確提出擬文的主要觀點(diǎn)、意見和辦法，組織專人擬稿。草擬文稿應(yīng)按照國家機(jī)關(guān)公文處理辦法和四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)，恰當(dāng)?shù)卮_定密級(jí)和緊急程度。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：擬稿應(yīng)使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認(rèn)的文稿，應(yīng)清稿謄正。符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短，涉及緊急或秘密事項(xiàng)的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定緊急程度或密級(jí)。人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。時(shí)間應(yīng)寫具體年月日。除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計(jì)量單位。引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。公文使用規(guī)范簡化字，不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡稱。草擬全文，須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應(yīng)符合要求，不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在“辨析篇”中就“如何把好公文文稿的審核關(guān)”中作專題介紹，這里不再敘述。簽發(fā)。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)簽制度。會(huì)簽的文稿，必須由每一會(huì)簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會(huì)簽的文稿 ，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請(qǐng)會(huì)簽。如會(huì)簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實(shí)匯報(bào)，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定。校對(duì)。文件打印后需由專職校對(duì)人員進(jìn)行校對(duì)。一般需經(jīng)三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個(gè)程序都應(yīng)簽字，落實(shí)責(zé)任，保證校對(duì)質(zhì)量。經(jīng)校對(duì)后的清樣，交核稿人核對(duì)后，在終稿清樣上簽字后付印。校對(duì)符號(hào)嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。印刷。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)印出；急件應(yīng)在要求的時(shí)間內(nèi)印出，不得延誤。文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。公文病例分析標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，筆者近來在整理檔案中發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。本人就具體病例加以分析。一、語句不合語法規(guī)范例1. 部、部、部、部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。例2. 高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例3. 高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。例4. 省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例5. 高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：1.動(dòng)賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”?！叭舾蓡栴}”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與搭配，3.在沒有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3.“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。例5缺賓語。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆例6. 關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。例7. 關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。例8. 關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示報(bào)告。病例分析：例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請(qǐng)求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用”函“”。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級(jí)主管部門請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的問題。辦法中規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”。此文是屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。公文寫作的字詞規(guī)范字的書寫要規(guī)范。不用錯(cuò)字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會(huì)頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范。詞，不要生造詞頭，注意正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技新術(shù)語；用書面語，不用口語；用現(xiàn)代漢語，除已通用的個(gè)別文言詞（如“其、之、者、所”）、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風(fēng)問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此之際”等已經(jīng)通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習(xí)慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要使用正確。常用的16種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，要以國家語言文字工作委員會(huì)所頒布的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法（自1996年6月1日起實(shí)施）為標(biāo)準(zhǔn)。要做到字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，只有靠平時(shí)多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點(diǎn)責(zé)任心。因?yàn)樨?zé)任心才是寫作公文的動(dòng)力，正如激情是產(chǎn)生文學(xué)作品的動(dòng)力一樣。此外，還要明確以什么為標(biāo)準(zhǔn)。公文寫作材料的嚴(yán)格篩選秘書經(jīng)過調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是都堆在寫字臺(tái)上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進(jìn)行篩選。篩選材料，貴在一個(gè)“嚴(yán)”字，重在一個(gè)“新”字。主要是根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)：1.材料的相關(guān)性這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來區(qū)別對(duì)待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，?。粺o關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實(shí)則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點(diǎn)詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠(yuǎn)則略；點(diǎn)則詳，面測略”。這些來自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識(shí)，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對(duì)于公文構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。2.材料的典型性這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點(diǎn)。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強(qiáng)。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預(yù)示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點(diǎn)鮮明，主旨突出，增強(qiáng)內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強(qiáng)的材料對(duì)于構(gòu)思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對(duì)于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。有關(guān)常見公文的名稱及用法公告：政府向國內(nèi)外宣布重大事件的文告。公報(bào)：公開發(fā)表的關(guān)于政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、外交等方面情況的正式文告，也指由政府編印的登載各種官方文件的刊物。通告：普遍通知的文告，在一定的范圍內(nèi)，對(duì)人民群眾或機(jī)關(guān)團(tuán)體公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)。通報(bào)：上級(jí)機(jī)關(guān)用書面形式通知或通告下級(jí)機(jī)關(guān)的文件。布告：國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體張貼出來通知大眾的文件。通知：告訴人們某一件事的文書，亦可口頭表述。通電：公開發(fā)表的宣傳某種政治主張的電文。通碟：一個(gè)政權(quán)通知另一個(gè)政權(quán)并要求對(duì)方答復(fù)的文書。關(guān)于行政公文標(biāo)題的主要病誤作為公文“眼睛”的公文標(biāo)題，對(duì)公文質(zhì)量的影響更加直接，下面根據(jù)我多年從事應(yīng)用文寫作教學(xué)的積累及公文寫作實(shí)踐就行政公文標(biāo)題撰擬中經(jīng)常出現(xiàn)的病誤舉出實(shí)例進(jìn)行評(píng)改。公文標(biāo)題中經(jīng)常出現(xiàn)病誤的有如下幾種情況：一、文種使用不當(dāng)行政公文標(biāo)題中的文種使用不當(dāng)不利于公文性質(zhì)的體現(xiàn)、行文方向的反映、行文目的與要求的表達(dá)以及文種特點(diǎn)的揭示，不利于文書的處理和立卷、歸檔以及日后的檢索和查閱，使公文失去它的規(guī)范性、權(quán)威性，以致降低公文的行政效率。文種使用不當(dāng)有如下四種情況：（一）標(biāo)題中沒有文種例1.關(guān)于報(bào)送二五年下半年工作計(jì)劃關(guān)于后面的內(nèi)容“報(bào)送二五年下半年工作計(jì)劃”是事由，根據(jù)這份公文的內(nèi)容，應(yīng)該是一份上行公文，文種應(yīng)該是報(bào)告。可以修改為：關(guān)于報(bào)送二五年下半年工作計(jì)劃的報(bào)告例2.關(guān)于精神文明單位十項(xiàng)達(dá)標(biāo)評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)從公文內(nèi)容看，應(yīng)該使用下行文中的“通知”行文，精神文明單位十項(xiàng)達(dá)標(biāo)評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)可以作為“通知”的“附件”處理。標(biāo)題中同時(shí)存在標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的錯(cuò)誤。可以修改為：關(guān)于開展評(píng)比精神文明單位十項(xiàng)達(dá)標(biāo)活動(dòng)的通知；若活動(dòng)已經(jīng)開展，又可以修改為：關(guān)于印發(fā)開展評(píng)比精神文明單位十項(xiàng)達(dá)標(biāo)活動(dòng)評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)的通知。（二）標(biāo)題中生造文種資料例1.為王同志聯(lián)系調(diào)動(dòng)事宜這是一種常見的公文標(biāo)題錯(cuò)誤，有些機(jī)關(guān)一直延續(xù)使用。可以修改為：關(guān)于王同志工作調(diào)動(dòng)事宜的函 或關(guān)于商調(diào)王同志工作的函例2.關(guān)于張等同志上訪問題的答復(fù)從標(biāo)題的內(nèi)容不能看出被答復(fù)的對(duì)象，如果是答復(fù)張等同志，沒有必要發(fā)紅頭文件；如果是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，可以修改為：關(guān)于張等同志上訪問題處理意見的報(bào)告；如果是讓下級(jí)單位知曉，可以修改為：關(guān)于張等同志上訪問題處理情況的通報(bào)。（三）標(biāo)題中錯(cuò)用文種例1.省交通基建管理局關(guān)于申請(qǐng)審批高等級(jí)公路水泥混凝土路面接縫技術(shù)研究可行性報(bào)告的函。這份公文是寫給上級(jí)機(jī)關(guān)的，應(yīng)該使用請(qǐng)示，而不應(yīng)該使用函，因?yàn)楹瞧叫形??？梢孕薷臑椋菏〗煌ɑü芾砭株P(guān)于要求審批高等級(jí)公路水泥混凝土路面接縫技術(shù)可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示。例2.國務(wù)院批轉(zhuǎn)林業(yè)部關(guān)于各省、自治區(qū)、直轄市年森林采伐限額審核意見的報(bào)告。這是一份轉(zhuǎn)發(fā)性的通知，被轉(zhuǎn)發(fā)的是一份“報(bào)告”，應(yīng)該在報(bào)告后面加上“通知”這一文種名稱，也可以去掉“報(bào)告”，將“的”移至“意見”前，讓“意見”直接充當(dāng)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的文種?？梢孕薷臑椋簢鴦?wù)院批轉(zhuǎn)林業(yè)部關(guān)于各省、自治區(qū)、直轄市年森林采伐限額審核意見的報(bào)告的通知或國務(wù)院批轉(zhuǎn)林業(yè)部關(guān)于各省、自治區(qū)、直轄市年森林采伐限額審核的意見的通知。（四）標(biāo)題中混用文種例1.關(guān)于呈報(bào)石油化工廠土建增設(shè)附屬工程的請(qǐng)示報(bào)告。請(qǐng)示和報(bào)告兩個(gè)文種不能混用已經(jīng)是老生常談，但在具體使用的過程中仍發(fā)生混用的現(xiàn)象，其主要原因就是劉兩個(gè)文種的使用界限辨別不清，干脆籠統(tǒng)池吏用“請(qǐng)示報(bào)告”行文。這樣使上級(jí)機(jī)關(guān)不便于處理，有時(shí)甚至貽誤工作?？梢孕薷臑椋宏P(guān)于石油化工廠增加土建附屬工程項(xiàng)目的請(qǐng)示例2 .縣人民政府關(guān)于公路橋施工期間嚴(yán)重影響我市公路運(yùn)輸情況的報(bào)告函這份公文標(biāo)題的主要問題出在發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)之間的關(guān)系處理上，市人民政府向市交通局報(bào)告沐訟路橋施工期間嚴(yán)重影響該市公路運(yùn)輸情況，因?yàn)?，只某市人民政府與某市交通局之間沒有隸屬關(guān)系，正確的應(yīng)該使用“函”這一文種行文?？梢孕薷臑椋嚎h人民政府關(guān)于某路橋施工期間嚴(yán)重影響我縣公路運(yùn)輸情況的函二、事由表述不清資料公文的標(biāo)題應(yīng)該準(zhǔn)確地向讀者傳達(dá)全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主旨在公文標(biāo)題的擬寫上是難度最大的，過簡過繁都可能導(dǎo)致表述不清，甚至產(chǎn)生歧義，給工作帶來麻煩。事由表述不清有以下情況：（一）事由繁雜冗贅例1 .大學(xué)關(guān)于認(rèn)真貫徹中央紀(jì)律檢查委員會(huì)關(guān)于不準(zhǔn)干擾大學(xué)畢業(yè)生分配工作的通報(bào)精神做好我校應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的幾點(diǎn)意見這個(gè)標(biāo)題長達(dá)57 個(gè)字，從事由概括準(zhǔn)確、清楚的角度，可以修改為：大學(xué)關(guān)于認(rèn)真貫徹中央紀(jì)委號(hào)通報(bào)精神搞好應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的意見或大學(xué)關(guān)于認(rèn)真做好應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的意見。例2縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)某市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知”的通知的通知這份通知三層轉(zhuǎn)發(fā)，用詞重疊，讀起來費(fèi)勁，那么，如何克服轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性通知的標(biāo)題重疊、冗長的毛病呢？一是可以省去不必要的成分，如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”、“的通知”重復(fù)的部分；二是不拘泥于原件標(biāo)題，可以根據(jù)文件內(nèi)容重新提煉新標(biāo)題；三是省略中間環(huán)節(jié)?？梢孕薷臑椋嚎h人民政府轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知（二）事由簡而不明例1 .縣人民政府關(guān)于糧食問題的請(qǐng)示這個(gè)標(biāo)題沒有說清請(qǐng)示的具體事項(xiàng)是什么，“糧食問題”是什么問題呢？是價(jià)格、收購、供應(yīng)，還是調(diào)運(yùn)、儲(chǔ)備呢？從標(biāo)題上不能知道真正意圖，其關(guān)鍵問題是中心詞“問題”沒有限制，比較含混，造成事由籠統(tǒng)，詞不達(dá)意。可以修改為：縣人民政府關(guān)于糧食收購和儲(chǔ)備有關(guān)問題的請(qǐng)示。例2.中共市委通知標(biāo)題中只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，缺少事由，這種寫法一般只適用于命令（令）、公告、通告等少數(shù)幾個(gè)文種，“通知”的標(biāo)題不能省略事由?？梢孕薷臑?中共市委關(guān)于的通知。例3 .廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省人民政府辦公廳200453號(hào)文的通知從標(biāo)題看不出公文的任何內(nèi)容，“省人民政府辦公廳財(cái)政廳200453 號(hào)文”到底講的是什么？這種寫法對(duì)閱讀者來講一點(diǎn)也不方便，只是方便了作者?？梢孕薷臑椋恨D(zhuǎn)發(fā)省人民政府辦公廳關(guān)于的的通知。淺談上行文的寫作方法文種主要有：報(bào)告、請(qǐng)示。一、上行文的行文規(guī)則（一）不得越級(jí)行文。國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號(hào)）第九條（九）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。第二十一條：請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。條例規(guī)定：不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。（二）只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。辦法第二十一條規(guī)定：請(qǐng)示一般只寫一個(gè)抄送機(jī)關(guān)，需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。（三）注意必要的抄送，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。需要注意事項(xiàng)：文件在封發(fā)的過程中，為了做好保密工作，對(duì)上行文的封發(fā)要求是：只封發(fā)到文件內(nèi)容涉及到的部門領(lǐng)導(dǎo)、廠領(lǐng)導(dǎo)，不得向下封發(fā)。二、請(qǐng)示的寫作方法（一）請(qǐng)示的定議和分類請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示按內(nèi)容和作用的不同，可分為三類：1.請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到了疑難問題，或是對(duì)上級(jí)的文件精神有不明了、不清楚的地方，可用請(qǐng)示向上級(jí)反映，要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確的指示或解釋，以便更好地貫徹上級(jí)的文件精神或開展某項(xiàng)工作。2.請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和管理權(quán)限，有些公文需要經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能發(fā)布，由于本單位的情況特殊，難以執(zhí)行上級(jí)的統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理，但必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同意或認(rèn)可；有些問題，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能辦理，如人事任免、機(jī)構(gòu)的增減等。3.請(qǐng)求審批的請(qǐng)示。下級(jí)機(jī)關(guān)在開展工作的過程中，在人、財(cái)、物方面遇到困難，自己無法解決，可報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審核、備案、批撥或調(diào)配使用等。如請(qǐng)求審批基建項(xiàng)目，請(qǐng)求貸款，請(qǐng)求增加人員編制等。（二）請(qǐng)示正文的寫法。一份完整的請(qǐng)示，結(jié)構(gòu)上包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款四部分。 請(qǐng)示的正文包括請(qǐng)示原因、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束語三部分。1.請(qǐng)示原因。開頭先提出為什么要請(qǐng)示，請(qǐng)示的依據(jù)是什么。 請(qǐng)示的依據(jù)可分為理論依據(jù)和事實(shí)依據(jù)兩種。理論依據(jù)是指以上級(jí)的某一公文精神為依據(jù)，事實(shí)依據(jù)是指以實(shí)際工作中的具體情況為依據(jù)。必要時(shí)，二者可結(jié)合起來，共同組成請(qǐng)示原因。 請(qǐng)求的原因既要簡要扼要，使人一目了然，又要提供足夠的依據(jù)，令人信服。注意事項(xiàng)：請(qǐng)示的理由一般包括兩個(gè)部分：一是需要，二是可能。比如：要請(qǐng)求列一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，就得說明對(duì)這個(gè)項(xiàng)目如何需要，甚至如何迫切需要，以及該項(xiàng)目建成后將會(huì)帶來怎樣的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等。另外，還要說明上這個(gè)項(xiàng)目的可能性，包括地理?xiàng)l件、資源條件、社會(huì)條件、資金來源等。當(dāng)然，有些簡單事項(xiàng)的請(qǐng)示，只說明需要就可以了。2.請(qǐng)示事項(xiàng)緊接請(qǐng)示原因之后，具體寫出請(qǐng)示的具體事項(xiàng)。 請(qǐng)求指示的請(qǐng)求事項(xiàng)主要寫遇到了什么問題，有哪幾種不同意，現(xiàn)狀如何，并要求上級(jí)機(jī)關(guān)在哪些方面或哪幾個(gè)具體問題上給予明確的指示。請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)求事項(xiàng)寫準(zhǔn)備干什么，如何干，請(qǐng)求上級(jí)在哪些環(huán)節(jié)上給予支持工幫助，或請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)承認(rèn)，或請(qǐng)求上級(jí)撥款、或請(qǐng)求上級(jí)調(diào)配相應(yīng)的人力、物力等。請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)求事項(xiàng)，按照新辦法的規(guī)定，應(yīng)用“意見”行文。3.結(jié)束語請(qǐng)示的結(jié)束語一般在請(qǐng)示事項(xiàng)之后另起一行寫。常用的結(jié)束語有：“以上事項(xiàng)，請(qǐng)明示”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”、“特此報(bào)請(qǐng)核批”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)給予審核批準(zhǔn)”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“以上意見，如無不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”等等。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在成文時(shí)期下一行處表明附注，注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、報(bào)告的寫作方法（一）報(bào)告的適用范圍：報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況以及回答上級(jí)機(jī)關(guān)的