會展策劃推廣操作規(guī)范.doc

Q/XXXX 2006廣東現(xiàn)代會展管理有限公司 發(fā)布2011-04-01實施2011-03-15發(fā)布會展策劃推廣操作規(guī)范Q/GDXD TG 301.7-2011Q/GDXD廣東現(xiàn)代會展管理有限公司企業(yè)標準1Q/GDXD TG 301.7-2011前 言本標準由行政中心提出。本標準由標準化小組歸口。本標準起草人：王偉潮，梁美玲，方淑霞，王月容，熊曉云，鐘運曉，曾士桂，歐東寧，李子敬。I會展策劃推廣操作規(guī)范范圍本標準規(guī)定了會展前期的展會推廣、活動與論壇的策劃的服務操作規(guī)范。本標準適用于包括以展覽及會議為主的各類會展的管理服務。1 展會推廣1.1 每屆展會，組委會由專業(yè)的展會策劃推廣部及展務部，負責展會的宣傳推廣、專業(yè)觀眾組織邀請、客戶服務等相關工作，保證展會成功舉辦。1.2 每屆展會開展專門的網上登記系統(tǒng)，并利用組委會龐大“零售采購經銷商數(shù)據(jù)庫”，由策劃推廣部負責邀請。同時，組委會將印制海量參觀證及請柬，通過組委會、行業(yè)協(xié)會、學會；各專業(yè)媒體；電子郵件、短信、商業(yè)傳真等各種渠道最大范圍的派發(fā)，邀請各相關行業(yè)專業(yè)觀眾到會參觀。1.3 每屆展會都會根據(jù)需要，精心設計展會電子請柬及將展會進展與動態(tài)制作成展會電子快訊，通過網絡最大范圍的傳遞到專業(yè)客戶手中，邀請專業(yè)買家到會參觀。1.4 與國內外相關行業(yè)專業(yè)媒體（包括各種專業(yè)雜志、報紙、網站等）結為宣傳聯(lián)盟，以展會全程推廣、行業(yè)論壇、學術會議等各種形式重點推介本次展會，吸引相關行業(yè)專業(yè)買家到會參觀。海外推廣，由國際部專門負責。1.5 選擇部分國內極具影響力的大眾媒體發(fā)布本次展會廣告；選擇性地推出一些展會戶外燈箱廣告，增加本次展會的社會影響力，吸引部分專業(yè)觀眾到會參觀。1.6 通過參加展會的參展商的業(yè)務渠道，邀請專業(yè)買家到會參觀；在宣傳與服務上支持并鼓勵展商舉辦各種類型的技術交流會、新品發(fā)布會等相關活動，吸引專業(yè)觀眾到會參觀。1.7 展會推廣部與會務部通過電話、傳真、電子郵件邀請及重點客戶登門拜訪等形式反復邀請專業(yè)買家到會參觀；并為專業(yè)買家提供各種便利，將專業(yè)觀眾邀請與接待同展覽會招商同等對待，增加專業(yè)觀眾參觀展會的積極性。2 活動、論壇策劃2.1 前期準備2.1.1 展會開展之前，主辦方邀請行業(yè)（主要針對零售業(yè)用戶群較多的幾個重點行業(yè)）權威協(xié)會、行業(yè)機構及知名媒體，于展會同期舉辦行業(yè)年會、權威學術會議、高峰論壇等系列活動。2.1.2 根據(jù)目前行業(yè)焦點問題，確定活動、論壇主題。2.1.3 根據(jù)各活動、論壇的需求，安排舉辦活動、論壇的時間及場地。2.1.4 展會主辦方與活動、論壇組織者確定邀請名單，并邀請出席活動、論壇的嘉賓及聽眾。2.2 會場布置2.2.1. 會場布置包括簽到區(qū)布置和會議現(xiàn)場布置。2.2.2 簽到區(qū)布置應考慮桌椅、桌布、會議指示牌的擺放。2.2.3 會議現(xiàn)場的布置應考慮： a) 會議背景搭建及背景噴繪的裝飾；b) 主席臺及會場的布置：桌椅、桌布、桌簽、桌花、話筒、口杯等；c) 屏蔽器、投影儀、幕布等會議用品的準備；d) 地毯鋪設、盆花擺放；e) 音響、燈光的配置安裝；f) 主題標語的懸掛。2.3. 會場服務2.3.1 主辦方應根據(jù)會議規(guī)模配備相應的服務人員提供現(xiàn)場及全程跟蹤服務。2.3.2 主辦方應考慮根據(jù)會議服務需求或會議流程提供音響伴奏或燈光照明。2.3.3 主辦方應提供飲水服務，可根據(jù)會議需求提供